Sind Sie bereit, Ihr erstes automatisiertes System zu bauen? Dann sind Sie hier genau richtig. Mit Zapier kannst du ganz einfach KI und Automatisierung kombinieren, um alles zu optimieren – von einzelnen Aufgaben bis hin zu kompletten Workflows.
Wir helfen dir dabei, dich in die Automatisierung einzufinden und führen dich durch die notwendigen Schritte, um deine automatisierten Prozesse schnell zum Laufen zu bringen. Fangen wir an.
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Grundlagen der Automatisierung
Bevor du deinen ersten automatisierten Workflow oder dein erstes automatisiertes System aufbaust, solltest du dich ein wenig mit Automatisierung auskennen und wissen, wie sie die Arbeit in deinem Unternehmen skalieren, geschäftskritische Prozesse von Anfang bis Ende optimieren und echte Ergebnisse in allen Teams liefern kann. Finde heraus, was Automatisierung ist und wie du mit Zapier ihre Vorteile nutzen kannst.
Was ist Automatisierung?
Automatisierung ist einfach das Einrichten von etwas, damit es automatisch läuft. Automatisierung ist überall um dich herum, auch wenn du es nicht merkst. Nimm zum Beispiel dein Smartphone. Du bekommst Benachrichtigungen, wenn du eine SMS, eine Voicemail oder eine E-Mail bekommst. Das ist Automatisierung!
Im Grunde läuft jede Automatisierung auf einen einfachen Befehl hinaus: WANN und WAS. "Wenn das passiert, mach das." Selbst die komplizierteste Automatisierung lässt sich in diesen einfachen Befehl zerlegen.
Zum Beispiel:
Was ist Zapier?
Zapier ist die am besten vernetzte KI-Orchestrierungsplattform auf dem Markt. Sie hilft Innovatoren und Entwicklern dabei, Workflow über ihre Tools, Teams und Daten hinweg zu erstellen und zu skalieren – ganz ohne Programmierkenntnisse.
Mit Zapier kannst du einzelne Aufgaben mit automatisierten Workflows automatisieren – wir nennen sie Zaps. Du kannst sogar Zaps-Systeme aufbauen, die alle wichtigen Tools für dein Unternehmen miteinander verbinden.
Mit der KI-Orchestrierungsplattform von Zapier kannst du auch Datenbanken für die Automatisierung erstellen, die mit Tabellen und benutzerdefinierte Seiten erstellen, um deine Arbeitsabläufe mit Schnittstellenoptimieren. Und du kannst KI ganz einfach genau da hinpacken, wo du sie brauchst – in einen Schritt eines Workflows, in einen autonomen Agentoder ein Kunden- Chatbot– alles auf einer einzigen Plattform.
Zuerst kümmern wir uns um die Grundlagen: eine einfache Aufgabe mit einem Zap automatisieren. Dann zeigen wir dir, wie du mit den Zapier Tools und Features ganz einfach die Power von KI nutzen kannst, um komplett automatisierte Systeme aufzubauen.
Was soll ich mit Zapier automatisieren?
Aufgaben, die du oft machen musst. Beispiel: Senden Sie eine wöchentliche Erinnerung an Ihr Team, um eine Meeting-Agenda auszufüllen.
Alles, wo du Infos von einer Anwendung in eine andere verschieben musst. Beispiel: Aufgaben aus einer Projektmanagement-Anwendung in deine persönliche To-Do-Listen-Anwendung hinzufügen.
Manuelle Aufgaben, die mit dem Wachstum des Unternehmens nicht skalieren. Beispiel: E-Mail-Adressen von Eventteilnehmern in eine Spreadsheet kopieren.
Aufgaben, bei denen die Ergebnisse mit KI verbessert werden könnten. Beispiel: Mit KI neue Besprechungsprotokolle zusammenfassen und an dein Team schicken.
Prozesse, bei denen Workflows, Schnittstellen, Daten und KI an einem Ort zusammenlaufen. Beispiel: Erstell deine eigenen automatisierten IT-Helpdesks, Onboarding-Systeme und Prozesse für die Weiterleitung von Leads.
Was ist ein Zap?
Ein Zap ist ein automatisierter Workflow, der deinen Anwendungen sagt, dass sie diesen einfachen Befehl ausführen sollen:„Wenn das passiert, mach das."
