¿Estás listo para construir tu primer sistema automatizado? Estás en el lugar correcto. Zapier facilita la combinación de IA y automatización para agilizar todo, desde tareas puntuales hasta flujos de trabajo a gran escala.
Le ayudaremos a adoptar la mentalidad de automatización y le guiaremos a través de los pasos necesarios para que sus procesos automatizados estén en funcionamiento rápidamente. Empecemos.
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Conceptos básicos de automatización
Antes de crear su primer flujo de trabajo o sistema automatizado, es una buena idea comprender un poco sobre la automatización y cómo puede escalar el trabajo de su empresa, optimizar procesos críticos para el negocio de principio a fin y ofrecer resultados reales en todos los equipos. Descubra qué es la automatización y cómo Zapier puede ayudarle a aprovechar sus poderes.
¿Qué es la automatización?
La automatización es simplemente configurar algo para que se ejecute automáticamente. La automatización está a tu alrededor, incluso si no te das cuenta. Tomemos como ejemplo su smartphone. Recibirás alertas cada vez que recibas un mensaje de texto, un mensaje de voz o un correo electrónico. ¡Eso es automatización!
El corazón de cualquier automatización se reduce a un comando simple: CUÁNDO y HACER. "Cuando esto suceda, haz aquello." Incluso la automatización más compleja se puede resumir en este simple comando.
Por ejemplo:
¿Qué es Zapier?
Zapier es la plataforma de orquestación de IA más conectada del mercado, que permite a los innovadores y desarrolladores crear y escalar flujos de trabajo en sus herramientas, equipos y datos, sin necesidad de codificación.
Con Zapier, puedes automatizar tareas individuales con flujos de trabajo automatizados, los llamamos Zaps. Incluso puedes crear sistemas de Zaps que conecten todas las herramientas críticas para tu negocio.
Con la plataforma de orquestación de IA de Zapier, también puede crear bases de datos diseñadas para la automatización con tablas y páginas personalizadas para potenciar sus flujos de trabajo con interfaces. Y es sencillo agregar IA exactamente donde la necesita: un paso en un flujo de trabajo, un agente autónomo o un chatbotde clientes, todo en una plataforma de orquestación unificada.
Para empezar, nos centraremos en lo básico: automatizar una tarea sencilla con un Zap. Luego le mostraremos cómo agregar fácilmente el poder de la IA con las herramientas y funciones avanzadas de Zapier para crear sistemas completamente automatizados.
¿Qué debería automatizar con Zapier?
Tareas que debes realizar con frecuencia. Ejemplo: Enviar un recordatorio semanal a su equipo para completar una agenda de reunión.
Cualquier cosa en la que tengas que mover información de una aplicación a otra. Ejemplo: agregar tareas desde una aplicación de gestión de proyectos a su aplicación de lista de tareas pendientes personal.
Tareas manuales que no escalan a medida que el negocio crece. Ejemplo: copiar las direcciones de correo electrónico de los asistentes al evento a una hoja de cálculo.
Tareas en las que el resultado podría mejorarse con IA. Ejemplo: usar IA para resumir las transcripciones de nuevas reuniones y enviarlas a su equipo.
Procesos en los que los flujos de trabajo, las interfaces, los datos y la IA se pueden reunir en un solo lugar. Ejemplo: Cree sus propios servicios de asistencia informática automatizados, sistemas de incorporación y procesos de enrutamiento de clientes futuribles.
¿Qué es un Zap?
Un Zap es un flujo de trabajo automatizado que le dice a tus aplicaciones que sigan este simple comando: "Cuando esto suceda, haz aquello".
Cada Zap tiene un trigger y una o más acciónes . Un trigger es un evento que inicia un Zap, y una acción es lo que tu Zap hace por ti. Puede agregar más de una acción después del trigger. Cuando publiques tu Zap, se ejecutarán los pasos de acción cada vez que se produzca el evento trigger.
Cuando se ejecuta un Zap, cada acción exitosa que completa cuenta como una tarea. (Los triggers no cuentan para el uso de la tarea, ni tampoco ciertas acciones realizadas por las aplicaciones incorporadas de Zapier.)
Piense en ellos como bloques de construcción para su Zap. Comience con su trigger y agregue la acción o acciones que desea que Zapier realice.
Cómo crear un Zap
Antes de crear un Zap, es útil pensar en lo que estás intentando lograr. Por ejemplo, digamos que tiene un formulario de contacto en su página web. Desea almacenar los envíos de formulario en una hoja de cálculo de Google, pero no desea copiarlos y pegarlos manualmente.
