Cómo usar BUSCARV en Hojas de cálculo de Google

Tener que usar fórmulas y funciones para navegar por los datos en Hojas de cálculo de Google solía causarme escalofríos. Llamaría a mi socio desarrollador para pedir refuerzos y observaba con asombro cómo usaba fórmulas para mostrar en dos minutos datos que a mí me habrían llevado dos horas crear manualmente.

Pero, por desgracia, he vivido, reído y aprendido, y ahora sé cómo realizar algunas funciones básicas, incluyendo BUSCARV, que permite obtener datos de una parte de una hoja de cálculo a otra sin tener que añadirlos manualmente.

Aquí, repasaremos cómo usar BUSCARV en Hojas de cálculo de Google paso a paso y le daremos algunos consejos para que la función sea aún más poderosa. Haga una copia de nuestra hoja de cálculo de demostración para seguirla mientras lo guío en el tutorial. 

Tabla de contenido:

• ¿Qué es la función BUSCARV en Hojas de cálculo de Google?

• Sintaxis y entradas de BUSCARV

• Cómo usar BUSCARV en Hojas de cálculo de Google

• Ejemplo y plantilla de BUSCARV

• ¿VLOOKUP no funciona? Solución de errores comunes

• Cómo usar BUSCARV con múltiples criterios

• Cómo realizar una BUSCARV desde una hoja diferente

• Más consejos para usar BUSCARV en Hojas de cálculo de Google

• Preguntas frecuentes sobre BUSCARV

¿Qué es la función BUSCARV en Hojas de cálculo de Google?

Imagina que tienes una tabla grande en Hojas de cálculo de Google con miles de nombres de empleados y números de identificación, y necesitas extraer esa información de los empleados a otra parte de la hoja de cálculo, como un organigrama o evaluaciones de desempeño. BUSCARV puede transferir información rápidamente de una parte de una hoja de cálculo a otra buscando información en una columna basándose en un valor conocido de otra columna. 

Estos son los componentes que intervienen en la función: 

1. Table: Tienes una Table con filas y columnas de datos. 

2. Valor: conoces un valor específico, como un nombre o una identificación, y deseas encontrar más información relacionada. 

3. Búsqueda: utiliza BUSCARV para buscar ese valor en la misma fila pero en una columna diferente. 

4. Recuperar: Una vez que encuentra el valor, BUSCARV le proporciona la información. 

Piense en ello como buscar un nombre en una guía telefónica (¿las recuerda?). Encuentra el nombre que estás buscando y podrás ver el número de teléfono justo al lado. BUSCARV hace lo mismo con los datos en Hojas de cálculo de Google.

Sintaxis y entradas de BUSCARV

Si sus datos están consolidados en una hoja de cálculo, en lugar de estar distribuidos en varias pestañas, deberá insertar la siguiente fórmula BUSCARV en la celda donde desea que se complete el resultado:

=BUSCARV(clave_de_búsqueda, rango, índice, [está_ordenado])

Esto es lo que significa cada una de esas entradas: 

• search_key: Este es el valor que estás buscando en tu tabla. 

• rango: esta es el área donde desea buscar su valor, o la sección de su tabla donde cree que encontrará la información. Deben ser al menos dos columnas. 

• índice: este es un número de columna dentro del rango proporcionado donde se encuentran los datos deseados. Por ejemplo, si está buscando nombres y desea las edades correspondientes, el número de columna donde se enumeran las edades sería su índice.

• is_sorted: Esto le dice a BUSCARV si los datos en el rango están ordenados (VERDADERO) o no (FALSO).

  • VERDADERO: si lo configura como VERDADERO, Google Sheets asumirá que los datos están en orden ascendente (A a Z o del más pequeño al más grande) y podrá buscar más rápido. Pero esto también significa que buscará una coincidencia cercana pero no exacta . Por lo tanto, encontrará el valor más cercano que sea menor o igual al valor de búsqueda.

  • FALSO: si lo configura como FALSO, Hojas de cálculo de Google buscará más exhaustivamente una coincidencia exacta. Si BUSCARV no encuentra una coincidencia exacta, devolverá un error #N/A.

Esta fórmula es como decirle a Google Sheets: "Aquí hay un valor que quiero que encuentres en esta parte específica de la tabla. Una vez que lo encuentres, toma la información de esta columna. Además, los datos están ordenados, así que [mírelos rápidamente/mírelos con cuidado]". 

