Comment utiliser VLOOKUP dans Google Sheets

Devoir utiliser des formules et des fonctions pour naviguer dans les données dans Google Sheets m’envoyait un frisson froid dans le dos. J’appelais des renforts (mon partenaire développeur) et je le regardais avec admiration utiliser des formules pour afficher des données en deux minutes alors que cela m’aurait pris deux heures à créer manuellement.

Mais hélas, j'ai vécu, ri et appris, et maintenant je sais comment exécuter certaines fonctions de base, notamment RECHERCHEV, qui vous permet d'obtenir des données d'une partie d'une feuille de calcul à une autre sans les ajouter manuellement.

Ici, je vais voir comment utiliser VLOOKUP dans Google Sheets étape par étape, et vous donner quelques conseils pour rendre la fonction encore plus puissante. Faites une copie de notre feuille de calcul de démonstration pour suivre pendant que je vous guide à travers le tutoriel. 

Table des matières:

• Qu’est-ce que la fonction VLOOKUP dans Google Sheets ?

• Syntaxe et entrées VLOOKUP

• Comment utiliser VLOOKUP dans Google Sheets

• Exemple et modèle VLOOKUP

• VLOOKUP ne fonctionne pas ? Résolution des erreurs courantes

• Comment utiliser VLOOKUP selon plusieurs critères

• Comment effectuer une recherche sur VLOOKUP à partir d'une autre feuille

• Autres conseils pour utiliser VLOOKUP dans Google Sheets

• FAQ SUR VLOOKUP

Qu’est-ce que la fonction VLOOKUP dans Google Sheets ?

Imaginez que vous ayez un grand tableau dans Google Sheets avec des milliers de noms d’employés et de numéros d’identification, et que vous deviez extraire ces informations dans une autre partie de la feuille de calcul, comme un organigramme ou des évaluations de performance. VLOOKUP peut transférer rapidement des informations d’une partie d’une feuille de calcul à une autre en recherchant des informations dans une colonne en fonction d’une valeur que vous connaissez dans une autre colonne. 

Voici les composants de cette fonction : 

1. Table: Vous disposez d’une table avec des lignes et des colonnes de données. 

2. Valeur : Tu connais une valeur précise, comme un nom ou un identifiant, et tu souhaites trouver plus d'informations connexes. 

3. Recherche : tu utilises VLOOKUP pour rechercher cette valeur sur la même ligne mais dans une colonne différente. 

4. Récupérer : Une fois la valeur trouvée, VLOOKUP te donne les informations. 

C'est comme si tu cherchais un nom dans un annuaire téléphonique (tu t'en souviens ?). Tu trouves le nom que tu recherches et tu peux voir le numéro de téléphone juste à côté. VLOOKUP fait la même chose avec les données dans Google Sheets.

Syntaxe et entrées VLOOKUP

Si vos données sont consolidées dans une seule feuille de calcul, plutôt que réparties dans plusieurs onglets, vous devez insérer la formule RECHERCHEV suivante dans la cellule où vous souhaitez que votre résultat soit renseigné :

=VLOOKUP (clé_de recherche, plage, index, [is_sorted])

Voici ce que signifie chacune de ces entrées : 

• search_key : C'est la valeur que tu recherches dans ton tableau. 

• range : il s'agit de la zone dans laquelle tu souhaites rechercher ta valeur, ou de la section de ton tableau où tu penses trouver les informations. Il doit comporter au moins deux colonnes. 

• index: Il s’agit d’un numéro de colonne dans la plage que vous avez fournie où se trouvent les données souhaitées. Par exemple, si tu recherches des noms et que tu veux les âges correspondants, le numéro de colonne dans lequel les âges sont indiqués sera ton index.

• is_sorted : Cela indique à RECHERCHEV si les données de la plage sont triées (TRUE) ou non (FALSE).

