Vous jonglez avec 12 onglets de navigateur, trois boîtes de réception et un calendrier qui s'est déjà rempli deux fois avant le déjeuner. Votre directeur doit préparer la réunion du conseil d'administration de demain, compiler les dépenses du site Q1 et réserver les voyages du mois d'avril, alors que vous êtes en train de mettre de l'ordre dans les notes prises lors de la réunion de synchronisation de ce matin. Si vous êtes un EA ou un administrateur, ce chaos vous est probablement familier. Mais il existe un moyen de ne plus se sentir comme un pompier et de devenir le partenaire stratégique que vous êtes censé être.
Avec les Zaps - que nous appelons flux de travail automatisés - vous pouvez exécuter des tâches administratives comme celles-ci en pilote automatique, ce qui vous permet de vous sentir plus à l'aise et de récupérer du temps pour le travail à fort impact. De plus, Zapier est certifié SOC 2 Type II et de niveau entreprise, ce qui signifie que vous pouvez être sûr que les données de vos exécutants resteront sécurisées quel que soit le processus que vous automatisez.
Prêt à construire des Zaps ? Poursuivez votre lecture pour trouver de l'inspiration et des modèles qui vous permettront d'être rapidement opérationnel.
Zapier est la plateforme d'orchestration de l'IA la plus connectée, s'intégrant à des milliers d'applications de partenaires tels que Google, Salesforce et Microsoft. Utilisez des formulaires, des tableaux de données et de la logique pour créer des systèmes sécurisés, automatisés et alimentés par l'IA pour vos flux de travail critiques dans l'ensemble de la pile technologique de votre organisation. En savoir plus.
Table des matières
Apprivoisez votre boîte de réception et rédigez des e-mails avec la voix de votre dirigeant
Élaborer des notes d'information préalables aux réunions à partir des événements du calendrier
Envoyez des comptes rendus de réunions à d'autres applications
Créer des demandes de voyage à partir de formulaires d'admission
Créez un assistant d'IA Zapier pour les FAQ et les demandes d'information.
Pour commencer avec un modèle Zap (c'est ainsi que nous appelons nos flux de travail prédéfinis), il suffit de cliquer sur le bouton correspondant. La configuration prend seulement quelques minutes. Pour en savoir plus sur la configuration des Zaps, cliquez ici.
Apprivoisez votre boîte de réception et rédigez des e-mails avec la voix de votre dirigeant
Nous avons tous passé trop de temps à organiser nos boîtes de réception d'e-mail et à séparer les messages importants des messages moins prioritaires.
Que votre cadre reçoive trop d'e-mails pour pouvoir les compter, que vous passiez régulièrement à côté d'informations importantes qui restent enfouies ou que vous ayez du mal à rédiger des e-mails à grande échelle, l'IA peut vous aider à apprivoiser toutes les boîtes de réception que vous surveillez et à rationaliser votre production.
En effet, l'IA peut rédiger des résumés d'e-mails et vous les envoyer là où vous gérez vos tâches. Il peut même créer des lots de résumés d'e-mails - envoyés, par exemple, deux fois par jour sur Slack - afin que vous ou vos cadres puissiez analyser rapidement les e-mails sans avoir à vivre dans Gmail ou Outlook.
Et si le cadre que vous assistez reçoit 200 e-mails par jour, dont la moitié nécessite une réponse ? Vous pouvez laisser l'IA s'occuper de la première passe, en lui demandant de suivre une certaine voix et un certain ton.
Créez des brouillons Gmail pour les nouveaux e-mails Gmail correspondant à la recherche avec l'IA
Créez des tâches Microsoft To Do pour les nouveaux e-mails Microsoft Outlook en associant la recherche à l'IA.
Créez des tâches Asana à l'aide de l'IA pour les nouveaux e-mails Gmail correspondant à la recherche.
Envoyez des messages directs Slack pour les nouveaux e-mails Gmail grâce à l'IA
Résumez les nouveaux e-mails avec l'IA, compilez-les dans un condensé et envoyez-les sur Slack.
