Wie man Trello als CRM nutzt

Trello ist ein Projektmanagement-Tool, das im Grunde für jede Art von Projekt funktioniert. Als freiberuflicher Autor verwende ich es, um meinen Social-Media-Kalender und meine Kundenprojekte zu verwalten und sogar meinem Mann Aufgaben zuzuweisen, um unsere Fernehe etwas weniger chaotisch zu gestalten.

Aber hier ist der Punkt, an dem Trello für mich wirklich glänzt: als CRM. Sicher, wenn Ihre Zeitplanung nicht so voll ist, ist es OK, Pitches auf einen Notizblock zu kritzeln. Aber sobald Ihr Arbeitspensum wächst und Warm-Leads durch das Raster rutschen, brauchen Sie etwas Zuverlässigeres.

Richtig eingesetzt, wird Trello zu einem vollwertigen CRM, das Kundenbeziehungen verwaltet, deine Pipeline verfolgt und Kundeninteraktionen organisiert. 

Um mehr darüber zu erfahren, wie das möglich ist, habe ich mit zwei Experten gesprochen: Brittany Joiner, Autorin von How To Trello, und Alberto Estévez, ehemaliger Chefdesigner von Cromble, ein CRM Trello Power-Up. Hier, ich zeige Ihnen, wie Sie Trello als CRM verwenden. 

Inhalt: 

• Trello als CRM nutzen: Warum das funktioniert 

• Wie man Trello als CRM nutzt 

• Wann sollte man Trello als CRM hinter sich lassen?

Trello als CRM nutzen: Warum das funktioniert

Für kleine und mittelständische Unternehmen bietet Trello eine zugängliche, flexible und kostengünstige Möglichkeit, Kundenbeziehungen zu verwalten. Es gibt viele kreative Möglichkeiten, es zu nutzen, ohne die Komplexität oder die Kosten herkömmlicher CRM-Software. Hier sind die Gründe, warum ich denke, dass es so gut funktioniert:

• Integrationen und Automatisierung. Trello-Power-Ups bringen viele Funktionen auf die Plattform. Nehmen wir zum Beispiel den Power-Up Crumble. Es wandelt Ihr Trello-Board in ein CRM und eine Sales Pipeline um. Sie können Zapier auch verwenden, um Trello mit Tausenden von Anwendungen zu verbinden, sodass Sie mehrstufige Workflows orchestrieren können, die über Ihr Kanban-Board hinausgehen. Wenn beispielsweise Lead-Daten eingehen, kann Zapier KI verwenden, um diese Daten anzureichern, bevor sie zu Ihrem Trello-Board hinzugefügt werden, und dann voreingestellte Daten verwenden, um diesen Lead mit hoher oder niedriger Priorität zu kennzeichnen. 

• Vertrautheit und Benutzerfreundlichkeit. Die Drag-and-Drop-Funktion von Trello ahmt die Einfachheit des Verschiebens von Haftnotizen auf einer Tafel nach. Die Boards, Listen und Karten lassen sich einfach anpassen, um verschiedene Phasen Ihres Verkaufstrichters darzustellen. Weil es leicht zu verstehen ist, reduziert Trello die Lernkurve, die normalerweise mit der Einführung eines neuen Tools verbunden ist. Die Kanban-Workflows sind jedem mit grundlegendem Projektmanagement-Know-How vertraut, was sie zu einer zugänglichen Option für jedes Qualifikationsniveau macht.

• Flexibilität und Anpassung. Du kannst dein Trello-Board so einrichten, wie es zu deinem Unternehmen passt und deinem individuellen Workflow entspricht. Wenn deine potenziellen Kunden weniger Hürden nehmen müssen – vielleicht nur einen kurzen Anruf oder einen E-Mail-Austausch –, dann erstelle ein Board, das dies widerspiegelt. 

• Kosteneffizienz. Nicht jedes Unternehmen hat das Kleingeld, um jeden Monat Hunderte von Dollar in ein CRM zu investieren. Die kostenlose Version von Trello ist vollgepackt mit genügend Features, um Sie zum Laufen zu bringen, und die kostenpflichtigen Pläne sind auch ziemlich erschwinglich, ab $5/Benutzer/Monat (monatlich bezahlt).

