Un cahier des charges est un document formel qui définit clairement la portée, les tâches, les produits à livrer, les délais et les responsabilités pour un projet ou un accord de service. Il décrit ce qui sera fait, comment cela sera fait et dans quelles conditions, afin que toutes les parties partagent les mêmes attentes avant le début des travaux.
En tant que freelance, j'ai eu mon lot de relations clients où le travail finissait par devenir trop difficile : le projet traînait trop longtemps ou je n'obtenais pas les ressources dont j'avais besoin pour travailler efficacement. Mes clients étaient bien intentionnés, mais nous n’avons pas établi de plan de match solide à l’avance.
C'est pourquoi j'ai commencé à utiliser un cahier des charges (SOW) pour les nouveaux clients : cela nous permet d'établir un processus à l'avance et de nous assurer que nous sommes sur la même longueur d'onde avant de nous lancer. Ici, je partage le modèle SOW gratuit que j'ai créé. Fais-en une copie et modifie-la en suivant les instructions ci-dessous.
Table des matières:
Qu'est-ce qu'un cahier des charges (SOW) ?
Un énoncé des travaux (SOW) est un document qui définit tous les composants convenus d’un projet, y compris les tâches spécifiques, les livrables et les jalons. Un SOW est couramment utilisé pour définir les attentes et éviter les malentendus entre les parties.
Que comprend un cahier des charges ?
Voici ce que contient un SOW :
L'aperçu du projet
Le but et les objectifs du projet
Une répartition des tâches et des livrables
Le calendrier du projet, y compris les étapes
Une liste des ressources requises
Le lieu où se déroulera le travail
Le budget du client, le prix de chaque livrable et une planification de paiement
Définitions des conditions générales spéciales
Générateur de cahier des charges
Si vous n'avez besoin que d'énoncés de travail ponctuels, vous pouvez utiliser ce générateur d'énoncés de travail (construit avec Zapier Chatbots). Il recueille les informations pertinentes et génère un cahier des charges que vous pouvez ensuite copier et coller dans n'importe quel document.
Les chatbots utilisent des modèles d'intelligence artificielle. L'IA étant une nouvelle technologie qui génère des réponses dynamiques à la demande, nous vous encourageons toujours à vérifier les faits et à vous assurer que les réponses sont correctes et répondent à vos besoins. Zapier peut consulter l'historique des conversations à des fins de qualité et d'amélioration (nous ne pouvons pas identifier les utilisateurs individuels).
Modèle d’énoncé des travaux
Voici un modèle d’énoncé des travaux que vous pouvez copier et développer pour votre prochain projet. Il s’agit d’un Google Doc, mais vous pouvez le télécharger dans d’autres formats comme .doc ou .pdf.
Ce modèle de cahier des charges comprend une formulation de base sur laquelle baser vos termes d’EDT - n’hésitez pas à les développer ou à les modifier pour qu’ils aient un sens pour vous. Et n'oublie pas que si tu as besoin d'un langage juridiquement contraignant dans ton cahier des charges, consulte un avocat pour obtenir les bonnes informations.
Comment remplir votre modèle d’énoncé des travaux
Voici un guide étape par étape sur la manière de remplir le modèle de cahier des charges.
1. Étiquete ton SOW
Une fois que vous avez fait une copie du modèle d’énoncé des travaux, étiquetez-le comme un énoncé des travaux et incluez le nom de votre entreprise et le nom du client. J'aime inclure un numéro SOW pour faciliter le suivi. Je me base sur la date, mais tu peux aussi simplement les numéroter dans l'ordre dans lequel tu les as créés. Créez un système de numérotation qui te permette d'organiser tes SOW de la manière qui te convient.
2. Rédiger une introduction
L'introduction donne un rapide aperçu des personnes, des objectifs et du travail impliqués dans le projet. Inutile d'aller très loin. Fais juste un résumé de haut niveau pour faire référence au sujet du document.
3. Définir le but et les objectifs
Le but et les objectifs établissent la raison pour laquelle vous réalisez ce projet et ce que vous et le client souhaitez atteindre. Quel problème essayez-vous de résoudre et quel retour sur investissement attendez-vous ? Certaines entreprises mentionnent ici des indicateurs clés de performance (ICP), que vous pouvez ajouter s'ils vous aident à rester sur la bonne voie.
4. Lister les tâches du projet
Voici les tâches que vous devrez accomplir pour mener à bien ce projet. Ne craignez pas d'être trop précis dans cette section, car elle définit le travail que vous ferez pour le projet. Comme je l'ai fait dans la capture d'écran de l'exemple de cahier des charges ci-dessous, pensez à énumérer les tâches que vous ne ferez pas afin d'éviter toute dérive.
5. Répertorier les résultats du projet
Les livrables sont les produits ou services que vous fournirez et auxquels vos tâches contribueront : les articles numériques ou physiques que vous remettez à votre client. Par exemple, si votre tâche consiste à concevoir des graphiques, le livrable serait les graphiques eux-mêmes.