Si tiene datos en varias hojas, así se vería la función:

=BUSCARV(clave_de_búsqueda,¡Nombre de la hoja!rango, índice, [está_ordenado])

Básicamente, directamente antes del rango, agrega el nombre de la hoja de trabajo que contiene los datos que quieres extraer, seguido de un signo de exclamación (!).

Cómo usar BUSCARV en Hojas de cálculo de Google

Ahora te mostraré cómo se ve VLOOKUP en acción usando dos columnas básicas de datos.

Si necesitaras usar BUSCARV en la vida real, probablemente estarías lidiando con un conjunto de datos mucho más grande y complejo. Pero para aprender a utilizar la función, mantendré nuestro ejemplo súper simple con una pequeña lista de empleados ficticios y números de identificación. Nuestro objetivo es encontrar el número de identificación de un empleado específico. 

Siga la hoja de cálculo de demostración en la pestaña "Ejemplo simple - FALSO". 

1. Organiza tus datos. Ingrese sus datos en una hoja de cálculo o localice una tabla existente. (Los datos ya están en esta hoja de cálculo).

2. Seleccione una celda de salida. Haga clic en la celda donde desea que aparezca la información que está buscando. En este caso, haga clic en la celda 23A.

   

3. Introduzca la función BUSCARV. Introduzca la función BUSCARV en esa celda: =VLOOKUP(search_key, range, index, [is_sorted])

   

4. Introduzca la clave de búsqueda. Reemplace search_key con el nombre del empleado que está buscando. Buscaremos a Mia en este ejemplo, por lo que queremos ingresar A17 como clave de búsqueda. 

   

5. Establezca el rango de valores. Ahora reemplazaremos el rango con las celdas que contienen los datos que queremos buscar. En este caso, nuestros datos están en las columnas A y B, por lo que reemplazaremos rango con A:B.

   

6. Establecer la columna de índice. A continuación, reemplace el índice con el número de columna que contiene los datos que desea. Para encontrar la columna de índice, cuente desde la columna más a la izquierda. Necesitamos información de la columna del número de identificación, que es la segunda columna desde la izquierda. Entonces ingresaremos 2 para el índice. 

   

7. Determinar el valor de is_sorted. En nuestro ejemplo, los datos no están ordenados, por lo que necesitaremos usar FALSE para [is_sorted]. 

   

8. Ejecutar la función. Una vez que haya ingresado todos los datos, presione Enter. Si hiciste todo correctamente, la función debería devolver el valor que estabas buscando. En nuestro caso, devolvió el número de identificación de empleado de Mia: 123789.

   

Ejemplo y plantilla de BUSCARV

Ahora que ya tienes claros los conceptos básicos, probemos con un ejemplo más complejo. Vaya a la pestaña "Ejemplo - VERDADERO" de nuestra hoja de cálculo de demostración para seguir. 

En este ejemplo, tenemos una lista de empleados y sus salarios. Estos empleados también reciben participación en las utilidades de acuerdo a su salario, y debemos completar ese porcentaje. Sería realmente una tarea laboriosa ingresar manualmente el porcentaje de participación en las ganancias que recibe cada empleado, pero puede utilizar BUSCARV para que lo haga por usted. Aquí te explicamos cómo. 

1. Organiza tus datos. La primera tabla muestra los rangos salariales y sus correspondientes tasas de participación en las ganancias. Pero BUSCARV no podrá entender los datos del rango salarial debido a los guiones y espacios. En su lugar, organice sus datos de salario como en la segunda tabla, con solo el número inferior del rango. Utilice esta fórmula como atajo: =LEFT(A2, SEARCH("-", A2)-1). A2 es la celda inicial de los rangos salariales (por lo que debe reemplazarla con su propio número de celda inicial) y puede arrastrar la fórmula hacia abajo hasta que tenga el número inferior para todos sus rangos.

   

2. Seleccione una celda de salida. Haga clic en la celda donde desea que aparezca la información. Aquí, es F2, donde comienza el porcentaje de participación en las ganancias de cada empleado. 

   

3. Introduzca la función BUSCARV. Pegue la función BUSCARV en esa celda: =VLOOKUP(search_key, range, index, [is_sorted])

   

4. Introduzca la clave de búsqueda. Queremos la tasa de participación en las ganancias de Juan, pero más específicamente, del salario de Juan. Entonces reemplazaremos search_key con E2. 

