Comment créer une feuille de calcul CRM dans Google Sheets (+ modèle de CRM gratuit)

L’ouverture d’un feuille de calcul CRM peut donner l’impression de tomber accidentellement sur le compte TikTok d’un membre de la génération Alpha : désorientation, un peu de panique et la prise de conscience que vous pourriez avoir besoin d’un adolescent pour vous l’expliquer. Malgré la confusion initiale, la création d’un CRM dans Google Sheets peut être un moyen étonnamment efficace de gérer les relations avec les clients (et légèrement moins terrifiant que ce qu’est Skibidi Toilet).

Les feuilles de calcul CRM sont parfaits pour ceux qui débutent ou les propriétaires de petites entreprises qui cherchent à mettre à niveau cette vieille boîte à chaussures sous leur bureau. Mais avant de vous engager, il existe tout un monde d’options CRM gratuites , y compris le modèle CRM simple de Zapier qui peut vous aider à démarrer. 

Mais si vous avez une petite entreprise et que vous aimez l’idée de bricoler sous le capot, j’ai créé un modèle de CRM de feuille de calcul gratuit pour vous lancer. Je vous donnerai également un guide étape par étape pour transformer une toile vierge en un centre animé d'interactions avec les clients.

Table des matières:

• Modèle CRM gratuit pour Google Sheets

• Comment créer un CRM dans Google Sheets en 4 étapes

• Connectez Google Sheets à vos autres applications avec Zapier

• Passez à un CRM simple

Modèle CRM gratuit pour Google Sheets

Pour suivre ce processus, j’ai créé un modèle Google Sheets CRM gratuit que vous pouvez utiliser. Il comprend une feuille de données client prédéfinie pour stocker les informations sur les prospects/clients, un suivi des interactions et un tableau de bord avec des rapports de base.

Pour utiliser ce modèle, accédez à la feuille de calcul Données client et effacez les exemples de données dans chaque cellule en sélectionnant les cellules et en appuyant sur la touche Supprimer. Répétez l'opération pour la feuille Interactions. Une fois que vous avez saisi vos propres données, vous pouvez utiliser les formules et le formatage intégrés, ou vous abstenir d’utiliser les vôtres.

Bien sûr, vous pouvez également créer votre propre feuille de calcul CRM à partir de zéro dans Google Sheets si vous préférez. Quoi qu’il en soit, passons aux étapes pour personnaliser selon vos besoins.

Comment créer un CRM dans Google Sheets en 4 étapes

1. Créer une base de données de gestion de la relation client

2. Suivez les interactions dans votre feuille de calcul CRM

3. Assurer la cohérence de la validation des données

4. Créer un tableau de bord simple

1. Créer une base de données de gestion de la relation client

La feuille de calcul principale de votre CRM Google Sheets sera celle qui hébergera vos données clients/prospects. Cette feuille servira essentiellement de carnet d'adresses centralisé et te permettra de référencer rapidement toutes les informations client dont tu as besoin.

Pour ce faire, créez une nouvelle feuille Google Sheet en tapant sheet.new dans votre navigateur. Double-cliquez sur le nom de la feuille en bas pour la renommer selon vos besoins. J’ai nommé le mien « Données client ».

Ajoutez des en-têtes de colonne sur la ligne supérieure pour les points de données que vous souhaitez suivre pour chaque client, tels que son nom, ses contact, son entreprise, le statut du prospect, le nom du chien, son signe astrologique, etc. À titre d'exemple de base, ma feuille contient des colonnes pour :

• ID client

• Date de recommandation

• Nom

• e-mail

• Téléphone

• Source prospect

• Assigné à

• Statut

• Dernier contact

• Date de fermeture

Tu te demandes peut-être pourquoi j'ai inclus un identifiant client alors que chaque ligne est déjà numérotée et qu'il y a une colonne pour le nom du client. Eh bien, mon doux enfant d’été, les numéros de ligne ne collent pas lors du filtrage ou de l’exportation de sous-ensembles de données, et les noms peuvent être peu originaux (dit la personne qui a dû expliquer l’orthographe « créative » de son nom depuis l’école maternelle). Un identifiant dédié résout ce problème en s’assurant que vos données client restent structurées.