Jeder Zap hat einen Trigger und eine oder mehrere Aktionen. Ein Trigger ist ein Ereignis, das einen Zap startet, und eine Aktion ist das, was dein Zap für dich macht. Du kannst nach deinem Trigger mehrere Aktionen hinzufügen. Wenn du deinen Zap veröffentlichst, werden die Aktionsschritte jedes Mal ausgeführt, wenn das Trigger-Ereignis auftritt.
Wenn ein Zap läuft, zählt jede erfolgreiche Aktion, die er macht, als eine Aufgabe. (Trigger werden nicht zur Aufgabenverwendung gezählt, ebenso wenig wie bestimmte Aktionen, die von den integrierten Zapier-Anwendungen ausgeführt werden.)
Stell dir diese als Bausteine für deinen Zap vor. Beginne mit deinem Trigger und füge die Aktion(en) hinzu, die Zapier ausführen soll.
So machst du einen Zap
Bevor du einen Zap erstellst, solltest du dir überlegen, was du eigentlich erreichen willst. Nehmen wir zum Beispiel an, du hast ein Kontaktformular auf deiner Website. Du willst die Google Form-Übermittlungen in einer Google-Tabelle speichern, aber du möchtest sie nicht manuell kopieren und einfügen.
Beginnen Sie damit, das Problem, das Sie zu lösen versuchen, wie folgt aufzuschlüsseln:
Welche Anwendungen will ich nutzen? (Eine Formular-Anwendung und eine Spreadsheet-Anwendung)
Welches Ereignis löst meinen Zap aus? (Wenn ein neuer Eintrag in unserer Formular-Anwendung eingeht)
Was macht mein Zap? (Das Formular zu einer Spreadsheet hinzufügen)
Welche Informationen will ich zwischen diesen Anwendungen hin und her schieben? (Name, E-Mail-Adresse und Grund für die Kontaktaufnahme)
Zapier funktioniert mit tausenden von Anwendungen, aber die verfügbaren Trigger und Aktionen variieren je nach Anwendung. Um mehr darüber zu erfahren, was mit einer Anwendung auf Zapier möglich ist, such einfach nach der Anwendung in unserem Anwendungsverzeichnis.
Bevor Sie beginnen
Formular erstellen und Beispielformular ausfüllen. Es ist hilfreich, wenn Sie Informationen verwenden, die für Sie später erkennbar sind. Gib zum Beispiel statt irgendwelcher zufälligen Zeichen etwas Sinnvolles ein – du wirst diese Daten in Zapier zum Testen deines Zaps brauchen. (Wir empfehlen, Superheldennamen oder fiktive Figuren zu verwenden, damit du deinen Test nicht mit einer echten Einsendung verwechselst.)
Erstell deine Spreadsheet und vergiss nicht, die Spalten zu benennen. Das ist wichtig, wenn du deinen Zap einrichtest.
Trigger einrichten
Der Zap-Editor ist der Ort, an dem du neue Zaps erstellen und bestehende bearbeiten kannst.
Denk dran: Ein Trigger startet deinen Zap. (Stell dir das wie das WANN einer Automatisierung vor.)
Wenn du den Zap-Editor öffnest, wirst du aufgefordert, eine Anwendung als Trigger auszuwählen.
Du siehst die Anwendungen, die du am häufigsten benutzt, integrierte Anwendungen von Zapier und beliebte Anwendungen. Du kannst eine davon auswählen oder in der Suchleiste nach der Anwendung suchen, die du verwenden möchtest. Wenn du mit einer Vorlage startest, also einem unserer vorgefertigten Workflows, wird diese automatisch für dich ausgewählt.
Als Nächstes wirst du gebeten, ein Trigger auszuwählen. Dies ist das Ereignis, das in deiner Trigger-Anwendung stattfindet und Zapier signalisiert, deinen Zap zu starten. In diesem Fall ist es, wenn ein neuer Formulareintrag in unsere Formularanwendung kommt.
Auslösende Ereignisse sind je nach App und App-Typ unterschiedlich. Eine Aufgabenverwaltung-Anwendung könnte zum Beispiel „Neue Aufgabe“ als Trigger haben, während eine Spreadsheet-Anwendung „Neue Zeile erstellen“ haben könnte.
Als Nächstes wirst du aufgefordert, dich bei deinem App-Konto anzumelden, falls du noch keine Verbindung hergestellt hast. Sobald du deine Anwendung verbunden hast, wähle das Konto aus, das du mit deinem Zap verwenden möchtest.
