初めての自動化システムを構築する準備はできていますか?あなたは正しい場所にいます。Zapier を使用すると、AIと自動化を簡単に組み合わせて、1回限りのタスクから本格的なワークフローまでを合理化できます。
私たちは、自動化の考え方を身につけて、自動化プロセスを迅速に立ち上げ、実行するために必要なステップをガイドします。始めましょう。
スキップ
自動化の基本
最初の自動化されたワークフローまたは自動化されたシステムを構築する前に、自動化について少し理解し、自動化によって会社の作業を拡張し、ビジネスに不可欠なプロセスを最初から最後まで効率化し、チーム全体に実際の結果をもたらす方法について理解しておくことをお勧めします。自動化とは何か、そして Zapier がどのように自動化の力を活用するのに役立つかを学びます。
自動化とは何ですか?
自動化とは、何かを自動的に実行するように設定するだけです。気づいていないとしても、自動化はあなたの周りにあります。たとえば、スマートフォンを例に挙げましょう。テキスト メッセージ、ボイスメール、またはEメールを受信するたびにアラートが表示されます。それが自動化です！
あらゆる自動化の核心は、単純なコマンド「いつ」と「どうするか」に集約されます。「このようなことが起こったら 、そう してください 。」最も複雑な自動化でも、この単純なコマンドに分解できます。
例えば：
Zapierとは？
Zapier は市場で最も接続性の高い AI オーケストレーション プラットフォームであり、イノベーターやビルダーがコーディングなしでツール、チーム、データ全体にワークフローを作成および拡張できるようにします。
Zapier を使用すると、自動化されたワークフロー（Zap と呼びます）を使用して個々のタスクを自動化できます。ビジネスに不可欠なツールすべてを接続する Zap システムを構築することもできます。
Zapier の AI オーケストレーション プラットフォームを使用すると、 テーブルやカスタム ページを使用して自動化用に設計されたデータベースを構築し、 インターフェースを使用してワークフローを強化することもできます。また、ワークフローのステップ、自律エージェント、顧客チャットボットなど、必要な場所に AI を簡単に追加でき、すべてが 1 つの統合オーケストレーション プラットフォームに統合されます。
まず、基本に焦点を当て、Zapを使用して簡単なタスクを自動化します。次に、Zapier の高度なツールと機能を使用して AI のパワーを簡単に追加し、完全に自動化されたシステムを構築する方法を紹介します。
Zapier で何を自動化すればよいでしょうか?
頻繁に実行する必要があるタスク。例: 会議の議題に記入するようにチームに毎週のリマインダーを送信する。
あるアプリから別のアプリに情報を移動する必要があるもの。例: プロジェクト管理アプリから個人の ToDo リスト アプリにタスクを追加する。
ビジネスの成長に合わせて拡張できない手動タスク。例: イベント参加者のEメールアドレスをスプレッドシートにコピーする。
AI によって出力を改善できるタスク。例: AI を使用して新しい会議の記録を要約し、チームに送信する。
ワークフロー、インターフェース、データ、AI を 1 か所に集めることができるプロセス。例: 独自の自動化された IT ヘルプデスク、オンボーディングシステム、見込み客ルーティングプロセスを作成します。
Zapとは何ですか？
Zap は、「これが起こったら、あれを実行する」という単純なコマンドに従うようにアプリに指示する自動化されたワークフローです。
すべての Zap にはトリガーと 1 つ以上のアクションがあります。トリガーは Zap を開始するイベントであり、アクションは Zap が実行する処理です。トリガーの後に複数のアクションを追加できます。Zap を公開すると、トリガー イベントが発生するたびにアクション ステップが実行されます。
Zap が実行されると、完了した各アクションが 1 つのタスクとしてカウントされます。(トリガーはタスクの使用にはカウントされません。また、 Zapier の組み込みアプリによって実行される特定のアクションもカウントされません。)
これらを Zap の構成要素として考えてください。トリガーから開始し、Zapier に実行させたいアクションを追加します。
Zapの作成方法
Zap を作成する前に、何を達成しようとしているのかを検討しておくと役立ちます。たとえば、ウェブサイトに連絡先フォームがあるとします。フォームの送信内容を Google スプレッドシートに保存したいのですが、手動でコピーして貼り付けるのは避けたいです。