  • VRAI: Si vous la définissez sur TRUE, Google Sheets supposera que les données sont dans l’ordre croissant (de A à Z ou de la plus petite à la plus grande) et pourra effectuer des recherches plus rapidement. Mais cela signifie également qu'elle recherchera une correspondance proche mais pas exacte. Il trouvera donc la valeur la plus proche, inférieure ou égale à la valeur de recherche.

  • FAUX: Si vous le définissez sur FALSE, Google Sheets recherchera plus minutieusement une correspondance exacte. Si VLOOKUP ne trouve pas de correspondance exacte, le message d'erreur #N /A sera renvoyé.

Cette formule revient à dire à Google Sheets : « Voici une valeur que je veux que vous trouviez dans cette partie spécifique du tableau. Une fois que tu les auras trouvées, récupère les informations de cette colonne. De plus, les données [sont/ne sont pas] triées, alors [regardez rapidement/regardez attentivement]." 

Si vous avez des données sur plusieurs feuilles, voici à quoi ressemblerait la fonction :

=VLOOKUP (clé_de recherche),Nom de la feuille !range, index, [is_sorted])

En gros, directement avant la plage, vous ajoutez le nom de la feuille de calcul qui contient les données à partir desquelles vous souhaitez extraire, suivi d’un point d’exclamation ( !).

Comment utiliser VLOOKUP dans Google Sheets

Je vais maintenant vous montrer à quoi ressemble VLOOKUP en action à l’aide de deux colonnes de données de base.

Si tu avais besoin d'utiliser VLOOKUP dans la vraie vie, tu aurais probablement affaire à un ensemble de données bien plus volumineux et complexe. Mais pour apprendre à utiliser cette fonction, je vais suivre un exemple très simple avec une petite liste de faux employés et de numéros d'identification. Notre objectif est de trouver le numéro d'identification d'un employé en particulier. 

Suivez-nous dans la feuille de calcul de démonstration sous l’onglet « Exemple simple - FAUX ». 

1. Organisez vos données. Entrez vos données dans une feuille de calcul ou localisez une table existante. (Les données sont déjà là pour vous dans cette feuille de calcul.)

2. Sélectionne une cellule de sortie. Cliquez sur la cellule où vous souhaitez que les informations que vous recherchez se retrouvent. Dans ce cas, cliquez dans la cellule 23A.

   

3. Entrez dans la fonction VLOOKUP. Entrez la fonction VLOOKUP dans cette cellule : =VLOOKUP (search_key, range, index, [is_sorted])

   

4. Entrez la clé de recherche. Remplace la search_key par le nom de l'employé que tu recherches. Nous allons chercher Mia dans cet exemple. Nous voulons donc saisir A17 comme clé de recherche. 

   

5. Régle la plage de valeurs. Nous allons maintenant remplacer la plage par les cellules qui contiennent les données que nous voulons rechercher. Dans ce cas, nos données se trouvent dans les colonnes A et B, nous allons donc remplacer plage par A:B.

   

6. Définit la colonne d'index. Ensuite, remplacez index par le numéro de colonne qui contient les données souhaitées. Pour trouver la colonne d'index, compte depuis la colonne la plus à gauche. Nous avons besoin d'informations dans la colonne du numéro d'identification, qui se trouve dans la deuxième colonne en partant de la gauche. Nous allons donc saisir 2 pour l'index. 

   

7. Détermine la valeur is_sorted. Dans notre exemple, les données ne sont pas triées dans l’ordre, nous devrons donc utiliser FALSE pour [is_sorted]. 

   

8. Exécute la fonction. Une fois que tu as saisi toutes tes données, appuie sur Entrée. Si tu as tout fait correctement, la fonction devrait renvoyer la valeur que tu recherchais. Dans notre cas, le numéro d'identification d'employé de Mia a été renvoyé : 123789.

   

Exemple et modèle VLOOKUP

Maintenant que tu as compris les bases, prenons un exemple plus complexe. Accédez à l’onglet « Exemple - VRAI » de notre feuille de calcul de démonstration pour suivre. 