Hinweis: Für jede Anwendung, die du verbindest, fragt Zapier nach ein paar allgemeinen Berechtigungen, damit du deine Zaps flexibel nutzen kannst. Zapier macht mit deinen App-Konten nur das, was ein bestimmter Zap braucht, um das zu erledigen, was du eingerichtet hast.
Als Nächstes passt du dein Trigger-Ereignis an. Klick in diesem Schritt auf die Dropdown-Menüs, um die richtigen Optionen auszuwählen. In diesem Fall müssen wir das Formular auswählen, das unseren Zap triggern soll.
Das Anpassen deines Trigger-Ereignisses sieht je nach Trigger-Anwendung unterschiedlich aus. Manchmal musst du vielleicht gar keine weiteren Anpassungen vornehmen.
Nachdem du deinen Trigger eingerichtet hast, musst du ihn testen, um sicherzustellen, dass er funktioniert. Wenn du auf „Test Trigger“ klickst, sucht Zapier nach Daten, die schon in deinem Trigger-Anwendung-Konto vorhanden sind, und zieht diese Infos in den Zap-Editor. Das heißt, du musst eine echte Instanz deines Triggers haben, damit Zapier sie als Beispiel für eine „ "“-Übermittlung verwenden kann."
Tipp: Wenn dein Zap das Senden von Infos an jemanden beinhaltet (z. B. eine E-Mail), ist es hilfreich, wenn du für die Testinformationen deine eigene E-Mail-Adresse oder die Kontaktdaten von jemandem aus deinem Unternehmen verwendest.
In diesem Beispiel muss mindestens eine Formularübermittlung in unserer Formular-Anwendung vorhanden sein, damit Zapier sie als Beispielübermittlung verwenden kann. Zapier holt die letzte Formularübermittlung, die unsere Formularanwendung erhalten hat. Wenn noch keine Einreichung da ist, versuch mal, ein Formular zu senden, bevor du deinen Trigger testest.
Wenn du deinen Trigger testest, sucht Zapier nur nach Infos. Es werden keine Informationen gepostet oder geändert, die schon in deiner Trigger-Anwendung sind.
Du kannst diesen Schritt zwar überspringen, aber es ist wichtig, ihn durchzuführen. Wenn du deinen Trigger testest, stellst du sicher, dass Zapier die gewünschten Infos findet. Du wirst diese Infos auch in späteren Schritten brauchen, wenn du deinen Zap weiter einrichtest.
Schau dir deine Testdaten an, um sicherzugehen, dass die richtigen Infos aus deinem Trigger-Event geholt werden. Wähle die Testdaten aus, die du verwenden möchtest, und klicke dann auf „Mit ausgewähltem Datensatz fortfahren“. Der Zap-Editor hilft dir dabei, den Aktionsschritt deines Zaps einzurichten.
Richte deine Aktion ein
Die Aktion ist der DO- Teil deiner Automatisierung. Aktionen sind die Sachen, die dein Zap machen soll, wenn dein Auslöser passiert. Ohne eine Aktion ist dein Zap nicht komplett.
Genau wie bei deinem Trigger, wähle deine Aktions-Anwendung aus. Nachdem du deine Anwendung ausgewählt hast, wählst du dein Aktionsereignisaus – also das, was dein Zap machen soll. Wenn du eine Vorlage verwendest, werden deine Aktions-Anwendung und dein Event schon ausgefüllt.
In unserem Beispiel wollen wir Form-Übermittlungen zu einer Spreadsheet hinzufügen. Wähle deine Spreadsheet-Anwendung und dann das Ereignis, das eine neue Zeile erstellen soll.
Genau wie bei Trigger-Ereignissen variieren auch Aktionsereignisse je nach Anwendung und Anwendungstyp. "" Beispielsweise könnte eine Tabellenkalkulations-App ein Aktionsereignis „ "“ zum Erstellen einer neuen Zeile haben, während das Ereignis einer anderen App „ "“ zum Erstellen einer neuen Zeile heißt.
Als Nächstes wirst du aufgefordert, dich bei deinem Aktion-Anwendung-Konto anzumelden, falls du es noch nicht verbunden hast. Sobald du deine Anwendung verbunden hast, wähle das Konto aus, das du mit deinem Zap verwenden möchtest. Klick auf „Weiter“, wenn du fertig bist.
Als Nächstes fordert dich der Zap-Editor auf, dein Aktionsevent weiter anzupassen.
