Cómo crear una hoja de cálculo de CRM en Hojas de cálculo de Google (+ plantilla gratuita de CRM)

Abrir una hoja de cálculo de integración puede sentirse como tropezar accidentalmente con la cuenta de TikTok de una generación Alfa: desorientador, un poco de pánico y la comprensión de que tal vez necesites que un adolescente te lo explique. A pesar de la confusión inicial, crear una integración en Google Sheets puede ser una forma sorprendentemente eficaz de gestionar las relaciones con los clientes (y un poco menos aterradora que Skibidi Toilet).

Los CRM de hojas de cálculo son perfectos para quienes recién comienzan o para propietarios de pequeñas empresas que buscan actualizar esa vieja caja de zapatos debajo de su escritorio. Pero antes de comprometerse, existe todo un mundo de opciones de integración gratuitas , incluida la sencilla plantilla de integración de Zapier, que puede ayudarle a empezar a trabajar de inmediato. 

Pero si tienes una operación pequeña y te encanta la idea de hacer pequeños ajustes bajo el capó, he creado una plantilla de hoja de cálculo de integración gratuita para que puedas comenzar. También te daré una guía paso a paso para convertir un lienzo en blanco en un centro activo de interacciones con los clientes.

Tabla de contenido:

• Plantilla de integración gratuita para Hojas de cálculo de Google

• Cómo crear una integración en Hojas de cálculo de Google en 4 pasos

• Conecte Hojas de cálculo de Google a sus otras aplicaciones con Zapier

• Pasar a una integración sencilla

Plantilla de integración gratuita para Hojas de cálculo de Google

Para seguir este proceso, he creado una plantilla de Google Sheets gratuita que puedes usar. Incluye una hoja de datos de clientes prediseñada para almacenar información de clientes potenciales/clientes, un rastreador de interacciones y un panel con algunos informes básicos.

Para utilizar esta plantilla, diríjase a la hoja de cálculo Datos del cliente y borre los datos de muestra en cada celda seleccionándolas y presionando la tecla Eliminar. Repita este procedimiento para la hoja de Interacciones . Una vez que haya ingresado sus propios datos, puede usar las fórmulas y el formato incorporado, o bien, puede optar por algo independiente y usar los suyos propios.

Por supuesto, también puedes crear tu propia hoja de cálculo de integración desde cero en Google Sheets si lo prefieres. De cualquier manera, veamos los pasos para personalizarlo según sus necesidades.

Cómo crear una integración en Hojas de cálculo de Google en 4 pasos

1. Crear una base de datos de gestión de relaciones con los clientes

2. Realice un seguimiento de las interacciones en su integración de hoja de cálculo

3. Garantizar la coherencia con la validación de datos

4. Crear un panel de control sencillo

1. Crear una base de datos de gestión de relaciones con los clientes

La hoja de trabajo principal de su integración Google Sheets será la que contenga los datos de sus clientes futuribles. Esta hoja funcionará esencialmente como su libreta de direcciones centralizada y le permitirá consultar rápidamente cualquier detalle del cliente que necesite.

Para configurar esto, cree una nueva hoja de Google escribiendo sheet.new en su navegador. Haga doble clic en el nombre de la hoja en la parte inferior para cambiarle el nombre que tenga sentido para sus necesidades. Llamé al mío "Datos del cliente".

Agregue encabezados de columna en la fila superior para los datos que desea rastrear para cada cliente, como su nombre, información de contacto, empresa, estado del cliente futurible, nombre del perro, signo astrológico, etc. Como ejemplo básico, mi hoja incluye columnas para:

• ID de cliente

• Fecha de referencia

• Nombre

• Correo electrónico

• Teléfono

• Fuente de cliente futurible

• Asignado a

• Estado

• Último contacto

• Fecha de cierre

Quizás tengas curiosidad por saber por qué incluí un ID de cliente cuando cada fila ya está numerada y hay una columna para el nombre del cliente. Bueno, mi dulce niño de verano, los números de fila no se mantienen cuando se filtran o exportan subconjuntos de datos, y los nombres pueden ser poco originales (dice la persona que ha tenido que explicar la ortografía "creativa" de su nombre desde el preescolar). Una identificación dedicada resuelve ese problema al garantizar que los datos de sus clientes permanezcan estructurados.

