Trello es una herramienta de gestión de proyectos que básicamente funciona para cualquier tipo de proyecto. Como escritora freelance, lo uso para gestionar mi calendario en redes sociales y proyectos de clientes, e incluso para asignar tareas a mi marido y así hacer nuestro matrimonio a distancia un poco menos caótico.
Pero aquí es donde Trello realmente destaca para mí: como CRM. Claro, cuando tu programación no está tan llena, garabatear propuestas en una libreta vale. Pero una vez que tu carga de trabajo crece y los clientes potenciales empiezan a pasar desapercibidos, necesitas algo más fiable.
Úselo correctamente y Trello se convertirá en una integración completa que administra las relaciones con los clientes, realiza el seguimiento de su canal de ventas y organiza las interacciones con los clientes.
Para profundizar en cómo lograrlo, hablé con dos expertos: Brittany Joiner, autora de How To Trello, y Alberto Estévez, ex diseñador jefe de Crmble, un Power-Up CRM de Trello. Aquí te enseñaré cómo usar Trello como CRM.
Puedes utilizar la plantilla sencilla de CRM preconstruida de Zapier o la plantilla de CRM de ventas para optimizar tu proceso de ventas con una herramienta CRM elegante y personalizada que se adapte a las necesidades de tu negocio. Las plantillas incluyen un formulario para recopilar clientes potenciales, una hoja de datos para almacenar información de clientes potenciales y un rastreador visual para gestionar el estado de cada cliente potencial e iniciar acciones cuando sea necesario.
Tabla de contenido:
Usar Trello como integración: por qué funciona
Para pequeñas y medianas empresas, Trello ofrece una forma accesible, flexible y asequible de gestionar las relaciones con los clientes. Hay muchas formas creativas de usarlo sin la complejidad ni el coste del software CRM tradicional. Estas son las razones por las que creo que funciona tan bien:
Integraciones y automatización. Los Power-Ups de Trello aportan mucha funcionalidad a la plataforma. Por ejemplo, el Crmble de potenciadores. Convierte tu tablero de Trello en un CRM y un Pipeline de ventas. También puedes usar Zapier para conectar Trello con miles de aplicaciones y así orquestar flujos de trabajo de varios pasos que se expandan más allá de tu tablero Kanban. Por ejemplo, a medida que llegan datos de clientes potenciales, Zapier puede usar IA para enriquecer esos datos antes de añadirlos a tu tablero de Trello, y luego usar datos preestablecidos para etiquetar a ese cliente potencial como de alta o baja prioridad.
Familiaridad y facilidad de uso. La funcionalidad de arrastrar y soltar de Trello imita la simplicidad de mover notas pegajosas en una pizarra. Manipula fácilmente sus tableros, listas y cartas para mostrar diferentes fases de tu embudo. Como es fácil de aprender, Trello reduce la curva de aprendizaje que normalmente implica adoptar una nueva herramienta. Sus flujos de trabajo estilo Kanban son familiares para cualquiera con conocimientos básicos de gestión de proyectos, lo que lo convierte en una opción accesible para cualquier nivel de habilidad.
Flexibilidad y personalización. Puede configurar su tablero de Trello de una manera que se adapte a su negocio y coincida con su flujo de trabajo único. Si sus clientes potenciales pasan por menos trámites (tal vez solo una llamada rápida o un intercambio de correos electrónicos), cree un tablero que refleje eso.
Rentabilidad. No todas las empresas tienen el sueldo para invertir cientos de dólares cada mes en un CRM. La versión gratuita de Trello está llena de suficientes funciones para que te pongas en marcha, y sus planes de pago también son bastante asequibles, empezando en $5/usuario/mes (pagados mensualmente).
Cómo usar Trello como integración
¿Cómo se convierte una herramienta de gestión de proyectos en una potencia de CRM? Usas las funciones nativas de Trello y las complementas con complementos para sacar el máximo partido a la herramienta. Aquí voy a destacar siete pasos que te permitirán usar Trello como CRM.
1. Crea listas de Trello que imiten tu embudo de ventas
Piensa en tu tablero de Trello como un mapa de tu embudo de ventas. Cada etapa de tu proceso de ventas se convierte en una lista separada en el tablero—por ejemplo, contactos iniciales, seguimientos, negociaciones y tratos cerrados.
Cada cliente se convertirá en una tarjeta. Vas moviendo estas tarjetas de una lista a otra a medida que avanzan en el Pipeline de ventas.
Por ejemplo, mi tablero de Trello, como escritor freelance, tiene listas que representan etapas como Por contactar, Contactado y Discovery call. Cada carta en estas listas representa a un cliente o proyecto individual. También tengo una lista de Recursos , donde guardo todas mis plantillas de mensajes fríos y calientes, lo que facilita enviar seguimientos.
