Die 9 besten KI-Planungsassistenten in 2025

Produktivität fängt mit deinem Kalender an – aber manchmal hört sie auch schon da auf. Niemand will nach einem Notfall die Prioritäten für die ganze Woche neu setzen oder Kalender-Tetris spielen, um in den nächsten zwei Tagen ein Meeting mit dem vielbeschäftigten Lead zu ergattern. Hier kommt ein KI-Zeitplanungsassistent ins Spiel: Anstatt deinen Terminkalender selbst zu organisieren, kannst du das einfach einer KI-Kalender-Anwendung überlassen.

Ich hab in letzter Zeit mit allen möglichen KI-Tools rumgespielt. Für diesen Artikel habe ich ein paar Dutzend KI-Kalender angeschaut und gründlich recherchiert und getestet, um die besten KI-Zeitplanungsassistenten zu finden, die dir die kniffligen Aufgaben abnehmen.

Fertig? Blockieren Sie ein paar Minuten in Ihrem Kalender und lassen Sie uns eintauchen.

Die besten KI-Terminplanungsassistenten

• Reclaim zum Schutz Ihrer Gewohnheiten

• Im Uhrzeigersinn zum Synchronisieren von Teamkalendern

• Antrag für KI-gestütztes Projektmanagement

• SkedPal für Time-Blocking

• Akiflow für Integrationen und einen einzigen Aufgaben-Posteingang

• Strukturiert für die Planung mit Ihrer Stimme

• Toki für die Verwaltung Ihres Kalenders über Messaging-Apps

• Clara für die virtuelle Assistentin in Ihrer E-Mail

• Kronologic für die Weiterverfolgung weiterer Leads

Intelligente Kalender versus KI-Kalender

Die besten KI-Planungsassistenten helfen dir dabei, deine Aufgaben in deinen Kalender einzutragen, Terminkonflikte zu lösen, 1:1mit Leichtigkeit zu planen und das meiste davon in Zeitblöcke zu gruppieren, sodass du weniger zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herwechseln musst. Aber solltest du zu einer neuen Anwendung wechseln, wenn du schon einen smarten Kalender oder einen smarten Terminplaner nutzt? Hier ist ein kurzer Vergleich, um Ihnen zu helfen, das eine vom anderen zu unterscheiden.

Intelligente Kalender verwenden deterministische Algorithmen – feste Regeln, die von Entwicklern erstellt wurden –, um Vorschläge zu machen und Ihren Kalender zu optimieren. Wenn du ähnliche Daten eingibst, bekommst du immer die gleichen Ergebnisse. Beispiel: Ein Entwickler kann eine Regel hinzufügen, die besagt, dass immer, wenn ein Benutzer eine Aufgabe namens „Jogging” hinzufügt, diese Aufgabe für jeden folgenden Tag zur gleichen Zeit plant.

Die Kalender-KI ist leistungsfähiger , da Zeitplanungstools jetzt eine Verbindung zu großen Sprachmodellen (LLMs) herstellen und Ihre relevanten EreignisDaten zusammen mit speziellen Eingabeaufforderungen übergeben. Basierend auf diesen Informationen trifft das Modell intelligente Entscheidungen über Ihre Zeitplanung und sendet Empfehlungen an die Anwendung zurück. Die Anwendung führt dann Aktionen in Ihrem Kalender aus, indem sie Ereignisse und Ereignisdetails nach Bedarf erstellt, bearbeitet, aktualisiert oder entfernt. 

Einige Anwendungen können Ihre Vorlieben und Nutzungsmuster im Laufe der Zeit verfolgen und diese Daten verwenden, um die Zeitplanung zukünftiger Veranstaltungen und die Planung Ihres Tages zu verfeinern. Dies schafft ein dynamisches, personalisiertes Erlebnis, das sich an Ihre individuellen Arbeitsgewohnheiten und Zeitplanungsanforderungen anpasst.

KI für die Zeitplanung: Worauf du achten solltest

Bist du bereit, von smart auf KI-gestützt umzusteigen? Hier ist, worauf ich bei jedem KI-gestützten Zeitplanungsassistenten, den ich getestet habe, geachtet habe:

• Tolle Benutzeroberfläche. Du wirst den ganzen Tag über auf deine Zeitplanung Anwendung schauen – schließlich ist sie dein Kalender –, daher muss sie funktional, intuitiv und einfach zu bedienen sein.

• Einfach einzurichten und bietet eine gute Auswahl an Integrationen. Das Onboarding sollte weniger als fünf Minuten dauern, einschließlich der Verbindung mit deinem Kalender. Ich habe auch Anwendungen bevorzugt, die Integrationen mit anderen beliebten Anwendungen haben, damit du zum Beispiel beim Erstellen von Zoom-Meeting-Links Zeit sparst.

• Mehr als ein smarter Kalender. Als ich jede Zeitplanung-Anwendung ausprobiert habe, habe ich nach echten KI-Features gesucht. Wo ich mir nicht sicher war, ob da wirklich KI am Werk war, hab ich beim Support-Team nachgefragt, welche Technologie da im Hintergrund läuft und mehr über die KI-Algorithmen für die Zeitplanung erfahren.