Dans cet exemple, nous avons la liste des employés et leurs salaires. Ces employés reçoivent également une participation aux bénéfices sur la base de leur salaire, et nous devons indiquer ce pourcentage. Il serait très long de saisir manuellement le pourcentage de participation aux bénéfices que chaque employé reçoit, mais vous pouvez utiliser VLOOKUP pour le faire à votre place. Voici comment procéder. 

1. Organisez vos données. Le premier tableau indique les échelles salariales et les taux de participation aux bénéfices correspondants. Mais VLOOKUP ne sera pas en mesure de comprendre les données de l’échelle salariale à cause des tirets et des espaces. Au lieu de cela, organisez vos données salariales comme le deuxième tableau, avec uniquement le chiffre inférieur de la plage. Utilise cette formule comme raccourci : =LEFT (A2, SEARCH (" - ", A2) -1). Le2 est la cellule de départ des échelles salariales (tu peux donc la remplacer par ton propre numéro de cellule de départ), et tu peux faire glisser la formule vers le bas jusqu'à obtenir le chiffre inférieur pour toutes tes fourchettes.

   

2. Sélectionne une cellule de sortie. Cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez que vos informations se retrouvent. Ici, c'est F2, où commence le pourcentage de participation aux bénéfices pour chaque employé. 

   

3. Entrez dans la fonction VLOOKUP. Colle la fonction VLOOKUP dans cette cellule : =VLOOKUP (search_key, range, index, [is_sorted])

   

4. Entrez la clé de recherche. Nous voulons le taux de participation aux bénéfices pour John, mais plus particulièrement pour son salaire. Nous allons donc remplacer search_key par E2. 

   

5. Régle la plage de valeurs. Notre fourchette de valeurs sera le deuxième tableau que nous avons créé avec les salaires et les taux de participation aux bénéfices correspondants. Remplace donc range par A15:B25. 

   

6. Définit la colonne d'index. Nous voulons connaître le taux de participation aux bénéfices, qui figure dans la colonne 2 du tableau que nous avons sélectionné. Nous allons donc remplacer index par 2.

   

7. Détermine la valeur is_sorted. Nous voulons remplacer [is_sorted] par TRUE parce que nos données sont triées et que nous ne recherchons pas une correspondance exacte. La saisie de TRUE indique à Google Sheets de rechercher la correspondance la plus proche , une valeur inférieure ou égale à, ce dont nous avons besoin dans ce cas. 

   

8. Exécute la fonction : appuie sur Entrée. Si vous avez tout fait correctement, Google Sheets devrait vous donner le bon taux de participation aux bénéfices, qui est de 1% dans notre cas.

   

9. Fais glisser la fonction. Si vous souhaitez trouver le pourcentage de participation aux bénéfices correspondant à chacun, il vous suffit de cliquer sur le point bleu dans le coin inférieur droit de la cellule où vous avez saisi la fonction (F2) et de le faire glisser vers le bas. Ignorez les codes d’erreur ci-dessous : tout devrait se charger correctement une fois que vous avez cliqué sur la coche à côté de la suggestion, en supposant que votre première formule a été faite correctement.

   

Le résultat te laisse le taux de participation aux bénéfices correct pour chaque employé sans avoir à saisir manuellement la fonction pour chacun d'eux.

VLOOKUP ne fonctionne pas ? Résolution des erreurs courantes

Est-ce que VLOOKUP ne se comporte pas comme prévu ? Personne n'est surprise. Voici quelques erreurs courantes que tu vas certainement rencontrer et comment les corriger :

• VLOOKUP renvoie une valeur inattendue : si ta fonction VLOOKUP renvoie une valeur que tu ne recherchais pas, revérifie ta formule. Cela peut se produire si [is_sorted] prend la valeur TRUE, mais que la première colonne de la plage sélectionnée n'est pas triée par ordre numérique ou alphabétique croissant. Pour résoudre les problèmes, remplacez [is_sorted] par FALSE.