Comience por dividir el problema que está intentando resolver en lo siguiente:
¿Qué aplicaciones quiero usar? (Una aplicación de formularios y una aplicación de hojas de cálculo)
¿Qué evento activará mi Zap? (Cuando se envía un nuevo formulario a nuestra aplicación)
¿Qué acción realizará mi Zap? (Agrega el envío del formulario a una hoja de cálculo)
¿Qué información quiero mover entre esas aplicaciones? (El nombre del contacto, la dirección de correo electrónico y el motivo por el que se comunica con nosotros)
Zapier funciona con miles de aplicaciones, pero los triggers y acciones disponibles varían según la aplicación. Para obtener más información sobre lo que es posible con una aplicación en Zapier, busque la aplicación en nuestro Directorio de aplicaciones.
Antes de empezar
Crea tu formulario e ingresa una muestra de envío. Será útil utilizar información que pueda reconocer más adelante. Por ejemplo, en lugar de utilizar caracteres aleatorios, ingrese algo que tenga sentido: utilizará esos datos en Zapier para probar su Zap. (Recomendamos utilizar nombres de superhéroes o personajes ficticios para no confundir su prueba con una entrega real).
Crea tu hoja de cálculo y asegúrate de nombrar tus columnas. Esto será importante cuando configures tu Zap.
Configura tu trigger
El editor de Zap es donde crearás nuevos Zaps y editarás los existentes.
Recuerda: un trigger inicia tu Zap. (Piense en ello como el CUÁNDO de cualquier automatización).
Cuando abras el editor Zap, se te pedirá que elijas una aplicación como trigger.
Verás las aplicaciones que usas con más frecuencia, las aplicaciones incorporadas de Zapier y las aplicaciones populares. Puede seleccionar una de estas o buscar la aplicación que desea usar en la barra de búsqueda. Si está comenzando desde una plantilla, uno de nuestros flujos de trabajo prediseñados, este se seleccionará para usted.
A continuación, se le pedirá que elija un trigger. Este es el evento que ocurre en tu aplicación trigger que le indica a Zapier que inicie tu Zap. En este caso, es cuando una nueva entrada de formulario llega a nuestra aplicación de formulario.
Los eventos desencadenantes varían entre diferentes aplicaciones y tipos de aplicaciones. Por ejemplo, una aplicación de gestión de tareas podría tener Nueva tarea como trigger, mientras que una aplicación de hoja de cálculo podría tener Crear nueva fila.
A continuación, se le pedirá que inicie sesión en su cuenta de la aplicación si no la ha conectado antes. Una vez que hayas conectado tu aplicación, selecciona la cuenta que deseas usar con tu Zap.
Nota: Para cada aplicación que conecte, Zapier le solicitará un conjunto general de permisos que le permitirá ser flexible con sus Zaps. Las únicas acciones que Zapier realiza en tus cuentas de aplicación son aquellas que un Zap determinado necesita para lograr lo que has configurado.
A continuación, personalizará su evento trigger. Haga clic en los menús desplegables en este paso para seleccionar las opciones correctas. En este caso, debemos seleccionar el formulario específico que queremos usar para trigger nuestro Zap.
Personalizar su evento trigger se verá diferente, dependiendo de su aplicación. A veces, es posible que no sea necesario realizar ninguna personalización adicional.
Una vez que haya configurado su trigger, deberá probarlo para asegurarse de que funcione. Cuando haces clic en Probar trigger, Zapier buscará datos que ya existen en tu cuenta de la aplicación trigger y extraerá esa información al editor de Zap. Eso significa que necesita tener una instancia real de su trigger para que Zapier pueda usarlo como un "envío de muestra".
Consejo: si su Zap implicará enviar información a alguien (como un correo electrónico), es útil que la información de prueba utilice su propia dirección de correo electrónico o la información de contacto de otra persona en su empresa.
En este ejemplo, necesitamos que ya exista al menos un envío de formulario en nuestra aplicación de formulario para que Zapier lo use como un "envío de muestra". Zapier extrae el último envío de formulario que recibió nuestra aplicación de formulario. Si aún no existe un envío, intente enviar un formulario antes de probar su trigger.
Cuando prueba su trigger, Zapier solo busca información. No publica ni cambia ninguna información que ya exista en su aplicación trigger.
Si bien tienes la opción de omitir este paso, es importante que lo sigas. Probar su trigger garantiza que Zapier pueda encontrar la información que desea. También utilizarás esta información en pasos posteriores a medida que continúas configurando tu Zap.