Zapier trennt die Daten, die von deinem Trigger-Ereignis kommen, in einzelne Teile, die dann in deinen Aktionsfeldern verwendet werden können.
Um deine Infos von Anwendung A zu Anwendung B zu schicken, musst du Zapier sagen, welche Infos aus deiner Trigger-Anwendung an welche Stelle in deiner Aktions-Anwendung geschickt werden sollen. Wir nennen dies "Mapping" dieser Felder.
In diesem Beispiel siehst du, dass die Spalten in unserer Spreadsheet jetzt Felder sind, die wir mit Infos aus unserer Form-Anwendung ausfüllen können. (Deshalb ist es wichtig, die Spalten in deiner Spreadsheet zu beschriften!)
Wenn du Infos aus deiner Trigger-Anwendung nutzen willst, klicke einfach auf das Pluszeichen in einem leeren Feld (wo du „Text eingeben oder Daten einfügen …“ siehst) in deinem Aktionsschritt. Es erscheint ein Menü mit Daten aus deiner Trigger-Anwendung.
Wählen Sie dann die Informationen aus, die Sie zu jedem Feld hinzufügen möchten. Stellen Sie es sich wie Multiple-Choice-Optionen vor: Sie können eine oder mehrere Optionen auswählen und benutzerdefinierten Text hinzufügen. Und wenn ein Feld nicht rot mit "erforderlich" gekennzeichnet ist, müssen Sie keine Option hinzufügen.
Wenn du einen Datenpunkt – wie zum Beispiel einen Kontaktnamen – zuordnest, siehst du im Editor einen Platzhalter. Diese Platzhalterdaten werden nur von deinem Zap verwendet, wenn du ihn testest. Wenn dein Zap aktiviert ist, werden beim Ausführen deines Zaps echte Daten aus deinen Anwendungen verwendet.
Sobald dein Zap aktiviert ist, werden die tatsächlichen Daten, die über deine Anwendungen eingehen, verwendet, wenn dein Zap ausgeführt wird.
Wenn wir das zum Beispiel einem Feld im Zap-Editor zuordnen, sehen wir den Namen „ "Dorothy" “, weil das der Name ist, den wir im Testformular eingegeben haben. Wenn der Zap läuft, wird stattdessen der Name der Person verwendet, die das Formular abgeschickt hat.
Wenn du möchtest, dass jedes Mal, wenn ein Zap ausgeführt wird, dieselben Infos in einem bestimmten Feld verwendet werden, kannst du stattdessen Text eingeben.
Zum Beispiel wollen wir den Text „Startseite-Formular“ zu jeder Tabellenzeile hinzufügen, die der Zap erstellt, damit wir wissen, dass die Übermittlung über das Kontaktformular auf der Startseite erfolgt ist. In das Feld „Quelle“ geben wir „Startseite-Formular“ ein.
Wenn du deine Felder zugeordnet hast, klick auf „Weiter“.
Teste deinen Zap
Nachdem du deine Aktion eingerichtet hast, kannst du deinen Zap testen. Wenn du auf „Schritt testen“ klickst, testet Zapier deinen Zap, indem es die Aktion so ausführt, wie du die Felder in deinem Aktionsschritt zugeordnet hast.
Du siehst eine Vorschau der Aktion, die dein Zap erledigt hat, aber es ist immer eine gute Praxis, in deiner Aktions-Anwendung nachzuschauen, wie alles aussieht. (Deshalb solltest du in deinen Tests Namen von Superhelden oder fiktiven Figuren verwenden.)
In unserem Beispiel checken wir in unserer Tabellenkalkulations-App, ob die richtigen Infos aus dem Kontaktformular angekommen sind.
Wenn du deinen Zap testest, führt Zapier die Aktion in deiner Anwendung aus. Das heißt, wenn wir unseren Beispiel-Zap testen, wird eine neue Zeile in unsere Spreadsheet eingefügt. Aber vergiss den Test nicht. Mit dem Test kannst du überprüfen, ob dein Zap richtig funktioniert. Du kannst Änderungen, die du in deiner Aktionsanwendung gemacht hast, jederzeit löschen, nachdem du den Test abgeschlossen hast.
Wenn etwas nicht stimmt, nimm im Zap-Editor die nötigen Änderungen vor und teste deinen Zap nochmal. Wenn du mit der Funktionsweise deines Zaps zufrieden bist, klick auf „Veröffentlichen“.