Por supuesto, su negocio puede tener necesidades diferentes. La experta (y fan) de Trello Brittany Joiner tuvo la amabilidad de compartir su tablero de Trello conmigo. Así es como se ve.
Es bastante sencillo comparado con el mío y funciona muy bien.
Pero un CRM de Trello no se limita solo a empresas de servicios. Alberto Estévez también me mostró cómo una panadería puede usar Trello. Por ejemplo, cuando llega un nuevo pedido, se añade a una nueva tarjeta en la lista de pedidos recibidos . Esa tarjeta pasa por las listas correspondientes—revisión de pedidos y pedido cerrado—a medida que la panadería avanza en el pedido.
Aquí tienes un par de plantillas que puedes usar para adelantarte en la creación de tu CRM en Trello:
2. Añadir datos de clientes a las tarjetas de Trello
Crea cada tarjeta de Trello como una base de datos para cada cliente que te brinde toda la información que necesitas a la vez. Incluya detalles como descripciones breves y etiquetas que muestren el tipo de servicio o producto que necesitan y de dónde provienen.
Adjunta archivos como facturas o propuestas directamente a la tarjeta, para tener todo en un solo lugar. La sección de comentarios también es útil si quieres añadir notas. Si quieres añadir aún más detalles a tus tarjetas, Crmble te permite crear tarjetas de contacto detalladas con campos adicionales como correo electrónico, empresa, título de trabajo y valor del trato para una visión de 360grados de tus clientes potenciales.
3. Automatiza tus flujos de trabajo CRM
Las funciones nativas de Trello permiten automatizar tareas rutinarias. Por ejemplo, cuando una tarjeta de cliente se añade o se mueve a una lista, Trello puede enviar automáticamente un correo electrónico de bienvenida, añadir una lista de verificación de tareas de incorporación y asignar a un miembro del equipo al cliente.
Con la integración de Trello de Zapier, puedes conectar Trello con miles de aplicaciones y herramientas de IA para ampliar tus flujos de trabajo mucho más allá de Trello. Por ejemplo, puedes usar Zapier Forms para crear un formulario de clientes potenciales e incrustarlo en tu sitio. Cuando alguien envía el formulario, Zapier puede usar automáticamente la IA para calificar al cliente potencial, crear una tarjeta de Trello con las etiquetas correctas y asignarla a un comercial. Zapier puede entonces notificar al representante en Gmail o Slack, con un resumen de los clientes potenciales y un correo electrónico de seguimiento generado por IA.
Aprende más sobre cómo automatizar Trello, o empieza con alguna de estas plantillas predefinidas.
Crear tarjetas de Trello a partir de nuevas respuestas de Formularios de Google
Crea tarjetas de Trello a partir de nuevos correos electrónicos destacados de Gmail [Solo para cuentas de Gmail de empresas]
Crear tarjetas de Trello a partir de nuevas respuestas de Typeform
Zapier es la plataforma de orquestación de IA más conectada, integrándose con miles de aplicaciones de socios como Google, Salesforce y Microsoft. Utiliza formularios, tablas de datos y lógica para construir sistemas seguros, automatizados y con tecnología de IA para tus flujos de trabajo críticos para el negocio en toda la pila tecnológica de tu organización. Más información.
4. Utiliza herramientas incorporadas para gestionar flujos de trabajo
Trello te ofrece varias funciones nativas que facilitan mantener en movimiento tratos, órdenes y seguimientos. A nivel de tarjeta, puedes desglosar el trabajo en pasos concretos usando listas de verificación, asegurando que cada clientes potenciales o pedido siga el mismo proceso coherente.
Luego añade las funciones más recientes de Trello, Bandeja de entrada y planificador, para combinar tus tarjetas de pipeline con gestión de pendientes incorporada y bloqueo de tiempo. Con la bandeja de entrada de Trello, puedes arrastrar y soltar mensajes de correos electrónicos y aplicaciones de mensajería a una lista existente, convirtiéndolos en tarjetas accionables. Trello Planner te ofrece una funcionalidad similar en el ámbito de la planificación. La sincronización con Google Calendar y Outlook te permite ver tus eventos directamente dentro de Planner. Desde ahí, puedes arrastrar y soltar tarjetas de Trello en tu programación para planificar tu día.
Para ir aún más allá, Brittany recomienda añadir algunos potenciadores que suavicen los fallos operativos:
Rastreador de paquetes para adjuntar números de seguimiento y obtener el estado actualizado de envío y las fechas de entrega esperadas en la tarjeta. Rastrea pedidos con FedEx, USPS, UPS, DHL y más, incluyendo servicios internacionales.