Tu peux attribuer automatiquement un identifiant à chaque entrée à l'aide d'une formule :

=SI (C2= " ", " ", TEXTE (LIGNE (A1), " C000"))

• SI (C2= " ", " ",...) vérifie si la cellule C2 (colonne " Name ") est vide.

  • Si C2 est vide, la case sera vide.

  • Si C2 n'est pas vide, la formule passe à la partie suivante.

• ROW (A1) trouve le numéro de ligne de la cellule A1. Comme A1 se trouve au premier rang, cela renvoie "1. "

• TEXTE (... , " C000") précise que le numéro doit être formaté selon le modèle " C000. " Donc, "1" devient " C001. "

Cette formule attribue un identifiant uniquement si la cellule " Name " n'est pas vide, afin d'éviter toute attribution d'identifiant inutile. Pour étendre facilement cette formule à l'ensemble de la colonne, fais ce qui suit :

1. Cliquez sur la cellule A2 (ou sur la cellule contenant la formule).

2. Maintenez la touche Shiftenfoncée et cliquez sur la dernière cellule de la rangée.

3. Appuyez sur Ctrl + Entrée (commande + retour sur Mac).

Pro tip: If you're doing a lot of repetitive setup work, it's worth learning a few Google Sheets shortcuts (like Ctrl + D / command + D to fill down or Ctrl + Shift + V / command + shift + V for pasting without formatting).

L’étape suivante consiste à formater vos en-têtes de colonne pour les faire ressortir. Utilise une police en gras ou une couleur de remplissage. C'est également une bonne idée de geler cette ligne pour qu'elle soit toujours visible, quelle que soit la longueur de ta liste de clients. Va simplement sur View > Freeze, puis sélectionne la ligne "1. "

Entrez les données existantes si vous avez une liste actuelle de clients ou de prospects à importer dans le CRM. Pour ce faire, vous pouvez exporter un fichier CSV à partir de votre ancien outil, puis utiliser l’importation de fichiers > Fichiers dans Google Sheets pour l’importer. Sinon, laisse ce champ vide pour repartir à zéro.

2. Suivez les interactions dans votre feuille de calcul CRM

Pour tirer le meilleur parti de votre tableur CRM, vous souhaiterez enregistrer toutes les conversations et tous les points de contact avec vos contacts dans une feuille de calcul distincte. Cela permet de créer une image complète de votre relation et de votre processus de vente avec chaque prospect ou client.

Pour commencer, créez une feuille de calcul en cliquant sur le signe plus (+) dans le coin inférieur gauche de votre feuille (ou accédez à la feuille de calcul Interactions dans le modèle).

Je recommande au strict minimum d'inclure les colonnes suivantes dans ta feuille d'interactions :

• Date : Date à laquelle l'interaction a eu lieu

• Nom : La personne à qui tu as parlé

• Type d'interaction : qu'il s'agisse d'un appel téléphonique, d'une réunion, d'un télégramme chanté, etc.

• Vendeur : Le membre de ton équipe qui a géré l'interaction

• Remarques : Bref résumé de ce qui a été discuté

J’aime utiliser la validation des données dans la colonneNom pour extraire des noms directement de la feuille de calcul Données client. Ainsi, je n'aurai pas à saisir à nouveau manuellement les noms des clients, sinon je risquerais de mal orthographier. (Découvrez comment faire cela dans la section suivante.)

Même si la saisie de données n’est peut-être pas l’activité la plus passionnante, disposer d’un journal détaillé vous aide à rester au courant de la position de chaque prospect dans le cycle de vente. Utilisez cet espace pour consulter rapidement les conversations passées avant un appel à venir ou filtre et trier les entrées pour analyser les tendances. Par exemple, vous pouvez examiner tous les prospects qui ont eu cinq interactions ou plus mais qui n'ont pas été convertis pour identifier les domaines à améliorer. Ou tu pourrais examiner le volume d'interactions et les résultats de chaque vendeur.

