Wie man Trello als CRM nutzt

Trello ist ein Projektmanagement-Tool, das eigentlich für jede Art von Projekt funktioniert. Als freiberufliche Autorin nutze ich es, um meinen Social-Media-Kalender und Kundenprojekte zu organisieren und sogar meinem Mann Aufgaben zu geben, damit unsere Fernbeziehung etwas weniger chaotisch ist.

Aber hier kommt für mich das Beste an Trello: als CRM. Klar, wenn dein Terminkalender nicht so voll ist, ist es okay, Ideen auf einen Notizblock zu kritzeln. Aber wenn du viel zu tun hast und merkst, dass du vergessen hast, einem vielversprechenden Lead eine Folge-E-Mail zu schicken, ist es Zeit, zu skalieren.

Richtig eingesetzt, wird Trello zu einem vollwertigen CRM, das Kundenbeziehungen verwaltet, deine Pipeline verfolgt und Kundeninteraktionen organisiert. 

Ich hab mit zwei Expertinnen gesprochen, Brittany Joiner, Autorin von „How I Trello“, und Alberto Estévez, Chefdesigner von Crmble, dem CRM-Power-Up für Trello, für ihre Tipps, wie man Trello optimal nutzen kann. Hier zeig ich dir, warum Trello super als CRM funktioniert und wie du dein Board in eins verwandeln kannst. 

Trello als CRM nutzen: Warum das funktioniert

Für kleine und mittlere Unternehmen bietet Trello eine zugängliche, flexible und erschwingliche Möglichkeit, Kundenbeziehungen zu verwalten. Es gibt viele kreative Möglichkeiten, es zu nutzen , ohne die Komplexität oder die Kosten herkömmlicher CRM-Software. Hier sind die Gründe, warum ich denke, dass es so gut funktioniert:

• Vertrautheit und Benutzerfreundlichkeit. Die Drag-and-Drop-Funktion von Trello ist so einfach wie das Verschieben von Haftnotizen auf einer Tafel. Bearbeiten Sie ganz einfach die Bretter, Listen und Karten, um verschiedene Phasen Ihres Trichters anzuzeigen. Weil es so einfach zu verstehen ist, macht Trello die Lernkurve, die man normalerweise bei neuen Tools hat, viel flacher. Seine Kanban-artigen Workflows sind jedem mit grundlegenden Projektmanagement-Kenntnissen vertraut, was sie zu einer zugänglichen Option für alle Kompetenzstufen macht.

• Flexibilität und Anpassung. Du kannst dein Trello-Board so einrichten, wie es zu deinem Unternehmen passt und deinem individuellen Workflow entspricht. Wenn deine potenziellen Kunden weniger Hürden nehmen müssen – vielleicht nur einen kurzen Anruf oder einen E-Mail-Austausch –, dann erstelle ein Board, das dies widerspiegelt. 

• Integrationen und Automatisierung. Power-Ups bringen eine Menge Funktionalität in Trello. Ich würde sagen, dass das nützlichste Power-Up in diesem Fall Crmble ist, das dein Trello-Board tatsächlich in ein CRM und eine Sales Pipeline verwandelt. Zusätzliche Funktionen wie Automatisierte Erinnerungen und Kalendersynchronisierung sorgen für einen reibungsloseren Ablauf und automatisieren alle Routineaufgaben, die du für einen effizienteren Workflow brauchst. Die Integration von Trello mit Zapier müssen Daten nicht mehr jedes Mal manuell eingegeben werden.

• Wirtschaftlichkeit für kleine Unternehmen. Nicht jedes Unternehmen hat das Geld, um jeden Monat Hunderte von Dollar für ein CRM auszugeben, vor allem nicht, wenn man gerade erst anfängt. Die kostenlose Version von Trello hat genug Features, um loszulegen, und die kostenpflichtigen Pläne sind auch ziemlich günstig und beginnen bei $5pro Benutzer und Monat.

Wie man Trello als CRM nutzt

Wie wird aus einem Projektmanagement-Tool ein starkes CRM-Tool? Du nutzt die Features von Trello und packst Add-ons dazu, um das Tool voll auszunutzen. Hier zeig ich dir sieben Schritte, mit denen du Trello als CRM nutzen kannst.

