Einen neuen Kunden zu begrüßen ist aufregend. Es ist, als würdest du deinem Team ein frisches Gesicht (und hoffentlich ein cooles Projekt) hinzufügen. Aber diese anfängliche Begeisterung kann schnell verpuffen, wenn du dich im Onboarding-Prozess festfährst.
Wir kennen das alle: Du musst zum dritten Mal deine Anmeldedaten eingeben und versuchst gleichzeitig, dich daran zu erinnern, was du zum Frühstück gegessen hast. Diese Anleitung beschreibt in sieben einfachen Schritten das Onboarding eines neuen Kunden, damit du dich wieder auf die Arbeit konzentrieren kannst, mit der du deinem Kunden zeigen kannst, was du drauf hast.
Inhalt:
Was ist Kunden-Onboarding?
Das Onboarding von Kunden ist deine Anleitung für neue Kunden. Es geht darum, sie durch die ersten Schritte der Zusammenarbeit mit dir zu begleiten, von der Vorstellung und dem Papierkram bis hin zur Festlegung der Erwartungen und dem Einstieg in das Projekt selbst. Ein reibungsloser Onboarding-Prozess sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind, spart später Ärger und schafft die besten Voraussetzungen für eine gute Zusammenarbeit.
Es ist ein bisschen wie die schicke neue Kaffeemaschine, die Sie gerade gekauft haben. Du kannst es irgendwann herausfinden, indem du zufällige Knöpfe drückst und auf einen Milchkaffee hoffst. Aber mit einer Bedienungsanleitung (und vielleicht dem ein oder anderen YouTube-Tutorial) sind Sie im Handumdrehen auf dem besten Weg zu Barista-würdigen Gebräuen.
Die Phasen des Onboardings
Ich teile den Onboarding-Prozess gerne in drei verschiedene Phasen auf, die jeweils eigene wichtige Schritte haben (auf die ich im nächsten Abschnitt näher eingehen werde).
1. Vor der Einstellung
In dieser Phase geht es darum, alles in Ordnung zu bringen, bevor man sich in das Projekt stürzt. Dies ist Ihre Einführung in den Prozess und gibt Ihnen die Möglichkeit, das Tempo zu bestimmen. In dieser Phase vor dem Onboarding machst du wichtige Schritte, um sicherzustellen, dass dein neuer Kunde reibungslos und effizient an Bord kommt. Hier ist, was Sie erreichen möchten:
Juristische Dokumente fertigstellen: Räumen Sie Verträge, NDAs und andere juristische Ausdrücke aus dem Weg.
Plan für das finanzielle Element: Stell sicher, dass alle finanziell auf dem gleichen Stand sind, indem du die nötigen Infos sammelst und die Zahlungsbedingungen festlegst.
Begrüße den Kunden: Leg gleich zu Beginn einen positiven Ton mit einer netten E-Mail oder einem Anruf hin.
2. Kickoff-Sitzung
Beim Kickoff-Meeting heißt man den Kunden offiziell willkommen und beginnt mit der Aktion der Strategie. Dabei geht es darum, klare Erwartungen zu formulieren, Kommunikationskanäle einzurichten und die Projekt-Roadmap zu skizzieren. Hier sind die wichtigsten Schritte:
Etablieren Sie Kommunikationskanäle und Erwartungen: Richten Sie klare Kommunikationskanäle und bevorzugte Methoden ein, um während des gesamten Projekts in Verbindung zu bleiben.
Teile deine Projektmanagement-Strategie: Stell deine Lieblings-Tools für das Projektmanagement vor. Projektmanagement-Tools vor und sag uns, wie du sie einsetzt, damit alle auf dem Laufenden bleiben.
Dateifreigabe ist wichtig: Such dir eine Plattform zum Teilen von Projektdateien, die einfach zu bedienen ist, und leg klare Regeln fest, damit alle leicht drauf zugreifen und zusammenarbeiten können.
3. Nach dem Anpfiff
Nachdem die Grundlagen gelegt sind, taucht diese Phase in das Herz des Projekts ein. Jetzt geht es darum, alles, was du in den vorherigen Phasen aufgebaut hast, zu nutzen und dafür zu sorgen, dass die Kommunikation immer transparent ist.