3. Assurer la cohérence de la validation des données

La validation des données vous permet de contrôler le type de données que les utilisateurs peuvent saisir dans une cellule, éliminant ainsi le risque de fautes de frappe ou d’entrées non valides. Cela te permet de définir des critères spécifiques, tels que n'autoriser que des chiffres, des dates ou des listes prédéfinies.

Pour notre CRM, nous utiliserons la validation des données pour créer des listes déroulantes avec des options prédéfinies. Je trouve que la façon la plus simple de configurer cela est de dédier une feuille de calcul distincte uniquement pour ces listes déroulantes.

Crée une nouvelle feuille de travail et donne-lui un nom. Le mien s’appelle liste déroulante.

Réfléchissez aux colonnes de votre CRM qui bénéficieraient d’options standardisées. Ensuite, crée des colonnes pour chaque ensemble d'options et répertorie les valeurs de chaque colonne.

Cette feuille de travail n'a pas besoin d'être jolie. En fait, je la cache souvent. Tu peux masquer la feuille de calcul en cliquant avec le bouton droit sur son nom en bas et en sélectionnant Masquer la feuille. (Si jamais tu dois afficher la feuille, sélectionne Feuilles masquées dans le menu Affichage.)

Accédez aux feuilles de calcul où vous souhaitez que ces listes déroulantes soient placées, puis sélectionnez la ou les colonnes auxquelles vous souhaitez ajouter la validation des données. Par exemple, dans la feuille de calcul Interactions , j’ajouterai des options de liste déroulante pour la colonne « Type d’interaction ».

Accédez à Données > Validation des données. Dans le champ Critères, sélectionnez Liste déroulante (à partir d’une plage). Entrez =Listes déroulantes!A2:A (en supposant que votre liste commence à A2 dans la feuille de calcul « Listes déroulantes »).

Dans les options avancées, j'aime sélectionner le style d'affichage " en texte brut " pour empêcher l'affichage du menu sur des lignes blanches.

• Allez dans la cellule où vous souhaitez la liste déroulante.

• Cliquez sur Données > Validation des données.

• Choisis Liste parmi une gamme comme critère.

• Sélectionnez la colonne correspondante dans votre feuille liste déroulante.

En prédéfinissant ces options, votre équipe peut simplement sélectionner dans la liste déroulante plutôt que de taper du texte libre. Cela permet d’éviter que des incohérences telles que « prospect » vs. « prospect » ou « James » vs. « Jim Jam » ne se glissent dans vos données.

De plus, lorsque vous devez mettre à jour une option, comme l’ajout d’un nouveau représentant commercial à votre liste, vous pouvez le faire dans un emplacement central et il sera automatiquement mis à jour partout où il est utilisé dans votre CRM. Plus besoin de rechercher et de corriger les incohérences manuellement.

4. Créer un tableau de bord simple

Le véritable pouvoir d’un CRM est de pouvoir évaluer rapidement l’état de votre entreprise et d’identifier les tendances. Dans cette dernière étape, nous allons créer un tableau de bord pour notre CRM Google afin de faire apparaître des rapports de haut niveau.

Commence par créer une nouvelle feuille de travail et la qualifier d'intelligent, comme " Dashboard. " Je vous recommande de faire glisser cette feuille vers l’avant afin qu’elle soit la première chose que vous voyez lorsque vous ouvrez votre CRM.

Ensuite, utilisez des formules et des fonctions pour calculer automatiquement des indicateurs clés, ainsi que des tableaux et des graphiques pour visualiser vos données.

Exemples de formules (ajuste les références des cellules selon les besoins)

• Nombre total de clients : =COUNTA(Customer données!C2:C) (En supposant que les noms des clients figurent dans la colonne C, à partir de la ligne 2)

• Nouveaux clients cette semaine : =COUNTIFS('Customer Data'!B:B, ">="&TODAY()-7, 'Customer Data'!B:B, "<"&TODAY(), 'Customer Data'!C:C, "<>") (Ajustez TODAY()-7 à TODAY()-30 pour les nouveaux prospects ce mois-ci.)

