Lorsque vous êtes en déplacement ou que vous utilisez un ordinateur partagé, l'un des moyens les plus simples de sauvegarder des fichiers est de vous les envoyer par e-mail. Une fois de retour devant votre ordinateur, vous les téléchargez probablement sur Google Drive.
Mais ce scénario pose quelques problèmes. Tout d'abord, vous devez vous rappeler de le faire (nous nous laissons tous distraire par nos listes à faire). D'autre part, faire défiler vos e-mails prend du temps, surtout si quelques jours, voire quelques semaines, se sont écoulés.
Vous pouvez mettre en place une automatisation à l'aide de votre compte Gmail ou Outlook afin d'enregistrer automatiquement les pièces jointes sur Google Drive. Mais vous devrez alors créer des filtres pour éviter de télécharger toutes les pièces jointes aléatoires des newsletters, des reçus et des spams. Dans ce tutoriel, je vais vous montrer comment utiliser Email by Zapier à la place. Il vous permet de disposer d'un Une adresse @zapiermail.com qui ne reçoit que les messages que vous lui envoyez délibérément, sans devoir mettre en place des filtres.
Vous ne connaissez pas Zapier ? Il s'agit d'un logiciel d'automatisation des flux de travail qui vous laisse vous concentrer sur l'essentiel. En combinant formulaires, tables de données et logique avec des milliers d'applications, vous pouvez alors créer et automatiser tout ce que vous imaginez. Contactez le service commercial pour en savoir plus.
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Comment enregistrer de nouvelles pièces jointes dans Google Drive ?
Comment utiliser l'IA pour agir sur vos fichiers enregistrés ?
Enregistrer automatiquement les nouvelles pièces jointes dans Google Drive
Zapier vous permet de créer des flux de travail automatisés appelés Zaps, qui envoient vos informations d’une appli à une autre. Vous pouvez créer votre propre Zap à partir de zéro sans aucune connaissance en codage, mais nous proposons également des modèles rapides pour vous aider à démarrer.
Si vous souhaitez commencer avec un modèle, cliquez sur le bouton ci-dessous, et vous serez redirigé vers l’éditeur Zapier. Vous devrez créer un compte Zapier si vous n’en avez pas déjà un. Ensuite, suivez les instructions ci-dessous pour configurer votre Zap.
Enregistrer les nouvelles pièces jointes d’un e-mail dans Google Drive
Note: La plupart des applications de messagerie ne vous permettent d’envoyer que des fichiers jusqu’à 25Mo, alors gardez cela à l’esprit lorsque vous utilisez ce Zap.
Configurer le déclencheur de votre e-mail par Zapier
Tout d'abord, configurez votre trigger—l'événement qui lance votre Zap. Si vous utilisez le modèle Zap, il sera configuré pour vous. Sinon, recherchez et sélectionnez Email by Zapier comme appli de trigger et New Inbound Email comme événement de trigger. Cliquez sur Continuer.
Ensuite, personnalisez l'adresse e-mail que Zapier a déjà configurée pour vous. Il s'agit d'une série de lettres et de chiffres aléatoires suivis de @zapiermail.com.
Avant les caractères prédéfinis, Zapier vous demandera d'ajouter un mot. Dans le cas présent, nous avons utilisé le mot gdrive, mais il peut s'agir de n'importe quelle combinaison de lettres et de chiffres, à condition qu'elle soit en minuscules. Copiez l'adresse e-mail dans votre presse-papiers et ajoutez-la à votre carnet d'adresses.
Si vous êtes la seule personne à utiliser cette adresse Zapier, choisissez Spécifique à l'utilisateur pour le type d'adresse électronique. Si d'autres membres de votre équipe l'utiliseront également, choisissez Account-wide.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Continuer.
Il est maintenant temps de tester votre étape de trigger. Envoyez un nouvel e-mail à votre adresse Zapier nouvellement créée avec un fichier joint. Dans l'éditeur Zap, lorsque vous cliquez sur Tester le trigger, Zapier extrait cet e-mail et l'affiche en tant qu'enregistrement de test.
Sélectionnez-le, puis cliquez sur Continuer avec l'enregistrement sélectionné.
Configurez votre action Google Drive
Il est temps de configurer l’action : l’événement que votre Zap exécutera une fois déclenché. Si vous utilisez le modèle Zap, celui-ci sera configuré pour vous. Sinon, recherchez et sélectionnez Google Drive comme appli action et Télécharger un fichier comme événement action. Ensuite, connectez votre compte Google Drive à Zapier et cliquez sur Continuer.
Il est maintenant temps de personnaliser l'emplacement où vous souhaitez placer vos fichiers.
Cliquez sur le menu déroulant sous Drive et sélectionnez Mon Google Drive. Cliquez sur la liste déroulante sous Dossier et sélectionnez le dossier Google Drive dans lequel vous souhaitez que les pièces jointes de vos e-mails soient stockées. Si vous ne souhaitez pas que vos fichiers soient enregistrés dans un dossier spécifique, vous pouvez laisser cette option vide et Zapier enregistrera les fichiers sur votre Google Drive principal.