• Einblicke und Tipps. Jede hier aufgeführte KI-Planungs-Anwendung hat Tooltips, Artikel und Videos, die erklären, wie sie funktioniert, damit du verstehst, was los ist, wenn dein Kalender plötzlich neu organisiert wird.

• Nebenkosten. Ich war auf der Suche nach innovativen KI-Terminplanungsfunktionen, die die Art und Weise, wie du deinen Tag planst und arbeitest, grundlegend verändern könnten.

Die KI-Zeitplanung hat zwei Hauptunterkategorien. Die erste ist die Kalenderverwaltung: Alles, was dazu dient, Ihre Aufgaben auf Ihren Tag zu legen, Ihre Zeitplanung zu optimieren und Ihnen zu helfen, ihn zu bewältigen. Das andere ist die Zeitplanung von Meetings: Da die Buchung von Zeit mit anderen ein Rätsel für sich sein kann, greift die KI ein, um das Hin und Her zu bewältigen und die Slots zu fixieren.

So habe ich die KI-Planungsanwendungen getestet, über die Sie gleich lesen werden: Ich habe mich für jede Anwendung angemeldet und meinen Zeitplan hinzugefügt, wobei ich einige Änderungen vorgenommen habe, um zu sehen, wie sich die Plattform angepasst hat – die Art und Weise, wie sie sich anpasst, zeigt, ob tatsächlich KI am Werk ist. Ich vereinbarte Meetings mit mir selbst (über eine Reihe separater Kalenderkonten) und arrangierte Ereignisse im Laufe einer Woche neu. Ich erkundete die Einstellungen, probierte alle verfügbaren Features aus und beobachtete, wie die Roboter meine Zeitplanung für mich erstellten. Basierend auf all der Erfahrung beim Erforschen und Testen dieser KI-Tools sind hier die besten KI-Kalender-Anwendungen.

Die besten KI-Zeitplanungsassistenten auf einen Blick

Der beste KI-Planer, um deine Gewohnheiten zu schützen

Rückgewinnung (Web)

Vorteile der Rückforderung:

• Verwaltet wiederkehrende Ereignisse gut

• Schnelles Neuplanen und Anpassen Ihres Kalenders, wenn ein Konflikt erkannt wird

Nachteile von Reclaim:

• Noch keine mobilen Anwendungen

Bei der Stärkung von Gewohnheiten dreht sich alles um Beständigkeit, und Reclaim (jetzt im Besitz von Dropbox) ist ein großartiger KI-Kalenderassistent, der Ihnen hilft, diese Konsistenz aufzubauen. Es sieht gut aus, funktioniert sogar noch besser und hat die richtige Balance zwischen Leistung und Komplexität.

Die Plattform unterstützt jetzt sowohl Google Kalender als auch Outlook-Kalender (in der Beta-Phase). Während des Onboardings legen Sie Ihre Arbeitszeiten fest, binden Ihre Gewohnheiten ein und entscheiden, wie die KI-Zeitverteidigung von Reclaim Ihre Aufgaben priorisieren soll. Sie können jede Gewohnheit so einstellen, dass sie am flexibelsten ist, "Rückgewinnung entscheiden" oder " Am defensivsten". Das bedeutet, dass Ihr morgendliches Training felsenfest sein kann, während sich Ihre "Lernzeit" verschieben kann, wenn dringende Meetings Pop-up.

Während Sie sich durch den Tag bewegen, wird die gesamte Aktion auf dem Planer-Bildschirm angezeigt. Es hat eine Kalenderansicht in der Mitte mit drei Listen auf der rechten Seite: Prioritätsgewohnheiten, offene Aufgaben und Gewohnheiten mit niedriger Priorität. Sie können mit nur einem Blick den Überblick über Ihre To-Do-Liste behalten, was großartig ist, um sich bei der Arbeit konzentrieren zu können.

Du kannst alle Aufgaben, die du erledigen musst, manuell eingeben, und Reclaim fügt sie dann selbstständig in deinen Zeitplan ein. Noch besser: Du kannst jede Menge Aufgaben-Apps einbinden und die Synchronisierung aktivieren, um den ganzen Prozess zu automatisieren. Während es deine nächste Zukunft plant, behält es Termine im Auge und schützt die Zeit, die du für wichtige Aufgaben brauchst, vor unerwarteten „ 1” (unangekündigten Aufgaben):1. Apropos 1:1stärkt Reclaim Ihre wöchentlichen Aufholjagden, indem es alle wiederkehrenden Meetings neu plant, wenn jemand absagen muss, das beste Zeitfenster für beide findet und die entsprechenden Benachrichtigungen sendet.

Wenn du Schwierigkeiten hast, deine morgendliche Meditation oder deinen flotten Nachmittagsspaziergang durchzuziehen, hilft dir Reclaim dabei, wieder in die Spur zu kommen, ohne dass du dir den Kopf über Zeitplanung zerbrechen musst.

