L’e-mail est l’épine dorsale d’Internet, et même de la vie réelle. Vous avez besoin d’un compte e-mail pour regarder des films en streaming, lire les actualités et payer la plupart des factures. Et la boîte de réception e-mail n’a pas beaucoup changé depuis sa création. Elle fonctionne toujours plus ou moins comme une boîte aux lettres physique : tout, même le courrier indésirable, se retrouve dans la même pile.
Au lieu de vous résigner à une boîte de réception en désordre, il existe des outils que vous pouvez utiliser pour faire de votre boîte de réception Gmail un endroit plus convivial et plus organisé. Voici quelques moyens de faire en sorte que Gmail fonctionne pour toi.
Utilisez des variantes de votre adresse email pour filtre les spams
Désactiver les fils de discussion des groupes très fréquentés
Ajoutez automatiquement des e-mails à votre liste de tâches à faire
Personnaliser vos paramètres d’affichage
Ta boîte de réception Gmail est dotée de quelques paramètres d'affichage par défaut que tu pourrais modifier. Pour les modifier, cliquez sur l’icône d’engrenage dans la barre d’outils en haut à droite, ce qui ouvrira un volet sur le côté droit de votre boîte de réception. Ici, tu peux spécifier l'apparence que tu veux donner à ta boîte de réception.
La première option consiste à modifier la densité de votre boîte de réception, ce qui est une façon élégante de dire combien d’espace il y a entre les e-mails et ce que vous verrez dans l’aperçu. La densité par défaut me convient parfaitement, mais tu devrais peut-être avoir plus de marge de manœuvre (ce que Gmail appelle densité confortable) ou moins (option Compact).
Ensuite, tu peux changer le thème de ta boîte de réception. Tu peux sélectionner différentes combinaisons de couleurs et même des photos d'arrière-plan, y compris télécharger les tiennes.
Hormis l'esthétique, tu peux également sélectionner un type de boîte de réception depuis le même panneau de configuration. Les noms sont assez explicites : chaque type de boîte de réception organise ton courrier d'une manière différente (par exemple, non lu en premier ou suivi d'un astérisque en premier). Choisis le format qui te convient le mieux et n'hésite pas à l'expérimenter au fil du temps pour savoir lequel tu préfères.
Enfin, tu peux choisir d'utiliser le volet de lecture ou non. Le volet de lecture ouvre les e-mails dans une barre latérale, préservant ainsi votre vue sur l'ensemble de votre boîte de réception. Il s'agit davantage d'une ambiance Outlook. Personnellement, j'aime le volet de lecture, mais il ne convient pas à tout le monde. Choisissez donc ce qui vous permet de digérer le plus facilement le contenu des e-mails.
Étiquetez ton courrier
Une fois que tu auras configuré la vue de base de ta boîte de réception, il sera temps de penser à étiqueter tes messages Gmail. Les étiquettes facilitent le tri des e-mails en un coup d’œil, et elles sont également totalement personnalisables, ce qui vous permet de jouer et de trouver un système qui vous convient.
Pour configurer vos libellés Gmail, cliquez sur l’icône d’engrenage dans la barre d’outils en haut à droite. Cela ouvrira à nouveau le volet des paramètres de droite, mais vous devrez cliquer sur Voir tous les paramètres en haut. À partir de là, accède à l'onglet Étiquettes.
Gmail propose quelques libellés standard pour des catégories universelles telles que les promotions, les réseaux sociaux et la corbeille. Tu peux choisir de les utiliser ou non, mais la vraie magie opère lorsque tu fais défiler la page vers le bas. Ici, tu peux définir des étiquettes personnalisées pour ton courrier afin de le trier dans différents dossiers. Cliquez sur le bouton Créer une nouvelle étiquette pour en créer une nouvelle. (Une fois que vous avez pris le coup de main, vous pouvez également le faire directement depuis votre boîte de réception, ou même à partir d’un e-mail lui-même.)
