Trello est un outil de gestion de projet qui fonctionne pour tout type de projet. En tant que rédactrice indépendante, je l'utilise pour gérer mon calendrier de réseaux sociaux et les projets de mes clients, et même pour assigner des tâches à mon mari afin de rendre notre mariage à distance un peu moins chaotique.
Mais c'est ici que Trello brille vraiment pour moi : en tant que CRM. Bien sûr, lorsque votre planification n'est pas aussi chargée, griffonner des propositions sur un bloc-notes est ok. Mais lorsque votre charge de travail augmente et que des prospects chauds commencent à vous échapper, vous avez besoin de quelque chose de plus fiable.
Utilisez-le correctement, et Trello devient un CRM à part entière qui gère les relations avec les clients, suit votre pipeline et organise les interactions avec les clients.
Pour approfondir la question, je me suis entretenu avec deux experts : Brittany Joiner, auteur de How To Trello, et Alberto Estévez, ancien concepteur en chef de Crmble, un CRM Trello Power-Up. Ici, je vais vous montrer comment utiliser Trello comme un CRM.
Vous pouvez utiliser le modèle de CRM simple ou le modèle de CRM de vente préconstruit de Zapier pour optimiser votre processus de vente avec un outil de CRM élégant et personnalisé qui correspond aux besoins de votre entreprise. Les modèles comprennent un formulaire pour collecter les prospects, une feuille de données pour stocker les informations sur les prospects et un suivi visuel pour gérer le statut de chaque prospect et lancer des actions si nécessaire.
Table des matières:
Utiliser Trello comme CRM : pourquoi ça marche
Pour les petites et moyennes entreprises, Trello offre un moyen accessible, flexible et abordable de gérer les relations avec les clients. Il existe de nombreuses façons créatives de l'utiliser sans la complexité ou le coût d'un logiciel CRM traditionnel. Voici les raisons pour lesquelles je pense qu'il fonctionne si bien :
Intégrations et automatisation. Les Power-Ups de Trello apportent de nombreuses fonctionnalités à la plateforme. Prenons l'exemple du Power-Up Crmble. Il convertit votre tableau Trello en un CRM et un pipeline de vente. Vous pouvez également utiliser Zapier pour connecter Trello à des milliers d'applications afin d'orchestrer des flux de travail en plusieurs étapes qui vont au-delà de votre tableau Kanban. Par exemple, Zapier peut utiliser l'IA pour enrichir les données des prospects avant de les ajouter à votre tableau Trello, puis utiliser des données prédéfinies pour étiqueter ces prospects comme étant hautement ou faiblement prioritaires.
Familiarité et convivialité. La fonctionnalité "glisser-déposer" de Trello imite la simplicité du déplacement de notes autocollantes sur un tableau. Manipulez facilement ses tableaux, ses listes et ses cartes pour montrer les différentes étapes de votre entonnoir. Parce qu'il est facile à prendre en main, Trello réduit la courbe d'apprentissage généralement associée à l'adoption d'un nouvel outil. Ses flux de travail de type Kanban sont familiers à toute personne ayant des connaissances de base en gestion de projet, ce qui en fait une option accessible à tous les niveaux de compétence.
Flexibilité et personnalisation. Vous pouvez configurer votre tableau Trello d’une manière qui convient à votre entreprise et à votre flux de travail unique. Si vos clients potentiels franchissent moins d’obstacles, peut-être simplement un appel rapide ou un échange d’e-mails, créez un tableau qui reflète cela.
Le rapport coût-efficacité. Toutes les entreprises n'ont pas les moyens d'investir des centaines d'euros par mois dans un système de gestion de la relation client. La version gratuite de Trello est dotée de suffisamment de fonctionnalités pour vous permettre de démarrer, et ses formules payantes sont également très abordables, à partir de5$ /utilisateur/mois (paiement mensuel).
Comment utiliser Trello en tant que CRM
Comment un outil de gestion de projet peut-il se transformer en un puissant outil de gestion de la relation client ? Vous utilisez les fonctionnalités natives de Trello et les complétez par des modules complémentaires pour tirer le meilleur parti de l'outil. Je vous présente ici sept étapes qui vous permettront d'utiliser Trello comme un CRM.
1. Créez des listes Trello qui imitent votre entonnoir de vente
Considérez votre tableau Trello comme une carte de votre entonnoir de vente. Chaque étape de votre processus de vente devient une liste distincte sur le tableau - par exemple, les contacts initiaux, les suivis, les négociations et les offres conclues.
Chaque client devient une carte. Vous déplacez ces cartes d'une liste à l'autre au fur et à mesure qu'elles progressent dans le pipeline de vente.
