Comment rédiger un cahier des charges (modèle de cahier des charges et exemple)

En tant que freelance, j'ai eu mon lot de relations clients où le travail finissait par devenir trop difficile : le projet traînait trop longtemps ou je n'obtenais pas les ressources dont j'avais besoin pour travailler efficacement. Mes clients étaient bien intentionnés, mais nous n’avons pas établi de plan de match solide à l’avance.

C'est pourquoi j'ai commencé à utiliser un cahier des charges (SOW) pour les nouveaux clients : cela nous permet d'établir un processus à l'avance et de nous assurer que nous sommes sur la même longueur d'onde avant de nous lancer. Ici, je partage le modèle SOW gratuit que j'ai créé. Fais-en une copie et modifie-la en suivant les instructions ci-dessous.

Table des matières:

• Qu'est-ce qu'un cahier des charges (SOW) ?

• Énoncé des travaux vs autres documents

• Quand devrais-tu utiliser un SOW ?

• Modèle d’énoncé des travaux

• Comment remplir votre modèle d’énoncé des travaux

• Exemple de cahier des charges

• Conseils pour créer un cahier des charges

• Format SOW : est-ce que le format est important ?

Qu'est-ce qu'un cahier des charges (SOW) ?

Un énoncé des travaux (SOW) est un document qui définit tous les composants convenus d’un projet, y compris les tâches spécifiques, les livrables et les jalons. Un SOW est couramment utilisé pour définir les attentes et éviter les malentendus entre les parties.

Que comprend un cahier des charges ?

Voici ce que contient un SOW :

• L'aperçu du projet

• Le but et les objectifs du projet

• Une répartition des tâches et des livrables

• Le calendrier du projet, y compris les étapes

• Une liste des ressources requises

• Le lieu où les travaux auront lieu

• Le budget du client, le prix de chaque livrable et une planification de paiement

• Définitions des conditions générales spéciales

Énoncé des travaux vs autres documents

Un cahier des charges ne couvre que les détails d'un projet. Il ne remplace pas d'autres documents clés tels qu'un contrat de sous-traitance qui aborde des détails tels que les accords de confidentialité et la propriété des livrables. Voici comment un cahier des charges se compare à d'autres documents courants.

• Portée des travaux: La portée des travaux est une section d’un cahier des charges qui définit spécifiquement les limites, les objectifs et les tâches d’un projet.

• Service Level Agreement (SLA) : Un SLA définit les normes de performance, les attentes en matière de qualité et les engagements de service entre un fournisseur et un client. Un SOW, quant à lui, se concentre sur la portée, les responsabilités et les résultats attendus du projet.

• Contrat: Un contrat est un accord juridiquement contraignant qui décrit les termes, conditions et obligations généraux entre les parties, tandis qu’un cahier des charges détaille les tâches, les livrables et les calendriers spécifiques de cet accord. Un cahier des charges peut être juridiquement contraignant, mais tu devrais faire appel à un avocat si c'est ton objectif en matière de courrier.

Note : Je ne suis pas avocat, et j’ai conçu ce document principalement comme un outil de gestion de projet et de communication.

Quand devrais-tu utiliser un SOW ?

Tu devrais utiliser un SOW chaque fois que tu démarres un nouveau projet avec un client. Cela peut sembler exagéré, mais cela apporte quelques avantages importants :

• Un périmètre plus clairement défini. Lorsque tu crées un cahier des charges avant de démarrer un projet, tu définis à l'avance des détails importants tels que le calendrier et les responsabilités.

• Communication facilitée sur les projets. Toi et ton client aurez le même document à consulter lorsque tu parleras des spécificités d'un projet.

• Meilleure définition des limites. Dans les cas où un client essaie de faire en sorte que le travail ne soit pas conforme à la portée que tu as convenue, tu auras un document SOW à désigner comme limite.

Modèle d’énoncé des travaux

Voici un modèle d’énoncé des travaux que vous pouvez copier et développer pour votre prochain projet. Il s’agit d’un Google Doc, mais vous pouvez le télécharger dans d’autres formats comme .doc ou .pdf.

Ce modèle de cahier des charges comprend une formulation de base sur laquelle baser vos termes d’EDT - n’hésitez pas à les développer ou à les modifier pour qu’ils aient un sens pour vous. Et n'oublie pas que si tu as besoin d'un langage juridiquement contraignant dans ton cahier des charges, consulte un avocat pour obtenir les bonnes informations.

