Trello est un outil de gestion de projet qui fonctionne essentiellement pour tout type de projet. En tant qu’écrivaine indépendante, je l’utilise pour gérer mon calendrier de réseaux sociaux et mes projets clients, et même pour attribuer des tâches à mon mari afin de rendre notre mariage à distance un peu moins chaotique.
Mais c’est là que Trello brille vraiment pour moi : en tant que CRM. Bien sûr, lorsque votre planification n’est pas aussi chargée, il est ok de griffonner des arguments sur un bloc-notes. Mais lorsque vous êtes occupé et que vous remarquez que vous avez oublié d’envoyer un suivi à un prospect chaud, il est temps de mettre à l’échelle.
Utilisez-le correctement, et Trello devient un CRM à part entière qui gère les relations avec les clients, suit votre pipeline et organise les interactions avec les clients.
J’ai contacté deux experts, Brittany Joiner, auteur de How I Trello, et Alberto Estévez, concepteur en chef de Crmble, le power-up CRM pour Trello, pour obtenir leurs aperçus sur la façon de tirer le meilleur parti de Trello. Ici, je vais vous montrer pourquoi Trello fonctionne très bien en tant que CRM et comment convertir votre tableau en un seul.
Vous pouvez utiliser le modèle CRM simple prédéfini de Zapier ou le modèle CRM de vente pour optimiser votre processus de vente avec un outil CRM élégant et personnalisé qui correspond aux besoins de votre entreprise. Les modèles comprennent un formulaire pour collecter des prospects, une feuille de données pour stocker les informations sur les prospects et un suivi visuel pour gérer le statut de chaque prospect et lancer des actions si nécessaire.
Utiliser Trello comme CRM : pourquoi ça marche
Pour les petites et moyennes entreprises, Trello propose un moyen accessible, flexible et abordable de gérer les relations clients. Il existe de nombreuses façons créatives de l’utiliser sans la complexité ou le coût d’un logiciel CRM traditionnel. Voici les raisons pour lesquelles je trouve que cela fonctionne si bien :
Familiarité et convivialité. La fonctionnalité glisser-déposer de Trello imite la simplicité du déplacement des post-it sur un tableau. Manipule facilement ses tableaux, ses listes et ses cartes pour montrer les différentes étapes de ton entonnoir. Parce qu'il est facile à prendre en main, Trello réduit la courbe d'apprentissage généralement impliquée dans l'adoption d'un nouvel outil. Ses flux de travail de type Kanban sont familiers à toute personne possédant des connaissances de base en gestion de projet, ce qui en fait une option accessible pour tout niveau de compétence.
Flexibilité et personnalisation. Vous pouvez configurer votre tableau Trello d’une manière qui convient à votre entreprise et à votre flux de travail unique. Si vos clients potentiels franchissent moins d’obstacles, peut-être simplement un appel rapide ou un échange d’e-mails, créez un tableau qui reflète cela.
Intégrations et automatisation. Les power-ups apportent de nombreuses fonctionnalités à Trello. Je dirais que le Power-Up le plus utile dans ce cas est Crmble, qui convertit en fait votre tableau Trello en un CRM et un pipeline de vente. Des fonctionnalités supplémentaires telles que les rappels automatisés et la synchronisation du calendrier permettent de fluidifier le processus et d’automatiser toutes les tâches dont vous avez besoin pour un flux de travail plus efficace. Les intégrations de Trello avec Zapier élimineront également le besoin de saisir manuellement les données à chaque fois.
Rentabilité pour les petites entreprises. Toutes les entreprises n’ont pas la monnaie nécessaire pour investir des centaines de dollars chaque mois dans un CRM, surtout lorsque vous débutez. La version gratuite de Trello regorge de suffisamment de fonctionnalités pour vous lancer, et ses plans payants sont également assez abordables, à partir de5$ /utilisateur/mois.