Planen Sie regelmäßige Nachfassaktionen: Um die Kommunikation am Laufen zu halten und sicherzustellen, dass Ihr Prozess funktioniert, planen Sie regelmäßige Nachfassanrufe oder E-Mails mit Ihrem neuen Kunden, damit dieser eine Plattform hat, um Bedenken zu äußern, das Projekt zu besprechen und die Zusammenarbeit insgesamt etwas zu vereinfachen.
Wie du einen neuen Kunden in 7 Schritten durch den Onboarding-Prozess begleitest
Lassen Sie uns nun in die eigentliche Anleitung eintauchen. Dies sind sieben leicht zu befolgende Phasen, in denen sich Ihre neuen Kunden darauf vorbereitet (und aufgepumpt) fühlen, ihre Projekte mit Ihnen anzugehen.
1. Juristische Dokumente fertigstellen
Ich habe mich selten über Verträge und NDAs aufgeregt – sie sind ungefähr so aufregend wie das Trocknen von Farbe. Aber dieser Schritt muss nicht unbedingt ein totaler Stimmungskiller sein. Hier sind einige Tipps, um die rechtlichen Dinge zu rationalisieren und mit dem guten Teil (dem eigentlichen Projekt) fortzufahren:
Vorgefertigte Vorlagen: Verschwende keine Zeit damit, das Rad neu zu erfinden. Verwende vorgefertigte Vertrags- und NDA-Vorlagen, die du für jeden Kunden anpassen kannst. Es gibt viele kostenlose und kostenpflichtige Optionen, die online verfügbar sind.
Digitale Signatur-Tools: Vergiss den Drucker. Viele Elektronische Signatur Tools ermöglichen es dir und deinen Kunden, Dokumente elektronisch zu unterschreiben.
Optimierter Workflow: Überleg dir, ein Projektmanagement-Tool zu nutzen, das mit Elektronische Signatur-Tools zusammenarbeitet. So kannst du Verträge und NDAs direkt in deinem Workflow verschicken und sehen, wann sie fertig sind.
Mit diesen Tipps kannst du den Schritt der Erstellung von Rechtsdokumenten von einem Papierchaos in einen reibungslosen und effizienten Prozess verwandeln.
2. Finanzielle Planung
Transparenz und klare Kommunikation über Geld im Voraus können dazu beitragen, spätere Verwirrung und Frustration zu vermeiden. Hier findest du alles, was du über die finanziellen Aspekte des Onboardings wissen musst:
Finanzformulare: Es kann sein, dass du von deinem Kunden ein paar Finanzformulare brauchst, wie zum Beispiel ein W-9 -Steuerformular. Dies ist in der Regel notwendig, wenn sie Ihnen im Laufe des Jahres mehr als einen bestimmten Betrag zahlen. Mach es ihnen einfach, indem du ihnen eine digitale Kopie des Formulars und klare Anweisungen zum Ausfüllen gibst.
Buchhaltungssoftware: Mit Buchhaltungssoftware kann dir eine Menge Kopfzerbrechen bei der Verwaltung von Rechnungsstellung und Zahlungen ersparen. Damit kannst du professionelle Rechnungen erstellen und verschicken, Zahlungen verfolgen und den Überblick über deine Finanzen behalten.
Erste Rechnung: Wenn du die finanziellen Details mit deinem Kunden geklärt hast, ist es Zeit, die erste Rechnung zu schicken. Deine Buchhaltungssoftware sollte dir dabei helfen, eine professionelle Rechnung zu erstellen, die den Projektumfang, die Gebühren und die Zahlungsbedingungen enthält.
Erwägen Sie, Ihren Kunden mehrere Zahlungsoptionen anzubieten, z. B. Kreditkarte, Banküberweisung oder ACH. Dies gibt ihnen die Flexibilität, die Methode zu wählen, die für sie am besten geeignet ist.
3. Begrüßen Sie den Kunden
Der erste Eindruck ist super wichtig, und das Onboarding ist deine Chance, einen guten Eindruck zu machen. So schaffst du eine herzliche Begrüßung, die den Ton für eine gute Zusammenarbeit angibt.