Reclaim.ai Preis: Gratis-Tarif für 1 Gewohnheit, 1 Kalendersynchronisierung, 1 Zeitplanungslink, 1 Smart Meeting und 1-wöchigen Zeitplanungsbereich verfügbar. Bezahlte Pläne ab8$ / Benutzer / Monat.

Das beste KI-Tool zur Zeitplanung für das Synchronisieren von Teamkalendern

Im Uhrzeigersinn (Web, Chrome- und Firefox-Erweiterungen)

Vorteile im Uhrzeigersinn:

• Markiert störende Besprechungen im Kalender

• Viele Infos und Erklärungen direkt in der Anwendung

Nachteile im Uhrzeigersinn:

• Kann nicht mit persönlichen Google-Konten verwendet werden, nur mit Workspace.

Die Mission von Clockwise ist einfach: Geben Sie Teams Zeit zurück, indem Sie die Kalender aller gleichzeitig orchestrieren. Die KI verschiebt kontinuierlich flexible Meetings, löst Konflikte und "findet Zeit, wo keine ist". Auf diese Weise erhält jeder eine längere, ununterbrochene Fokussierzeit, ohne die Zusammenarbeit zu beeinträchtigen.

Im Uhrzeigersinn gibt es viele Knöpfe und Hebel. Es ist definitiv die am besten anpassbare Engine auf dieser Liste, aber jetzt funktioniert sie auch im Teammaßstab. Mit dem Onboarding-Erlebnis (zusammen mit den Einstellungen für Ihren idealen Tag , die Sie jederzeit wieder aufrufen können) können Sie alles feinabstimmen, von Arbeitszeiten und Besprechungsfenstern bis hin zu Mittagspausen und Reisezeiten. Wenn Teams dies gemeinsam einrichten, erstellt und verwaltet Clockwise echte Fokuszeitblöcke von 2+ Stunden, indem Meetings automatisch auf weniger störende Zeitfenster verschoben werden.

Wenn Sie eine Besprechung vorschlagen, berechnet Clockwise die "Fokuszeitkosten" für jeden Teilnehmer und empfiehlt Zeiten, die die Fragmentierung im gesamten Team minimieren. Er respektiert gemeinsame Normen wie Tage ohne Besprechungen, Mittagspausen und Arbeitszeiten, sodass der Plan für Personen und Kalender funktioniert. Dies gilt sowohl für interne als auch für externe Meetings.

Während sich Clockwise für Einzelspieler stark anfühlt, glänzt es wirklich mit Teams. Verbinden Sie es mit Slack, und es aktualisiert den Status aller basierend auf dem, was in ihrem Kalender steht, verhindert nicht dringende Nachrichten während der Fokuszeit und ermöglicht Ihnen die Zeitplanung direkt aus der internen Kommunikation. Der Effekt verstärkt sich, je mehr Teamkollegen ihn annehmen: Jeder schützt sich gegenseitig vor seiner Arbeitszeit.

Sie sind sich nicht sicher, ob es tatsächlich etwas für die Produktivität Ihres Teams tut? Das Analytics-Dashboard zeigt Metriken auf Unternehmensebene an, wie z. B. die erstellte Fokuszeit, gelöste Konflikte und die Gesamtzahl der Terminplanungs-Hilfen, damit Führungskräfte echte Auswirkungen erkennen und Trends erkennen können.

Preis im Uhrzeigersinn: Gratis-Tarif verfügbar für grundlegende Features; kostenpflichtige Pläne ab $6.75/user/month für erweiterte Features, Produktivitätstools und mehr Sicherheit und Support.

Der beste KI-Terminplaner für Projektmanagement

Motion (Web, Windows, Mac, iOS, Android)

Vorteile der Bewegung:

• Es wird zu einem KI-gesteuerten Arbeitsbereich

• Tolle Steuerung der Aufgabenprioritäten

Nachteile der Bewegung:

• Ein bisschen zu komplex

Motion begann als intelligenter Kalender mit starken Projektmanagementfunktionen. Im Laufe der Jahre ist es gewachsen und deckt viel mehr Bereiche ab, darunter KI-Mitarbeiter und eine Vielzahl von KI-Features, die darauf abzielen, die Arbeit rund um die Arbeit zu automatisieren.

Um es klar zu sagen: Alle guten Projektmanagement-Funktionen sind immer noch vorhanden. Wenn Sie auf die Registerkarte Projekte & Aufgaben klicken, erhalten Sie eine detaillierte Aufschlüsselung dessen, was Sie und Ihr Team tun müssen, mit Möglichkeiten, Aufgaben basierend auf Rollen zuzuweisen. Es gibt ein Risikomanagement für Aufgaben, mit Bezeichnungen, die aktualisiert werden, wenn sie von "auf dem richtigen Weg" zu "gefährdet" herabgestuft werden oder sogar die Frist ganz verpassen. Die Aktualisierungen Ihres Kalenders und Ihrer täglichen Agenda basieren auf Ihren To-Do-Einträgen, sodass Sie immer maximale Klarheit haben, ohne sich manuell in Ihren Kalender zu vertiefen und daran zu arbeiten.