   

5. Establezca el rango de valores. Nuestro rango de valores va a ser la segunda tabla que hicimos con los salarios y tasas de participación en las ganancias correspondientes. Por lo tanto, reemplace el rango con A15:B25. 

   

6. Establecer la columna de índice. Queremos saber la tasa de participación en las ganancias, que está en la columna 2 de nuestra tabla seleccionada. Entonces reemplazaremos el índice con 2.

   

7. Determinar el valor de is_sorted. Queremos reemplazar [is_sorted] con TRUE porque nuestros datos están ordenados y no buscamos una coincidencia exacta. Ingresar VERDADERO le indica a Google Sheets que busque la coincidencia más cercana , un valor que sea menor o igual a, que es lo que necesitamos en este caso. 

   

8. Ejecutar la función: Presionar Enter. Si ha hecho todo correctamente, Google Sheets debería brindarle la tasa de participación en las ganancias correcta, que es 1% en nuestro caso.

   

9. Arrastre la función. Si desea encontrar el porcentaje de participación en las ganancias correspondiente a todos, simplemente haga clic en el punto azul en la esquina inferior derecha de la celda donde ingresó la función (F2) y arrástrelo completamente hacia abajo. Ignore los códigos de error a continuación: todo debería cargarse correctamente una vez que haga clic en la marca de verificación junto a la sugerencia, asumiendo que su primera fórmula se realizó correctamente.

   

El resultado le deja con la tasa de participación en las ganancias correcta para cada empleado sin tener que ingresar la función para cada uno manualmente.

¿VLOOKUP no funciona? Solución de errores comunes

¿La función BUSCARV no se comporta como debería? Nadie está sorprendido. A continuación se presentan algunos errores comunes que seguramente encontrará y cómo solucionarlos:

• BUSCARV devuelve un valor inesperado: si la función BUSCARV devuelve un valor que no estaba buscando, vuelva a verificar su fórmula. Esto puede ocurrir si [is_sorted] está configurado como TRUE, pero la primera columna del rango seleccionado no está ordenada numérica o alfabéticamente en orden ascendente. Para solucionar problemas, cambie [is_sorted] a FALSE.

• BUSCARV solo devuelve el primer valor coincidente: por diseño, BUSCARV siempre devuelve el primer resultado encontrado. Si tiene varias claves de búsqueda coincidentes, deberá asignarles valores únicos para que BUSCARV pueda buscarlas correctamente.

• BUSCARV con datos sucios: es posible que BUSCARV no funcione correctamente si está buscando valores con espacios adicionales u otros errores tipográficos. Asegúrese de eliminar los espacios no deseados en su hoja. Puedes comenzar yendo a Datos > Limpieza de datos > Recortar espacios en blanco.

• BUSCARV devuelve el error #N/A: este error puede ocurrir si usa BUSCARV para buscar un valor para el cual no existe una coincidencia exacta en su primera columna. 

Cómo usar BUSCARV con múltiples criterios

Digamos que quieres ver cuántos productos compró un cliente, pero tienes varios clientes con el mismo nombre (te estoy mirando a ti, Tim Johnson). Normalmente, la función BUSCARV está limitada a un valor de búsqueda, pero puede buscar múltiples criterios con un poco de trabajo extra. Así es como se hace:

1. Inserte una nueva columna "auxiliar" a la izquierda de sus columnas de búsqueda. Esta será la columna más a la izquierda de su tabla. 

2. En la primera celda de esta columna (A2 si sus datos comienzan en la fila 2), ingrese la fórmula =B2 & " " & C2. Esto unirá los valores en sus columnas existentes y los separará con un espacio. 

3. Copia esa fórmula al resto de las celdas en la columna auxiliar.

   

4. Utilizando la fórmula BUSCARV estándar, coloque ambos criterios que desea buscar en el argumento valor_buscado , separados por un espacio. En mi ejemplo, quiero buscar a alguien llamado John con el número de identificación 112233. Aquí está la fórmula que utilicé: =VLOOKUP("John 112233", A2:D22, 4, FALSE) 

5. La fórmula devolverá un valor basado en sus criterios de búsqueda (la cantidad 4, en mi ejemplo).

6. Necesitará reemplazar A2:D22 con el rango real de su tabla, incluida la columna auxiliar. El número 4 indica que desea devolver el valor de la cuarta columna de la tabla. También puedes ajustar esto según sea necesario.

