新しいプロジェクトの興奮の中で、クライアントをセットアップするための細部をすべて忘れがちです。オンボードのプロセスを文書化しておくと、作業がはるかに楽になります。顧客をより早く理解させ、組織力を見せつけ、顧客があなたに依頼した仕事のために精神的な余裕を確保します。
Zapierのあらかじめ構築された新規クライアント入力フォームテンプレートを使用できます。o 購入の瞬間からクライアントにシームレスなエクスペリエンスを提供します。あなたと顧客のオンボードを簡素化するシンプルなクライアント ハブが含まれています。
クライアントオンボードチェックリスト
私はこれまでに何百人ものクライアントのオンボーディングを担当してきました。そこで、皆さんの日々の ToDo リストを効率化できるよう、フリーランサーや代理店向けに、6 つの重要な管理領域を網羅した クライアント オンボーディング チェックリスト(Google ドキュメント テンプレートについては、下のリンクまたは画像をクリックしてください) を作成しました。
コピーを作成し、パーソナライズし、新しいクライアントを獲得するたびに参照してください。ただし、まずは各ステップの詳細をお読みください。
ワークフローをさらに効率化したい場合は、クライアントのオンボードを自動化できます。オンボーディングプロセスの各ステップを詳しく説明しながら、操作を自動化する方法についていくつかのヒントを紹介します。
1。ウェルカム ドキュメントを送信する
これはかなりメタですが、顧客オンボーディングテンプレートの最初のステップは、新規顧客のオンボードです。温かい歓迎でプロジェクトを開始すると、関係は前向きな形で始まり、期待が設定されます。
クライアントを歓迎するには、あなたに関する情報を送信することと、クライアントに関する情報を収集することの 2 つの側面があります。準備されたウェルカム ドキュメントをすべての新規クライアントに送信することで、よくある質問に事前に回答できます。
プロセスの概要を説明します。正確なタイムラインや成果物など、お客様との連携に関わるすべてのステップを詳しく説明します。
チームを紹介する: クライアントに関わる各チーム メンバーの関連連絡先またはお問い合わせ情報を共有し、プロセスにおける各メンバーの役割を説明します。
クライアントに支払い条件を思い出させる: プロジェクト終了後にいつ、どのように支払いを受ける必要があるか、および各成果物に対して請求する金額を説明します。
また、この段階では、次のような情報を取得するためにクライアントに問い合わせフォームを送信します。
まだ会ったことのない連絡先の連絡先情報
クライアントの目標や期限などのプロジェクトの詳細
ブランディングガイドラインなどのドキュメントへのリンクまたはアクセス
DropboxやGoogle アナリティクスなどの社内プラットフォームへのゲストアクセス
社内の対象分野の専門家に関する情報と、使用できるその他の知識リソース
このステップをさらに簡単にするには、ウェルカム ドキュメントに受入フォームへのリンクを含めます。次に、以下のようなフォーム自動化を使用して、入力プロセスをスピードアップできます。
2。合法的なアヒルを一列に並べましょう
オンボーディング プロセスで契約について考える必要が少ないほど、良い結果が得られます。また、契約とNDAプロセスを確立することで、コーヒーの飲みすぎで左目がけいれんしていても、すべてを把握していることが明らかになります。
テンプレートのこのステップでは、契約の所有者に応じて顧客オンボーディングプロセスが多少異なります。場合によっては、クライアントの会社が法務チームからの NDA または契約書を締結しており、署名してもらいたい場合があります。その場合は、クライアントがこのステップを開始するまで待つか、クライアントにこのステップを開始するように促す必要があります。
契約を自動化することを強くお勧めします。使用するのに最適なZapierのベスト電子署名アプリのリストをご覧ください。その後、署名プロセスを自動的に管理します。新しいクライアント用のドキュメントを準備したり、フォローアップEメールを送信したり、署名が完了したときにアラートを受け取ったりする自動化を簡単に設定できます。Zapier で作成できる契約自動化の例をいくつか示します。
Upload newly-completed SignWell documents to Dropbox
また、選択したアプリがシステム内に契約書を保存する場合でも、すべての契約書のコピーをクライアント/プロジェクト管理アプリにも保存するようにしてください。
3。支払いを受ける準備をする
事前に少しの管理作業を行うことで、期限内に給料を受け取る準備が整います。
法務上のオンボード タスクと同様に、財務上のステップはクライアントによって異なる場合があります。たとえば、管理すべき独自の会計ソフトウェアや請求書ソフトウェアがあるかもしれませんが、クライアントが選択したプラットフォーム内で作業する必要があるかもしれません。あるいは、各クライアント向けにカスタマイズした請求書テンプレートがあるかもしれません。