Freundliche Begrüßung: Beginne mit einer persönlichen E-Mail, die über „ "“ hinausgeht. Sehr geehrte(r) [Name des Kunden]," Erwähnen Sie etwas Spezifisches über das Projekt oder wie Sie sich auf die Zusammenarbeit freuen. Ein wenig Personalisierung kann viel bewirken. Schließ das Ganze mit einem klaren und knappen Abschnitt ab, in dem du die nächsten Schritte zusammenfasst. Das kann zum Beispiel die Zeitplanung eines Kickoff-Gesprächs sein, das Ausfüllen eines kurzen Fragebogens oder einfach nur eine kurze Info darüber, was sie in den nächsten Tagen von dir erwarten können.
Willkommenspaket: Das ist die Bibel für deine Kunden und ein wichtiger Teil deiner Willkommens-E-Mail. Es sollte Sachen wie deine Kontaktdaten, einen Überblick über deinen Prozess und alle wichtigen Projektdetails enthalten, die sie im Voraus wissen müssen.
Onboarding-Dokumente: Überfordere deinen Kunden nicht mit einem Berg an Papierkram. Optimier diesen Schritt, indem du ihnen digitalen Zugriff auf Verträge, NDAs und alle anderen wichtigen Dokumente gibst, die sie unterschreiben müssen. Achte darauf, dass du nur relevante Dokumente und Infos schickst, denn Fachjargon und unnötige Details können deine Onboarding-Dokumente zu echten Romanen machen – und das will niemand.
Denken Sie daran, dass das Ziel darin besteht, dass sich Ihr neuer Kunde willkommen, informiert und begeistert fühlt, loszulegen. Halten Sie es freundlich, professionell und konzentrieren Sie sich darauf, die Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projekt zu schaffen.
4. Etablieren Sie Kommunikationskanäle und Erwartungen
In diesem Schritt geht es darum, klare Kommunikationswege aufzubauen und zu klären, wie du mit deinem Kunden in Kontakt bleibst. Hier erfahren Sie, wie Sie das Gespräch am Laufen halten können.
Team-Chat-Tools: Überleg dir, ob du eine Team-Chat-Anwendung wie Slack oder Discord, um die Kommunikation zwischen dir, deinem Kunden und allen am Projekt beteiligten Teammitgliedern zu vereinfachen. So kannst du schnell Fragen stellen, Updates in Echtzeit bekommen und besser zusammenarbeiten.
Organisierte Posteingänge: Behalte den Überblick über deine E-Mail-Kommunikation, indem du spezielle Labels oder Ordner für jeden Kunden anlegen. Dies wird Ihnen helfen, den Überblick über Unterhaltungen zu behalten und zu verhindern, dass wichtige Nachrichten in der Masse verloren gehen.
Startgespräch: Legt schon früh im Onboarding-Prozess ein Startgespräch fest . Das ist eine super Gelegenheit, dein Team vorzustellen, erste Fragen deines Kunden zu klären und zu besprechen, wie ihr in Zukunft am besten zusammenarbeiten könnt.
Indem Sie von Anfang an klare Kommunikationserwartungen festlegen, können Sie sicherstellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und dass die Informationen während des gesamten Projekts frei fließen.
5. Teile deine Strategie für das Projektmanagement
Jetzt, da Sie Ihren Kunden begrüßt, die rechtlichen Angelegenheiten in Angriff genommen und Kommunikationskanäle eingerichtet haben, ist es endlich an der Zeit, in das Projekt selbst einzutauchen. In diesem Schritt geht's darum, mit Projektmanagement-Tools einen Plan für den Erfolg zu erstellen. So bringst du deinen Kunden dazu, deine Projektmanagement-Strategie mitzumachen.
Stell deine Tools vor: Schwörst du auf Trello-Boards oder magst du lieber die umfangreichen Funktionen von Asana? Hier stellst du deinem Kunden dein Lieblings-Projektmanagement-Tool vor und erklärst, wie du es nutzen wirst, um alle auf dem Laufenden zu halten.
Mach mit bei der Party deines Kunden: Manchmal hat dein Kunde vielleicht schon ein Projektmanagementsystem, das er benutzt. Sei flexibel und bereit, bei Bedarf mit den vorhandenen Tools zu arbeiten.
Zeitplanung von Aufgaben und Terminen: Teile das Projekt in überschaubare Aufgaben auf und verteile sie an die richtigen Leute (auch an deinen Kunden, wenn nötig). Wenn du für jede Aufgabe klare Termine festlegst, bleibt jeder auf dem Laufenden und das Projekt läuft wie geplant.