Repetidor de tarjetas para copiar automáticamente una tarjeta cada día, semana, mes o año. Es muy útil para tareas de mantenimiento habituales de CRM, como limpiar tu CRM.
5. Integra tu correo electrónico para agilizar la comunicación con el cliente
La comunicación con el cliente es una parte importante de la gestión de una integración. Los potenciadores de Trello te permiten enviar, recibir y organizar correos electrónicos. Aquí hay dos opciones.
Desmoronarse
Crmble te permite enviar correos electrónicos directamente desde Trello. Configure plantillas personalizables que reemplacen los marcadores de posición con los detalles de sus contactos.
Cuando envía un correo electrónico, Crmble actualiza automáticamente la tarjeta de contacto con la última comunicación.
SendBoard
Correo electrónico para Trello de SendBoard es otro Power-Up que añade funcionalidad de correo electrónico a tu tablero Trello.
Envíe correos electrónicos y responda directamente desde Trello con el editor de texto enriquecido de SendBoard y conecte una bandeja de entrada compartida para brindar acceso a todo su equipo.
Otras funciones, como responder instantáneamente con respuestas automáticas y usar triggers para enviar correos electrónicos automáticos, convierten su tablero de Trello en una ubicación central para todas las comunicaciones con los clientes.
6. Analice el rendimiento con informes y análisis
Aunque Trello no es una herramienta dedicada al análisis, con un poco de configuración obtienes informes bastante interesantes que resumen cómo te va la situación.
Crmble lo hace especialmente fácil. Rastrea la actividad en tu tablero y la convierte en información clara y fácil de digerir para que puedas evaluar rápidamente la salud de tu proceso de ventas. Con el panel de control de Crmble, obtienes métricas de alto nivel —como cuántos tratos gestionas y el valor total en tu pipeline— junto con visualizaciones sencillas, como una vista de embudo que resalta las tasas de conversión entre etapas.
También puedes filtrar tus datos para detectar tendencias, como qué fuentes de clientes potenciales están funcionando mejor o qué miembros del equipo están cerrando más tratos. En conjunto, estas instantáneas te ofrecen una forma fiable de entender dónde se está acumulando el impulso y dónde necesitas atención, todo ello sin salir de Trello.
Cuándo avanzar más allá de Trello como CRM
Si te encuentras creando demasiadas soluciones para mantener Trello funcionando como CRM, es una señal de que quizá estés listo para ir más allá de lo que Trello puede soportar cómodamente por sí solo.
En ese caso, quizá quieras considerar CRM diseñados específicamente para ese propósito. Si el precio muy bajo de Trello de los gratuitos es un gran atractivo, echa un vistazo a la lista de Zapier con los mejores software CRM gratuitos para más opciones. Si tienes más margen de presupuesto para invertir en un CRM, echa un vistazo a esta selección de los mejores programas CRM, algunos de los cuales incluyen planes gratuitos.
O puedes crear tu propio CRM personalizado con Zapier, automatizando flujos de trabajo de extremo a extremo en miles de aplicaciones y herramientas de IA. Aquí tienes un ejemplo de cómo podría ser eso:
Zapier Forms Para desarrollar tu formulario de clientes potenciales: Crea un formulario personalizado y de marca para captar clientes potenciales que esté presente en una página web o que pueda incrustarse en cualquier lugar.
Zapier Tables Para almacenar datos de clientes potenciales: Añade automáticamente datos de tu formulario de clientes potenciales a tu tabla, para que tengas una única fuente de verdad que se actualice en tiempo real. Al igual que en Trello, puedes ver y gestionar esos datos de varias maneras, incluyendo como un tablero Kanban.
Zapier Agents Para enriquecer los datos de clientes potenciales y encaminar tratos de forma inteligente: Utiliza un agente de IA para enriquecer los datos de clientes potenciales, añadir una puntuación de clientes potenciales, enviar un resumen al representante de ventas adecuado y iniciar una secuencia personalizada de correo electrónico de contacto con clientes futuribles.
Automatizaciones en toda tu pila tecnológica: Conecta tu CRM personalizado con miles de aplicaciones y herramientas de IA para hacer cosas como programar reuniones con nuevos clientes potenciales, registrar automáticamente el registro de las llamadas, actualizar previsiones de ventas en tu hoja de cálculo y transferir tratos cerrados a tus herramientas de incorporación o satisfacción del cliente.
Lecturas relacionadas:
Este artículo fue publicado originalmente en enero de 2024. La actualización más reciente, con contribuciones de Jessica Lau, fue en diciembre de 2025.