Comme vous pouvez le voir ci-dessus, j’ai quelques étiquettes clés que j’utilise pour organiser mes e-mails. Par exemple, tous mes articles liés à l’assurance et au loyer vont dans l’étiquette Choses importantes pour adultes , qui comporte un sous-dossier pour les e-mails liés à l’emploi, comme mes mises à jour mensuelles 401k.
Si tu essaies de mettre de l'ordre dans une boîte de réception chaotique, l'étiquetage en vrac est ton meilleur ami. Une fois que vous avez créé les étiquettes souhaitées, vous pouvez utiliser l’étiquetage en bloc pour les appliquer à plusieurs e-mails de votre boîte de réception en même temps. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur la case à cocher dans le coin supérieur gauche de la barre d’outils de votre boîte de réception, puis de choisir l’étiquette que vous souhaitez utiliser.
Ensuite, au fur et à mesure que de nouveaux e-mails arrivent, vous pouvez les étiqueter directement à partir du message en cliquant sur l’icône d’étiquette en haut et en sélectionnant l’étiquette de votre choix.
J'ai développé ce système d'étiquetage au fil du temps, alors ne t'inquiète pas de le réussir du premier coup. Commence par quelques étiquettes de base (comme Maison, Enfants, Animaux de compagnie, etc.), puis essaie pour trouver ce qui te convient le mieux.
Identifier les nouveaux e-mails importants
Si vous regardez votre boîte de réception Gmail, vous remarquerez peut-être de petites balises jaunes à côté de certains e-mails. Ces tags sont appelés marqueurs d'importance et ils permettent d'attirer ton attention sur le message.
Les marqueurs d’importance utilisent quelques facteurs pour identifier les e-mails qui sont importants, par exemple les personnes à qui vous envoyez des e-mails (et à quelle fréquence), les e-mails auxquels vous avez tendance à répondre et les e-mails que vous supprimez.
Tu peux activer les marqueurs d'importance depuis l'onglet Boîte de réception de tes paramètres Gmail. J'utilise des marqueurs d'importance pour m'aider à analyser ma boîte de réception, mais vous pouvez décider que vous ne souhaitez pas que Gmail utilise votre activité d’e-mail pour prédire des choses.
Utilisez des variantes de votre adresse email pour filtre les spams
Fait amusant : Gmail ignore en fait les points qui sont insérés dans votre adresse e-mail et coupe tout ce qui apparaît après un signe plus. Donc si j'ai envoyé un e-mail à example.le.address@gmail.com, il serait envoyé à exampleaddress@gmail.com. C'est similaire avec les signes plus : si j'envoie un e-mail à exampleaddress+test@gmail.com, l'e-mail est envoyé à exampleaddress@gmail.com.
Tu peux utiliser ces fausses adresses Gmail pour archiver automatiquement les messages indésirables.
Par exemple, supposons qu’un site vous demande de vous abonner à sa newsletter quotidienne afin d’obtenir une réduction. Il vous suffit de fournir l’adresse exampleaddress+unwanted@gmail.com, puis de créer un filtre Gmail qui recherche to:exampleaddress+unwanted@gmail.com et archive automatiquement tous les e-mails entrants.
Les filtres sont assez faciles à mettre en place ; il suffit d’ouvrir les paramètres et de cliquer sur l’onglet Filtres et adresses bloquées . Vous verrez un bouton pour créer un nouveau filtre : cliquer dessus et remplissez les détails de ce que vous souhaitez filtrer.
Cela a l’avantage supplémentaire d’enregistrer les futurs e-mails promotionnels de ce site sans qu’ils n’encombrent votre boîte de réception - de cette façon, si j’achète un nouveau trench-coat Toteme, je peux toujours rechercher dans mes archives Gmail les codes promo et les offres qu’ils m’ont envoyés.
Astuce: Les filtres ne se limitent pas à l’identification des e-mails marketing. Vous pouvez créer des filtres qui identifient et mettent en vedette les e-mails de votre patron (ou de votre mère), qui transfèrent automatiquement les relevés bancaires à votre conjoint ou qui ajoutent des libellés aux e-mails d’une personne spécifique.
