6の人気の Google フォーム自動化ワークフロー

Google フォームは、顧客、友人、家族などから必要なあらゆる情報を収集するための迅速かつ柔軟なツールです。フィードバックを収集したり、注文を受けたり、さらには見込み客獲得システム全体を構築したりするのに役立ちます。さらに、Google スプレッドシートを使用すると、回答をスプレッドシートに自動的に保存できるので（ 私がスプレッドシートをどれほど愛しているかはご存じのとおりです）、後で簡単に確認できます。

しかし、フォームから送信されたデータを受け取った後、実際にそれを処理するには、ToDo リストにコピーしたり、チームにメッセージを送信したりするなど、手作業が必要になります。

Zapier を使用すると、これらすべてが自動的に処理されるため、フォームを作成してオンにするだけで済みます。チームの時間をFreeして、見込み客の育成、リクエストのフォローアップ、ビジネスの構築など、より重要な仕事に充てることができます。

スキップ

• カスタムEメールまたはSMS通知を送信する

• チームにメッセージを送信する

• ToDoリストとプロジェクト管理を自動化する

• Eメールリストに購読者を追加する

• フォームからカレンダーイベントを作成する

• Google フォームでウェブフックを使用する

• Google フォームで自動化システムを構築する

カスタムEメールまたはSMS通知を送信する

デスクに座りながらフォームの回答を確認するのは簡単ですが、日中にはそれができない時間も多々あります。以下の Zap を使用すると、新しい投稿ごとにカスタム通知をEメールの受信箱に送信したり、携帯電話に直接メッセージを送信したりできるので、どこにいても最新情報を入手できます。これらの Zap を使用して、フォーム送信者に自動Eメールまたはテキスト確認を送信することもできます。

チームにメッセージを送信する

Zapier で新しいプロジェクトに取り組むときは、機能のリクエストやフィードバックを簡単に収集する方法として、Google フォームを設定することがよくあります。オフィスにいる間はそれで十分ですが、一日ログアウトした後や、数日間オフィスを離れている場合はどうでしょうか?以下の Zap を使用すると、フォームへの新しい送信ごとにチームがメッセージを確実に受信できるため、何も見逃すことはありません。

ToDoリストとプロジェクト管理を自動化する

フォームの送信内容をGoogle Sheets 内の ToDo リストとして使用することもできますが、チーム全員が予定通りに作業を進められるように、 Trello 、 Notion 、 Asanaなどのアプリを活用することもできます。これらの Zap は、フォームから新しい送信を取得し、それを自分やチームメイトのタスクに変換するのに役立ちます。

フォームを設定するときに、 Google フォームの回答を Google スプレッドシートに自動的に保存するように選択できますが、複数のシートでそれらの回答を追跡したり、その情報をさまざまなチームと共有したりする必要がある場合もあります。フォームの応答を ChatGPT 経由で送信して、最初に要約または再フォーマットされた結果を取得することもできます。次のワークフローを使用して Google フォームを Google スプレッドシートに接続し、情報の転送を自動化します。

Eメールリストに購読者を追加する

フォームビルダーを使用すると、ウェブサイト、ソーシャルメディア、さらには対面イベントのQRコードなど、どこからでも簡単に購読者を収集できます。しかし、それらの新しい見込み客を最大限に活用するには、まだ何かを行う必要があります。 

ただし、収集する見込み客数が増えるほど、その情報をMailchimpまたはKitに手動でコピーする計画を立てるのは現実的ではなくなります。よりスケーラブルなオプションは、そのプロセスを自動化することです。これらの Zap は、Google フォームが新たに送信されるたびに、電子メール マーケティング ソフトウェアで購読者を作成（および更新）します。

フォームからカレンダーイベントを作成する

会議やイベントを管理する場合は、Google フォームを使用して関心度を測定し、サインアップを収集することができます。Google フォームをGoogle カレンダーに接続すると、イベント管理が簡単になります。こうすることで、フォームの応答で詳細が届いたときに簡単に新しいイベントを作成したり、既存のイベントに新しい参加者を追加したりできるので、招待状を見逃すことがなくなります。

Google フォームでウェブフックを使用する

Google フォームをセットアップしていて、ここにリストされていないアプリや、Zapier と統合されていないアプリ (まだ!) に情報を送信したい場合は、多くの場合、ウェブフックを使用してそれを行うことができます。この Zap を使用すると、フォームの送信をそれを受け入れる任意の API に送信できるカスタム POST リクエストを作成できます。Zapier でウェブフックがどのように機能するかについて詳しくは、このガイドをご覧ください。

自動化はシステム化によってより良くなる

上記のようなシンプルな 2 ステップの Zap を使用することもできますが、これは氷山の一角にすぎません。自動化によって業務を効率化する最善の方法は、全体像から始めることです。

たとえば、営業チームが Google フォームをエントリ ポイントとして使用して、自動化された一貫性のある見込み客キャプチャ システムを構築する方法を視覚的に示します ( Zapier Canvasを使用)。

この例では、Google フォームの回答はスプレッドシート (この場合はZapier Tables ) に保存されます。同時に、ZapはGmailから見込み客に確認Eメールを送信します。次に、Google フォームの情報を使用して、Trello ボードに新しいカードが作成されます。最後に、別の Zap が Slack チャネルにメッセージを投稿し、営業チームが遅れることなくフォローアップのプロセスを開始できるようにします。 

独自のカスタム自動化システムを作成するには、まず、ワークフロー全体を最初から最後まで視覚化することから始めます。仕事をこなすためにどんなツールを使っていますか？ツール間でどのような情報が送信されますか?利害関係者からの承認と意見はどこに必要か？ワークフロー全体を最初から最後まで計画したら、Canvas はプロセスを自動化し、チームの作業を効率化するためのZapを推奨して役立ちます。 

そうすれば、各フォームの送信に手動で費やしていた時間 (とエネルギー!) を取り戻し、最も重要なタスクだけに集中できるようになります。

この記事はもともと 2021年 10 月に公開されたものです。最近では、 2025 年 1 月に Nicole Replogle によって更新されました。