Comment remplir votre modèle d’énoncé des travaux

Voici une étape par étape sur la façon de remplir le modèle de cahier des charges.

1. Étiquete ton SOW

Une fois que vous avez fait une copie du modèle d’énoncé des travaux, étiquetez-le comme un énoncé des travaux et incluez le nom de votre entreprise et le nom du client. J'aime inclure un numéro SOW pour faciliter le suivi. Je me base sur la date, mais tu peux aussi simplement les numéroter dans l'ordre dans lequel tu les as créés. Créez un système de numérotation qui te permette d'organiser tes SOW de la manière qui te convient.

2. Rédiger une introduction

L'introduction donne un rapide aperçu des personnes, des objectifs et du travail impliqués dans le projet. Inutile d'aller très loin. Fais juste un résumé de haut niveau pour faire référence au sujet du document.

3. Définir le but et les objectifs

Le but et les objectifs détermineront pourquoi tu réalises ce projet et ce que toi et le client voulez atteindre. Quel problème essayes-tu de résoudre et quel retour sur investissement attends-tu ? Certaines entreprises mentionnent des indicateurs de performance clés (KPI) ici, afin que tu puisses les ajouter s'ils peuvent t'aider à rester sur la bonne voie.

4. Lister les tâches du projet

Voici les tâches que vous accomplirez pour mener à bien ce projet. N'aie pas peur d'être trop précise dans cette section, car elle définit la main-d'œuvre que tu vas effectuer pour le projet. Comme je le fais dans l’exemple de capture d’écran SOW ci-dessous, envisagez d’énumérer les tâches que vous ne ferez pas pour éviter la dérive de la portée.

5. Répertorier les résultats du projet

Les livrables sont les produits ou services que vous fournirez et auxquels vos tâches contribueront : les articles numériques ou physiques que vous remettez à votre client. Par exemple, si votre tâche consiste à concevoir des graphiques, le livrable serait les graphiques eux-mêmes.

Les livrables se répartissent en deux catégories. 

• Les livrables du processus font avancer un projet, mais ils ne le terminent pas (par exemple, un aperçu d'un billet de blog).

• Les livrables du produit sont les résultats finaux qui répondent aux exigences du projet (par exemple, un billet de blog terminé).

Inclut les deux types de livrables dans cette section pour que ton projet reste sur la bonne voie à chaque étape.

6. Ajouter le calendrier du projet

C'est ici que tu placeras le calendrier du projet, idéalement divisé en phases et marqué par des jalons. En fonction de votre travail, de votre style de travail et de vos préférences et de ceux de votre client, vous pouvez également inclure les heures nécessaires pour accomplir chaque tâche et livrable. Les projets récurrents tels que les contrats d’acompte peuvent inclure des échéances récurrentes dans la planification.

Pensez à utiliser un outil de gestion de projet pour décomposer vos tâches, vos livrables et vos jalons pour votre cahier des charges. Tu pourras voir tous ces facteurs dans un calendrier plus clair lorsque tu les organiseras en éléments individuels sur ton logiciel. De plus, les fonctionnalités de collaboration vous aideront à régler les détails avec vos collègues.

7. Déterminer le lieu de travail

Note où se trouvent les ressources dont tu auras besoin pour effectuer le travail et où tu vas réellement le terminer. Le cas échéant, mentionne également les endroits où tu ne travailleras pas. Par exemple, vous préférerez peut-être effectuer tout le travail numérique à distance, et non dans l’entreprise du client.

8. Décrivez le budget, les prix et la planification de paiement

Expliquez ici tout ce qui concerne l'argent. Indique le budget du client pour ce projet, puis tes prix pour chaque livrable. Après cela, écrivez la planification selon laquelle vous serez payé. Vous pouvez également inclure des conditions tarifaires telles que le 30 net (paiement 30 jours après la facture) ici, le cas échéant.

Remarque : une fois votre cahier des charges trié et signé, utilisez les modèles de factures de Zapier ou votre logiciel de facturation pour être payé.

