Lista de verificación de incorporación de clientes de 6pasos (con plantilla)

En la emoción de un nuevo proyecto, es fácil olvidarse de todos los pequeños detalles necesarios para conseguir un cliente. Tener un proceso de incorporación documentado te hace la vida mucho más fácil. Hace que los clientes se pongan al día más rápido, demuestra tus habilidades organizativas y ahorras espacio mental para el trabajo para el cual te contrataron. 

Lista de verificación de incorporación de clientes

He realizado la incorporación de cientos de clientes en mi vida, así que para ayudarte a simplificar tu lista de tareas pendientes diarias, he creado una lista de verificación de incorporación de clientes (haz clic en ese enlace o en la imagen a continuación para ver la plantilla de Google Docs) para autónomos y agencias, que cubre seis áreas administrativas esenciales.

Haga una copia, personalícela y consúltela cada vez que consiga un nuevo cliente. Pero primero, siga leyendo para obtener más detalles sobre cada paso.

1. Enviar documentos de bienvenida

Esto es bastante meta, pero el primer paso en su plantilla de incorporación de clientes es la incorporación de nuevos clientes. Iniciar el proyecto con una cálida bienvenida inicia la relación con una nota positiva y establece expectativas. 

Dar la bienvenida a su cliente tiene dos caras: enviar información sobre usted y recopilar información sobre él. Enviar un documento de bienvenida preparado a cada nuevo cliente le permitirá responder las preguntas frecuentes por adelantado.

• Describa su proceso: detalle cada paso involucrado en trabajar con usted, incluidos los plazos exactos y los resultados.

• Presente a su equipo: comparta información de contacto relevante de cada miembro del equipo involucrado con el cliente y explique sus roles en el proceso.

• Recuerde a sus clientes sus condiciones de pago: explique cuándo y cómo debe recibir el pago después de finalizar un proyecto, así como también cuánto cobrar por cada entrega.

Este es también el punto en el que enviarías a los clientes un formulario de admisión para obtener información como:

• Información de contacto de cualquier punto de contacto que aún no haya conocido

• Detalles del proyecto, como objetivos del cliente y plazos

• Enlaces o acceso a documentos como pautas de marca

• Acceso de invitados a plataformas internas como Dropbox o Google Analytics

• Información sobre expertos internos en la materia y otros recursos de conocimiento que puede utilizar

Para que este paso sea aún más fácil, incluya un enlace al formulario de admisión en su documento de bienvenida. Luego, puede acelerar el proceso de admisión con automatizaciones de formularios como las que se muestran a continuación.

2. Ponga sus asuntos legales en orden

Cuanto menos tengas que pensar en los contratos durante el proceso de incorporación, mejor. Tener un acuerdo establecido y un proceso de NDA también deja en claro que estás al tanto de todo, incluso si tu ojo izquierdo está temblando por haber tomado demasiado café. 

El proceso de incorporación de clientes variará un poco en este paso de la plantilla, dependiendo de quién tenga el contrato. A veces, la empresa de su cliente tiene un acuerdo de confidencialidad o contrato del equipo legal que quieren que usted firme. Si ese es el caso, hay que esperar a que el cliente inicie este paso, o bien empujarlo a hacerlo. 

Recomiendo encarecidamente automatizar sus contratos. Eche un vistazo a la lista de Zapier de las mejores aplicaciones de firma electrónica para obtener algunas sugerencias sobre las mejores aplicaciones para usar y luego administre el proceso de firma automáticamente: puede configurar fácilmente automatizaciones para preparar documentos para nuevos clientes, enviar correos electrónicos de seguimiento, recibir alertas para firmas completadas y más. A continuación se muestran algunos ejemplos de automatizaciones de contratos que puedes crear en Zapier.

E incluso si la aplicación que usted elija guarda los contratos dentro de su sistema, asegúrese de guardar también copias de todos los acuerdos en su aplicación de gestión de proyectos. 

3. Prepárese para recibir el pago

Hacer un poco de trabajo administrativo por adelantado le permitirá estar en condiciones de recibir el pago a tiempo.

Al igual que sus tareas de incorporación legal, sus pasos financieros pueden variar según el cliente. Por ejemplo, es probable que tenga que administrar su propio software de contabilidad o facturación , pero tal vez necesite trabajar dentro de la plataforma de pago elegida por su cliente. O tal vez tenga una plantilla de factura que personaliza para cada cliente.

También podría haber tareas fiscales que gestionar, como enviar un W-9. Además, necesitarás una ubicación central donde se haga el registro de las tarifas acordadas para los clientes (si hay alguna variación). Si necesita un depósito o pago por adelantado, ahora es el momento de concertarlo también. 