• VLOOKUP ne renvoie que la première valeur correspondante : à dessein, VLOOKUP renvoie toujours le premier résultat trouvé. Si tu as plusieurs clés de recherche correspondantes, tu devras leur attribuer des valeurs uniques pour que VLOOKUP puisse les rechercher correctement.

• VLOOKUP avec des données non nettoyées : La recherche VLOOK peut ne pas fonctionner correctement si vous recherchez des valeurs avec des espaces supplémentaires ou d’autres erreurs typographiques. Veillez à supprimer les espaces indésirables sur ta feuille. Vous pouvez commencer par aller dans Données > Nettoyage des données > Supprimer les espaces.

• VLOOKUP renvoie l'erreur #N /A : Cette erreur peut se produire si tu utilises VLOOKUP pour rechercher une valeur pour laquelle aucune correspondance exacte n'existe dans ta première colonne. 

Comment utiliser VLOOKUP selon plusieurs critères

Supposons que tu veuilles voir combien de produits un client a achetés, mais que plusieurs clients portent le même nom (qui te regarde, Tim Johnson). Normalement, la fonction VLOOKUP est limitée à une seule valeur de recherche, mais tu peux rechercher plusieurs critères avec un peu plus de travail. Voici comment procéder :

1. Insère une nouvelle colonne " helper " à gauche de tes colonnes de recherche. Ce sera la colonne la plus à gauche de ton tableau. 

2. Dans la première cellule de cette colonne (A2 si vos données commencent à la ligne 2), entrez la formule =B2 & " " & C2. Cela rejoindra les valeurs de tes colonnes existantes et les séparera par un espace. 

3. Copie cette formule dans les autres cellules de la colonne d'aide.

   

4. À l'aide de la formule standard VLOOKUP, place les deux critères que tu souhaites rechercher dans l'argument lookup_value, en les séparant par un espace. Dans mon exemple, je voudrais rechercher un certain John avec le numéro d'identification 112233. Voici la formule que j'ai utilisée : =VLOOKUP (" John 112233", A2:D22, 4, FALSE) 

5. La formule renverra une valeur basée sur tes critères de recherche (la quantité 4, dans mon exemple).

6. Tu devras remplacer A2:D22 par la plage réelle de ton tableau, y compris la colonne d'aide. Le chiffre 4 indique que tu souhaites renvoyer la valeur de la quatrième colonne du tableau. Tu peux également l'ajuster selon tes besoins.

Comment effectuer une recherche sur VLOOKUP à partir d'une autre feuille

En supposant que vos données sont réparties sur deux feuilles, par exemple, l’une qui contient la conversion de participation aux bénéfices et l’autre avec votre liste d’employés et leurs salaires, vous devrez ajuster votre formule RECHERCHEV. Vous pouvez trouver un exemple de cette fonction sous les onglets « Feuille1» et « Feuille2» de notre feuille de calcul de démonstration. 

Dans notre exemple, si nous divisons nos données en deux feuilles (Feuille1 et Feuille2), nous ajusterons la formule comme suit : =VLOOKUP(B2,Sheet2!A15:B25, 2, TRUE)

Cela ajoute le nom de la feuille de calcul suivi d’un point d’exclamation juste avant la plage, ce qui indique à RECHERCHEV quelle feuille de calcul nous voulons utiliser pour extraire les données. 

La formule recherche ensuite la valeur de B2 dans la plage A15:B25 sur la feuille2. Il renvoie ensuite une correspondance depuis la colonne 2 de la cellule que nous avons désignée sur la feuille1.

Autres conseils pour utiliser VLOOKUP dans Google Sheets

Si tu es comme moi et que tu as besoin de quelqu'un pour te tenir la main tout au long du processus, voici quelques conseils supplémentaires pour utiliser VLOOKUP. 