Wie man Trello als CRM nutzt

Wie wird aus einem Projektmanagement-Tool ein CRM-Kraftpaket? Sie verwenden die nativen Features von Trello und ergänzen sie mit Add-Ons, um den größtmöglichen Nutzen aus dem Tool herauszuholen. Hier werde ich sieben Schritte hervorheben, mit denen Sie Trello als CRM verwenden können.

1. Erstellen Sie Trello-Listen, die Ihren Verkaufstrichter nachahmen.

Stellen Sie sich Ihr Trello-Board als eine Karte Ihres Verkaufstrichters vor. Jede Phase Ihres Verkaufsprozesses wird zu einer separaten Liste im Board — zum Beispiel Kontakte, Follow-ups, Verhandlungen und abgeschlossene Deals.

Jeder Kunde wird zu einer Karte. Sie verschieben diese Karten von einer Liste zur anderen, während sie die Sales Pipeline durchlaufen.

Zum Beispiel enthält mein Trello-Board als freiberuflicher Autor Listen, die Etappen wie Zu Kontakt, Kontakt und Entdeckungsgespräch repräsentieren. Jede Karte in diesen Listen repräsentiert einen einzelnen Kunden oder ein einzelnes Projekt. Ich habe auch eine Ressourcenliste, in der ich all meine kalten und warmen Nachricht-Vorlagen speichere, sodass es einfach ist, Follow-ups zu senden. 

Natürlich kann Ihr Unternehmen unterschiedliche Anforderungen haben. Trello-Expertin (und Fan) Brittany Joiner war so freundlich, ihr Trello-Board mit mir zu teilen. So sieht es aus.

Es ist ziemlich einfach im Vergleich zu meinem – und es funktioniert großartig. 

Aber ein Trello-CRM ist nicht nur auf Dienstleistungsunternehmen beschränkt. Alberto Estévez hat mir gezeigt, wie auch eine Bäckerei Trello nutzen kann. Wenn beispielsweise eine neue Bestellung eingeht, wird diese einer neuen Karte in der Liste der eingegangenen Bestellungen hinzugefügt. Diese Karte durchläuft dann die entsprechenden Listen –Auftragsprüfung und Abgeschlossener Auftrag–, während die Bäckerei den Auftrag bearbeitet.

Hier sind ein paar Vorlagen, die Sie verwenden können, um sich einen Vorsprung bei der Erstellung Ihres CRM auf Trello zu verschaffen: 

• CRM-Pipeline-Vorlage von Trello

• CRM & Sales Pipeline von Crmble

2. Füge Kundendetails zu Trello-Karten hinzu 

Erstell für jeden Kunden eine Trello-Karte als kleine Datenbank, in der du alle Infos auf einen Blick findest. Fügen Sie Details wie kurze Beschreibungen und Beschriftungen hinzu, die zeigen, welche Art von Dienstleistung oder Produkt sie benötigen und woher sie stammen.

Hängen Sie Dateien wie Rechnungen oder Angebote direkt an die Karte an, sodass Sie alles an einem Ort haben. Der Kommentarbereich ist auch praktisch, wenn Sie Anmerkungen hinzufügen möchten. Wenn Sie Ihren Karten noch mehr Details hinzufügen möchten, können Sie mit Crmble detaillierte Kontaktkarten mit zusätzlichen Feldern wie E-Mail, Firma, Berufsbezeichnung und Deal-Wert für eine 360-Grad-Ansicht Ihres Leads erstellen.

3. Automatisieren Sie Ihre CRM-Workflows

Die nativen Features von Trello ermöglichen es Ihnen, Routineaufgaben zu automatisieren. Wenn zum Beispiel eine Kundenkarte hinzugefügt oder in eine Liste verschoben wird, kann Trello automatisch eine Willkommens-E-Mail senden, eine Checkliste mit Onboarding-Aufgaben hinzufügen und dem Kunden ein Teammitglied zuweisen.