Hinweis: Es gibt vorgefertigte Zaps – die wir Zap-Vorlagen nennen –, die du verwenden kannst. Klick einfach auf eine Zap-Vorlage, um mit der Einrichtung zu beginnen. Du findest Zap-Vorlagen im Anwendungsverzeichnis und in vielen unserer Blogposts. Wenn du mit einer Vorlage startest, findest du ein paar Optionen, die schon für dich ausgewählt wurden. Du musst aber trotzdem deine App-Konten verbinden und die Einrichtung für jeden Schritt bestätigen.
Wenn du deine Produktivität auf ein neues Level bringen willst, kannst du deine Zaps mit folgenden Features aufmotzen:
Zaps mit KI erstellen
Zapier hat auch integrierte KI-Tools, die dir helfen, deine Automatisierungsideen umzusetzen. Wenn du zum Beispiel Hilfe beim Erstellen deines Zaps von Grund auf brauchst, Copilot ist deine beste Wahl – vor allem, wenn du gerade erst mit der Automatisierung anfängst.
Copilot ist der KI-gestützte Assistent von Zapier, der dir dabei hilft, Zaps von Anfang bis Ende zu erstellen. Sag Copilot einfach, was du bauen möchtest (ganz normal, wie du sprichst), und es schlägt dir die richtigen Anwendungen dafür vor, zusammen mit den passenden Triggern und Aktionen.
Du kannst Copilot direkt im Zap-Editor. Beschreib einfach oben im Editor in dem Feld deinen gewünschten Workflow und klick dann auf das Senden-Symbol. Einfach!
Und wenn du Hilfe bei der Visualisierung von Multi-Zap-Systemen brauchst (vor allem, nachdem du mit dem Erstellen deiner ersten Zaps experimentiert hast), gibt es Zapier Canvas.
Mit Canvas kannst du Zaps mit KI-gestützten Diagrammen planen, sodass du ganz einfach einen Überblick darüber bekommst, wie deine Zaps, Anwendungen, Daten und Teammitglieder in einen bestimmten Prozess eingebunden sind. Genau wie bei Copilot kannst du einfach den Prozess beschreiben, den du erstellen möchtest, und Canvas macht dir eine Vorlage, mit der du loslegen kannst.
Das ist eine super Möglichkeit, deine besten Automatisierungsideen zu planen und mit deinem Team zu teilen.
Bauen Sie vollautomatische Systeme auf
Sobald du den Dreh raus hast, Zaps zu erstellen, kannst du alle Produkte der KI-Orchestrierungsplattform von Zapier nutzen, um intelligentere End-to-End-Systeme und -Prozesse aufzubauen.
Das ist dein komplettes Toolkit für die KI-Automatisierung:
Zapier Tables: Zapier Tables ist ein No-Code-Datenbanktool für die Automatisierung , mit dem du Daten an einem Ort speichern, bearbeiten, teilen und automatisieren kannst.
Zapier-Schnittstellen: Zapier-Schnittstellen sind ein Formular- und Webseiten-Generator—mit Zapier Automatisierung—der es dir ermöglicht, die Daten zu sammeln und anzuzeigen, die du für die optimale Verwaltung deiner Workflows benötigst.
Zapier Copilot: Copilot ist ein KI-gestützter Assistent, der dir hilft, Zaps von Anfang bis Ende im Zap-Editor zu erstellen.
Zapier Canvas: Canvas ordnet deine Prozesse automatisch zu und optimiert sie , damit dein Team alles ganz einfach dokumentieren, verbessern und automatisieren kann.
Zapier-Agenten: Erstellen KI-gestützte Agenten , die sich auf eine bestimmte Aufgabe in deinem Unternehmen spezialisieren, wie engagierte Teammitglieder, die Aufgaben in Tausenden von Anwendungen erledigen und automatisieren können.
Zapier MCP: Das Model Context Protocol (MCP) ist ein Übersetzer zwischen KI-Tools und Anwendungen, damit deine KI leichter Aktionen in deinem Namen ausführen kann.
Zapier Chatbots: Mit Zapier Chatbots kannst du KI-gestützte Chatbots erstellen, die aus Live-Wissensquellen schöpfen, um Leads besser zu erfassen, Kunden Chatbots erstellen, die aus Live-Wissensquellen schöpfen, um Leads besser zu erfassenund Anfragen in großem Umfang beantworten können.
2025 Diese Anleitung wurde zuletzt im Mai von Elena Alston aktualisiert, mit früheren Beiträgen vom Zapier-Redaktionsteam.