Gardez vos données organisées

L’organisation des données réduit les risques d’erreurs dans vos formules RECHERCHEV. Voici quelques conseils.

• Utilise des en-têtes. Des en-têtes clairs et descriptifs pour tes colonnes permettent de comprendre plus facilement ce que représente chaque colonne. Ensuite, lorsque vous exécutez une fonction RECHERCHEV, vous pouvez rapidement voir où vous devez extraire des données.

• Trier les données. Si vous ne recherchez pas une correspondance exacte, vous devrez trier vos données par ordre croissant afin de pouvoir marquer le paramètre is_sorted comme TRUE. 

• Élimine les cellules vides. Les cellules vides dans votre ensemble de données peuvent prospect des erreurs ou des correspondances incorrectes.

Triez les valeurs dans la colonne la plus à gauche

L'une des bizarreries de la fonction VLOOKUP, c'est qu'elle ne peut pas regarder vers la gauche. Avant de commencer, vérifie que la colonne contenant ton search_key est la colonne la plus à gauche de ta gamme. 

Prends l'exemple simple que nous avons donné tout à l'heure. Si on change l'ordre des colonnes, le numéro d'identification devant le nom, la fonction renvoie un message d'erreur. En effet, nous avons sélectionné B17 comme search_key et lui avons ensuite demandé d’extraire des données de la colonne de gauche. 

Utilise INDEX/MATCH pour des fonctionnalités avancées

Mais et si déplacer tes colonnes était vraiment pénible ? Il peut s’agir d’un énorme ensemble de données ou d’avoir des formules dans la feuille de calcul qui ne peuvent pas être déplacées.

Dans ce cas, tu devrais abandonner VLOOKUP et utiliser INDEX/MATCH pour plus de flexibilité. Cette formule est la suivante : =INDEX (tableau ou référence, MATCH (lookup_value, lookup_array, [match_type])

Vous pouvez le voir en action sous l’onglet « Exemple INDEX/MATCH » de notre modèle. 

Pour reprendre le même exemple simple, cette formule ressemblerait à =INDEX (A2:A21, MATCH (B17, B2:B21,0))

Voici pourquoi :

1. Le tableau ou la référence est la plage dans laquelle les données que vous recherchez peuvent se trouver. Dans notre cas, c'est A2:A21 (la colonne du numéro d'identification). 

2. La valeur de recherche est ta clé de recherche, ou la valeur que tu recherches. Dans notre exemple, c'est B17 (Mia).

3. Le lookup_array est la plage dans laquelle se trouve ta valeur_recherche. C'est B2:B21 (la colonne des noms) pour nous.

4. Le [match_type] est 0 parce que nous voulons qu'il renvoie la première valeur correspondant à Mia. Dans un tableau plus complexe, tu peux le définir sur un autre chiffre si tu veux uniquement qu'il renvoie des valeurs après ce chiffre.

Pensez aux caractères génériques

Tu peux utiliser des caractères génériques pour effectuer des correspondances partielles avec la fonction VLOOKUP. Les caractères génériques sont des caractères spéciaux qui représentent des caractères inconnus ou variables dans un schéma de recherche.

Par exemple, un astérisque (*) peut représenter n'importe quelle séquence de caractères, y compris aucun caractère. 

Découvrez-en un exemple dans l’onglet « Wildcard * example » de notre modèle de démo. Supposons que vous disposiez d’une liste de numéros d’identification et de noms d’employés, et que la première lettre de chaque ID représente le service de l’employé. Tu veux trouver dans la liste l'employé des ressources humaines dont le numéro d'identification commence par H. Tu peux utiliser le joker * pour effectuer ce match partiel.