Wie tragen die KI-Mitarbeiter also zu diesem Kernerlebnis bei? Da in Motion viele Produktivitätsdaten gespeichert sind, verwenden diese KI-Agenten diese Daten, um die Zeitplanung zu optimieren, Notizen zu Ihren Besprechungen zu machen, Dokumente zu Ihren Projekten zu erstellen und sogar Standardarbeitsanweisungen zu dokumentieren, um sicherzustellen, dass alle konsistent bleiben.

Es ist definitiv eine Lernkurve, diese einzurichten und zu verstehen, wie sie funktionieren. Der Lohn zahlt sich nicht sofort aus, sondern summiert sich: Je mehr Sie an diese Agenten auslagern und sie so reagieren, wie sie sollten, desto mehr können Sie beruhigt sein und den Administrator vergessen. Testen Sie sie natürlich unbedingt gründlich, bevor Sie sich auf sie verlassen.

Mit dieser KI-Infrastruktur können Sie mithilfe der Zapier-Integration noch mehr Datenquellen mit Motion verbinden und noch mehr manuelle Arbeit an die Maschinen auslagern, indem Sie Motion mit Tausenden von anderen Anwendungen verbinden, die Sie bei der Arbeit verwenden. Erfahre mehr darüber, wie du Motion automatisieren kannst, oder probiere einen dieser vorgefertigten Workflows aus.

Motion price: Ab 29$/Monat für alle KI-Kernfunktionen für Projekte, Aufgaben und Kalender.

Der beste KI-Planungsassistent für Zeitplanung

SkedPal (Web, iOS, Android)

SkedPal Vorteile:

• Tolles Onboarding

• Einfache Eingabe in natürlicher Sprache

SkedPal Nachteile:

• Die Zeitblockierungs-Feature ist etwas gewöhnungsbedürftig.

Zeitblockierung: Die Kunst, Aufgaben in deine Zeitplanung einzutragen, so dass du auch wirklich das erledigen kannst, was du erledigen musst. Das ist der größte Vorteil, aber es gibt noch mehr: Du weißt, wie lange jede Aufgabe dauert, kannst Aufgaben nach Schwierigkeitsgrad oder Thema gruppieren und hast insgesamt einen besser organisierten Tag. SkedPal ist die beste Anwendung, die dir dabei hilft.

Dank einer gründlichen und interaktiven Onboarding hast du in weniger als 20 Minuten alle Fähigkeiten, die du brauchst, um loszulegen. Die Anwendung hat eine Sammlung von Videos mit praktischen Tutorials, die dir helfen, mit der Anwendung umzugehen. Du kannst alle Aufgaben, die du erledigen musst, hinzufügen: Gib einfach den Namen, die Dauer und das Fälligkeitsdatum in natürlicher Sprache an. Wenn du zum Beispiel schreibst: „ "Send outline 5m due Friday," “, erkennt die Anwendung, dass diese Aufgabe fünf Minuten dauert und du bis Freitag Zeit hast, sie zu erledigen. Fälligkeitstermine sind farblich mit der Aufgabe gekennzeichnet, sodass du auf einen Blick siehst, ob du dich beeilen musst.

Die Time-Blocking-Feature ist etwas gewöhnungsbedürftig, da Sie sie zuerst einrichten müssen – sobald Sie sie erledigt haben, ist sie ein Kinderspiel. Klicken Sie auf Ihr Profilbild oben rechts auf dem Bildschirm und dann auf Zeitkarten. SkedPal unterteilt deinen Tag bereits in Morgen und Abend – unter anderem –, sodass du diese nutzen kannst, um deine Aufgaben in Zeitfenster zu verteilen. Wenn Sie jedoch auf Hinzufügen klicken, können Sie eine neue Beschriftung für die Zeitblockierung erstellen und die entsprechenden Kalenderbereiche zeichnen.

Du wirst feststellen, dass du in verschiedenen Farben malen kannst: Grüne Slots werden zuerst gefüllt, gelbe sind die nächsten und rote sind der letzte Ausweg. Damit kannst du anpassen, wie viele Aufgaben die Anwendung an einem Tag erledigen soll oder auf die nächste Woche verschieben soll. Um Aufgaben einer Zeitkarte zuzuweisen, gibst du die Dauer und das Fälligkeitsdatum in natürlicher Sprache ein, gibst einen Schrägstrich ein und wählst die Zeitkarte aus, an die du die Aufgabe binden möchtest.

Wenn Sie wirklich ins Detail gehen möchten, können Sie auch Zeitbudgets einrichten. Ich hab zum Beispiel beschlossen, jede Woche fünf Stunden mit dem Lernen von No-Code-Entwicklung zu verbringen – ob ich das am Stück mache oder jeden Tag eine Stunde, hängt davon ab, was ich sonst noch zu tun habe. Mit SkedPal können Sie diese Zeitbudgets erstellen und im Auge behalten. So würde ich in meinem Beispiel nicht aus Versehen sieben Stunden Lernen einplanen, was meine Produktivität an anderer Stelle beeinträchtigen würde. Zeit ist ein Nullsummenspiel, also stellen Sie sicher, dass Sie es gut spielen.