Conseil de pro : vous pouvez créer un assistant d'IA sur Zapier qui recherche dans vos e-mails récemment envoyés pour se faire une idée de votre voix, puis utilise une recherche sur le web pour recueillir des informations sur l'expéditeur avant de lui répondre. Commencez avec notre modèle ci-dessous, ou apprenez-en plus sur les agents Zapier dans notre guide des fonctionnalités.
Élaborer des notes d'information préalables aux réunions à partir des événements du calendrier
Avant de participer à une réunion, un cadre a besoin de connaître le contexte : les participants, le contenu de la dernière conversation et ce qu'il est censé décider à la fin de la réunion. En tant qu'assistant, vous êtes le disque dur externe qui doit conserver tout ce contexte et le partager avec votre supérieur au bon moment.
Au lieu de rester branché sur un contexte en constante évolution, mettez en place un Zap qui se déclenche lorsqu'une réunion est programmée, mise à jour ou sur le point de commencer. Il peut récupérer les détails de la réunion, rechercher les participants dans votre CRM, puis utiliser l'IA pour compiler le tout dans un briefing préalable à la réunion - en l'enregistrant dans vos documents, en l'envoyant par chat ou en rédigeant un e-mail.
Lorsque votre supérieur commence la réunion, il est déjà préparé et vous n'avez pas eu à transpirer.
Créez des agendas alimentés par l'IA à partir de nouveaux événements du calendrier et partagez-les dans Slack.
Générer des notes de réunion AI dans OneNote à partir de nouveaux événements Outlook
Envoyez des comptes rendus de réunions à d'autres applications
Après une synchronisation des dirigeants, quelqu'un doit extraire les décisions prises, enregistrer les actions à mener et envoyer un récapitulatif à l'équipe. Et si vous êtes un EA, ce quelqu'un, c'est probablement vous.
Essayez de déléguer le travail à l'automatisation. Ainsi, lorsque l'enregistrement d'une réunion arrive sur votre outil de vidéoconférence ou de stockage sur le cloud, l'IA peut en extraire les décisions clés et les étapes suivantes, puis Zapier les achemine là où elles doivent aller : outils de gestion de projet, canaux de chat, votre système de documentation, ou même un projet d'e-mail adressé aux participants.
Vous n'avez pas besoin d'écouter des enregistrements d'une heure ou d'éplucher des notes. Le Zap fait le gros du travail pour vous. Il vous suffit d'examiner le résumé, de vous assurer qu'il est exact et de poursuivre votre journée.
Créer des éléments de source de données Notion pour les nouvelles transcriptions d'événements Microsoft Teams
Envoyez des messages Slack générés par l'IA pour les nouveaux fichiers Google Drive.
Créer des brouillons Gmail générés par l'IA pour les nouveaux enregistrements Granola
Créez des tâches Asana pour les nouveaux enregistrements Zoom avec l'IA
Planifier des tâches à partir des réactions de Slack
Votre supérieur vient d'ajouter un certain emoji à un message dans Slack. Vous savez tous les deux ce que cela signifie : il faut que cela se fasse. Mais vous devez maintenant ouvrir votre gestionnaire de tâches, créer la tâche, fixer une date d'échéance et copier le contexte. Ce n'est pas difficile. Il s'agit simplement d'une friction dont vous pourriez vous passer.
Créez un flux de travail qui le fait pour vous. Lorsqu'une réaction spécifique est ajoutée à un message, Zapier peut automatiquement créer une tâche dans votre outil de gestion de projet, votre calendrier ou votre outil de suivi des problèmes. Le contenu du message devient la description de la tâche.
Désormais, vous n'avez plus besoin de changer d'appli ou d'enregistrer manuellement chaque demande. Si votre exécuteur réagit, le système s'en charge.