Mit der Trello-Integration von Zapier können Sie Trello mit Tausenden von Anwendungen und KI-Tools verbinden, um Ihre Workflows weit über Trello hinaus zu erweitern. Sie können beispielsweise Zapier Forms verwenden, um ein Lead-Formular zu erstellen und es auf Ihrer Website einzubetten. Wenn jemand das Formular einreicht, kann Zapier automatisch KI verwenden, um den Lead zu qualifizieren, eine Trello-Karte mit den richtigen Labels zu erstellen und sie einem Vertriebsmitarbeiter zuzuweisen. Zapier kann den Mitarbeiter dann in Gmail oder Slack benachrichtigen, komplett mit einer Lead-Zusammenfassung und einer KI-generierten Folge-E-Mail.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Trello automatisieren können, oder beginnen Sie mit einer dieser vorgefertigten Vorlagen. 

4. Verwenden Sie integrierte Tools, um Workflows zu verwalten

Trello bietet Ihnen eine Handvoll nativer Features, die es einfach machen, Deals, Bestellungen und Follow-ups am Laufen zu halten. Auf Kartenebene können Sie die Arbeit mithilfe von Checklisten in umsetzbare Schritte unterteilen, um sicherzustellen, dass jeder Lead oder jede Bestellung dem gleichen konsistenten Prozess folgt.

Dann fügen Sie die neueren Features von Trello, Inbox und Planner, hinzu, um Ihre Pipeline-Boards mit integriertem To-Do-Management und Zeitblockierung zu verbinden. Mit Trello Inbox können Sie Nachrichten aus E-Mails und Messaging-Anwendungen per Drag-and-Drop in eine bestehende Liste ziehen und sie in umsetzbare Karten verwandeln. Trello Planner bietet Ihnen ähnliche Funktionen im Bereich der Planung. Es wird mit Google Kalender und Outlook synchronisiert, sodass Sie Ihre Ereignisse direkt in Planner sehen können. Von dort aus können Sie Trello-Karten per Drag-and-Drop in Ihren Zeitplan ziehen, um Ihren Tag zu planen.

Um das Ganze noch zu optimieren, empfiehlt Brittany, einige Power-Ups hinzuzufügen, die Betriebsstörungen beheben:

• Mit der Paketverfolgung können Sie Sendungsverfolgungsnummern hinzufügen und den aktuellen Versandstatus sowie die voraussichtlichen Liefertermine auf der Vorderseite der Karte anzeigen lassen. Es verfolgt Bestellungen bei FedEx, USPS, UPS, DHL und anderen Anbietern, einschließlich internationaler Dienstleistungen.

  

• Kartenwiederholungsfunktion zum automatischen Kopieren einer Karte täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich. Es ist sehr nützlich für regelmäßige CRM-Wartungsaufgaben, wie die Bereinigung Ihres CRM.

  

5. Integrieren Sie Ihre E-Mail, um die Kundenkommunikation zu optimieren 

Die Kommunikation mit Kunden ist ein wichtiger Teil der CRM-Verwaltung. Mit Trello Power-Ups kannst du E-Mails senden, empfangen und organisieren. Hier sind zwei Möglichkeiten.

Crmble

Mit Crmble kannst du direkt aus Trello E-Mails verschicken. Erstell anpassbare Vorlagen, die Platzhalter durch die Daten deiner Kontakte ersetzen.

Wenn du eine E-Mail verschickst, aktualisiert Crmble automatisch die Kontaktkarte mit der neuesten Kommunikation.

SendBoard (Englisch) 

Email for Trello by SendBoard ist ein weiteres Power-Up, das Ihrem Trello-Board E-Mail-Funktionen hinzufügt.

Schick E-Mails und antworte direkt aus Trello mit dem Rich-Text-Editor von SendBoard und verbinde einen gemeinsamen Posteingang, damit dein ganzes Team Zugriff hat. 

Andere Features, wie das schnelle Antworten mit automatischen Antworten und das Versenden von E-Mails über Trigger, machen dein Trello-Board zu einem zentralen Ort für die gesamte Kundenkommunikation.