Comment utiliser Trello en tant que CRM
Comment un outil de gestion de projet se transforme-t-il en une centrale CRM ? Vous utilisez les fonctionnalités natives de Trello et les complétez avec des modules complémentaires pour tirer le meilleur parti de l’outil. Ici, je vais mettre en évidence sept étapes qui vous permettront d’utiliser Trello comme CRM.
1. Définissez les étapes de votre pipeline de vente pour créer votre mise en page Trello
Considérez votre tableau Trello comme une carte de votre entonnoir de vente. Chaque étape de ton processus de vente fait l'objet d'une liste distincte sur le tableau. Ainsi, vous aurez généralement des listes pour les contacts initiaux, les suivis, les négociations et les offres, ou tout autre aspect de votre entonnoir.
Chaque client deviendra une carte. Vous déplacez ces cartes d’une liste à une autre au fur et à mesure de leur progression dans le pipeline de vente.
Par exemple, mon tableau Trello en tant qu’écrivain indépendant contient des listes représentant des étapes telles que À contacter, Contacté et Appel de découverte. Chaque carte de ces listes représente un client ou un projet individuel.
Tu vois comment j'ai une liste de ressources? C'est un emplacement pratique pour stocker tous mes modèles de messages froids et chauds. J'ai ajouté une liste avec des étiquettes pour m'aider à visualiser les stratégies de génération de prospects qui fonctionnent pour moi et ce qui doit être amélioré.
Bien entendu, ton entreprise peut avoir des besoins différents. Brittany Joiner, experte (et fan) de Trello, a eu la gentillesse de partager son tableau Trello avec moi. Voici à quoi ça ressemble.
C'est assez simple par rapport au mien et il fonctionne très bien.
Mais un CRM Trello ne se limite pas aux entreprises de services. Alberto Estévez m'a montré comment une boulangerie peut également utiliser Trello.
Des listes telles que les commandes reçues, les commandes passées en revue et les commandes clôturées permettent aux petites boutiques d'utiliser Trello en toute simplicité. Trello crée une carte pour chaque commande et parcourt ces listes au fur et à mesure de leur réception. Tu peux facilement suivre l'état de chaque commande grâce à ce type de représentation visuelle.
Consultez ces modèles pour prendre une longueur d’avance sur la création de votre CRM sur Trello : Modèle de pipeline CRM par Trello et CRM et pipeline de vente par Crmble.
2. Remplir chaque carte avec les informations du client
Créez chaque carte Trello sous la forme d’une mini-base de données pour chaque client qui vous donne toutes les informations dont vous avez besoin en une seule fois. Inclut des détails tels que de brèves descriptions et des étiquettes indiquant le type de service ou de produit dont ils ont besoin et leur origine.
Joignez des fichiers tels que des factures ou des propositions directement à la carte, afin d’avoir tout au même endroit. La section des commentaires est également pratique si tu veux ajouter des notes. Voici comment Brittany choisit d'organiser ses cartes Trello.
Si vous souhaitez ajouter encore plus de détails à vos cartes, Crmble entre en jeu. Le Power-Up vous permet de créer des cartes de contact détaillées avec des champs supplémentaires tels que l’e-mail, l’entreprise, l’intitulé du poste, l’anniversaire, l’adresse professionnelle et même la valeur de l’offre pour une vue à 360degrés de votre prospect. Les paramètres de Crmble te permettent également de sélectionner et de désélectionner les informations que tu souhaites voir apparaître sur les cartes.
Pour plus de fonctionnalités, Amazing Fields est un autre excellent Power-Up pour des champs supplémentaires avec de meilleurs visuels et plus de personnalisation. Voici un aperçu visuel.
Les instantanés vous fournissent des informations détaillées sur chaque client sans changer d’appli.
3. Automatiser la création de cartes de prospects
Remplir manuellement chaque carte avec les détails du prospect est gérable si vous avez une poignée de clients. Mais lorsque le volume augmente, le processus prend inutilement du temps et est sujet à des erreurs. Pour y remédier, vous pouvez mettre en place une automatisation pour créer des cartes chaque fois qu’un prospect remplit un formulaire.