Puede asignar automáticamente un ID para cada entrada mediante una fórmula:

=SI(C2="","",TEXTO(FILA(A1),"C000"))

• IF(C2="", "", ...) verifica si la celda C2 (la columna "Nombre") está vacía.

  • Si C2 está vacío, la celda estará en blanco.

  • Si C2 no está vacío, la fórmula pasa a la siguiente parte.

• ROW(A1) encuentra el número de fila de la celda A1. Como A1 está en la primera fila, esto devuelve "1."

• TEXT(...,"C000") especifica que el número debe formatearse con el patrón "C000 ". Entonces, "1" se convierte en "C001 ".

Esta fórmula asigna un ID solo si la celda "Nombre" no está vacía, lo que evita la asignación de ID innecesaria. Para extender fácilmente esta fórmula a toda la columna, haga lo siguiente:

1. Haga clic en la celda A2 (o en cualquier celda que tenga la fórmula).

2. Mantenga presionada Shift y haga clic en la última celda de la fila.

3. Presione Ctrl + Enter (command + return en Mac).

Pro tip: If you're doing a lot of repetitive setup work, it's worth learning a few Google Sheets shortcuts (like Ctrl + D / command + D to fill down or Ctrl + Shift + V / command + shift + V for pasting without formatting).

El siguiente paso es formatear los encabezados de las columnas para que se destaquen. Utilice una fuente en negrita o un color de relleno. También es una buena idea congelar esta fila para que siempre esté visible, sin importar cuán larga sea tu lista de clientes. Simplemente vaya a Ver > Congelar y luego seleccione "1 fila".

Ingrese datos existentes si tiene una lista actual de clientes o clientes futuribles para importar a la integración. Puedes hacerlo exportando un archivo CSV desde tu herramienta anterior y luego usando Archivo > Importar en Hojas de cálculo de Google para importarlo. De lo contrario, déjelo en blanco para comenzar de nuevo.

2. Realice un seguimiento de las interacciones en su integración de hoja de cálculo

Para aprovechar al máximo su integración de hoja de cálculo, deberá registrar todas las conversaciones y puntos de contacto con sus contactos en una hoja de trabajo separada. Esto ayuda a construir una imagen completa de su relación y proceso de ventas con cada cliente futurible o cliente.

Para comenzar, cree una nueva hoja de trabajo haciendo clic en el signo más (+) en la esquina inferior izquierda de su hoja (o navegue a la hoja de trabajo Interacciones en la plantilla).

Como mínimo, recomiendo incluir estas columnas en su hoja de Interacciones :

• Fecha: La fecha en que tuvo lugar la interacción.

• Nombre: La persona con la que hablaste

• Tipo de interacción: ya sea una llamada telefónica, una reunión, un telegrama cantado, etc.

• Vendedor: El miembro de su equipo que manejó la interacción.

• Notas: Un breve resumen de lo discutido

Me gusta usar la validación de datos en la columnaNombre para extraer nombres directamente de la hoja de cálculo de Datos del cliente . De esa manera, no tengo que volver a ingresar manualmente ni corro el riesgo de escribir mal los nombres de los clientes. (Aprenda cómo hacer esto en la siguiente sección).

Si bien la entrada de datos puede no ser la actividad más emocionante, tener un registro detallado ayuda a estar al tanto de dónde se encuentra cada futurible en el ciclo de ventas. Utilice este espacio para revisar rápidamente conversaciones pasadas antes de una próxima llamada o filtro y ordenar entradas para analizar patrones. Por ejemplo, puede analizar todos los futuribles que tuvieron cinco o más interacciones pero no se convirtieron para identificar áreas de mejora. También podría examinar el volumen de interacción y los resultados de cada vendedor.