Revise sus datos de prueba para confirmar que están extrayendo la información correcta de su evento trigger. Seleccione los datos de prueba que desea utilizar y luego haga clic en Continuar con el registro seleccionado. El editor de Zap te llevará a configurar el paso de acción de tu Zap.
Configura tu acción
La acción es la parte HACER de su automatización. Las acciones son los eventos que quieres que tu Zap realice después de que se produzca el trigger. Sin una acción, no tienes un Zap completo.
Al igual que lo hiciste con tu trigger, selecciona tu aplicación de acción. Una vez que hayas seleccionado tu aplicación, elige tu evento de acción (que es lo que quieres que haga tu Zap). Si está usando una plantilla, su aplicación de acción y su evento se completarán previamente.
En nuestro ejemplo, queremos agregar envíos de formulario a una hoja de cálculo. Seleccione su aplicación de hoja de cálculo y luego elija el evento que creará una nueva fila.
Al igual que con los eventos desencadenantes, los eventos de acción varían entre diferentes aplicaciones y tipos de aplicaciones. Por ejemplo, una aplicación de hoja de cálculo podría tener un evento de acción para "crear" una nueva fila, mientras que el evento de otra se llama "agregar" una nueva fila.
A continuación, se le pedirá que inicie sesión en su cuenta de la aplicación de acción si no la ha conectado antes. Una vez que hayas conectado tu aplicación, selecciona la cuenta que deseas usar con tu Zap. Haga clic en Continuar cuando haya terminado.
A continuación, el editor Zap le pedirá que personalice aún más su evento de acción.
Zapier separa los datos que provienen de su evento trigger en partes individuales, que luego pueden usarse en sus campos de acción.
Para obtener su información de la aplicación A a la aplicación B, debe indicarle a Zapier qué información de su aplicación activadora debe enviarse a qué lugar en su aplicación de acción. A esto le llamamos "mapear" esos campos.
En este ejemplo, verá que las columnas etiquetadas de nuestra hoja de cálculo ahora son campos que podemos rellenar con información de nuestra aplicación de formulario. (¡Por eso es importante etiquetar las columnas de su hoja de cálculo!)
Si desea utilizar información de su aplicación trigger, haga clic en el signo + en un campo vacío (donde vea "Ingresar texto o insertar datos...") dentro de su paso de acción. Aparecerá un menú con datos de tu aplicación trigger.
Luego, seleccione la información que desea agregar a cada campo. Piénselo como una opción múltiple: puede seleccionar una opción o varias y puede agregar texto personalizado. Y a menos que un campo esté etiquetado como "obligatorio" en rojo, no es necesario agregar una opción.
Cuando asignas un fragmento de datos (como el nombre de un contacto), lo que ves en el editor es un marcador de posición. Estos datos de marcador de posición solo los usará tu Zap cuando lo pruebes. Cuando tu Zap esté activado, se utilizarán datos reales de tus aplicaciones cuando se ejecute tu Zap.
Una vez que tu Zap esté activado, los datos reales que llegan a través de tus aplicaciones se utilizarán cuando tu Zap se ejecute.
Por ejemplo, vemos que aparece el nombre "Dorothy" cuando lo asignamos a un campo en el editor Zap, ya que ese fue el nombre de contacto que ingresamos en el envío del formulario de prueba. Cuando se ejecuta el Zap, se utilizará el nombre de la persona que envía el formulario.
Si desea que se utilice la misma información en un campo particular cada vez que se ejecuta un Zap, puede ingresar texto en su lugar.
Por ejemplo, queremos agregar el texto "Formulario de la página de inicio" a cada fila de la hoja de cálculo que crea Zap, para que sepamos que el envío provino del formulario de contacto de la página de inicio. En el campo denominado Fuente, ingresaremos “Formulario de página de inicio”.
Una vez que haya mapeado sus campos, haga clic en Continuar.
Pon a prueba tu Zap
Después de haber configurado tu acción, es hora de probar tu Zap. Cuando haces clic en Probar paso, Zapier probará tu Zap realizando la acción, de acuerdo a cómo hayas mapeado tus campos en tu paso de acción.
Verás una vista previa de la acción que completó tu Zap, pero siempre es una buena práctica verificar tu aplicación de acción para ver cómo se ve. (Es por esto que deberías usar nombres de superhéroes o personajes ficticios en tu prueba).