Ensuite, dans le champ Fichier, cliquez sur le signe plus (+) et sélectionnez Pièce jointe : (existe mais n'apparaît pas) dans la fenêtre modale.
Vous avez également la possibilité de convertir vos pièces jointes en un document modifiable. Si vous souhaitez le faire, sélectionnez True dans le champ Convert to Document (Convertir en document). Sinon, vous pouvez laisser le champ vide.
Par défaut, Zapier utilise le même nom et la même extension que le fichier joint original que vous téléchargez. Si vous voulez changer cela, cliquez sur le signe plus (+) dans le champ Nom du fichier et sélectionnez d'autres données de votre étape précédente Email by Zapier dans la fenêtre modale. Vous pouvez, par exemple, le remplacer par le contenu de l'objet de votre e-mail.
Les mêmes règles s’appliquent pour le champ Extension de fichier . Notez simplement que vous ne pouvez modifier l’extension de fichier que si vous ajoutez un nom de fichier.
Une fois que vous avez terminé de configurer votre action, cliquez sur Continuer.
Il est maintenant temps de tester votre action. Lorsque vous cliquez sur l'étape test, Zapier envoie une pièce jointe à votre Google Drive conformément à la façon dont vous avez configuré votre événement d'action.
Voici l'image que je me suis envoyée, enregistrée dans le bon dossier Google Drive.
Si votre test a été concluant, n'oubliez pas de publier votre Zap.
Utilisez l'IA pour agir sur vos fichiers enregistrés
Maintenant que vos fichiers atterrissent automatiquement dans Google Drive, vous pouvez aller plus loin avec l'IA. Au lieu d'ouvrir, de lire et d'organiser manuellement chaque fichier, vous pouvez configurer des Zaps supplémentaires qui utilisent l'IA pour traiter vos fichiers enregistrés dès leur arrivée.
Voici quelques modèles pour vous aider à démarrer. Grâce à AI by Zapier, notre outil d'IA intégré, ces Zaps peuvent analyser et analyser vos pièces jointes, puis les envoyer à votre base de données, à vos documents ou à votre appli de discuter. AI by Zapier s'intègre aux modèles de ChatGPT, Claude, Gemini et Azure OpenAI, de sorte que vous pouvez vous connecter à celui que vous préférez. (Vous pouvez également échanger les étapes d'action de ces Zaps avec les outils utilisés par votre équipe).
Analysez les nouveaux fichiers Google Drive avec l'IA et journalisez les résultats dans Zapier Tables.
Créez des résumés Google Docs des nouveaux fichiers Google Drive grâce à l'IA
Envoyez des DM Slack alimentés par l'IA à propos des nouveaux fichiers Google Drive
Si vos besoins vont au-delà d'un simple flux de travail, essayez de créer un agent Zapier qui surveille un dossier Google Drive spécifique et prend des décisions concernant chaque nouveau fichier en fonction des règles que vous avez définies. Par exemple, vous pouvez mettre en place un agent qui :
Valide les conventions de dénomination et suggère automatiquement un nom de fichier normalisé si l'original ne correspond pas à votre format.
Extraction de données structurées, telles que leslignes d'un reçu ou les coordonnées d'une carte de visite numérisée, et tri de ces données dans le tableau ou la feuille de calcul appropriés.
Achemine les fichiers vers la bonne destination en fonction de leur contenu. Les factures sont placées dans votre dossier financier et journalisées dans votre outil de comptabilité. Les photos sont placées dans un album partagé par l'équipe. Les contrats sont signalés et transférés à votre équipe juridique dans Slack.
Les spécificités dépendent entièrement du type de fichiers que vous vous envoyez par courrier électronique, mais l'idée de base est la même : une fois que le fichier arrive sur votre disque dur, l'IA s'en charge. Pour savoir comment mettre en place un agent d'IA personnalisé, consultez notre Guide des fonctionnalités des agents Zapier.
Envoyez automatiquement tous vos fichiers vers Google Drive
La prochaine fois que vous aurez besoin d’enregistrer un fichier sur Google Drive, ouvrez votre appli de messagerie, joignez-le et envoyez-le par e-mail à votre nouvelle adresse e-mail Google Drive. Lorsque quelqu’un vous envoie un e-mail avec un fichier, vous pouvez transférer cet e-mail et copier la pièce jointe, et Zapier l’enregistrera également sur Google Drive.
C'est le moyen le plus simple d'envoyer des fichiers vers Google Drive.
Enregistrer les nouvelles pièces jointes d’un e-mail dans Google Drive
Nouveau sur Zapier ? Apprenez-en plus dans le guide de démarrage rapide de Zapier. Recherchez ensuite d’autres moyens de créer une automatisation des e-mails personnalisée.
Cet article a été initialement publié en septembre 2018 par Matt Guay et a été mis à jour par Khamosh Pathak. La dernière mise à jour date de mars 2026.