Par exemple, mon tableau Trello en tant que rédactrice indépendante contient des listes représentant des étapes telles que " A contacter", " Contacté" et " Appel de découverte". Chaque carte de ces listes représente un client ou un projet individuel. J'ai également une liste de ressources, où je stocke tous mes modèles de messages froids et chauds, ce qui facilite l'envoi de suivis.
Bien entendu, ton entreprise peut avoir des besoins différents. Brittany Joiner, experte (et fan) de Trello, a eu la gentillesse de partager son tableau Trello avec moi. Voici à quoi ça ressemble.
C'est assez simple par rapport au mien et il fonctionne très bien.
Mais le CRM Trello ne se limite pas aux entreprises de services. Alberto Estévez m'a montré comment une boulangerie peut également utiliser Trello. Par exemple, lorsqu'une nouvelle commande arrive, elle est ajoutée à une nouvelle carte dans la liste des commandes reçues. Cette carte passe ensuite par les listes appropriées -révision de la commande et commande fermée - au fur et à mesure quela boulangerie progresse dans l'exécution de la commande.
Voici quelques modèles que vous pouvez utiliser pour commencer à créer votre CRM sur Trello :
2. Ajouter des détails sur les clients aux cartes Trello
Créez chaque carte Trello sous la forme d’une mini-base de données pour chaque client qui vous donne toutes les informations dont vous avez besoin en une seule fois. Inclut des détails tels que de brèves descriptions et des étiquettes indiquant le type de service ou de produit dont ils ont besoin et leur origine.
Joignez des fichiers tels que des factures ou des propositions directement à la carte, afin de tout avoir en un seul endroit. La section des commentaires est également pratique si vous souhaitez ajouter des notes. Si vous souhaitez ajouter encore plus de détails à vos cartes, Crmble vous permet de créer des cartes de contact détaillées avec des champs supplémentaires tels que l'e-mail, la société, le titre du poste et la valeur de l'offre pour une vue à 360degrés de votre prospect.
3. Automatisez vos flux de travail CRM
Les fonctionnalités natives de Trello vous permettent d'automatiser les tâches de routine. Par exemple, lorsqu'une fiche client est ajoutée ou déplacée vers une liste, Trello peut automatiquement envoyer un e-mail de bienvenue, ajouter une liste de contrôle des tâches d'intégration et affecter un membre de l'équipe au client.
Avec l'intégration Trello de Zapier, vous pouvez connecter Trello à des milliers d'applis et d'outils d'IA pour étendre vos flux de travail bien au-delà de Trello. Par exemple, vous pouvez utiliser Zapier Forms pour créer un formulaire de prospects et l'intégrer à votre site. Lorsque quelqu'un soumet le formulaire, Zapier peut automatiquement utiliser l'IA pour qualifier le prospect, créer une carte Trello avec les bons libellés et l'attribuer à un commercial. Zapier peut ensuite notifier le représentant dans Gmail ou Slack, avec un résumé du prospect et un e-mail de suivi généré par l'IA.
Découvrez comment automatiser Trello ou commencez par utiliser l'un de ces modèles prédéfinis.
Créer des cartes Trello à partir de nouvelles réponses Google Formulaires
Créer des cartes Trello à partir de nouveaux e-mails Gmail favoris [Comptes Gmail professionnels uniquement]
Crée des cartes Trello à partir des nouvelles réponses Typeform
Zapier est la plateforme d'orchestration de l'IA la plus connectée, s'intégrant à des milliers d'applications de partenaires tels que Google, Salesforce et Microsoft. Utilisez des formulaires, des tableaux de données et de la logique pour créer des systèmes sécurisés, automatisés et alimentés par l'IA pour vos flux de travail critiques dans l'ensemble de la pile technologique de votre organisation. En savoir plus.
4. Utilisez les outils intégrés pour gérer les flux de travail
Trello vous offre une poignée de fonctionnalités natives qui facilitent la gestion des affaires, des commandes et des suivis. Au niveau de la carte, vous pouvez diviser le travail en étapes réalisables à l'aide de listes de contrôle, ce qui permet de s'assurer que chaque prospect ou commande suit le même processus cohérent.
Ajoutez ensuite les nouvelles fonctionnalités de Trello, Inbox et Planner, pour associer vos tableaux de pipeline à la gestion intégrée à faire et au blocage du temps. Avec Trello Inbox, vous pouvez glisser-déposer des messages provenant d'e-mails et d'applications de messagerie dans une liste existante et les transformer en cartes exploitables. Trello Planner vous offre des fonctionnalités similaires en matière de planification. Il se synchronise avec Google Calendar et Outlook, ce qui vous permet de voir vos événements directement dans Planner. À partir de là, vous pouvez glisser-déposer des cartes Trello dans votre emploi du temps pour planifier votre journée.