Désactiver les fils de discussion des groupes très fréquentés
L’un des aspects les plus difficiles de la gestion de votre boîte de réception est de déterminer quoi faire des conversations de groupe. Gmail utilise par défaut les discussions par fil de discussion, afin que tu puisses voir toutes les réponses au même endroit, mais ça peut quand même être compliqué.
Si vous êtes bloqué dans un fil de discussion de groupe qui ne vous concerne plus, il existe un moyen rapide de sortir de cette situation sans supprimer la conversation : la désactiver. Tous les prochains messages seront envoyés directement dans tes archives.
Pour ce faire, cliquer sur l’icône Plus lorsque le message est ouvert, puis sélectionnez Muet.
Répéter les conversations pour plus tard
Si ta boîte de réception est surchargée, tu peux suspendre une conversation pour qu'elle réapparaisse à un moment où tu seras plus prête à y répondre. Pour répéter un fil, cliquez sur l’icône Plus , sélectionnez Répétition, puis indiquez-lui quand répéter le message jusqu’à.
Il reviendra dans votre boîte de réception à l'heure indiquée (marqué comme mis en attente pour que vous vous souveniez qu'il s'agit d'un message plus ancien), et vous pourrez alors le traiter ou le remettre en attente.
Recevoir des notifications Slack pour les nouveaux e-mails
Si tu es comme moi, tu ne passes pas le plus clair de ton temps dans ta boîte de réception Gmail. Peut-être travaillez-vous dans des applis comme Slack ou Asana et ne vérifiez-vous vos e-mails que périodiquement. Bien que cette approche soit idéale pour rester concentré, elle peut également signifier que vous êtes lent à remarquer et à répondre aux e-mails importants.
Vous pouvez résoudre ce problème avec un peu d’automatisation. Avec Zapier, vous pouvez connecter Gmail à Slack afin de savoir instantanément et automatiquement quand un nouvel e-mail arrive dans votre boîte de réception.
Ces flux de travail automatisés (appelés Zaps) sont incroyablement flexibles. Vous pouvez choisir de recevoir des notifications sur les nouveaux e-mails sous forme de message direct ou dans un canal. Vous pouvez faire en sorte que la notification ne contienne que les éléments de base (objet et expéditeur) ou l’intégralité du texte de l’e-mail. Et vous pouvez même spécifier l’étiquette pour laquelle vous souhaitez recevoir des notifications, de sorte que vous ne soyez informé que sur de nouveaux e-mails spécifiques.
Voici quelques modèles Zap, des flux de travail automatisés prédéfinis, que vous pouvez utiliser immédiatement.
Envoyer de nouveaux e-mails Gmail en tant que messages du canal Slack
Envoi de notifications Slack pour les nouveaux e-mails correspondant aux requêtes de recherche Gmail
Recevoir de nouvelles notifications par e-mail dans Slack (contenant l’objet, l’extrait, l’expéditeur et le lien vers l’e-mail) [Comptes Gmail professionnels uniquement]
Obtenez un résumé quotidien de vos e-mails généré par l’AI dans Slack
Zapier est un outil sans code d'automatisation qui vous permet de connecter vos applications à des flux de travail automatisés, afin que chaque personne et chaque entreprise puisse progresser à un rythme de croissance. Découvrez comment cela fonctionne.
Ajoutez automatiquement des e-mails à votre liste de tâches à faire
Vous pouvez également utiliser Zapier pour transformer les emails en tâches exploitables en les ajoutant à une liste à faire ou à une appli de gestion de projet. Et tout comme avec Slack, vous pouvez personnaliser votre flux de travail automatisé en fonction de la façon dont vous aimez travailler.
Par exemple, j’utilise un Zap qui n’ajoute que les nouveaux e-mails avec l’étiquette Freelance à mon tableau Asana. Ainsi, je pourrai rester au courant du courrier lié à mon travail indépendant. Voici quelques modèles Zap que vous pouvez essayer.