Si desea que la contabilidad sea más sencilla (y menos propensa a errores humanos), puede conectar su procesador de pagos a su aplicación de contabilidad. De esta manera, el seguimiento de los ingresos es automático y puedes evitar transferir números manualmente entre aplicaciones. Pruebe una de estas automatizaciones para comenzar.

4. Abrir las líneas de comunicación

Cualquier agencia o profesional independiente que haya hecho algún trato alguna vez con un cliente dependiente o un colaborador fantasma sabe la importancia de la comunicación. Además de establecer expectativas sobre los tiempos de respuesta, ayuda establecer canales de comunicación desde el principio. 

Lo ideal es que usted y su cliente tengan el mismo canal de comunicación preferido. En ese caso, no será necesaria mucha configuración. Sin embargo, si trabaja con distintas herramientas, es posible que necesite configurar la aplicación de chat de un cliente o invitarlo a la suya. 

Crear una carpeta, un canal o una etiqueta especial para el nuevo cliente en su bandeja de entrada o aplicación de chat le ayudará a mantenerse organizado. Y si todavía quedan algunos detalles por resolver, utiliza este paso de la plantilla de incorporación de clientes para programar una llamada de inicio con tu programador de reuniones favorito. Desde allí, puede hacer la programación de reuniones periódicas de puntos de contacto para actualizar a su cliente sobre sus proyectos.

5. Establezca su plan de proyecto

Ahora que casi has terminado la incorporación de tu cliente, es hora de comenzar a trabajar.

Primero, debe crear un espacio en su flujo de trabajo de gestión de proyectos para el nuevo cliente. Esto podría ser una nueva carpeta de Google Drive o una página de Notion, un tablero en Trello o monday.com, un nuevo cliente en su aplicación de seguimiento del tiempo, o cualquier cosa intermedia. Los pasos que debe seguir para agregar un nuevo espacio de trabajo de cliente variarán según la herramienta de gestión de proyectos que elija, así que asegúrese de personalizar la lista de verificación en consecuencia. 

Nota: es posible que también se le solicite unirse al gerente de proyecto de su cliente . No es ideal trabajar con múltiples herramientas, lo sé, pero es la naturaleza del animal.

Si utiliza declaraciones de trabajo para administrar las especificaciones de su proyecto, aquí es donde firmará una para sus proyectos iniciales. En los casos en que sus proyectos sean bastante similares, puede utilizar esta primera declaración de trabajo como base para sus contrapartes futuras.

También necesitarás una forma de rastrear y asignar tareas específicas y agregar fechas de vencimiento si tienes alguna. Si desea mantener informados a sus clientes o compañeros de equipo, puede automatizar sus flujos de trabajo de gestión de proyectos con automatizaciones como estas que envían actualizaciones del proyecto como mensajes.

6. Comparte tu obra maestra

Independientemente del servicio que brindes, probablemente tendrás algunos archivos para compartir, ya sea una presentación, un borrador de un artículo, un plan de acondicionamiento físico personalizado o cualquier otra cosa. Entonces, todo lo que queda por hacer es enviarlo al cliente, y luego actualizar su correo electrónico una y otra vez mientras espera comentarios.

Puedes esperar hasta que el trabajo esté completo para ocuparte de este paso, o puedes hacerlo antes en el proceso.

Es posible que tenga una carpeta o espacio de trabajo separado donde se encuentren los archivos listos para el cliente. Si sigue esa ruta, puede invitar a los clientes a ese espacio al comienzo de un proyecto y luego avisarles cuando agregue un nuevo archivo (y puede automatizar la gestión de archivos para que eso suceda automáticamente). También puedes trigger una notificación cada vez que muevas un nuevo archivo a la carpeta de tu cliente, con una automatización como una de estas.

Automatice el proceso de incorporación de sus clientes con Zapier

La mayoría de los pasos necesarios para atraer a un nuevo cliente no requieren pensamiento innovador. Este tipo de tareas administrativas repetitivas son las candidatas perfectas para la automatización.

Si desea optimizar el flujo de trabajo de incorporación de clientes, puede usar Zapier para conectar sus aplicaciones favoritas. Comience por elegir un paso en su flujo de incorporación que desee automatizar y continúe desde allí. Automatizar incluso algunos pasos de su proceso puede liberar espacio mental para tareas de mayor impacto. 

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Este artículo fue publicado originalmente en julio 2021 por Steph Knapp. La actualización más reciente, con contribuciones de Melissa King, fue en octubre 2023.