W- 9送信など、管理すべき税務タスクもあるかもしれません。また、クライアントの合意した料金（変動がある場合）をログする一元的な場所が必要になります。デポジットまたは前払いが必要な場合は、今こそそれを設定する時期です。
簿記を簡単にしたい場合（そして人為的ミスを減らしたい場合）、支払い処理業者を会計アプリに接続することができます。この方法では、収入の追跡は自動的に行われ、アプリ間で数字を手動で転送する必要がなくなります。開始するには、これらの自動化のいずれかを試してください。
HoneyBookから支払いを受け取ったらいつでもFreshBooksで請求書を作成または更新できます
4。通信回線を開く
しつこいクライアントや連絡を絶つ協力者を扱ったことがある代理店やフリーランサーなら、コミュニケーションの重要性を知っています。応答時間に関する期待値を設定することに加えて、最初からコミュニケーション チャネルを確立するのに役立ちます。
理想的には、あなたとあなたのクライアントが同じ優先コミュニケーションチャネルを持っていることです。その場合、多くのセットアップは必要ありません。ただし、複数のツールをまたいで作業する場合は、クライアントのチャット アプリを設定するか、クライアントを自分のチャット アプリに招待する必要があるかもしれません。
受信トレイまたはチャット アプリに新しいクライアント用の特別なフォルダー、チャネル、またはラベルを作成すると、整理しやすくなります。さらに、まだ整理すべき詳細がある場合は、クライアント オンボーディング テンプレートのこのステップを使用して、 お気に入りの会議スケジューラーを使用してキックオフ コールをスケジュールします。そこから、定期的なタッチポイントミーティングのスケジューリングをして、クライアントにプロジェクトの最新情報を伝えることができます。
5。プロジェクト計画を立てる
クライアントのオンボードがほぼ完了したので、作業の準備を始めましょう。
まず、プロジェクト管理ワークフロー内に新しいクライアント用のスペースを作成する必要があります。これは、新しいGoogleドライブフォルダやNotionページ、Trelloやmonday.comのボードなどです。時間追跡アプリに新しいクライアントを追加するなど、さまざまな用途に使用できます。新しいクライアント ワークスペースを追加するために必要なステップは、選択したプロジェクト管理ツールによって異なるため、それに応じてチェックリストをカスタマイズしてください。
注: クライアントのプロジェクトマネージャーに参加 するように求められる場合もあります。複数のツールを使って作業するのは理想的ではないことは分かっていますが、それが現実です。
作業 明細書を使用して プロジェクト仕様を管理する場合は、ここで最初のプロジェクト用に署名します。プロジェクトがかなり類似している場合は、この最初の作業明細書を将来の対応物のベースとして使用できます。
また、特定のタスクを追跡して割り当て、期限がある場合は期限を追加する方法も必要になります。顧客やチームメイトに最新情報を常に知らせたい場合は、プロジェクトの更新をメッセージとして送信する次のような自動化を使用して、 プロジェクト管理ワークフローを自動化できます。
Send Slack channel messages when new Trello cards get moved to lists
6。あなたの傑作を共有する
どのようなサービスを提供しているかに関係なく、提案資料、記事の下書き、パーソナライズされたフィットネス計画など、共有するファイルが存在する可能性が高くなります。残っているのは、それをクライアントに送信し、フィードバックを待つ間、Eメールを何度も更新するだけです。
このステップは、作業が完了するまで待ってから実行することも、プロセスの早い段階で実行することもできます。
クライアント対応ファイルが存在する別のフォルダーまたはワークスペースがある場合があります。このルートを進むと、プロジェクトの開始時にクライアントをそのスペースに招待し、新しいファイルを追加するときに警告を発することができます ( ファイル管理を自動化 して、それを自動的に行うことができます)。次のような自動化を使用して、新しいファイルをクライアントのフォルダーに移動するたびに通知をトリガーすることもできます。
Google ドライブに新しいファイルが追加されたときに Google Gmail 経由でEメールを送信する
Zapierでクライアントのオンボードプロセスを自動化
新規顧客を獲得するために必要なステップのほとんどは、革新的な思考を必要としません。このような反復的な管理タスクは、自動化に最適です。
クライアントのオンボーディングワークフローを効率化したい場合は、 Zapier を使用してお気に入りのアプリを接続できます。まず、オンボーディングフローの1つのステップを選択して自動化し、そこから進めます。プロセスのいくつかのステップを自動化するだけでも、より影響の大きいタスクのための精神的なスペースを確保できます。
関連資料：
この記事は、Steph Knappによって 2021 年7月に公開されたものです。メリッサ・キングの貢献による最新のアップデートは 2023年10月でした。