SkedPal ist der beste KI-Zeitplanungsassistent für Zeitblöcke – für Leute, die ihre Aufgaben nach kognitiver Wirkung oder Thema gruppieren wollen, ohne manuell in den Kalender eingreifen zu müssen. Wenn dir manuelles Herumspielen nicht gefällt, verbinde SkedPal mit Zapier und automatisiere alle Aufgaben rund um die Zeitplanung.

SkedPal Preis: Ab $9.95/Monat für Kernfunktionen und 1 verbundenen Kalender

Bester KI-Kalender für Integrationen und einen einzigen Posteingang

Akiflow (Web, Windows, Mac, iOS, Android)

Akiflow Vorteile:

• Starke plattformübergreifende Synchronisierung und Features

• Großartig für Zeitblockierung und Tagesplanung

Akiflow Nachteile:

• Teuer; Kein Gratis-Tarif

Mit jeder Produktivitätsanwendung, die eine Lawine von Daten produziert, ist es wirklich einfach, einen einfachen Tag in die Verfolgung eines Raketenstarts zu verwandeln. Dutzende von Dashboards, Benachrichtigungen und Einstiegspunkten sind ein Rezept für Überforderung, nichts zu erledigen und sich irgendwie noch müder zu fühlen, als wenn Sie es getan hätten. Akiflow leitet das gesamte digitale Geschwätz in einen einzigen Kanal und richtet alles so aus, dass Sie es konsequent aus dem Park schlagen können.

Der Onboarding-Track personalisiert die Erfahrung, noch bevor Sie sich für ein Konto registrieren. Danach können Sie Ihren Kalender verbinden und mit der Integration anderer Plattformen wie Notion, Asana und Slack fortfahren. Je mehr Sie einbringen, desto mehr können Sie Ihren gesamten Tag auf einen Blick an einem einzigen Ort sehen. Ziehen Sie von dort aus per Drag-and-Drop, was Sie tun müssen, in den Kalender, um die Zeit zu blockieren.

Wann immer Sie eine neue Aufgabe hinzufügen, kennzeichnet die KI von Akiflow diese automatisch. Dies ist gut, um zu verstehen, was persönlich, arbeitsbezogen oder einfach nur langweiliger Verwaltungsaufwand ist. Darüber hinaus können Sie jedes Etikett auf der linken Seite durchsuchen und alle Aufgaben gruppiert sehen, was gut ist, um dort noch mehr zu platzieren, oder zu sehen, wie weit Sie in jedem Bereich Ihres Lebens sind (oder nicht).

Die KI-Engine kann Ihren Kalender basierend auf Ihren Befehlen manipulieren: Klicken Sie unten rechts, um die Chat-Oberfläche zu öffnen, und befehlen Sie ihr, Ereignisse neu zu planen, Aufgaben im Kalender abzulegen oder Ihren Tag neu zu ordnen. Manchmal sind explizite Steuerelemente erforderlich, wie z. B. "Schauen Sie sich meine Aufgabenliste an und platzieren Sie die überfälligen Aufgaben in meinem Kalender", um zu wissen, wo Sie suchen und wohin Sie Daten mitnehmen müssen, aber es ist ein kleines Hindernis.

Da Akiflow auch über eine Zeiterfassung mit Fokussierungsfunktionen verfügt, kann es einen täglichen Bericht darüber liefern, wie es Ihnen geht. Sie können die Stunden, die Sie gearbeitet haben, und woran Sie gearbeitet haben, in einem einfachen Tortendiagramm sehen, das gut ist, um zu verfolgen, wo Sie Ihre Zeit investieren – und um zu erklären, warum Aufgaben aus einem bestimmten Projekt schnell verschwinden, während andere unberührt bleiben.

Während die nativen Integrationen einige der größten Anwendungen für Produktivität auf dem Markt abdecken, hatte das Entwicklerteam noch keine Zeit, alle Grundlagen abzudecken. Da Akiflow jedoch bereits eine Verbindung zu Zapier herstellt, können Sie Ihren einzelnen Posteingang sowieso mit Tausenden von anderen Anwendungen verbinden, die Sie für die Arbeit verwenden. Beginnen Sie mit einer dieser Vorlagen.

Akiflow Preis: Ab 34$/Monat für alle Features (es gibt auch einige Flash-Verkäufe)

Bester KI-Kalender für die Planung mit Ihrer Stimme

Strukturiert (Web, iOS, Android, Smartwatch)

Strukturierte Vorteile:

• Sehr einfache Aufgabeneingabe

• Smartwatch-Anwendung verfügbar

Strukturierte Nachteile:

• Gelegentliche Synchronisierungsprobleme

Wünschten Sie sich, Sie könnten es durchsprechen, um ein Projekt zu Planen und in den Kalender einzutragen? Mit Structured können Sie: die mobile Anwendung öffnen, zur Registerkarte "KI" gelangen und Ihre Pläne besprechen.