Les livrables se répartissent en deux catégories.
Les livrables de processus font avancer un projet, mais ne l'achèvent pas - par exemple, les grandes lignes d'un billet de blog.
Les produits livrables sont les résultats finaux qui répondent aux exigences du projet - par exemple, un billet de blog achevé.
Inclut les deux types de livrables dans cette section pour que ton projet reste sur la bonne voie à chaque étape.
6. Ajouter le calendrier du projet
C'est ici que tu placeras le calendrier du projet, idéalement divisé en phases et marqué par des jalons. En fonction de votre travail, de votre style de travail et de vos préférences et de ceux de votre client, vous pouvez également inclure les heures nécessaires pour accomplir chaque tâche et livrable. Les projets récurrents tels que les contrats d’acompte peuvent inclure des échéances récurrentes dans la planification.
Pensez à utiliser un outil de gestion de projet pour décomposer les tâches, les produits à livrer et les étapes de votre cahier des charges. Vous serez en mesure de visualiser tous ces facteurs de manière plus claire lorsque vous les organiserez en éléments individuels sur votre logiciel. De plus, les fonctionnalités de collaboration vous aideront à régler les détails avec vos collègues.
7. Déterminer le lieu de travail
Note où se trouvent les ressources dont tu auras besoin pour effectuer le travail et où tu vas réellement le terminer. Le cas échéant, mentionne également les endroits où tu ne travailleras pas. Par exemple, vous préférerez peut-être effectuer tout le travail numérique à distance, et non dans l’entreprise du client.
8. Décrivez le budget, les prix et la planification de paiement
Expliquez ici tout ce qui concerne l'argent. Indique le budget du client pour ce projet, puis tes prix pour chaque livrable. Après cela, écrivez la planification selon laquelle vous serez payé. Vous pouvez également inclure des conditions tarifaires telles que le 30 net (paiement 30 jours après la facture) ici, le cas échéant.
Note : Une fois votre SOW établi et signé, utilisez les modèles de facturation de Zapier ou votre logiciel de facturation pour vous faire payer.
9. Répertorier toutes les ressources nécessaires
Énumère ici toutes les ressources dont tu auras besoin auprès du client pour mener à bien le projet, comme le matériel ou la documentation. Ce n'est pas une section SOW traditionnelle, mais je trouve qu'elle aide les projets qui impliquent de nombreux allers-retours, comme la rédaction de devoirs. (Chapeau à Peak Freelance pour avoir inspiré cette section avec une idée similaire dans son exemple de cahier des charges.)
10. Définir des conditions générales spéciales
Mets ici tous les termes ou exigences supplémentaires qui ne rentrent dans aucune autre catégorie. Il s’agit par exemple des processus d’examen et de test, des normes industrielles et des mesures de sécurité requises. Si des termes divers deviennent trop longs, c’est un signe que vous devez ajouter une nouvelle section au modèle.
11. Signe le SOW
Fais toujours signer tes SOW par une figure d'autorité des deux parties. Vous pouvez signer en personne ou télécharger mon exemple d’énoncé des travaux dans votre appli de signature électronique, puis attribuer les espaces de signature à chaque signataire dans votre appli.
Exemple de cahier des charges
Maintenant que vous connaissez toutes les pièces qui entrent dans la composition d’un cahier des charges, je vais vous montrer à quoi cela pourrait ressembler en action. Cliquez sur l’aperçu ci-dessous pour voir une version complète du modèle.
Conseils pour créer un cahier des charges
Lorsque vous suivez un exemple d’énoncé de travail, il peut être facile de passer en mode modèle, alors gardez ces bonnes pratiques à l’esprit :
Gagnez du temps grâce à l'automatisation. Utilisez Zapier pour rationaliser la façon dont vous créez vos cahiers des charges. Il vous permet de créer un modèle de cahier des charges réutilisable et de l'alimenter automatiquement avec les détails de chaque nouveau projet. Tirez des informations des outils que vous utilisez déjà, comme votre CRM, vos formulaires d'admission ou vos applications de gestion de projet, et laissez Zapier remplir les sections clés pour vous. Vous pouvez également utiliser Zapier pour connecter Google Docs à un générateur d'écriture IA afin qu'il puisse suggérer des descriptions, des délais ou des livrables plus clairs.
Communiquez avec votre client lorsque vous créez votre cahier des charges. Faites savoir à votre client quels types de termes vous prévoyez d'inclure dans votre cahier des charges avant de le lui remettre pour signature. Envisagez de collaborer dans un programme comme Google Docs avant de faire une copie finale. Invitez votre client à faire des suggestions et ajoutez des commentaires pour donner un contexte à vos termes.
Utilise un langage cohérent. Utilise le même langage pour faire référence aux mêmes concepts importants dans ton cahier des charges. Par exemple, appelle toujours tes slips " slips ". Ne passe pas à " overview " dans certaines sections.