• Activité récente : =QUERY(Interactions!A:E,"SELECT A, B, C, D ORDER BY A DESC LIMIT 5", 1) (Filtre les cinq interactions les plus récentes par ordre décroissant)

• Prospects actifs : =COUNTIFS('Données Client' ! H :H,"En cours »)

Idées de graphiques et de visualisation

Pour créer des visualisations, vous devez sélectionner les données souhaitées et utiliser la fonctionnalité de graphique dans la liste déroulante Insérer ou créer un tableau croisé dynamique.

• Interactions par type : créez un tableau croisé dynamique en utilisant la feuille Interactions comme source de données. Ensuite, créez un graphique à barres ou un graphique à secteurs basé sur les données du tableau croisé dynamique.

• Entonnoir de statut du prospect : Créez un graphique circulaire pour montrer la répartition des prospects par statut (en cours, fermé, pas intéressé).

• Prospects par source : Créez un graphique à barres pour comparer le nombre de prospects de chaque source (par exemple, site web, référence, publicité).

• Performance du vendeur : Créez un graphique à barres pour comparer le nombre d’offres conclues par vendeur.

• Interaction au fil du temps : crée un graphique linéaire pour montrer la tendance des interactions au fil du temps (utilise la date des interactions sur la feuille Interactions).

Certaines de ces étapes peuvent être compliquées, alors suivez ces guides si vous ne savez pas comment faire.

• Comment créer et utiliser des tableaux croisés dynamiques dans Google Sheets

• Comment créer un graphique ou un tableau dans Google Sheets

Pour obtenir des gains rapides, vous pouvez également utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre l’accent sur les données clés, par exemple en mettant en évidence les prospects en retard en rouge ou en signalant les interactions récentes en vert. Il s’agit d’une astuce simple qui facilite l’analyse de votre CRM sans même toucher un graphique.

Une fois les chiffres et les graphiques en place, tu auras une vue d'ensemble de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas et des domaines sur lesquels concentrer tes efforts. Même si votre tableau de bord ne sera pas aussi flashy que celui d'autres logiciels de veille économique, pour une petite entreprise, une option DIY dans Google Sheets peut faire l'affaire. Et à mesure que vos besoins augmentent, vous pouvez toujours lier vos données à des outils CRM plus puissants.

Connectez Google Sheets à vos autres applications avec Zapier

L’un des meilleurs avantages de l’utilisation de Google Sheets comme CRM est la possibilité de le connecter à des milliers d’autres applications via Zapier. Cela vous permet d’ automatiser les tâches répétitives et de rationaliser vos flux de travail. Voici quelques exemples :

• Ajoutez des abonnés à votre liste de diffusion lorsque les adresses e-mail sont capturées.

• Lorsqu'un nouveau prospect remplit un formulaire sur votre site Web, ajoutez automatiquement ses coordonnées à votre fiche de données client .

• Lorsque vous modifiez le statut d’un prospect en « Fermé », envoyez un message Slack de félicitations à votre équipe.

• Lorsqu’une nouvelle ligne est ajoutée à votre fiche données client , créez une tâche correspondante dans votre outil de gestion de projet pour faire un suivi.

En savoir plus sur l’automatisation de Google Sheets ou commencer à utiliser l’un de ces modèles prédéfinis. Tu n'as rien à perdre si ce n'est de l'inefficacité.

Passez à un CRM simple

Si Google Sheets ne convient pas à votre CRM, mais que vous n’êtes pas prêt à passer dans la cour des grands des logiciels CRM dédiés, vous pouvez créer votre propre CRM automatisation-first sur Zapier. Collectez des prospects à partir d’un formulaire, stockez les informations sur les prospects dans une base de données et utilisez un suivi visuel pour gérer le statut de chaque prospect. Ensuite, vous pouvez lancer des actions sur des milliers d’autres appli. Commencez avec l’un de ces modèles.

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Cet article a été initialement publié en juillet 2016 par Michael Grubbs. La dernière mise à jour date de juin 2025.