Das Beste daran, mit KI zu sprechen, ist, dass man schweifen kann. Anstatt alles in deinem Kopf zu organisieren, abzutippen und nach der Zeitplanung zu organisieren, kannst du alles besprechen und die Maschine sortieren lassen. Die Engine von Structured denkt ein wenig nach und legt dann Aufgabenvorschläge an, die Sie der Einfachheit halber einzeln oder alle auf einmal zu Ihrer Aufgabenliste hinzufügen können.

Sie können nicht nur Ihre Stimme verwenden, sondern auch eine Ansage verwenden, um mit der Planung von Ereignissen oder mehreren Aufgaben gleichzeitig zu beginnen. Eine der vorgeschlagenen Eingabeaufforderungen ist beispielsweise, einen Trip nach Porto in Portugal zu Planen. Anstelle einer Antwort in frei fließendem Text erhalten Sie auch eine Liste mit Aufgaben, die Sie Ihrer Liste hinzufügen können. Diese KI-Features scheinen nur in der mobilen Anwendung verfügbar zu sein: Ich konnte sie in der Web-Anwendung nicht finden, die besser für die detaillierte Verwaltung Ihres Kalenders geeignet ist.

Wenn es in den Kalender aufgenommen wird, fügt Structured automatisch Pausen und Raum zwischen Ereignissen und Aufgaben hinzu. Wenn Sie diese Leerzeichen nicht möchten, können Sie einfach tippen und ziehen, um die Startzeiten zu ändern. Für eine tiefergehende Bearbeitung können Sie die Aufgabe antippen und dann die Uhrzeit, das Datum, die Dauer oder die Farbe ändern.

Die Anwendung ist sehr auf den persönlichen Gebrauch ausgerichtet. Die reibungslose Benutzererfahrung zeigt sich bei jedem Schritt. Die Grafik der Weckzeit rundet den Tag ab, wobei alle Ihre Ereignisse mit niedlichen und hilfreichen Symbolen aufgereiht sind, um jedes Ereignis, jede Aufgabe und jeden Moment Ihres Tages zu trennen. Alles endet mit Ihrer Schlafenszeit. Wenn Sie sich an die Zeitplanung halten möchten, müssen Sie nur einen Blick auf die Zeitleiste werfen.

Abgesehen von Kalendern lässt sich Structured nicht in die wichtigsten Produktivitäts-Anwendungen in diesem Bereich integrieren, so dass es sich um eine Art Dateninsel handelt. Dennoch ist die Art und Weise, wie es funktioniert, ein netter zentraler Knotenpunkt für all Ihre persönlichen Aufgaben, mit einer netten Seite an KI-gestützten Funktionen, um Ihren Tag zu gestalten.

Strukturierter Preis: Der Gratis-Tarif enthält die meisten Features. Kostenpflichtige Pläne ab 2$99/Monat, Preise können jedoch je nach Region variieren

Bester KI-Kalenderplaner für die Verwaltung Ihres Kalenders über Messaging-Anwendungen

Toki (WhatsApp, Telegram, Apple Messages, LINE, iOS)

Toki pros:

• Akzeptiert multimodale Eingaben

• Anrufbenachrichtigungserinnerungen für Aufgaben verfügbar

Toki Nachteile:

• Nicht auf Android oder als Webanwendung verfügbar

Die Verwendung einer neuen Anwendung bedeutet immer einen neuen Browser-Tab, um den Sie sich kümmern müssen, und eine weitere Schnittstelle, die Sie verwalten müssen. Toki zielt darauf ab, die Belastung zu reduzieren, indem es Ihnen hilft, Ihren Tag direkt von Ihren Messaging-Anwendungen aus zu verwalten.

Wenn Sie sich anmelden, können Sie Ihre bevorzugten Kanäle wie WhatsApp, Apple Messages oder Telegram verbinden. Dadurch wird dort ein neuer Kontakt freigeschaltet, an den Sie eine SMS senden und an den Sie Befehle senden können, um etwas an Ihrem Tag zu ändern. Sie können Befehle senden, um ein Ereignis zu erstellen ("Abendessen für 7Uhr planen, das 2 Stunden dauert"), vorhandene Ereignisse zu ändern ("Verschieben wir das Ereignis auf 8Uhr") oder es ganz abzubrechen ("Ich kann doch nicht zu Abend essen, bitte absagen").

Toki akzeptiert Textnachrichten, aber Sie können es auch mit Ihrer Stimme steuern. Sie können Ihre Befehle als Sprachnotizen sprechen, und es wird sie analysieren und in die entsprechenden Aktionen übersetzen. Es akzeptiert auch Bilder als Ausgangspunkte, so dass Sie ein Foto eines Zugtickets hochladen und es basierend auf den Informationen zum Fahrplan hinzufügen können.