Sei transparent: Gib deinen Kunden Zugriff auf das Projektmanagement-Tool, damit sie den Fortschritt verfolgen und immer auf dem Laufenden bleiben können. Dies fördert das Vertrauen und hält sie in den Prozess eingebunden.
Das Ziel dieses Schritts ist es, einen klaren und kooperativen Projektplan zu erstellen, den alle verstehen. Indem Sie mit Ihrem Kunden zusammenarbeiten, können Sie eine Strategie entwickeln, die die Bühne bereitet, auf der Sie handeln möchten.
6. Priorisieren Sie die Dateifreigabe
Der Moment, auf den wir alle gewartet haben: die Fertigstellung des Projekts. Dieser Schritt konzentriert sich auf die Einrichtung eines Systems zum Teilen deiner Ergebnisse. Am besten ist es, wenn du die Abläufe, Tools und Software für die Dateifreigabe schon frühzeitig einrichtest und startklar hast. Hier ist, was Sie tun können.
Dateifreigabesoftware: Es gibt jede Menge Dateifreigabeplattformen , wie zum Beispiel Dropbox und Google Drive. Such dir eine Plattform aus, die einfach zu bedienen, sicher ist und die Zusammenarbeit erleichtert.
Gemeinsame Ordner: Leg auf deiner gewählten Plattform eigene Ordner an , um deine Projektdateien zu organisieren. Dies hilft dabei, alles aufgeräumt zu halten und macht es Ihren Kunden leicht, das zu finden, was sie brauchen.
Versionskontrolle: Nutze die Features in Docs, um zu vermeiden, dass Unklarheiten darüber entstehen, welche Dateiversion die aktuellste ist. Dies ist besonders wichtig für Projekte mit mehreren Revisionen.
Klare Kommunikation: Lassen Sie Ihren Kunden immer wissen, wenn Sie neue Dateien hochgeladen haben (Sie können diesen Vorgang automatisieren) und geben Sie einen kurzen Überblick darüber, was er in dem Ordner finden wird. So bleiben sie auf dem Laufenden und vermeiden unnötiges Hin und Her.
7. Regelmäßige Nachuntersuchungen Zeitplanung
Leg einen regelmäßigen Kommunikationsplan fest, um deinen Kunden auf dem Laufenden zu halten und auf alle Anliegen einzugehen. Überwachen Sie Projekte, um sicherzustellen, dass alles auf dem richtigen Weg ist. Hier sind einige Tipps für die Planung effektiver Nachverfolgungen.
Lege fest, wie oft du dich melden willst: Überleg dir , wie oft du ein Treffen oder einen Anruf einplanen solltest. Sie können beispielsweise mit zweiwöchentlichen Anrufen beginnen und im Laufe der Zeit zu monatlichen Anrufen übergehen.
Wähle einen Kanal: Sprich mit deinem Kunden darüber, wie ihr am besten miteinander reden könnt. Manche mögen vielleicht lieber einen Video-Chat, während andere lieber ausführliche E-Mails oder eine Mischung aus beidem haben.
Eine klare Agenda festlegen: Erstell ein Agenda-Dokument oder plan das Gespräch per E-Mail. Das ist auch eine Plattform für dich und dein Team, also stell ruhig Fragen, wenn du welche hast, und beantworte Fragen, die der Kunde vielleicht hat.
Wichtige Entscheidungen festhalten: Nach jedem Gespräch schick eine E-Mail, in der du das Gespräch zusammenfasst und die wichtigsten Entscheidungen notierst. Dies erstellt eine Papierspur als Referenz und gibt beiden Parteien die Möglichkeit, Missverständnisse zu korrigieren.
Arten des Client Onboardings
Es gibt viele verschiedene Ansätze für das Onboarding von Kunden, und die beste Methode hängt von deinem Unternehmen, den Bedürfnissen deiner Kunden und deinem Budget ab. Hier ist eine Übersicht über die gängigsten Onboarding-Arten.
Persönliches Onboarding
Alles persönlich zu erledigen ist zwar die klassische und ursprüngliche Methode, die es schon vor dem Internet gab, aber Firmen, die das so machen, verpassen oft die Vorteile der Online-Arbeit und brauchen eine kompliziertere Zeitplanung.