1. Definiere die Phasen deiner Sales Pipeline, um dein Trello-Layout zu erstellen.

Stell dir dein Trello-Board wie eine Karte deines Verkaufstrichter. Jede Phase Ihres Verkaufsprozesses wird zu einer separaten Liste auf dem Brett. Also hast du normalerweise Listen für erste Kontakte, Nachfassaktionen, Verhandlungen und abgeschlossene Deals – oder wie auch immer dein Trichter aussieht.

Jeder Kunde erhält eine Karte. Du verschiebst diese Karten von einer Liste in die andere, während sie die Sales Pipeline durchlaufen.

Zum Beispiel hat mein Trello-Board als freiberuflicher Autor Listen, die Phasen wie zu kontaktieren, kontaktiert und Kontaktgespräch zeigen. Jede Kachel in diesen Listen steht für einen einzelnen Kunden oder ein Projekt. 

Sehen Sie, wie ich eine Liste für Ressourcen habe? Hier kann ich ganz einfach alle meine Vorlagen für kalte und warme Nachrichten speichern. Ich hab 'ne Liste mit Beschriftungen gemacht, damit ich besser sehen kann, welche Strategien zur Lead-Generierung bei mir funktionieren und was ich noch verbessern kann.

Natürlich kann Ihr Unternehmen unterschiedliche Anforderungen haben. Trello-Expertin (und Fan) Brittany Joiner war so freundlich, ihr Trello-Board mit mir zu teilen. So sieht es aus.

Es ist ziemlich einfach im Vergleich zu meinem – und es funktioniert großartig. 

Aber ein Trello-CRM ist nicht nur für Dienstleistungsunternehmen gedacht. Alberto Estévez hat mir gezeigt, wie auch eine Bäckerei Trello nutzen kann.

Listen wie "Bestellung erhalten", "Auftragsüberprüfung " und "Geschlossene Bestellungen" erleichtern kleinen Unternehmen die Nutzung von Trello. Trello erstellt für jede Bestellung eine Karte, und sie durchlaufen diese Listen vom Eingang bis zur Fertigstellung. Mit dieser Art der visuellen Darstellung können Sie den Status jeder Bestellung leicht verfolgen.

Schau dir diese Vorlagen an, um gleich loszulegen mit deinem CRM auf Trello: CRM-Pipeline-Vorlage von Trello und CRM & Sales Pipeline von Crmble.

2. Füllen Sie jede Karte mit Kundeninformationen aus

Erstell für jeden Kunden eine Trello-Karte als kleine Datenbank, in der du alle Infos auf einen Blick findest. Fügen Sie Details wie kurze Beschreibungen und Beschriftungen hinzu, die zeigen, welche Art von Dienstleistung oder Produkt sie benötigen und woher sie stammen.

Füge Dateien wie Rechnungen oder Angebote direkt an die Karte an, damit du alles an einem Ort hast. Der Kommentarbereich ist auch praktisch, wenn Sie Notizen hinzufügen möchten. So organisiert Brittany ihre Trello-Karten.

Wenn du deinen Karten noch mehr Details hinzufügen möchtest, tritt Crmble in Aktion. Mit dem Power-Up kannst du detaillierte Kontaktkarten mit zusätzlichen Feldern wie E-Mail, Firma, Jobtitel, Geburtstag, Arbeitsadresse und sogar dem Wert eines Deals erstellen, um einen 360-Grad-Überblick über deinen Lead zu erhalten. In den Einstellungen von Crmble können Sie auch auswählen und abwählen, welche Details auf Karten angezeigt werden sollen.

Für mehr Funktionen, Amazing Fields ist ein weiteres tolles Power-Up für zusätzliche Felder mit besserer Grafik und mehr Anpassung. Hier ist ein visueller Überblick.

Mit den Momentaufnahmen bekommst du detaillierte Infos zu jedem Kunden, ohne die Anwendung wechseln zu müssen.

3. Lead-Karten automatisch erstellen

Das manuelle Ausfüllen jeder Karte mit Lead-Details ist machbar, wenn du nur wenige Kunden hast. Doch mit zunehmendem Volumen wird der Prozess unnötig zeitaufwendig und fehleranfällig. Um das zu regeln, kannst du eine Automatisierung einrichten, die immer dann eine Karte erstellt, wenn ein Lead ein Formular ausfüllt.

Du kannst ein Power-Up wie Formulare von Blue Cat verwenden und mit dem Drag-and-Drop-Editor ein Formular erstellen.

Sag uns, welche Felder im Formular in die Trello-Felder kommen sollen, und gib den Kartentitel an.