9. Répertorier toutes les ressources nécessaires

Énumère ici toutes les ressources dont tu auras besoin auprès du client pour mener à bien le projet, comme le matériel ou la documentation. Ce n'est pas une section SOW traditionnelle, mais je trouve qu'elle aide les projets qui impliquent de nombreux allers-retours, comme la rédaction de devoirs. (Chapeau à Peak Freelance pour avoir inspiré cette section avec une idée similaire dans son exemple de cahier des charges.)

10. Définir des conditions générales spéciales

Mets ici tous les termes ou exigences supplémentaires qui ne rentrent dans aucune autre catégorie. Il s’agit par exemple des processus d’examen et de test, des normes industrielles et des mesures de sécurité requises. Si des termes divers deviennent trop longs, c’est un signe que vous devez ajouter une nouvelle section au modèle.

11. Signe le SOW

Fais toujours signer tes SOW par une figure d'autorité des deux parties. Vous pouvez signer en personne ou télécharger mon exemple d’énoncé des travaux dans votre appli de signature électronique, puis attribuer les espaces de signature à chaque signataire dans votre appli.

Exemple de cahier des charges

Maintenant que vous connaissez toutes les pièces qui entrent dans la composition d’un cahier des charges, je vais vous montrer à quoi cela pourrait ressembler en action. Cliquez sur l’aperçu ci-dessous pour voir une version complète du modèle.

Conseils pour créer un cahier des charges

Lorsque vous suivez un exemple d’énoncé de travail, il peut être facile de passer en mode modèle, alors gardez ces bonnes pratiques à l’esprit :

• Communique avec ton client pendant que tu crées ton cahier des charges. Informez votre client des types de conditions que vous planiez d’inclure dans votre cahier des charges avant de le remettre à la signer. Envisagez de collaborer dans un programme comme Google Docs avant de faire une copie finale. Invite ton client à faire des suggestions et à ajouter des commentaires pour donner du contexte à tes termes.

• Utilise un langage cohérent. Utilise le même langage pour faire référence aux mêmes concepts importants dans ton cahier des charges. Par exemple, appelle toujours tes slips " slips ". Ne passe pas à " overview " dans certaines sections.

• Sois précise là où c'est important. Si tu as certaines attentes en tête pour certains aspects du projet, précise-les dans le cahier des charges. Fais très attention au langage que tu utilises dans les sections qui te tiennent à cœur, par exemple lorsque tu décris les livrables et que tu ne veux pas faire.

• Gagnez du temps grâce à l’automatisation. Essayez de remplir automatiquement votre modèle SOW avec Zapier, puis de personnaliser le Google Doc résultant. Vous pouvez également télécharger le modèle de cahier des charges sur votre outil de signature électronique, afin de pouvoir vous occuper de l’ensemble dans une seule appli.

Format SOW : est-ce que le format est important ?

Il est facile de se familiariser avec la mise en forme et les sections de ton cahier des charges. Mais n’oubliez pas : votre énoncé des travaux est, avant tout, un outil pour vous et votre client pour communiquer les attentes et les limites. Ne te soucie pas trop du format, fais juste en sorte que tout soit cohérent. Et s’il y a une section dans ce modèle qui ne vous sert pas, à vous et à votre client, vous pouvez l’annuler.

Plutôt que de t'inquiéter de rendre ton cahier des charges aussi professionnel que possible, concentre-toi sur des questions telles que :

• Suis-je en train d'établir une relation équitable avec mon client ?

• Mon cahier des charges communique-t-il clairement les termes qu'il sera important de consulter plus tard ?

• Suis-je en train de prendre en compte tous les moyens dont je dispose pour protéger mon entreprise tout en respectant les besoins de mes clients ?

Automatise ton cahier des charges

Si vous utilisez le même modèle encore et encore, il est mûr pour l’automatisation. Vous pouvez utiliser Zapier pour connecter Google Docs à vos autres appli, afin d’automatiser le reste de vos tâches fastidieuses liées aux documents. Comme je l’ai mentionné plus tôt, vous pouvez même remplir automatiquement votre modèle SOW avec les données de vos autres applications. Voici un flux de travail pour vous aider à démarrer.

Respecte les termes de ton SOW

Votre cahier des charges établira des limites pour vos projets, et il est ok de repousser les requests hors du champ d’application ou demander à renégocier. Mais cette règle va aussi dans l'autre sens : ton cahier des charges est une promesse que tu as faite à ton client et que tu dois tenir.

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