Profis:
Bessere Beziehungen: Wenn man sich persönlich gut versteht, kann das zu besserer Kommunikation und mehr Vertrauen während des ganzen Projekts führen.
Persönliche Erfahrung: Den Onboarding-Prozess auf die spezifischen Fragen und Bedürfnisse deiner Kunden abzustimmen, ist in einem persönlichen Gespräch einfacher.
Kollaboratives Brainstorming: Persönliche Treffen können ein kreativeres und kollaborativeres Umfeld für den Start eines Projekts fördern.
Nachteile:
Eingeschränkte Reichweite: Persönliches Onboarding kann geografisch eingeschränkt sein, was es für Kunden an abgelegenen Orten schwierig macht.
Zeitaufwand: Zeitplanung persönlicher Treffen kostet dich und deinen Kunden Zeit.
Kostenüberlegungen: Die Anmietung von Reise- und Tagungsräumen kann sich summieren und sich auf Ihr Budget auswirken.
Virtuelles Onboarding
Wie der Name schon sagt, geht es beim virtuellen Onboarding darum, den gesamten Onboarding-Prozess für deine Kunden online abzuwickeln, sei es über Telefonkonferenzen und E-Mails oder über Zusammenarbeitssoftware und Aufgabenboards.
Tatsächlich nutzen einige Firmen einen „ "”-Onboarding-", bei dem Kunden über vorgefertigte Portale, Videos und automatische Nachrichten interagieren können. Dem fehlt in der Regel die persönliche Note, die neue Kunden suchen, und es könnte schwieriger sein, sie zu verwalten.
Profis:
Skalierbarkeit: Mit virtuellem Onboarding kannst du mit Kunden überall auf der Welt arbeiten und so deinen Kundenstamm vergrößern.
Flexibilität: Virtuelle Meetings können einfach geplant werden und erfordern im Vergleich zu persönlichen Meetings oft weniger Zeitaufwand.
Kostengünstig: Durch das virtuelle Onboarding fallen keine Reise- und Raumkosten an, was es zu einer budgetfreundlichen Option macht.
Selbstbedienungsoptionen: Überleg dir, ein Selbstbedienungsportal für das Onboarding mit Video-Tutorials und FAQs einzurichten, damit Kunden sich alles in ihrem eigenen Tempo aneignen können.
Nachteile:
Eine gute Beziehung aufbauen: Es kann schwieriger sein, nur über virtuelle Interaktionen eine persönliche Verbindung zu Kunden aufzubauen.
Technische Probleme: Eine wackelige Internetverbindung oder Software-Probleme können den Onboarding-Prozess stören.
Eingeschränktes Engagement: Kunden fühlen sich in einer virtuellen Umgebung vielleicht weniger eingebunden als bei einem persönlichen Treffen.
Hybride Onboarding
Einige Firmen finden vielleicht, dass eine Mischung aus persönlichem und virtuellem Onboarding besser funktioniert als nur eine der beiden Methoden. Das kann so gemacht werden, dass bestimmte Sachen persönlich erledigt werden und andere (die vielleicht besser digital funktionieren) über das Internet.
Profis:
Flexibilität: Passen Sie den Onboarding-Prozess an die individuellen Bedürfnisse der Kunden an. Bieten Sie ein erstes persönliches Treffen zum Aufbau von Beziehungen an, gefolgt von virtuellen Check-ins für mehr Effizienz.
Persönliche Note: Kombinieren Sie die Vorteile der persönlichen Interaktion mit dem Komfort und der Skalierbarkeit der virtuellen Kommunikation.
Engagement: Mit einem hybriden Ansatz kannst du Kunden während des gesamten Onboarding-Prozesses bei der Stange halten.
Nachteile:
Logistische Komplexität: Die Zeitplanung von persönlichen und virtuellen Elementen kann mehr Planung und Koordination erfordern.
Nicht immer machbar: Persönliche Treffen sind aufgrund von Standort- oder Budgetbeschränkungen möglicherweise nicht für alle Kunden möglich.
Wenn du deine Optionen und die Bedürfnisse deiner Kunden genau durchdacht hast, kannst du den Onboarding-Stil wählen, der dir und deinen Kunden eine erfolgreiche und kooperative Zusammenarbeit ermöglicht.
Warum ist der Onboarding-Prozess so wichtig?