Wenn ein Lead das Formular auf deiner Website ausfüllt, erstellt Trello automatisch eine Karte auf dem Board.

Eine andere Möglichkeit ist, Zapier-Schnittstellen zu verwenden, um das Formular zu erstellen und mit Trello zu verbinden, sodass jedes Mal, wenn jemand dein Formular ausfüllt, eine Karte in Trello erstellt wird. Füge bestimmte Beschriftungen oder ein Dropdown-Menü für die Art der Dienstleistung oder des Produkts hinzu und gestalte es so detailliert, wie du möchtest. Das Gleiche kannst du mit Tausenden anderen Formular-Anwendungen über Zapier machen. 

4. Verfolge deine Deals und Verkaufsprozesse

Trello hat ein paar coole Features, mit denen du deine Deals und Bestellungen im Blick behalten kannst. Nutze Checklisten, um die Aufgaben auf jeder Lead-Karte aufzuschlüsseln. Hier ist zum Beispiel eine Checkliste für vor dem Meeting.

Du kannst Deals auch mit den gewonnenen/verlorenen Labels von Crmble verfolgen. Abgesehen davon empfiehlt Brittany, diese Power-Ups zu verwenden, um den Prozess noch weiter zu optimieren: 

• Kalender , um Karten mit Fälligkeitsdatum in einer wöchentlichen oder monatlichen Kalenderansicht anzuzeigen. Ordne Aufgaben nach Priorität, indem du sie per Drag & Drop in den Kalender ziehst, wodurch ihre Fälligkeitstermine automatisch aktualisiert werden.

  

• Package Tracker zum Anhängen von Sendungsverfolgungsnummern und zum Abrufen des aktuellen Versandstatus und der voraussichtlichen Liefertermine auf der Kartenvorderseite. Es verfolgt Bestellungen mit FedEx, USPS, UPS, DHL und mehr, einschließlich internationaler Dienstleistungen.

  

• Card Repeater zum automatischen Kopieren einer Karte jeden Tag, jede Woche, jeden Monat oder jedes Jahr. Das ist echt praktisch für die regelmäßigen CRM-Aufgaben, wie zum Beispiel das Aufräumen deines CRM.

  

5. Integrier deine E-Mails, um die Kommunikation mit Kunden direkt zu verwalten.

Die Kommunikation mit Kunden ist ein wichtiger Teil der CRM-Verwaltung. Mit Trello Power-Ups kannst du E-Mails senden, empfangen und organisieren. Hier sind zwei Möglichkeiten.

Crmble

Mit Crmble kannst du direkt aus Trello E-Mails verschicken. Erstell anpassbare Vorlagen, die Platzhalter durch die Daten deiner Kontakte ersetzen.

Wenn du eine E-Mail verschickst, aktualisiert Crmble automatisch die Kontaktkarte mit der neuesten Kommunikation.

SendBoard (Englisch) 

E-Mail für Trello von SendBoard ist ein weiteres Power-Up, das dein Trello-Board um E-Mail-Funktionen erweitert.

Schick E-Mails und antworte direkt aus Trello mit dem Rich-Text-Editor von SendBoard und verbinde einen gemeinsamen Posteingang, damit dein ganzes Team Zugriff hat. 

Andere Features, wie das schnelle Antworten mit automatischen Antworten und das Versenden von E-Mails über Trigger, machen dein Trello-Board zu einem zentralen Ort für die gesamte Kundenkommunikation.

6. Automatisiere deinen Arbeitsablauf

Mit den Features von Trello kannst du Routineaufgaben anhand von Triggern und Bedingungen automatisieren. Leg Regeln fest, die automatisch Aktionen ausführen, wie Karten verschieben, Status aktualisieren oder Benachrichtigungen senden, wenn eine Karte bestimmte Kriterien erfüllt.

Karten sind ein weiteres leistungsstarkes Automatisierungsfeature, das sich wiederholende Aufgaben schneller und einfacher macht. Schick einfach mit einem Klick auf eine Karte eine Erinnerungs-E-Mail oder aktualisier den Status eines Kunden.

Einige Regeln zum Einrichten:

• Wenn du eine neue Kundenkarte in die Onboarding -Liste verschiebst, löst du eine Reihe von Aktionen aus, wie das Versenden einer Willkommens-E-Mail, das Erstellen einer Checkliste mit Onboarding-Aufgaben und das Zuweisen eines Teammitglieds zum Kunden.