まず、解決しようとしている問題を次のように分解します。
どのアプリを使いたいですか？ （フォームアプリとスプレッドシートアプリ）
Zap をトリガーするイベントは何ですか? (フォーム アプリに新しい送信があったとき)
Zap はどのようなアクションを実行しますか?（フォーム送信をスプレッドシートに追加する）
これらのアプリ間で移動したい情報は何ですか?（連絡先の名前、Eメールアドレス、お問い合わせの理由）
Zapier は何千ものアプリで動作しますが、利用できるトリガーとアクションはアプリによって異なります。Zapier のアプリで何ができるかについて詳しくは、 アプリ ディレクトリでアプリを検索してください。
始める前に
フォームを作成し、サンプルの送信を入力します。後で認識できる情報を使用すると便利です。たとえば、ランダムな文字を使用する代わりに、意味のある文字を入力します。そのデータを Zapier で使用して Zap をテストします。(テストと実際の提出物を混同しないように、スーパーヒーローの名前や架空のキャラクターを使用することをお勧めします。)
スプレッドシートを作成し、列に必ず名前を付けます。これは Zap を設定するときに重要になります。
トリガーを設定する
Zap エディターでは、新しい Zap を作成したり、既存の Zap を編集したりできます。
覚えておいてください:トリガーによって Zap が開始されます。(あらゆる自動化の「いつ」として考えてください。)
Zap エディターを開くと、トリガーとしてアプリを選択するように求められます。
最も頻繁に使用するアプリ、Zapierの組み込みアプリ、人気のあるアプリが表示されます。これらのいずれかを選択するか、検索バーで使用したいアプリを探すことができます。事前に作成されたワークフローの 1 つであるテンプレートから開始する場合は、これが自動的に選択されます。
次に、トリガー イベントを選択するように求められます。これはトリガー アプリで発生し、Zapier に Zap を開始するよう信号を送るイベントです。この場合は、新しいフォームエントリがフォーム アプリに入力されたときです。
トリガー イベントは、アプリやアプリの種類によって異なります。たとえば、タスク管理アプリではトリガーとして「新しいタスク」が使用され、スプレッドシート アプリでは「新しい行の作成」が使用されることがあります。
次に、まだ接続していない場合は、アプリ アカウントにサインインするように求められます。アプリを接続したら、Zapで使用するアカウントを選択します。
注: 接続するアプリごとに、Zapier は Zap を柔軟に使用できる一般的な権限セットを要求します。Zapier がアプリ アカウントに対して実行するアクションは、特定の Zap が設定内容を実行するために必要なアクションのみです。
次に、トリガー イベントをカスタマイズします。このステップのドロップダウン メニューをクリックして、適切なオプションを選択します。この場合、Zapをトリガーする特定のフォームを選択する必要があります。
トリガー イベントのカスタマイズは、トリガー アプリによって見た目が異なります。場合によっては、それ以上のカスタマイズを行う必要がないこともあります。
トリガーを設定したら、それが機能することを確認するためにテストする必要があります。「テストトリガー」をクリックすると、Zapier はトリガー アプリ アカウントにすでに存在するデータを検索し、その情報を Zap エディターに取り込みます。つまり、Zapier が「サンプル送信」として使用できるように、トリガーの実際のインスタンスを 1 つ用意する必要があります。
ヒント: Zapで誰かに情報を送信する場合（Eメールなど）、テスト情報に自分のEメールアドレスまたは社内の他のユーザーの連絡先を使用すると便利です。
この例では、Zapier が「サンプル送信」として使用できるように、フォーム アプリに少なくとも 1 つのフォーム送信がすでに存在している必要があります。Zapier は、フォーム アプリが受信した最後のフォーム送信を取得します。送信がまだ存在しない場合は、トリガーをテストする前にフォームを送信してみてください。
トリガーをテストする場合、Zapier は情報のみを検索します。トリガー アプリに既に存在する情報は投稿または変更されません。