Ein klarer Onboarding-Prozess ist nicht nur das Abhaken von Punkten, sondern die Basis für eine gute Zusammenarbeit. Indem Sie von Anfang an klare Erwartungen setzen und eine offene Kommunikation fördern, können Sie Verwirrung vermeiden, Vertrauen aufbauen und sicherstellen, dass Ihr Projekt reibungslos abläuft.
Höhere Kundenzufriedenheit: Ein gutes Onboarding sorgt für eine positive Stimmung während des ganzen Projekts. Kunden, die sich informiert, wertgeschätzt und vorbereitet fühlen, sind mit größerer Wahrscheinlichkeit mit dem Endergebnis zufrieden.
Weniger Probleme beim Projekt: Klare Kommunikation und klare Erwartungen beim Onboarding helfen, Missverständnisse und Hindernisse später im Projekt zu vermeiden.
Effizienzsteigerung: Onboarding hilft dabei, die anfängliche Projekteinrichtung zu optimieren. Wenn du im Voraus alles Nötige sammelst und Workflows festlegst, sparst du später Zeit und kannst schneller loslegen.
Boosted team Produktivität: Ein gut Onboarding Kunde versteht deine Prozesse und wie du kommunizierst. Auf diese Weise kann sich Ihr Team darauf konzentrieren, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten, anstatt Zeit damit zu verbringen, die Erwartungen zu klären.
Bessere Kundenbeziehungen: Der Onboarding-Prozess ist eine super Chance, um eine gute Beziehung und Vertrauen zu deinen Kunden aufzubauen. Indem Sie sich die Zeit nehmen, ihre Bedürfnisse und Ziele zu verstehen, können Sie eine kollaborativere und produktivere Arbeitsbeziehung fördern.
Tipps für das Onboarding neuer Kunden
Mit diesen verschiedenen Onboarding-Ansätzen im Hinterkopf lass uns mal richtig loslegen. Hier sind ein paar praktische Tipps, mit denen du deine neuen Kunden wie ein Profi an Bord holen kannst:
Personalisieren Sie das Erlebnis: Ein Einheitsansatz reicht nicht aus. Nimm dir Zeit, um die speziellen Bedürfnisse deiner Kunden zu verstehen und den Onboarding-Prozess entsprechend anzupassen.
Zeigen Sie frühzeitig Ihren Wert: Warten Sie nicht, bis das Projekt abgeschlossen ist, um Ihren Kunden zu beeindrucken. Liefer gleich am Anfang des Onboarding-Prozesses einen schnellen Erfolg oder ein kleines Projektbeispiel, um dein Know-how zu zeigen und Vertrauen aufzubauen.
Hör auf Feedback und sei flexibel: Sei während des gesamten Onboarding-Prozesses offen für Feedback von Kunden. Dies zeigt Ihre Bereitschaft zur Anpassung und stellt sicher, dass der Prozess ihren Bedürfnissen entspricht.
Halten Sie die Kommunikation klar und konsistent: Regelmäßige Kommunikation ist der Schlüssel. Etablieren Sie klare Kommunikationskanäle und halten Sie sich daran. Stellen Sie zeitnahe Updates bereit und gehen Sie umgehend auf Fragen oder Bedenken ein.
Erwartungen setzen und Erfolg definieren: Lassen Sie Ihren Kunden nicht im Unklaren. Legt bei der Einarbeitung die Projektziele, Zeitpläne und Ergebnisse klar fest. Dies weckt Erwartungen und stellt sicher, dass sich alle darüber im Klaren sind, wie Erfolg aussieht.
Nutze die Technik: Es gibt jede Menge Projektmanagement-Tools und Kommunikationsplattformen, die den Onboarding-Prozess vereinfachen. Nutzen Sie Technologie, um alle zu organisieren und zu informieren.
Meilensteine feiern: Vergessen Sie nicht, die Errungenschaften auf dem Weg dorthin anzuerkennen. Das Feiern von Meilensteinen, ob groß oder klein, trägt dazu bei, dass Ihr Kunde während des gesamten Projekts engagiert und motiviert bleibt.
Mach den Onboarding-Prozess für Kunden mit Zapier automatisch
Das manuelle Onboarding von Kunden kann sehr zeitaufwendig und repetitiv sein. Um vor deinem ersten Anruf Zeit zu sparen, dein Lächeln vor dem Spiegel zu üben, kann Zapier dein Geheimtipp sein, um den Onboarding-Prozess zu optimieren und wertvolle Zeit zu sparen, die du dann für das nutzen kannst, was du am besten kannst.