Ein einzigartiges Feature hier ist, wie Toki Sie tatsächlich anrufen kann, um Sie auf Aufgaben aufmerksam zu machen, genau wie eine Person es tun würde. Sie können dies für jedes Ereignis einrichten. Wenn das Datum und die Uhrzeit kommen, erhältst du einen Anruf von Toki, damit du das, was du gerade tust, fallen lassen und dich der anstehenden Aufgabe widmen kannst.

Die mobile Anwendung ist sehr einfach und bietet ein Chat-Fenster, in dem Sie hin und her laufen können, um Ihren Kalender nach und nach zu verwalten. Wenn Sie auf das Symbol unten links tippen, können Sie Ihren Kalender auf einen Blick sehen, nur um eine Auffrischung zu erhalten oder um sicherzustellen, dass die von Ihnen vorgenommenen Änderungen übernommen wurden. Alles wird mit Ihren verbundenen Kalendern synchronisiert, sodass Sie die Ereignisblöcke in der Kalenderanwendung Ihrer Wahl anzeigen können.

Toki Preis: Gratis-Tarif verfügbar; ab 10$/Monat, um die Zeitplanung-Zuschläge zu erhöhen.

Bester KI-Zeitplanungsassistent, um einen virtuellen Assistenten in Ihrer E-Mail zu haben

Clara (Web, per E-Mail-Postfach)

Clara Vorteile:

• Fortschrittliche Verarbeitung natürlicher Sprache verarbeitet komplexe Zeitplanungsabsichten

• Fügt Ihrem Workflow keine zusätzliche Browser-Registerkarte hinzu

Clara Nachteile:

• Noch in der Beta-Phase

Wenn es an der Zeit ist, jemanden aus Ihrem Team oder extern zu treffen, beginnt es: Jonglieren Sie mit Meeting-Links, schauen Sie sich Ihren Kalender an, durchsuchen Sie deren und gehen Sie durch den Klick-Klick-Klick-Klick, um Ihre Slots zu reservieren. Und wenn entweder du oder sie es in letzter Minute nicht schaffen, beginnt der Tanz von vorne. Bewahren Sie es in Ihrem Posteingang auf: Clara kümmert sich um alles, indem sie in der Konversation auf CC gesetzt wird.

Bevor ich mich darauf einlasse, noch ein kurzer Filter: Diese Anwendung konzentriert sich ausschließlich auf die Buchung von Meetings mit anderen, nicht darauf, Ihre Zeitplanung zu optimieren oder Ihre Aufgaben in den Kalender zu bekommen. Sie richten es zum ersten Mal ein, indem Sie Ihre bevorzugten Zeitgrenzen für Besprechungen festlegen (z. B. Ihre Samstage und Sonntage für jegliche Aktionen blockieren), Ihre Kalender und Videokonferenzen verbinden, und schon kann es losgehen.

Wenn Sie das nächste Mal mit jemandem E-Mails austauschen und bereit sind, sich zu treffen, setzen Sie einfach Clara in den E-Mail-Thread (er hat eine eigene E-Mail-Adresse) und geben Sie an, dass Sie einen Termin für ein Treffen finden möchten. Es kommt fast sofort mit bis zu fünf Optionen zurück, die auf offenen Slots in Ihrem Kalender basieren. Von diesem Zeitpunkt an können alle anderen im E-Mail-Thread ihre Verfügbarkeiten senden oder einen Termin auf Englisch auswählen, ohne auf einen Buchungslink zu klicken. Sie müssen nichts weiter tun: Sobald andere den Termin ausgewählt haben, wird er in Ihrem Kalender angezeigt, und die Videokonferenz-Links werden automatisch ausgerollt.

Die vorherige Clara 2.0 verließ uns auf eine Mischung aus KI und Humans-in-the-Loop, um die Magie zu verwirklichen. Es würde den größten Teil der Zeitplanung automatisch abwickeln und die komplexeren Anwendungsfälle an ein internes Team von menschlichen Mitarbeitern übergeben, die Besprechungen auf der Grundlage der Absicht überprüfen und korrekt planen. Die neuere 3.0 Version basiert vollständig auf maschineller Intelligenz und verfügt über eine benutzerdefinierte Engine, die alles von einem einfachen Kaffeetreffen bis hin zu einem 1-on-1 -Umplanungsmarathon bewältigen kann.

Ich habe Clara nicht nur getestet und verwendet, sondern auch an einigen Projekten mit ihnen gearbeitet, so dass ich einen kleinen Einblick hinter die Kulissen und den Veröffentlichungskalender erhalten habe. Clara 3.0 durchläuft den letzten Schliff und soll bald auf einem Markt auf den Markt kommen, der in seiner Klasse keine robusten Konkurrenten hat, insbesondere nachdem Gokatch nicht mehr erhältlich ist. Neugierig? Wenn Sie es satt haben, Links zu buchen, tragen Sie sich in die Warteliste ein und lassen Sie sie hinter sich.