Tu dois juste remplacer ta clé de recherche par " H* ". Ça ressemblerait à ça : =VLOOKUP (" H* ", A2:B10,2, FALSE)

Cependant, si tes numéros d'identification ne contiennent que des chiffres, pas de lettres, tu devras utiliser une autre formule. Disons que les numéros d'identification commencent par 4. Ta formule serait la suivante : =VLOOKUP ("4* ", ArrayFormula (TO_TEXT (A1:B10)),2, FALSE)

Utilisez FALSE pour résoudre les problèmes

Vous recevez des réponses erronées ou des résultats incorrects ? Essaie d'utiliser FALSE dans ton paramètre is_sorted pour d'abord obtenir des correspondances exactes. Si cela n'aide pas, cherche d'autres raisons pour lesquelles cela n'a pas marché.

Faire en sorte que VLOOKUP distingue les majuscules

VLOOKUP ne distingue pas les majuscules et minuscules, ce qui signifie qu'il ne fait pas attention à la différence entre les minuscules et les majuscules. Si c'est important pour ta recherche, tu devras utiliser une formule distincte : ArrayFormula (INDEX (return_range, MATCH (TRUE, EXACT (lookup_range, search_key),0)))

Utilisez l’automatisation pour en faire plus avec Google Sheets

La recherche VLOOK dans Google Sheets change la donne, mais il y a beaucoup plus que vous pouvez faire avec Google Sheets, et je ne veux pas dire manuellement. Grâce à l’intégration Google Sheets de Zapier, vous pouvez connecter Google Sheets à des milliers d’autres applications. Apprenez à automatiser Google Sheets, ce qui vous permettra de passer moins de temps à apprendre à exécuter toutes ces fonctions et plus de temps sur les choses que vous préféreriez faire (probablement littéralement n’importe quoi d’autre). Voici quelques flux de travail pour te permettre de démarrer :

FAQ SUR VLOOKUP

Il y a toujours plus à apprendre dans le monde toujours compliqué des fonctions de feuille de calcul (voir les guides de Zapier terriblement détaillés sur des choses comme la création de tableaux de bord KPI, la création de CRM de feuille de calcul et la création de tableaux kanban de feuille de calcul). Pour prendre une longueur d'avance, voici quelques réponses rapides aux questions les plus courantes. 

Est-ce que VLOOKUP peut renvoyer plusieurs valeurs ?

À elle seule, VLOOKUP ne peut renvoyer qu'une seule valeur à la fois. Mais tu peux combiner VLOOKUP avec d'autres fonctions, comme INDEX et MATCH, pour renvoyer plusieurs valeurs. 

Quelle est la différence entre VLOOKUP et HLOOKUP ?

VLOOKUP recherche ton tableau de tableaux verticalement (le " V " dans VLOOKUP signifie vertical), tandis que HLOOKUP recherche ton tableau de tableaux horizontalement (le " H " de HLOOKUP signifie horizontal).

Est-ce qu'un VLOOKUP peut consulter plusieurs colonnes ?

VLOOKUP peut consulter plusieurs colonnes, mais elle renvoie toujours la première correspondance depuis ta colonne la plus à gauche. Tu devras peut-être réorganiser tes colonnes si tu obtiens un résultat inattendu.

Que se passe-t-il lorsque VLOOKUP trouve plusieurs correspondances ?

Techniquement, VLOOKUP ne trouve pas plusieurs correspondances. Il ne renverra que la première correspondance exacte trouvée dans ton tableau. C'est pourquoi tu devras utiliser des valeurs uniques pour chaque élément que tu recherches. 

Que se passe-t-il lorsque VLOOKUP ne trouve aucune valeur ?

Lorsque VLOOKUP ne trouve pas la valeur que tu recherches, le message d'erreur #N /A est renvoyé. Vérifiez que ta valeur de recherche ne contient pas de fautes de frappe ni d'espaces supplémentaires.

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Cet article a été initialement publié en août 2023 par Cecilia Gillen et a également bénéficié de la contribution de Dylan Reber. La dernière mise à jour date de septembre 2024.