Cómo realizar una BUSCARV desde una hoja diferente

Suponiendo que sus datos están distribuidos en dos hojas (por ejemplo, una que contiene la conversión de participación en las ganancias y la otra con su lista de empleados y sus salarios), deberá ajustar su fórmula BUSCARV. Puede encontrar un ejemplo de esta función en las pestañas "Hoja1" y "Hoja2" de nuestra hoja de cálculo de demostración. 

En nuestro ejemplo, si dividimos nuestros datos en dos hojas (Hoja1 y Hoja2), ajustaríamos la fórmula de esta manera: =VLOOKUP(B2,Sheet2!A15:B25, 2, TRUE)

Esto agrega el nombre de la hoja de cálculo seguido de un signo de exclamación justo antes del rango, lo que le indica a BUSCARV qué hoja de cálculo queremos usar para extraer datos. 

Luego, la fórmula busca el valor en B2 en el rango A15:B25 en la Hoja2. Luego, devuelve una coincidencia de la columna 2 en nuestra celda designada en la Hoja1.

Más consejos para usar BUSCARV en Hojas de cálculo de Google

Si eres como yo y necesitas que alguien te guíe durante el proceso, aquí tienes algunos consejos adicionales para usar BUSCARV. 

Mantenga sus datos organizados

Los datos organizados reducen las posibilidades de que se produzcan errores en las fórmulas BUSCARV. A continuación se ofrecen algunos consejos.

• Utilice encabezados. Los encabezados claros y descriptivos para sus columnas facilitan la comprensión de lo que representa cada columna. Luego, cuando ejecuta la función BUSCARV, puede ver rápidamente dónde necesita extraer datos.

• Ordenar datos. Si no está buscando una coincidencia exacta, deberá ordenar sus datos en orden ascendente para poder marcar el parámetro is_sorted como VERDADERO. 

• Eliminar celdas vacías. Las celdas vacías dentro de su conjunto de datos podrían generar errores o coincidencias incorrectas.

Ordene previamente los valores en la columna más a la izquierda

Una peculiaridad molesta de la función BUSCARV es que no puede mirar hacia la izquierda. Antes de comenzar, asegúrese de que la columna que contiene su clave de búsqueda sea la columna más a la izquierda de su rango. 

Tomemos nuestro sencillo ejemplo anterior. Si cambiamos el orden de las columnas y el número de identificación aparece antes del nombre, la función devuelve un error. Esto se debe a que seleccionamos B17 como nuestra clave de búsqueda y luego le pedimos que extrajera datos de la columna de su izquierda. 

Utilice INDEX/MATCH para obtener funciones avanzadas

¿Pero qué pasaría si mover las columnas fuera una molestia enorme? Quizás se trate de un conjunto de datos enorme o tenga fórmulas en la hoja de cálculo que no se pueden mover.

En ese caso, deberás descartar BUSCARV y utilizar INDICE/COINCIDIR para obtener mayor flexibilidad. Esa fórmula es: =INDEX(array or reference,MATCH(lookup_value,lookup_array,[match_type])

Puede ver esto en acción en la pestaña "Ejemplo de ÍNDICE/COINCIDIR" de nuestra plantilla. 

Para nuestro mismo ejemplo simple, esa fórmula se vería así =INDEX(A2:A21,MATCH(B17,B2:B21,0))

He aquí por qué:

1. La matriz o referencia es el rango donde podrían estar los datos que estás buscando. En nuestro caso, es A2:A21 (la columna del número de identificación). 

2. El valor_buscado es su clave_de_búsqueda o el valor que está buscando. Esa es B17 (Mia) en nuestro ejemplo.

3. La matriz de búsqueda es el rango en el que se encuentra su valor de búsqueda. Esa es B2:B21 (la columna del nombre) para nosotros.

4. El [match_type] es 0 porque queremos que devuelva el primer valor correspondiente a Mia. En una tabla más compleja, puedes establecerla en un número diferente si solo quieres que devuelva valores posteriores a ese número.

Considere caracteres comodín

Puede utilizar comodines para realizar coincidencias parciales con la función BUSCARV. Los comodines son caracteres especiales que representan caracteres desconocidos o variables en un patrón de búsqueda.