Vous pouvez utiliser un Power-Up comme Forms de Blue Cat et créer un formulaire à l’aide de l’éditeur glisser-déposer.
Spécifiez les champs du formulaire qui remplissent les champs Trello et dédiez le titre de la carte.
Lorsqu’un prospect remplit ce formulaire sur votre site Web, Trello crée automatiquement une carte sur le tableau.
Une autre option consiste à utiliser les interfaces Zapier pour créer le formulaire et le connecter à Trello, de sorte que chaque fois que quelqu’un remplit votre formulaire, il crée une carte dans Trello. Ajoutez des étiquettes spécifiques ou une liste déroulante pour le type de service ou de produit et rendez-le aussi détaillé que vous le souhaitez. Vous pouvez faire de même avec des milliers d’autres applications de formulaires via Zapier.
4. Suivez vos offres et vos processus de vente
Trello propose plusieurs façons de prendre le pouls de vos offres et commandes. Utilisez des listes de contrôle, par exemple, pour décomposer les tâches sur chaque carte prospect. Par exemple, voici une liste de contrôle avant la réunion.
Vous pouvez également suivre les offres avec les étiquettes gagnées/perdues de Crmble. En outre, Brittany recommande d'utiliser ces Power-Ups pour rationaliser encore plus le processus :
Calendrier pour afficher les cartes avec les dates d'échéance sur un calendrier hebdomadaire ou mensuel. Hiérarchisez les tâches en les glissant et en les déposant sur le calendrier, qui met automatiquement à jour leurs dates d’échéance.
Package Tracker pour joindre les numéros de suivi et connaître l'état d'expédition à jour et les dates de livraison prévues sur le recto de la carte. Il suit les commandes auprès de FedEx, USPS, UPS, DHL, etc., y compris les services internationaux.
Répéteur de cartes pour copier automatiquement une carte tous les jours, toutes les semaines, tous les mois ou toutes les années. Il est très utile pour les tâches régulières de maintenance CRM, comme le nettoyage de votre CRM.
5. Intégrez votre e-mail pour gérer directement la communication avec les clients
La communication avec le client est une partie importante de la gestion d’un CRM. Les Power-Ups Trello vous permettent d’envoyer, de recevoir et d’organiser des e-mails. Voici deux options.
Crumble
Crmble vous permet d’envoyer des e-mails directement depuis Trello. Configurez des modèles personnalisables qui remplacent les espaces réservés par les détails de votre contact.
Lorsque vous envoyez un e-mail, Crmble met automatiquement à jour la fiche de contact avec la dernière communication.
SendBoard
L’e-mail pour Trello de SendBoard est un autre Power-Up qui ajoute une fonctionnalité d’e-mail à votre tableau Trello.
Envoyez des e-mails et répondez directement depuis Trello avec l’éditeur de texte enrichi de SendBoard, et connectez une boîte de réception partagée pour permettre à toute votre équipe d’y accéder.
D’autres fonctionnalités, comme répondre instantanément avec des réponses automatiques et utiliser des triggers pour envoyer des e-mails automatisés, convertissent votre tableau Trello en un emplacement central pour toutes les communications avec les clients.
6. Automatisez votre flux de travail
Les fonctionnalités natives de Trello vous permettent d’automatiser les tâches de routine en fonction de triggers et de conditions. Configurez des règles qui effectuent automatiquement des actions, telles que le déplacement de cartes, la mise à jour des statuts ou l’envoi de notifications lorsqu’une carte répond à certains critères.
Les cartes sont une autre fonction d’automatisation puissante qui rend les tâches répétitives plus rapides et plus faciles. Envoyez un e-mail de suivi ou mettez à jour le statut d’un client en un seul clic sur une carte.
Quelques règles à mettre en place :
Lorsque vous déplacez une nouvelle fiche client vers la liste d’intégration, déclenchez une série d’actions telles que l’envoi d’un e-mail de bienvenue, la création d’une liste de contrôle des tâches d’intégration et l’affectation d’un membre de l’équipe au client.