3. Garantizar la coherencia con la validación de datos

La validación de datos le permite controlar el tipo de datos que los usuarios pueden ingresar en una celda, eliminando el riesgo de errores tipográficos o entradas no válidas. Permite establecer criterios específicos, como permitir solo números, fechas o listas predefinidas.

Para nuestra integración, utilizaremos la validación de datos para crear menús desplegables con opciones preestablecidas. Considero que la forma más sencilla de configurar esto es dedicar una hoja de trabajo separada solo para estas columnas de menú desplegable.

Crea una nueva hoja de trabajo y asígnale un nombre. El mío se llama menú desplegable.

Piense en qué columnas de su integración se beneficiarían con opciones estandarizadas. Luego, cree columnas para cada conjunto de opciones y enumere los valores en cada columna.

Esta hoja de trabajo no necesita ser bonita; de hecho, a menudo la mantengo oculta a la vista. Puede ocultar la hoja de cálculo haciendo clic derecho en su nombre en la parte inferior y seleccionando Ocultar hoja. (Si alguna vez necesita mostrar la hoja, seleccione Hojas ocultas en el menú Ver ).

Navegue hasta las hojas de trabajo donde desea que aparezcan estos menús desplegables y seleccione las columnas a las que desea agregar validación de datos. Por ejemplo, en la hoja de cálculo Interacciones, agregaré un menú desplegable para la columna "Tipo de interacción".

Vaya a Datos > Validación de datos. En el campo Criterios , seleccione Menú desplegable (de un rango). Ingrese =menú desplegable!A2:A (asumiendo que su lista comienza en A2 en la hoja de cálculo "menú desplegable").

En Opciones avanzadas, me gusta seleccionar el estilo de visualización "texto simple" para evitar que la visualización del menú aparezca en filas en blanco.

• Vaya a la celda donde desea el menú desplegable.

• Haga clic en Datos > Validación de datos.

• Elija Lista de un rango como criterio.

• Seleccione la columna correspondiente en su hoja de menús desplegables .

Al tener estas opciones predefinidas, su equipo puede simplemente seleccionarlas desde el menú desplegable en lugar de escribir texto libre. Esto evita que inconsistencias como "cliente futurible" vs. "cliente futurible" o "James" vs. "Jim Jam" aparezcan en sus datos.

Además, cuando necesitas actualizar una opción (como agregar un nuevo representante de ventas a tu lista), puedes hacerlo en una ubicación central y se actualizará automáticamente en todos los lugares donde se use en tu integración. Ya no es necesario buscar y solucionar discrepancias manualmente.

4. Crear un panel de control sencillo

El verdadero poder de una integración es poder evaluar rápidamente el estado de su negocio e identificar tendencias. En este último paso, crearemos un panel para nuestra integración Google para mostrar algunos informes de alto nivel.

Comience creando una nueva hoja de cálculo y llámela con algún nombre ingenioso como "Panel de control". Te recomiendo arrastrar esta hoja al frente para que sea lo primero que veas cuando abras tu integración.

A continuación, utilice fórmulas y funciones para calcular automáticamente métricas clave y gráficos para visualizar sus datos.

Fórmulas de ejemplo (ajuste las referencias de celda según sea necesario)

• Total de clientes: =COUNTA(Customer datos!C2:C) (Supone que los nombres de los clientes están en la columna C, comenzando desde la fila 2)

• Nuevos clientes esta semana: =COUNTIFS('Customer Data'!B:B, ">="&TODAY()-7, 'Customer Data'!B:B, "<"&TODAY(), 'Customer Data'!C:C, "<>") (Ajuste TODAY()-7 a TODAY()-30 para nuevos clientes potenciales este mes).

