Wie man Erinnerungen automatisch nach einer Zeitplanung verschickt

Wussten Sie, dass Delfine das beste Gedächtnis im Tierreich haben? Man hätte denken können, es seien Elefanten. 

Nun, was habe ich gesagt? Oh ja. Jeder hat ein Teammitglied, das sich an alles erinnert. Vielleicht bist du es. Oder vielleicht erfrischt sich Ihr Gehirn alle 48 Stunden. Das ist okay – wir sind zwar nicht wie Delfine gebaut, aber wir müssen trotzdem Meetings, Termine und andere Aufgaben im Auge behalten. 

Alle Kalender und To-do-Listen der Welt können uns nicht vor uns selbst retten, auch wenn sie es echt versuchen. Und obwohl Anwendung-Erinnerungen dich und dein Team über wichtige Dinge auf dem Laufenden halten, müssen sie oft erst von Menschen eingerichtet werden. Wer hat schon Zeit, alle Benachrichtigungsoptionen für eine Aufgabe oder einen Kalendertermin zu checken? 

Wir werden vielleicht nie so cool wie Delfine sein, aber mit Automatisierung kannst du ganz einfach Erinnerungen an deine wichtigsten Aufgaben automatisch verschicken oder empfangen, wo immer du sie brauchst.  

Erstell ganz einfach automatische Workflows, die Erinnerungen für dich verschicken.

Mit Zapier kannst du immer wiederkehrende Aufgaben automatisieren und so wertvolle Zeit sparen, die du für wichtigere Sachen nutzen kannst. Die Workflows, die du in Zapier erstellst – wir nennen sie Zaps – können viele alltägliche Aufgaben automatisieren, wie zum Beispiel das Versenden einer wöchentlichen Erinnerungs-E-Mail an dein Team.

Ein Zap besteht immer aus zwei Teilen: 

1. Der Auslöser ist ein Ereignis, das einen Zap startet. Zum Beispiel jeden Wochentag um 3 Uhr (stellen Sie sich dies als das Wann vor.)

2. Die Aktion, die ein Zap ausführt, nachdem er getriggert wurde. Zum Beispiel eine E-Mail schicken. (Das ist das Do.)

Um dir den Einstieg zu erleichtern, haben wir ein paar der am häufigsten verwendeten Zaps zusammengestellt, die automatisch Erinnerungsnachrichten nach einer festen Zeitplanung verschicken. Klick einfach auf den Button unten, um loszulegen. 

Senden Sie wöchentliche Erinnerungen

Senden Sie tägliche Erinnerungen

Senden Sie monatliche Erinnerungen

Mach dir deinen eigenen Zap

Wenn du ein komplexeres Erinnerungssystem brauchst, weil du ein komplexer Mensch bist, kannst du stattdessen deinen eigenen Zap erstellen. Das ist auch der beste Weg, wenn dein Zap mehr als eine Aktion machen soll, wie zum Beispiel dir eine Erinnerung in Slack schicken und eine Aufgabe zu deiner To-do-Liste hinzufügen . 

So geht's: 

1. Erstell einen neuen Zap in deinem Zapier-Konto.

2. Wähl „Schedule by Zapier” als Auslöser-App und sag, wie oft deine Nachricht losgehen soll, z. B. täglich oder wöchentlich. (Wenn du Erinnerungen nach einem genaueren Zeitplan brauchst, empfehlen wir dir, stattdessen einen Zap einzurichten, der auf den Terminen in deinem Kalender basiert.)

3. Wähle deine E-Mail, deinen Chat oder deine Aufgaben-Anwendung aus und dann die Aktion, mit der deine Nachricht verschickt werden soll. (Sie können z. B. "Kanalnachricht senden" für Teamerinnerungen oder "Direktnachricht senden" für persönliche Benachrichtigungen auswählen.)

4. Schließen Sie als Nächstes das Ausfüllen der Nachrichtendetails ab. Sie können Links hinzufügen und Ihren Text nach Belieben formatieren. (Wenn du weitere Aktionen hinzufügen möchtest, klicke auf das Pluszeichen (+) und wiederhole die Schritte 3-4 nach Bedarf.) 

5. Teste deinen Zap, und wenn alles gut aussieht, kannst du loslegen!

Nutze Automatisierung als zweites Gehirn

Mit Tausenden von Integrationen kannst du Zapier nutzen, um die meisten (wenn nicht sogar alle) deiner langweiligen Aufgaben zu automatisieren und so wertvolle Zeit zurückzugewinnen. Durch automatische Erinnerungen an dich selbst oder dein Team kannst du deine wertvolle Gehirnleistung für Aufgaben sparen, die deine volle Aufmerksamkeit brauchen. Du bist vielleicht kein Delfin, aber du kannst zumindest die Freiheit wie einer genießen. 

Dieser Artikel wurde ursprünglich im September 2021veröffentlicht. Er wurde zuletzt im März 2024aktualisiert.