Créer des tâches Asana à partir de nouveaux e-mails dans Gmail
Ajouter de nouveaux e-mails Gmail marqués d’une étoile en tant que tâches sur Asana [Comptes Gmail professionnels uniquement]
Créer des cartes Trello à partir de nouveaux e-mails Gmail étiquetés
Mettre à jour les tâches Todoist lorsque de nouveaux e-mails Gmail arrivent
Recherchez les e-mails dont vous avez besoin
Les filtres de recherche Gmail vous permettent d'effectuer des recherches complexes sans remplir le formulaire de recherche avancée. Si tu peux les affecter à la mémoire musculaire, les recherches seront beaucoup plus faciles.
label :— Les libellés sont l'un des moyens les plus simples de trier ta boîte de réception, et cette requête te permet de retrouver rapidement les messages portant un libellé spécifique. En soi, ce n'est pas mieux que de simplement sélectionner une étiquette, mais tu peux ensuite affiner la recherche par expéditeur ou par ligne d'objet.from:— Tapez ceci, suivi de l’adresse e-mail (elle commencera à se remplir automatiquement), et vous ne verrez que les e-mails de cette personne.subject:— Vous pouvez ajouter ici les mots que vous souhaitez, et tous les e-mails contenant ces mots dans la ligne d'objet seront renvoyés.is :— Tu peux associer la fonction is : à de nombreux opérateurs différents, tels que « non lu », « marqué », « lu » et « important ». Par exemple, is :unread vous montre tous les e-mails que vous n’avez pas encore lus.has:attachment— John du bureau jure qu'il vous a envoyé ce rapport d'entreprise générique la semaine dernière. Trouvez-le rapidement en utilisant has:attachment pour afficher tout e-mail avec une pièce jointe, et affinez davantage la requête en ajoutant from:john@example.com pour voir uniquement les e-mails que John a envoyés.after:YYYY/MM/DD before:YYYY/MM/DD- Utilisez, ceci, et vous ne verrez que les e-mails dans cette plage de dates.
Archiver les e-mails dont vous n’avez pas besoin
Si vous souhaitez garder votre boîte de réception propre mais également être sûr d'avoir accès à ces messages ultérieurement, vous pouvez archiver les e-mails dans Gmail. Si l'e-mail est étiqueté, il sera placé dans une sorte de « dossier » sous cette étiquette ; sinon, il sera placé sous Tous les courriers.
Pour archiver un e-mail, utilisez le raccourci ]clavier ou [ pendant la lecture de l’e-mail, ou cliquez sur le bouton d’archivage (qui ressemble à un dossier avec une flèche vers le bas). Tu peux également activer l'option " Envoyer et archiver " afin que les fils de discussion soient automatiquement transférés dans tes archives une fois que tu as répondu.
Gardez toutefois à l'esprit que l'archivage de tout empiète sur votre espace libre de 15Go partagé entre Gmail, Google Drive et Google Photos.
La meilleure boîte de réception Gmail est organisée
Les e-mails ne disparaîtront pas de sitôt, donc le moins que vous puissiez faire est de garder votre boîte de réception Gmail organisée. Bien que revenir en arrière et trier tout votre ancien courrier soit un bon début, la meilleure organisation de la boîte de réception est préventive - essayez donc de mettre en place un système qui peut garder votre boîte de réception organisée pour transférer.
Et n’oubliez pas : ok d’expérimenter — avec toutes les opportunités de personnalisation offertes par Gmail, vous finirez par trouver un système qui vous convient. Veillez simplement à automatiser Gmail d'un bout à l'autre, afin de ne pas passer plus de temps que nécessaire dans ta boîte de réception.
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Cet article a été initialement publié par Joe Stych en septembre 2014 et a également bénéficié de la contribution de Danny Schreiber. La dernière mise à jour date de septembre 2024.