Établissez une règle pour que lorsqu’une carte passe à une nouvelle liste (comme Négociation), elle mette à jour sa description ou sa liste de contrôle.
Envoyez un e-mail de demande de commentaires au client lorsqu’une carte entre dans la liste des ventes terminées .
Si vous souhaitez automatiser Trello avec d’autres applications, vous pouvez connecter Trello à Zapier. De cette façon, vous pouvez prendre des actions dans Trello lorsque certains triggers se produisent dans d’autres appli, et vice versa. En savoir plus sur l’automatisation de Trello ou commencer à utiliser l’un de ces flux de travail prédéfinis.
Créer de nouvelles cartes Trello à partir de nouveaux événements Google Agenda
Créer des cartes Trello à partir de nouvelles réponses Google Formulaires
Crée des cartes Trello à partir des nouvelles réponses Typeform
Zapier est un outil sans code d'automatisation qui vous permet de connecter vos applications à des flux de travail automatisés, afin que chaque personne et chaque entreprise puisse progresser à un rythme de croissance. Découvrez comment cela fonctionne.
7. Analysez les performances à l’aide de rapports et d’analytique
Bien que Trello ne soit pas un outil analytique dédié, avec un peu de configuration, vous obtenez des rapports assez perspicaces qui résument vos performances.
C'est là que Crmble brille vraiment : il suit l'activité de ton conseil d'administration et présente des rapports dans de nombreux formats pour avoir une vue détaillée de l'état de ton pipeline. Tout d'abord, va sur le tableau de bord Crmble pour avoir un aperçu de tes victoires. Jouez avec les filtres pour ajuster la période ou voyez qui étaient les meilleures ventes et quels sont les produits les plus populaires.
Crmble vous donne un aperçu du nombre d’offres que vous gérez à tout moment et de la valeur totale des offres. Dans le rapport ci-dessous, vous pouvez voir 46 offres au total et leurs différentes étapes. La vue en entonnoir donne également le taux de conversion d’une étape à l’autre.
Basculez les filtres en haut à droite pour filtrer davantage le graphique par offres gagnées ou perdues. Étant donné que tout est cliquable, filtrez les données pour obtenir un aperçu plus précis de l’origine de vos prospects, de ceux qui se convertissent et de vos efforts.
Crmble vous donne également une vue spécifique des offres par membre. Ci-dessous, vous pouvez voir qu’Alberto a remporté deux offres et la valeur totale de ces offres.
Savoir quand aller au-delà de Trello en tant que CRM
Trello est essentiellement un CRM de première étape. C’est un excellent moyen de commencer à gérer votre pipeline de clients, mais vous devez également savoir quand passer à une solution plus puissante.
Alberto souligne que certaines équipes peuvent avoir besoin de fonctionnalités CRM plus avancées, comme des données granulaires sur les activités de vente, que Trello ne propose pas (encore).
« Vous ne pouvez pas créer une tâche qui dit d’appeler ce contact, puis d’ajouter des détails sur une tâche spécifique. Cela peut devenir plus complexe lorsque les entreprises ont besoin de statistiques sur le temps que j’ai passé au téléphone avec toutes mes offres et quand un grand acteur doit s’impliquer.»
Alberto a également remarqué que les entreprises abandonnent Trello lorsqu'elles ont besoin de séparer les informations. Comme Crmble est basé sur la transparence, tout le monde peut voir ce que font les autres. Chaque fois qu'une entreprise a besoin de mieux contrôler les activités de ses représentants, par exemple, trop de transparence devient un facteur décisif pour elle.
La beauté de l’utilisation de Trello en tant que CRM réside dans sa simplicité. Il est facile pour vous (et pour tous les membres de votre équipe) de vous familiariser avec la gestion de vos prospects et de vos clients. Consultez l’article de Zapier sur Pipedrive versus Trello pour voir comment il se compare à un CRM à part entière. Et si vous êtes prêt à passer à autre chose, voici les choix de Zapier pour les meilleures plateformes CRM gratuites et les meilleurs CRM pour les petites entreprises.
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