Du kannst automatisierte Workflows (sogenannte Zaps) erstellen, die spezifische Aktionen triggern, wenn in einer Anwendung etwas passiert. Das kann das Onboarding von Kunden total verändern. Stell dir vor, du schickst automatisch eine Willkommens-E-Mail mit Anmeldedaten, wenn sich ein neuer Kunde anmeldet, oder erstellst einen Vertrag zum elektronischen Unterschreiben, ohne einen Finger zu rühren.
Schau dir diese Checkliste für den Kunden-Onboarding an, um mehr Einblicke darin zu erhalten, wie du deinen Onboarding-Prozess mit Automatisierung verbessern kannst.
Beispiele für die Kundenaufnahme
Hier sind ein paar Beispiele für Onboarding-Prozesse von Kunden, die Automatisierung nutzen, um die Abläufe zu beschleunigen:
Agency Rocket Fuel hat den Onboarding-Prozess für seine Kunden so automatisiert, dass es nur noch fünf Minuten pro Kunde dauert.
Audience Ops hat einen automatisierten Onboarding-Prozess entwickelt, der den Lifetime Value ihrer Kunden verdoppelt hat.
Shweta Dawar hat das Onboarding ihrer Kunden in ihrem Freelancer-Business mit Automatisierung optimiert, damit sie sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren kann.
Judith Meyer hat sich darauf konzentriert, den Onboarding-Prozess für ihre Kunden so zu gestalten, dass er ein unvergessliches Erlebnis bietet und treue Kunden schafft.
Häufige Fragen zum Onboarding-Prozess für Kunden
Willst du noch mehr über die Details des Onboardings wissen? Hier sind einige Antworten für Sie.
Wie sollte ein Onboarding-Prozess für Kunden aussehen?
Der ideale Onboarding-Prozess für Kunden ist eine klar definierte Roadmap, die deinen neuen Kunden durch die ersten Schritte der Zusammenarbeit mit dir führt. Dazu gehören normalerweise Schritte wie Vorstellungsrunde, Papierkram, Kommunikationseinrichtung, Projektplanung und Regeln für den Austausch von Dateien festlegen.
Was sind die Phasen des Onboardings?
Die einzelnen Phasen können je nach Branche ein bisschen anders aussehen, aber die gängigen Phasen beim Onboarding sind:
Vor der Einstellung:
Sammeln von Informationen und rechtlichen Dokumenten: Sammeln der notwendigen Details und Abwicklung von Verträgen und NDAs
Finanzplanung: Vorbereitung der Dokumentation für die finanziellen Aspekte wie Rechnungsstellung, Abrechnungen und Buchhaltungssoftware.
Begrüßungsnachricht und Einführung: Den Ton angeben und eine Beziehung zu Ihrem neuen Kunden aufbauen
Onboarding/Start:
Projektplanung und Kommunikation: Festlegen von Workflows, Kommunikationskanälen und Projektzielen
Kickoff und Ergebnisse: Start des Projekts und Skizzierung des Lieferprozesses
Schulung und Support: Bereitstellung aller notwendigen Schulungen oder Ressourcen für den Kunden
Nach dem Anpfiff:
Planen Sie regelmäßige Nachfassaktionen: Vereinbaren Sie ein regelmäßiges Treffen mit Ihrem Kunden, um Fragen und Ideen zu besprechen.
Was ist KYC-Kunden-Onboarding?
KYC steht für "Know Your Customer" und bezieht sich auf Verfahren zur Identitätsprüfung, die in Finanzinstituten und anderen regulierten Branchen eingesetzt werden. Beim KYC-Onboarding von Kunden werden die Daten eines Kunden gesammelt und überprüft, um die Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche (AML) und andere Vorschriften einzuhalten.
Wer kümmert sich um die Kundenaufnahme?
Die Verantwortung für das Onboarding von Kunden kann je nach Größe und Struktur deiner Organisation unterschiedlich sein. In manchen Fällen kümmern sich spezielle Onboarding-Spezialisten um den Prozess. In kleineren Firmen können auch Account Manager oder sogar die Personalabteilung bei der Onboarding-Aufgabe helfen.
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