6. Leistung mit Berichten und Analytics checken

Trello ist zwar kein dediziertes Analytics-Tool, aber mit ein wenig Einrichtung erhalten Sie einige ziemlich aufschlussreiche Berichte, die zusammenfassen, wie es Ihnen geht.

Crmble macht das besonders einfach. Es verfolgt die Aktivitäten auf Ihrem Board und wandelt sie in klare, leicht verdauliche Einblicke um, sodass Sie schnell den Zustand Ihres Verkaufsprozesses beurteilen können. Mit dem Dashboard von Crmble erhalten Sie allgemeine Kennzahlen — z. B. wie viele Deals Sie verwalten und den Gesamtwert in Ihrer Pipeline — sowie einfache Visualisierungen, wie eine Trichteransicht, die die Umrechnungskurse zwischen den Phasen hervorhebt.

Sie können Ihre Daten auch filtern, um Trends zu erkennen, z. B. welche Lead-Quellen am besten abschneiden oder welche Teammitglieder die meisten Deals abschließen. Zusammen bieten Ihnen diese Momentaufnahmen eine zuverlässige Möglichkeit zu erkennen, wo sich Dynamik entwickelt und wo Ihre Aufmerksamkeit erforderlich ist – und das alles, ohne Trello zu verlassen.

Wann sollte man Trello als CRM hinter sich lassen?

Wenn Sie feststellen, dass Sie zu viele Workarounds zusammenfügen, um Trello als Ihr CRM am Laufen zu halten, ist das ein Zeichen dafür, dass Sie möglicherweise bereit sind, über das hinauszugehen, was Trello alleine bequem unterstützen kann.

An diesem Punkt sollten Sie eventuell den Einsatz speziell entwickelter CRM-Systeme in Betracht ziehen. Wenn der niedrige, niedrige Preis von Trello ein großer Anziehungspunkt ist, sehen Sie sich Zapiers Liste der besten kostenlosen CRM-Software für weitere Optionen an. Wenn Sie mehr Platz im Budget haben, das Sie für ein CRM ausgeben können, schauen Sie sich diese Zusammenfassung der besten CRM-Softwarean — einige davon beinhalten kostenlose Gratis-Tarife. 

Oder Sie können Ihr eigenes benutzerdefiniertes CRM mit Zapier erstellen und durchgängige Workflows für Tausende von Anwendungen und KI-Tools automatisieren. Hier ein Beispiel, wie das aussehen könnte: 

• Zapier Formulare um Ihr Lead-Formular zu erstellen: Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes, markenspezifisches Lead-Erfassungsformular, das sich auf einer Webseite befindet oder an einer beliebigen Stelle eingebettet werden kann.

• Zapier Tables um Lead-Daten zu speichern: Fügen Sie automatisch Daten aus Ihrem Lead-Formular zu Ihrer Tabelle hinzu, sodass Sie eine einzige Informationsquelle haben, die in Echtzeit aktualisiert wird. Ähnlich wie Trello können Sie diese Daten auf verschiedene Arten anzeigen und verwalten, auch als Kanban-Board. 

• Zapier Agents um Lead-Daten anzureichern und Deals intelligent weiterzuleiten: Verwenden Sie einen KI-Agenten, um Lead-Daten anzureichern, einen Lead-Score hinzuzufügen, eine Zusammenfassung an den richtigen Vertriebsmitarbeiter zu senden und eine personalisierte Lead-Pflege-E-Mail-Sequenz zu starten. 

• Automatisierungen in Ihrem gesamten Tech-Stack: Verbinden Sie Ihr benutzerdefiniertes CRM mit Tausenden von Anwendungen und KI-Tools, um beispielsweise Besprechungen mit neuen Leads zu planen, Telefonnotizen automatisch zu protokollieren, Verkaufsprognosen in Ihrem Spreadsheet zu aktualisieren und abgeschlossene Deals an Ihre Onboarding- oder Customer Success Tools weiterzuleiten.

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Dieser Artikel wurde ursprünglich im Januar 2024 veröffentlicht. Das letzte Update, mit Beiträgen von Jessica Lau, erfolgte im Dezember 2025.