• Actividad reciente: =QUERY(Interactions!A:E,"SELECT A, B, C, D ORDER BY A DESC LIMIT 5", 1) (filtro las cinco interacciones más recientes en orden descendente)

• Clientes futuribles activos: =CONTAR.SI.CONJUNTO('Datos del cliente'!H:H,"En progreso")

Ideas de gráficos y visualizaciones

Para realizar visualizaciones, deberá seleccionar los datos deseados y utilizar la función de gráfico en el menú desplegable Insertar o crear una tabla dinámica.

• Interacciones por tipo: cree una tabla dinámica utilizando la hoja Interacciones como fuente de datos. Luego, cree un gráfico de barras o un gráfico circular basado en los datos de la tabla dinámica.

• Embudo de estado de clientes futuribles: cree un gráfico circular para mostrar la distribución de clientes futuribles por estado (en progreso, cerrado, no interesado).

• Clientes potenciales por fuente: Cree un gráfico de barras para comparar la cantidad de clientes futuribles de cada fuente (por ejemplo, página web, referencia, anuncio).

• Rendimiento del vendedor: cree un gráfico de barras para comparar la cantidad de tratos cerrados por vendedor.

• Interacción a lo largo del tiempo: cree un gráfico de líneas para mostrar la tendencia de las interacciones a lo largo del tiempo (use la fecha de interacción de la hoja Interacciones ).

Parte de esto puede ser complicado, así que siga estas guías si no está seguro de cómo hacerlo.

• Cómo crear y usar tablas dinámicas en Hojas de cálculo de Google

• Cómo crear un gráfico o diagrama en Hojas de cálculo de Google

Para obtener ganancias rápidas, también puede usar formato condicional para enfatizar datos clave, como resaltar clientes potenciales vencidos en rojo o marcar interacciones recientes en verde. Es un truco simple que hace que escanear tu integración sea mucho más fácil sin siquiera tocar un gráfico.

Con números y gráficos a disposición, tendrá una visión general de lo que funciona, lo que no y dónde concentrar sus esfuerzos. Si bien su panel de control no será tan llamativo como el de otro software de inteligencia empresarial, para una pequeña empresa, una opción de bricolaje en Google Sheets puede hacer el trabajo. Y a medida que sus necesidades crezcan, siempre podrá vincular sus datos a herramientas de CRM más potentes.

Conecte Hojas de cálculo de Google a sus otras aplicaciones con Zapier

Una de las mejores partes de usar Google Sheets como integración es la posibilidad de conectarlo con miles de otras aplicaciones a través de Zapier. Esto le permite automatizar tareas repetitivas y optimizar sus flujos de trabajo. A continuación se muestran algunos ejemplos:

• Agregue suscriptores a su lista de correo cuando se capturen direcciones de correo electrónico.

• Cuando un nuevo cliente futurible completa un formulario en su página web, agrega automáticamente sus detalles a su hoja de datos de cliente.

• Cuando cambie el estado de un cliente futurible a "Cerrado", envíe un mensaje de felicitación por Slack a su equipo.

• Cuando se agrega una nueva fila a su hoja de Datos del cliente , cree una tarea correspondiente en su herramienta de gestión de proyectos para realizar un seguimiento.

Obtenga más información sobre cómo automatizar Hojas de cálculo de Google o comience con una de estas plantillas prediseñadas. No tienes nada que perder excepto la ineficiencia.

Pasar a una integración sencilla

Si Google Sheets no es suficiente para su integración, pero no está listo para avanzar a las grandes ligas del software CRM dedicado, puede crear su propia integración priorizando la automatización en Zapier. Recopile clientes futuribles desde un formulario, almacene la información de los clientes futuribles en una base de datos y utilice un rastreador visual para administrar el estado de cada cliente futurible. Luego, puedes iniciar acciones en miles de otras aplicaciones. Comience con una de estas plantillas.

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Este artículo fue publicado originalmente en julio 2016 por Michael Grubbs. La actualización más reciente fue en junio 2025.