外出先や共有パソコンを使っているとき、ファイルを保存する最も簡単な方法の一つは、それらを自分自身にEメールで送ることです。自分のパソコンの前に戻ったら、おそらくGoogleドライブにアップロードするでしょう。
しかし、そのシナリオにはいくつか問題があります。まず、実際に それを忘れ ないようにしなければなりません(私たちは皆、ToDoリストに邪魔されます)。そして第二に、Eメールをスクロールするのは時間がかかります。特に数日、あるいは数週間経っている場合はなおさらです。
GmailやOutlookアカウントを使って、添付ファイルをGoogleドライブに自動保存する自動化を設定することもできます。しかし、ニュースレターやレシート、迷惑メールのランダムな添付ファイルをアップロードしないようにフィルターを作成する必要があります。このチュートリアルでは、代わりに Email by Zapier の使い方をお見せします。専用の @zapiermail.com フィルターを設定しずに、意図的に送信したメッセージだけを受け取るアドレス。
Zapierははじめてですか？Zapierは、重要なことに集中できるようにするためのワークフロー自動化ソフトウェアです。フォーム、データテーブル、ロジックを何千ものアプリと組み合わせて、考え得るあらゆるものを構築し、自動化できます。詳しくは営業担当者にお問い合わせください。
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新しい添付ファイルを Google ドライブに自動的に保存する
Zapier を使用すると、Zap と呼ばれる自動化されたワークフローを作成して、情報をあるアプリから別のアプリに送信できます。コーディングの知識がなくても、独自の Zap をゼロから作成できますが、すぐに始められる簡単なテンプレートも提供しています。
テンプレートから始める場合は、下のボタンをクリックすると、Zapierエディターに移動します。Zapier アカウントをまだお持ちでない場合は、作成する必要があります。次に、以下の指示に従って Zap を設定します。
注意:ほとんどのメール アプリでは最大25 MB までのファイルしか送信できないため、この Zap を使用する場合はこの点に注意してください。
ZapierのEメールトリガーを設定する
まず、トリガーを設定すること、つまりZapを始めるイベント。Zapテンプレートを使っているなら、これが自動的に設定されます。それ以外の場合は、トリガーアプリとして 「Email by Zapier 」、トリガーイベントとして「 New Inbound Eメール 」を検索して選択してください。「 続ける」をクリックしてください。
次に、Zapierがすでに設定しているEメールアドレスをカスタマイズしてください。これはランダムな文字と数字の後に @zapiermail.comが続く文字列です。
あらかじめ設定された文字の前に、Zapierが単語を追加してほしいと言います。今回は 「gdrive」という言葉を使いましたが、小文字であれば任意の文字と数字の組み合わせを使えます。Eメールアドレスをクリップボードにコピーしてアドレス帳に追加してください。
このZapierアドレスを使うのはあなただけの場合は、Eメールアドレスタイプに 「ユーザー固有の 」を選択してください。チームの他の人も使うなら、 アカウント全体を選んでください。
読み終わったら「 続ける」をクリックしてください。
さて、トリガーステップをテストする時です。新しく作成したZapierのEメールアドレスに添付ファイル付きのEメールを送ってください。Zapエディターで テストトリガーをクリックすると、ZapierがこのEメールを取得してテストレコードとして表示します。
それを選択してから 、「選択したレコードで続ける」をクリックしてください。
Googleドライブアクションを設定する
次はアクションを設定します。アクションとは、Zapがトリガーされたときに実行されるイベントです。Zap テンプレートを使用している場合は、これが自動的に設定されます。それ以外の場合は、アクション アプリとしてGoogle ドライブを検索して選択し、アクション イベントとしてファイルのアップロードを検索して選択します。次に、Google Drive アカウントを Zapier に接続し、 「続行」をクリックします。
次に、ファイルの保存場所をカスタマイズします。