Sois précise là où c'est important. Si tu as certaines attentes en tête pour certains aspects du projet, précise-les dans le cahier des charges. Fais très attention au langage que tu utilises dans les sections qui te tiennent à cœur, par exemple lorsque tu décris les livrables et que tu ne veux pas faire.
Énoncé des travaux vs autres documents
Il ne se substitue pas à d'autres documents clés tels que le contrat d'entreprise, qui entre dans des détails tels que les accords de confidentialité et la propriété des produits livrables. Voici comment un cahier des charges se compare à d'autres documents courants.
Énoncé des travaux versus champ d'application des travaux
L'étendue des travaux est une section d'un cahier des charges qui définit spécifiquement les limites, les objectifs et les tâches d'un projet. L'énoncé des travaux fournit le cadre complet du projet, y compris l'étendue des travaux, ainsi que les délais, les responsabilités et les conditions.
Déclaration de travail versus accord de niveau de service (SLA)
Un SLA définit les normes de performance, les attentes en matière de qualité et les engagements de service entre un fournisseur et un client. Le cahier des charges, quant à lui, se concentre sur la portée du projet, les responsabilités et les produits à livrer.
Déclaration de travail versus contrat
Un contrat est un accord juridiquement contraignant qui décrit les conditions générales et les obligations entre les parties, tandis qu'un cahier des charges détaille les tâches spécifiques, les produits à livrer et les délais dans le cadre de cet accord. Un cahier des charges peut être juridiquement contraignant, mais vous devriez travailler avec un avocat si c'est votre objectif principal.
Note: Je ne suis pas juriste et j'ai conçu ce document principalement comme un outil de gestion de projet et de communication.
Format SOW : est-ce que le format est important ?
Il est facile de se familiariser avec la mise en forme et les sections de ton cahier des charges. Mais n’oubliez pas : votre énoncé des travaux est, avant tout, un outil pour vous et votre client pour communiquer les attentes et les limites. Ne te soucie pas trop du format, fais juste en sorte que tout soit cohérent. Et s’il y a une section dans ce modèle qui ne vous sert pas, à vous et à votre client, vous pouvez l’annuler.
Plutôt que de t'inquiéter de rendre ton cahier des charges aussi professionnel que possible, concentre-toi sur des questions telles que :
Suis-je en train d'établir une relation équitable avec mon client ?
Mon cahier des charges communique-t-il clairement les termes qu'il sera important de consulter plus tard ?
Suis-je en train de prendre en compte tous les moyens dont je dispose pour protéger mon entreprise tout en respectant les besoins de mes clients ?
Automatisez votre déclaration de travaux avec Zapier
Si vous utilisez toujours le même modèle, il est mûr pour l'automatisation. Vous pouvez utiliser Zapier pour connecter Google Documents à des milliers d'autres applications, afin d'orchestrer des flux de travail en plusieurs étapes qui gèrent automatiquement le reste de vos tâches liées aux documents.
Par exemple, vous pouvez alimenter automatiquement votre modèle de cahier des charges avec des données provenant d'autres applis, utiliser l'IA pour affiner le projet ou développer des sections clés, et envoyer le document finalisé à votre client pour qu'il le révise par e-mail ou via un outil de gestion de projet. Voici quelques flux de travail préétablis pour vous aider à démarrer.
Copier les données des nouvelles lignes Google Sheets vers un modèle Google Doc
Créer des documents Google Docs à partir d’un modèle pour les nouvelles réponses Google Formulaires
Créer des documents à partir de modèles dans Google Docs pour de nouvelles soumissions dans Jotform
Zapier est la plateforme d'orchestration de l'IA la plus connectée, s'intégrant à des milliers d'applications de partenaires tels que Google, Salesforce et Microsoft. Utilisez des formulaires, des tableaux de données et de la logique pour créer des systèmes sécurisés, automatisés et alimentés par l'IA pour vos flux de travail critiques dans l'ensemble de la pile technologique de votre organisation. En savoir plus.
Respecte les termes de ton SOW
Votre cahier des charges établira des limites pour vos projets, et il est ok de repousser les requests hors du champ d’application ou demander à renégocier. Mais cette règle va aussi dans l'autre sens : ton cahier des charges est une promesse que tu as faite à ton client et que tu dois tenir.
Lectures connexes :
Modèles de propositions de projets pour capturer avec précision votre vision
Modèles de gestion de projet pour organiser n’importe quel flux de travail
La liste de contrôle d’intégration du client en 6étapes (avec modèle)
Comment créer une formule de projet qui vous permettra d'atteindre vos objectifs (+ modèles)
Comment rédiger une lettre d’affaires : un guide et un modèle de formatage
Cet article a été initialement publié en février 2024. La dernière mise à jour, avec la contribution de Jessica Lau, date de décembre 2025.