このステップをスキップすることもできますが、必ず実行することが重要です。トリガーをテストすると、Zapier が必要な情報を見つけられるようになります。この情報は、Zapの設定を続ける後のステップでも使用します。
テスト データを調べて、トリガー イベントから正しい情報が取得されていることを確認します。使用するテスト データを選択し、選択したレコードで続行をクリックします。Zap エディターを使用すると、Zap のアクション ステップを設定できます。
アクションを設定する
アクションは自動化のDO部分です。アクションは、トリガーが発生した後に Zap に実行させるイベントです。アクションがなければ、Zapは完了しません。
トリガーの場合と同じように、アクション アプリを選択します。アプリを選択したら、Zap に実行させたいアクションを選択します。テンプレートを使用している場合は、アクション アプリとイベントが事前に入力されます。
この例では、フォームの送信をスプレッドシートに追加します。スプレッドシート アプリを選択し、新しい行を作成するイベントを選択します。
トリガー イベントと同様に、アクション イベントもアプリやアプリの種類によって異なります。たとえば、あるスプレッドシート アプリでは新しい行を「作成」するアクション イベントがあり、別のアプリでは新しい行を「追加」するイベントがある場合があります。
次に、まだ接続していない場合は、アクション アプリ アカウントにサインインするように求められます。アプリを接続したら、Zapで使用するアカウントを選択します。完了したら「続行」をクリックします。
次に、Zapエディターはアクションイベントをさらにカスタマイズするように求めます。
Zapier はトリガー イベントから受信したデータを個別の部分に分割し、それをアクションフィールドで使用できるようにします。
アプリ A からアプリ B に情報を取得するには、トリガー アプリからのどの情報をアクション アプリのどの場所に送信するかを Zapier に伝える必要があります。これを「マッピング」と呼びます。
この例では、ラベル付けされたスプレッドシートの列が、フォームアプリから情報を入力するためのフィールドになっていることがわかります。（スプレッドシートの列にラベルを付けることが重要なのはそのためです！）
トリガー アプリの情報を使用する場合は、アクション ステップ内の空のフィールド (「テキストを入力するか、データを挿入してください...」と表示されている場所) の + 記号をクリックします。トリガー アプリからのデータを含むメニューが表示されます。
次に、各フィールドに追加する情報を選択します。多肢選択式と考えてください: 1 つまたは複数のオプションを選択し、カスタム テキストを追加できます。また、フィールドに赤で「必須」というラベルが付いていない限り、オプションを追加する必要はありません。
連絡先名などのデータをマップする場合、エディターに表示されるのはプレースホルダーです。このプレースホルダー Zap データは、テストするときにのみ使用されます。Zap をオンにすると、Zap の実行時にアプリからの実際のデータが使用されます。
Zap をオンにすると、Zap の実行時にアプリから送信される実際のデータが使用されます。
たとえば、Zapエディターのフィールドにマッピングすると、「Dorothy」という名前が表示されます。これは、テストフォームの送信時に入力した連絡先名です。Zap が実行されると、代わりにフォームを送信した人の名前が使用されます。
Zap が実行されるたびに特定のフィールドで同じ情報を使用する場合は、代わりにテキストを入力できます。
たとえば、送信がホームページの問い合わせフォームから行われたことがわかるように、Zapが作成するスプレッドシートの各行に「ホームページ フォーム」というテキストを追加します。「ソース」というフィールドに「ホームページフォーム」と入力します。
フィールドをマッピングしたら、 「続行」をクリックします。
Zapをテストする
アクションを設定したら、Zapをテストします。テストステップをクリックすると、Zapierは、アクションステップでフィールドをマッピングした方法に従ってアクションを実行し、Zapをテストします。
Zap が完了したアクションのプレビューが表示されますが、アクション アプリをチェックしてどのように見えるかを確認することをお勧めします。(テストではスーパーヒーローの名前や架空のキャラクターを使うべきなのはそのためです。)