Créer des tâches Asana pour les nouvelles réactions ajoutées dans Slack
Créer des tâches ClickUp à partir de nouvelles réactions ajoutées dans Slack
Créer des tâches Todoist à partir de réactions Slack
Créez des problèmes Jira Software Cloud pour les nouvelles réactions ajoutées dans Slack.
Ajouter de nouvelles réactions Slack à Google Calendar en tant qu'événements rapides
Pro tip : Vous souhaitez résumer ou formater le contenu du message avant qu'il n'entre dans votre prochaine appli ? Ajoutez une étape AI by Zapier entre votre trigger et votre action. Pour en savoir plus sur l'utilisation des étapes de l'IA, consultez ce guide des fonctionnalités.
Créer des demandes de voyage à partir de formulaires d'admission
L'organisation d'un voyage peut nécessiter d'interminables allers-retours. Vous devez recueillir les dates, les préférences et les approbations budgétaires, trouver des hôtels proches du bureau ou du client que votre cadre doit visiter, etc. La moitié du temps, vous êtes à la recherche de détails manquants avant même de pouvoir commencer à réserver.
Ralentissez ce rythme effréné avec un Zap. Lorsque quelqu'un soumet une demande de voyage au moyen d'un formulaire, vous pouvez enregistrer les détails dans une feuille de calcul ou une base de données, puis envoyer un e-mail aux personnes concernées, recevoir une notification dans une appli de discuter ou créer une tâche avec tout ce dont vous avez besoin pour aller de l'avant. Vous n'êtes pas non plus limité à trois étapes. Vous avez besoin de l'e-mail , de la notification Slack et de l' événement du calendrier ? Empilez ces actions toutes dans un seul Zap.
Ajouter des réponses Zapier formulaires à des tableaux et envoyer des e-mails de confirmation
Ajoutez des entrées Typeform à Airtable et alertez les équipes dans Slack
Améliorez les soumissions Jotform avec l'IA, mettez à jour les tableaux, puis notifiez-les via Slack.
Créez des tâches Asana à partir de réponses à des formulaires Google et ajoutez des événements de calendrier.
Ajoutez des formulaires à Notion, envoyez des e-mails de confirmation et informez les équipes.
Créez des chatbots basés sur l'IA pour les FAQ et l'accueil des clients
Il est probable que votre directeur général reçoive les mêmes questions chaque semaine. Vous avez répondu à toutes ces questions une centaine de fois, mais les gens continuent à vous les poser parce qu'ils ne savent pas où chercher.
Au lieu de vous répéter, créez un chatbot en utilisant Zapier Chatbots et orientez-le vers les questions et les flux de travail que vous en avez assez de traiter manuellement. Donnez au robot une directive claire (par exemple, "Vous êtes un assistant d'EA interne qui répond aux FAQ et recueille les bonnes informations pour les nouvelles demandes") et chargez-le avec les politiques, les liens et les modes d'emploi de votre entreprise.
Une fois que le chatbot est en ligne, il peut gérer les FAQ, l'accueil des nouvelles demandes et le triage de base, puis vous transmettre les cas particuliers ou les questions sensibles. Au lieu de jouer le rôle d'un service d'assistance humain, vous pouvez consacrer votre temps à des tâches qui requièrent réellement votre jugement. Découvrez comment configurer cette fonction dans notre Guide des fonctionnalités des chatbots.
Rationaliser les opérations des cadres grâce à l'IA
Même si vous avez "admin" dans votre titre, cela ne signifie pas que vous devez être noyé dans le travail administratif. Votre temps est trop précieux pour cela. Grâce à l'automatisation et à l'IA, vous pouvez vous décharger de ces tâches, normaliser les flux de travail de votre exécutif et rester concentré sur les efforts stratégiques qui nécessitent votre jugement.
Construisez vos systèmes une fois, puis laissez-les fonctionner en arrière-plan pendant que vous faites le travail que vous seul pouvez faire. Commencez dès aujourd'hui à utiliser l'éditeur Zap.
Lectures connexes :
Cet article a été initialement rédigé en mai 2023 par Elena Alston. La dernière mise à jour date de février 2026.