Driveのドロップダウンをクリックし、My Google Driveを選択してください。フォルダ のドロップダウン をクリックし、Eメール添付ファイルを保存したいGoogleドライブのフォルダを選択します。特定のフォルダにファイルを保存したくない場合は、そのオプションを空欄のままにすると、ZapierがファイルをメインのGoogleドライブに保存してくれます。
次に、 ファイル フィールドで プラス記号 (+)をクリックし、モーダルから 「Attachment: (存在するが表示されていない) 」を選択します。
添付ファイルを編集可能なドキュメントに変換するオプションもあります。これをやりたい場合は、「 ドキュメントに変換 」フィールドで 「True 」を選択してください。そうでなければ、空欄のままにしても大丈夫です。
デフォルトでは、Zapierはアップロードしている元のファイル添付ファイルと同じ名前と拡張子を使用しています。これを変更したい場合は、 ファイル名 フィールドの プラス記号(+)をクリックし、モーダルのEmail by Zapierのステップから他のデータを選択してください。例えば、Eメールの件名の内容に変更することも可能です。
ファイル延長フィールドにも同じルールが適用されます。ファイル名を追加した場合にのみファイルの延長を変更できることに注意してください。
アクションの設定が完了したら、 「続行」をクリックします。
さあ、あなたのアクションを試す時です。テストステップをクリックすると、Zapierはアクションイベントの設定方法に応じてGoogleドライブにEメール添付ファイルを送信します。
こちらが私が自分で送った画像で、正しいGoogleドライブフォルダに保存されています。
もしテストが成功したら、必ずZapを公開してください。
AIを使って保存したファイルに対応させてください
今やファイルが自動的にGoogleドライブに届くようになり、AIを活用してさらにステップを進めることができます。ファイルを手動で開いて読み、整理する代わりに、AIを使って保存したファイルを即座に処理する追加のZapを設定できます。
ここでは、始めるためのいくつかのテンプレートをご紹介します。AI by Zapier、弊社の組み込みのAIツールを使い、これらのZapはあなたの添付ファイルを分析・解析し、データベースやドキュメント、チャットアプリに送信します。AI by ZapierはChatGPT、Claude、Gemini、Azure OpenAIのモデルと連携しているため、好きなモデルに接続できます。(これらのザップスの最終アクションステップは、チームが使うツールと簡単に入れ替えることができます。)
AIで新しいGoogleドライブファイルを分析し、結果をZapier Tablesにログに記録します
もし単一のワークフローを超えたいなら、特定のGoogleドライブフォルダを監視し、定義したルールに基づいて新しいファイルごとに判断するZapierエージェントを作ってみてください。例えば、以下のエージェントを設定することができます:
命名規則を検証 し、元のファイル名がフォーマットに合わない場合は自動的に標準化されたファイル名を提案します。
レシートから項目やスキャンした名刺の連絡先情報などの構造化データを抽出し、適切な表やスプレッドシートに分類します。
ファイルコンテンツに基づいて正しい目的地にルーティングします。請求書は財務フォルダに行き、会計ツールに記録されます。写真は共有チームアルバムに送られます。契約書はフラグが立てられ、Slackの法務チームに転送されます。
具体的には、外出先で自分にEメールするファイルの種類によって全く異なりますが、基本的な考え方は同じです。ファイルがドライブに届くと、そこからAIが処理を進めます。カスタマイズされたAIエージェントの設定方法を学びたい方は、 当社のZapier Agents機能ガイドをご覧ください。
すべてのファイルを自動的に Google ドライブに送信します
次回、ファイルをGoogleドライブに保存する必要がある場合は、Eメールアプリを開いてファイルを添付し、新しいGoogleドライブのEメールアドレスにEメールで送信します。誰かがファイルを添付したEメールを受け取ったら、そのEメールを転送して添付ファイルをコピーできます。Zapier によってそのファイルも Google ドライブに保存されます。
これは、Google ドライブにファイルを送信する最も簡単な方法です。
Zapier は初めてですか?詳細についてはZapierのクイックスタートガイドをご覧ください。次に、Eメール自動化を構築するその他の方法を見つけます。
この記事はもともとマット・ゲイによって 2018 年に発表され、その後カモシュ・パタクによって更新されました。最新の更新は 2026年3月でした。