En nuestro ejemplo, iremos a nuestra aplicación de hoja de cálculo para verificar que se envió la información correcta desde nuestro formulario de contacto.
Cuando pruebes tu Zap, Zapier realizará la acción en tu aplicación de acción. Esto significa que cuando probamos nuestro ejemplo Zap, se agregará una nueva fila a nuestra hoja de cálculo. Sin embargo, es importante no saltarse la prueba. La prueba es la forma en que comprobarás si tu Zap está funcionando correctamente. Siempre puedes eliminar los cambios realizados en tu aplicación de acción después de haber completado la prueba.
Si algo no se ve bien, realice los cambios que necesite en el editor Zap y pruebe su Zap nuevamente. Una vez que esté satisfecho con el funcionamiento de su Zap, haga clic en Publicar.
Nota: Hay Zaps prediseñados (a los que llamamos plantillas Zap) que puedes usar. Simplemente haga clic en una plantilla Zap para comenzar a configurarla. Encontrarás plantillas Zap en el Directorio de aplicaciones y en muchas de nuestras entradas de blog. Cuando comienzas desde una plantilla, encontrarás algunas selecciones hechas de antemano, pero siempre necesitarás conectar tus cuentas de aplicaciones y confirmar la configuración de cada paso.
Si buscas llevar tu productividad al siguiente nivel, puedes potenciar tus Zaps con funciones como:
Crea Zaps con IA
Zapier también tiene herramientas de IA incorporadas que te ayudan a hacer realidad esas ideas de automatización. Por ejemplo, si quieres ayuda para crear tu Zap desde cero, Copilot es tu mejor opción, especialmente si recién estás comenzando con la automatización por primera vez.
Copilot es el asistente con tecnología de IA de Zapier que te ayuda a crear Zaps de principio a fin. Simplemente dígale a Copilot lo que espera construir (usando un lenguaje cotidiano) y podrá sugerir las aplicaciones adecuadas para el trabajo, además de qué activadores y acciones usar.
Puedes acceder a Copilot directamente en el editor Zap. En la parte superior del editor, simplemente describa el flujo de trabajo deseado en el cuadro de solicitud y luego haga clic en el ícono de enviar. ¡Simple!
Y si necesitas ayuda para visualizar sistemas multi-Zap (especialmente después de haber experimentado con la construcción de tus primeros Zaps), existe Zapier Canvas.
Canvas te permite mapear Zaps con diagramas con tecnología de IA, para que puedas crear fácilmente una vista panorámica de cómo tus Zaps, aplicaciones, datos y compañeros de equipo se relacionan con un proceso específico. Al igual que Copilot, también puedes simplemente describir el proceso que quieres construir y Canvas creará una plantilla para que trabajes.
Es una excelente manera de planificar y compartir sus mejores ideas de automatización con su equipo.
Construir sistemas totalmente automatizados
Una vez que domines la creación de Zaps, podrás usar todos los productos de la plataforma de orquestación de IA de Zapier para ayudarte a construir sistemas y procesos de extremo a extremo más inteligentes.
Este es su kit de herramientas completo para la automatización por IA:
Zapier Tables: Zapier Tables es una herramienta de base de datos sin código diseñada para la automatización que le permite almacenar, editar, compartir y automatizar datos, en un solo lugar.
Interfaces de Zapier: Interfaces de Zapier es un generador de formularios y páginas web , impulsado por automatización, que le permite recopilar y mostrar los datos que necesita para administrar mejor sus flujos de trabajo.
Zapier Copilot: Copilot es un asistente con tecnología de IA que te ayuda a crear Zaps de principio a fin, dentro del editor de Zap.
Zapier Canvas: Canvas mapea y optimiza automáticamente sus procesos para ayudar a su equipo a documentar, refinar y automatizar con facilidad.
Agentes de Zapier: cree agentes con tecnología de IA que tengan un enfoque especializado en un rol específico dentro de su negocio, como miembros de equipo dedicados que puedan trabajar y automatizar tareas en miles de aplicaciones.
Zapier MCP: Model Context Protocol (MCP) es un traductor entre herramientas de IA y aplicaciones, para que su IA pueda realizar acciones en su nombre con mayor facilidad.
Zapier Chatbots: Zapier Chatbots te permite crear chatbots con tecnología de IA que pueden aprovechar fuentes de conocimiento en vivo para captar mejores clientes futuriblesy responder consultas a escala.
Esta guía fue actualizada por última vez en mayo de 2025 por Elena Alston, con contribuciones previas del equipo editorial de Zapier.