Clara Preis: Noch nicht verfügbar

Der beste KI-Assistent für die Zeitplanung, um Leads im Auge zu behalten

Kronologic (Web)

Kronologic-Vorteile:

• Automatische Terminplanung für Meetings

• Kann Calendly ersetzen

Kronologic Nachteile:

• Teile der Benutzeroberfläche könnten besser sein

Kronologic ist echt anders als die anderen Tools auf dieser Liste. Es wurde entwickelt, um Vertriebsteams dabei zu unterstützen mehr Anrufe mit interessierten Leads zu planen und so die Konversionsraten in deiner gesamten Sales Pipeline zu steigern. Um Ihnen vollständig zu erklären, was es tut, werde ich Sie durch einige Situationen führen.

Ich teste schon eine Weile Software. Das meiste läuft über eine Selbstregistrierung, die zu einer kostenlosen Testversion oder einem Gratis-Tarif führt. Aber manchmal gibt es ein paar Anwendungen, bei denen du erst ein Formular ausfüllen und auf einen Anruf warten musst, um eine Demo zu vereinbaren. Und das ist der Beginn des Touchpoint-Roulettes: Rufen sie mich in fünf Minuten an? In zwei Tagen? Wird es einen Anruf brauchen? Drei? Es ist unmöglich, das zu wissen.

Nachdem mich ein Verkaufsteam einer CRM-Anwendung um 2 Uhr morgens in der kalten britischen Morgenluft angerufen hat, wünschte ich mir, diese Anwendungen würden Kronologic nutzen. Anstatt das Formular auszufüllen und den Lead in eine Warteschlange zu stellen, damit ein Vertriebsmitarbeiter ihn abrufen kann, wann immer er Zeit hat, plant die Anwendung automatisch einen Termin, zu dem beide Seiten wahrscheinlich verfügbar sind. Wenn der Lead per E-Mail antwortet, checken die Funktionen zur Verarbeitung natürlicher Sprache von Kronologic, ob er einen neuen Termin will, und passen die Einladung entsprechend an. Einbeziehung des Vertriebsteams in diesen Prozess? Wenn du willst, null.

Das ist erst der Anfang dessen, was die KI-Engine von Kronologic kann. Stell dir vor, du hast eine Liste mit interessierten Leads für „ 200 ” zusammengestellt. Es wäre super, so schnell wie möglich eine Zeitplanung für ein Gespräch mit ihnen zu vereinbaren, oder? Aber wollen Sie Ihr Verkaufsteam in Aufruhr versetzen, um alle zu erreichen?

In der Anwendung kannst du den Meeting-Typ mit der E-Mail-Vorlage erstellen und das KI-Verhalten auf „Hochdichte Zeitplanung“ einstellen. An diese Leads werden E-Mails verschickt, in denen sie zu einem Treffen zu einem bestimmten Zeitpunkt innerhalb eines bestimmten Zeitraums eingeladen werden. Die meisten dieser Meetings werden sich überschneiden, aber da die Anwendung die Konversionsraten im Laufe der Zeit verfolgt, kennt sie deinen genauen Prozentsatz. Auch wenn du also innerhalb von drei Tagen 200 Einladungen für 200 Meetings verschickt hast, sind nicht alle wirklich interessiert. So kannst du die Leads identifizieren und mit ihnen ins Gespräch kommen.

Kronologic-Preis: Ab112$ / Benutzer / Monat

So findest du den besten KI-Terminplaner

KI-Kalenderverwaltung ist die Zukunft– und ich finde das gar nicht so schlecht. Als ich mich mit den verschiedenen KI-Planungs-Apps beschäftigt habe, habe ich angefangen, darauf zu achten, wie viel Zeit ich jeden Tag mit der Planung verbringe: Es waren insgesamt etwa 45 Minuten. Das ist 10% meines Tages (und vielleicht auch deines), den ich mit Zeitplanung verbracht habe. 

Wenn du in derselben Situation bist – oder sogar in noch schwierigeren Gewässern segelst –, hol dir die KI-Kalender-Anwendung, die am besten zu deinen Bedürfnissen passt. Probieren Sie es ein paar Wochen lang aus und sehen Sie, ob es Ihnen hilft, Ihre Zeit produktiver zu verbringen. Es würde mich wundern, wenn du den Unterschied schon nach ein paar Tagen nicht merkst.

Du kannst auch mal Zapier Agentsausprobieren, wo du deine eigenen KI-Agenten ganz ohne Programmierung erstellen kannst. Bring deinem Agenten bei, Dinge wie Besprechung Vorbereitung und Folge-Aufgaben zu erledigen, oder lass ihn im Internet nach allen Leuten suchen, mit denen du an einem Tag zu tun hast, und für jeden einen Plan erstellen. Mit deinen Live-Geschäftsdaten können Zapier-Agenten deinen Kalender verwalten, sogar während du schläfst. Erfahren Sie mehr darüber , wie es funktioniert.

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Dieser Artikel wurde ursprünglich im August 2023veröffentlicht. Das letzte Update war im September 2025.