この例では、スプレッドシート アプリに移動して、問い合わせフォームから正しい情報が送信されたことを確認します。
Zap をテストすると、Zapier がアクション アプリでアクションを実行します。つまり、サンプル Zap をテストすると、スプレッドシートに新しい行が追加されます。ただし、テストを省略しないことが重要です。このテストでは、Zapが正しく動作しているかどうかを確認します。テストを完了した後は、いつでもアクション アプリで行った変更を削除できます。
何かおかしい点がある場合は、Zapエディターで必要な変更を加えて、Zapを再度テストしてください。Zap の動作に満足したら、 「公開」をクリックします。
注: 使用できる、あらかじめ作成された Zap (Zap テンプレートと呼びます) があります。Zap テンプレートをクリックするだけで設定を開始できます。Zap テンプレートはアプリ ディレクトリや多くのブログ投稿で見つかります。テンプレートから開始する場合、いくつかの選択が事前に行われますが、常にアプリ アカウントを接続し、各ステップの設定を確認する必要があります。
生産性を次のレベルに引き上げたい場合は、次のような機能で Zap を強化できます。
AIでZapを構築する
Zapier には、自動化のアイデアを実現するのに役立つ AI ツールも組み込まれています。たとえば、Zap をゼロから構築するためのサポートが必要な場合は、 Copilotが最適です。特に、自動化を初めて始める場合は最適です。
Copilot は、Zap を最初から最後まで構築するのに役立つ、Zapier の AI 搭載アシスタントです。Copilot に、何を構築したいのか (日常的な言葉を使って) を伝えるだけで、その仕事に適したアプリや、使用するトリガーとアクションを提案してくれます。
Zap エディターから直接 Copilot にアクセスできます。エディターの上部にあるプロンプト ボックスに希望するワークフローを入力し、送信アイコンをクリックします。簡単！
複数の Zap システムを視覚化するのにサポートが必要な場合 (特に、最初のいくつかの Zap の構築を試した後) には、 Zapier Canvas を利用できます。
Canvas を使用すると、AI駆動型図を使用して Zap をマッピングできるため、Zap、アプリ、データ、チームメイトが特定のプロセスにどのように結びついているかを簡単に俯瞰できます。Copilot と同様に、構築したいプロセスを簡単に記述すると、Canvas は作業用のテンプレートを作成します。
これは、最高の自動化のアイデアをチームで計画し、共有するための優れた方法です。
完全に自動化されたシステムの構築
Zap の作成に慣れたら、Zapier の AI オーケストレーション プラットフォームのすべての製品を使用して、よりスマートなエンドツーエンドのシステムとプロセスを構築できます。
これは AI 自動化のための完全なツールキットです。
Zapier テーブル: Zapier テーブルはノーコードのデータベースツールで、自動化用に構築され、データを1か所で保存、編集、共有、自動化できます。
Zapier インターフェース: Zapier インターフェースは、自動化を活用したフォームおよび Web ページ ビルダーであり、ワークフローを最適に管理するために必要なデータを収集して表示できます。
Zapier Copilot: Copilot はAI を搭載したアシスタントで、Zap エディター内で最初から最後まで Zap の構築を支援します。
Zapier Canvas: Canvas はプロセスを自動的にマッピングして最適化し、チームが簡単に文書化、改良、自動化できるようにします。
Zapier エージェント:何千ものアプリで作業し、タスクを自動化できる専任のチーム メンバーなど、ビジネス内の特定の役割に特化したAI搭載エージェントを構築します。
Zapier MCP:モデル コンテキスト プロトコル (MCP) は、 AI ツールとアプリ間の翻訳ツールであり、これにより AI がユーザーに代わってより簡単にアクションを実行できるようになります。
Zapier チャットボット: Zapier チャットボットを使用すると、ライブ ナレッジ ソースから情報を取得してより効果的に見込み客を獲得し、大規模なクエリに拡張して応答できる AI搭載チャットボットを作成できます。
このガイドは、Zapier 編集チームによる以前の寄稿を含め、2025年5月にElena Alstonによって最後に更新されました。