Por ejemplo, un asterisco (*) puede representar cualquier secuencia de caracteres, incluso ningún carácter. 

Consulte un ejemplo de esto en la pestaña "Ejemplo de comodín *" en nuestra plantilla de demostración. Supongamos que tiene una lista de números de identificación y nombres de empleados, y la primera letra de cada identificación representa el departamento del empleado. Desea encontrar en la lista al empleado de RR.HH cuyo número de identificación comienza con H. Puede utilizar el comodín * para realizar esta coincidencia parcial.

Solo necesitas reemplazar tu clave de búsqueda con "H*". Se vería así: =VLOOKUP("H*",A2:B10,2,FALSE)

Sin embargo, si sus números de identificación solo contienen números y no letras, necesitará utilizar una fórmula diferente. Digamos que los números de identificación comienzan con 4. Su fórmula sería: =VLOOKUP("4*",ArrayFormula(TO_TEXT(A1:B10)),2,FALSE)

Utilice FALSO para solucionar problemas

¿Obtienes respuestas de error o resultados incorrectos? Intente usar FALSE en su parámetro is_sorted para obtener coincidencias exactas primero. Si eso no ayuda, entonces busque otras razones por las que no funcionó.

Hacer que BUSCARV distinga entre mayúsculas y minúsculas

BUSCARV no distingue entre mayúsculas y minúsculas, lo que significa que no presta atención a la diferencia entre letras mayúsculas y minúsculas. Si esto importa en tu búsqueda, necesitarás usar una fórmula separada: ArrayFormula(INDEX(return_range, MATCH (TRUE,EXACT(lookup_range, search_key),0)))

Utilice la automatización para hacer más con Hojas de cálculo de Google

La función BUSCARV en Hojas de cálculo de Google es una novedad, pero hay mucho más que puedes hacer con Hojas de cálculo de Google (y no me refiero a hacerlo manualmente). Con la integración de Google Sheets de Zapier, puedes conectar Google Sheets a miles de otras aplicaciones. Aprenda a automatizar Hojas de cálculo de Google, de modo que pueda dedicar menos tiempo a aprender cómo realizar todas estas funciones y más tiempo a las cosas que preferiría estar haciendo (probablemente, literalmente, cualquier otra cosa). A continuación se muestran algunos flujos de trabajo para ayudarle a comenzar:

Preguntas frecuentes sobre BUSCARV

Siempre hay más para aprender en el siempre complicado mundo de las funciones de las hojas de cálculo (consulte las guías terriblemente detalladas de Zapier sobre cosas como crear paneles de KPI, crear CRM de hojas de cálculo y crear tableros Kanban de hojas de cálculo usted mismo). Para empezar, aquí le presentamos algunas respuestas rápidas a preguntas comunes. 

¿Puede BUSCARV devolver múltiples valores?

Por sí solo, BUSCARV solo puede devolver un valor a la vez. Pero puedes combinar BUSCARV con otras funciones, como ÍNDICE y COINCIDIR, para devolver múltiples valores. 

¿Cuál es la diferencia entre BUSCARV y BUSCARH?

BUSCARV busca en su matriz de tablas verticalmente (la "V" en BUSCARV significa vertical), mientras que BUSCARH busca en su matriz de tablas horizontalmente (la "H" en BUSCARH significa horizontal).

¿Puede una función BUSCARV examinar múltiples columnas?

BUSCARV puede mirar varias columnas, pero siempre devolverá la primera coincidencia de la columna más a la izquierda. Es posible que necesites reordenar tus columnas si obtienes un resultado inesperado.

¿Qué sucede cuando BUSCARV encuentra múltiples coincidencias?

Técnicamente, BUSCARV no puede encontrar múltiples coincidencias. Solo devolverá la primera coincidencia exacta que encuentre en su tabla, por lo que deberá utilizar valores únicos para cada elemento que busque. 

¿Qué sucede cuando BUSCARV no encuentra un valor?

Cuando BUSCARV no encuentra el valor que estás buscando, devolverá un error #N/A. Verifique nuevamente que su valor de búsqueda no tenga errores tipográficos ni espacios adicionales.

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Este artículo fue publicado originalmente en agosto de 2023 por Cecilia Gillen y también contó con contribuciones de Dylan Reber. La actualización más reciente fue en septiembre 2024.