Pour aller encore plus loin, Brittany recommande d'ajouter quelques Power-Ups qui atténuent les problèmes opérationnels :
Package Tracker pour joindre les numéros de suivi et obtenir l'état d'avancement de l'expédition et les dates de livraison prévues sur le recto de la carte. Il assure le suivi des commandes auprès de FedEx, USPS, UPS, DHL et autres, y compris les services internationaux.
Card Repeater pour copier automatiquement une carte chaque jour, semaine, mois ou année. Il est très utile pour les tâches régulières de maintenance du CRM, comme le nettoyage de votre CRM.
5. Intégrez votre e-mail pour rationaliser la communication avec les clients
La communication avec le client est une partie importante de la gestion d’un CRM. Les Power-Ups Trello vous permettent d’envoyer, de recevoir et d’organiser des e-mails. Voici deux options.
Crumble
Crmble vous permet d’envoyer des e-mails directement depuis Trello. Configurez des modèles personnalisables qui remplacent les espaces réservés par les détails de votre contact.
Lorsque vous envoyez un e-mail, Crmble met automatiquement à jour la fiche de contact avec la dernière communication.
SendBoard
e-mail for Trello by SendBoard est un autre Power-Up qui ajoute la fonctionnalité e-mail à votre tableau Trello.
Envoyez des e-mails et répondez directement depuis Trello avec l’éditeur de texte enrichi de SendBoard, et connectez une boîte de réception partagée pour permettre à toute votre équipe d’y accéder.
D’autres fonctionnalités, comme répondre instantanément avec des réponses automatiques et utiliser des triggers pour envoyer des e-mails automatisés, convertissent votre tableau Trello en un emplacement central pour toutes les communications avec les clients.
6. Analysez les performances à l’aide de rapports et d’analytique
Trello n'est pas un outil analytique dédié, mais avec un peu de configuration, vous obtenez des rapports très instructifs qui résument vos performances.
Crmble rend cela particulièrement facile. Il suit l'activité de votre tableau et la transforme en informations claires et digestes afin que vous puissiez rapidement évaluer la santé de votre processus de vente. Le tableau de bord de Crmble vous permet d'obtenir des mesures de haut niveau, comme le nombre d'offres que vous gérez et la valeur totale de votre pipeline, ainsi que des visualisations simples, comme une vue en entonnoir qui met en évidence les taux de conversion entre les différentes étapes.
Vous pouvez également filtrer vos données pour dégager des tendances, comme les sources de prospects les plus performantes ou les membres de l'équipe qui concluent le plus d'offres. Ensemble, ces instantanés vous donnent un moyen fiable de comprendre où la dynamique se développe et où votre attention est requise, tout cela sans quitter Trello.
Quand dépasser Trello en tant que CRM ?
Si vous vous retrouvez à assembler trop de solutions de contournement pour que Trello fonctionne comme votre CRM, c'est le signe que vous êtes peut-être prêt à aller au-delà de ce que Trello peut confortablement prendre en charge seul.
À ce stade, vous pouvez envisager d'utiliser des systèmes de gestion de la relation client spécialement conçus à cet effet. Si la gratuité de Trello est un atout majeur, consultez la liste des meilleurs logiciels CRM gratuits de Zapier pour plus d'options. Si vous disposez d'un budget plus important pour l'achat d'un logiciel de gestion de la relation client, consultez cette liste des meilleurs logiciels de gestion de la relation client,dont certains sont gratuits.
Vous pouvez également créer votre propre CRM personnalisé avec Zapier, en automatisant les flux de travail de bout en bout à travers des milliers d'applis et d'outils d'IA. Voici un exemple de ce à quoi cela pourrait ressembler :
Zapier Forms pour créer votre formulaire de capture de prospects : Créez un formulaire de capture de prospects personnalisé et marqué qui s'affiche sur une page web ou qui peut être intégré n'importe où.
Zapier Tables pour stocker les données relatives aux prospects : Ajoutez automatiquement les données de votre formulaire de contact à votre tableau, afin de disposer d'une source unique de vérité mise à jour en temps réel. À l'instar de Trello, vous pouvez afficher et gérer ces données de différentes manières, notamment sous la forme d'un tableau Kanban.
Zapier Agents pour enrichir les données des prospects et acheminer intelligemment les offres : Utilisez un agent d'IA pour enrichir les données des prospects, ajouter un score de prospect, envoyer un résumé au bon représentant commercial et lancer une séquence personnalisée d'e-mails de nurture de prospects.
Automatisations à travers votre pile technologique : Connectez votre CRM personnalisé à des milliers d'applis et d'outils d'IA pour faire des choses comme programmer des réunions avec de nouveaux prospects, journaliser automatiquement les notes d'appel, mettre à jour les prévisions de vente dans votre feuille de calcul et transférer les offres conclues à vos outils d'intégration ou de réussite client.
Lectures connexes :
Cet article a été initialement publié en janvier 2024. La dernière mise à jour, avec la contribution de Jessica Lau, date de décembre 2025.