• Mach dir eine Regel, dass die Beschreibung oder Checkliste einer Karte aktualisiert wird, wenn sie in eine neue Liste (z. B. „Verhandlung“) verschoben wird.

• Senden Sie dem Kunden eine Feedback-Anfrage per E-Mail, wenn eine Karte in die Liste „Verkauf abgeschlossen“ verschoben wird.

Wenn du Trello mit anderen Anwendungen automatisieren willst, kannst du Trello mit Zapier verbinden. So kannst du in Trello Aktionen durchführen, wenn in anderen Anwendungen bestimmte Trigger passieren – und umgekehrt. Mehr darüber erfahren , wie du Trello automatisieren kannst, oder leg gleich los mit einem dieser vorgefertigten Workflows.

7. Leistung mit Berichten und Analytics checken

Trello ist zwar kein spezielles Analytics Tool, aber mit ein paar Einrichtung bekommst du ziemlich aufschlussreiche Berichte, die dir zeigen, wie du so drauf stehst.

Das ist der Punkt, an dem Crmble wirklich glänzt: Es verfolgt die Aktivitäten Ihres Boards und präsentiert Berichte in mehreren Formaten, um einen detaillierten Überblick über den Zustand Ihrer Pipeline zu erhalten. Gehen Sie zunächst zum Crmble-Dashboard, um einen Überblick über Ihre Gewinne zu erhalten. Probier die Filter aus, um den Zeitraum anzupassen oder zu sehen, wer die Top-Verkäufer waren und welche Produkte am beliebtesten sind.

Crmble gibt dir einen Überblick darüber, wie viele Deals du gerade bearbeitest und wie hoch der Gesamtwert der Deals ist. Im folgenden Bericht kannst du die Gesamtzahl der „ 46 “-Deals und ihre verschiedenen Phasen sehen. Die Trichteransicht zeigt auch den Umrechnungskurs von einer Phase zur nächsten. 

Schalte die Filter oben rechts um, um die Grafik weiter nach gewonnenen oder verlorenen Deals zu filtern. Da alles anklickbar ist, kannst du die Daten filtern, um genauer zu sehen, woher deine Leads kommen, welche davon zu Conversions führen und wo sich deine Bemühungen auszahlen.

Crmble zeigt dir auch eine Ansicht der Deals speziell für Mitglieder. Unten siehst du, dass Alberto zwei Deals abgeschlossen hat und wie viel diese insgesamt wert sind.

Wissen, wann man Trello als CRM-Tool hinter sich lassen sollte

Trello ist im Grunde ein CRM für den ersten Schritt. Das ist ein toller Start, um deine Kundenpipeline zu verwalten, aber du solltest auch wissen, wann du auf eine stärkere Lösung umsteigen solltest. 

Alberto weist darauf hin, dass manche Teams vielleicht fortgeschrittenere CRM-Features brauchen, wie detaillierte Daten zu Vertriebsaktivitäten, die Trello (noch) nicht anbietet. 

"Du kannst keine Aufgabe erstellen, die besagt, diesen Kontakt anzurufen und dann Details zu einer bestimmten Aufgabe hinzuzufügen. Es kann noch komplizierter werden, wenn Firmen Statistiken darüber brauchen, wie viel Zeit ich mit allen meinen Deals am Telefon verbracht habe und wann ein wichtiger Akteur einbezogen werden muss."

Alberto bemerkte auch, dass Unternehmen Trello verlassen, wenn sie eine Informationstrennung benötigen. Da Crmble auf Transparenz basiert, kann jeder sehen, was die anderen tun. Wann immer ein Unternehmen beispielsweise mehr Kontrolle über die Aktivitäten der Vertriebsmitarbeiter benötigt, wird zu viel Transparenz für das Unternehmen zu einem Dealbreaker.

Trello als CRM zu nutzen ist einfach super, weil es so simpel ist. Es ist für dich (und alle in deinem Team) ganz einfach, den Dreh raus zu kriegen, um mit der Verwaltung deiner Leads und Kunden loszulegen. Schau dir den Artikel von Zapier zu diesem Thema an Pipedrive versus Trello an, um zu sehen, wie es im Vergleich zu einem vollwertigen CRM abschneidet. Und wenn du bereit bist, weiterzumachen, findest du hier Zapiers Auswahl der besten kostenlosen CRM-Plattformen und der besten CRMs für kleine Unternehmen.

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