Si le petit-déjeuner est le repas le plus important de la journée, la planification quotidienne est l’étape la plus essentielle de la journée de travail. Il est difficile de passer une journée productive et ciblée sans d'abord faire le point sur les réunions à venir, sans consacrer du temps à se concentrer et sans donner la priorité aux projets sur lesquels travailler en priorité.
Notion est en fait mon deuxième cerveau. C'est donc là que je fais tout mon planning le plus essentiel. Et comme voir un calendrier à jour dans Notion me permet de mieux comprendre la journée, il est logique que j'intègre Google Agenda à Notion. Voici comment procéder, ainsi que quelques façons populaires de connecter les deux appli pour une journée de travail encore plus rationalisée et ciblée.
Zapier est la plateforme d’orchestration AI la plus connectée, s’intégrant à des milliers d’applis de partenaires tels que Google, Salesforce et Microsoft. Utilisez des interfaces, des tables de données et de la logique pour créer des systèmes sécurisés, automatisés et alimenté par l'IA pour vos flux de travail critiques pour l'ensemble de la pile technologique de votre organisation. En savoir plus.
Table des matières
Méthodes populaires d’intégration de Google Agenda à Notion
S’il y a une tâche manuelle fastidieuse que vous effectuez tous les jours (comme la copie des événements de votre calendrier Google vers Notion), vous pouvez facilement l’automatiser pour effacer votre liste de tâches à faire. Voici quelques-unes des méthodes les plus populaires pour automatiser Google Agenda et Notion.
Pour commencer avec un modèle Zap (c'est ainsi que nous appelons nos flux de travail prédéfinis), il suffit de cliquer sur le bouton correspondant. La configuration prend seulement quelques minutes. Pour en savoir plus sur la configuration des Zaps, cliquez ici.
Ajouter des événements Google Agenda à Notion
Si vous utilisez Notion pour suivre vos tâches et planifier votre journée, il est tout à fait logique d’y avoir tous vos événements quotidiens. Et avec Zapier, vous pouvez les ajouter automatiquement à une base de données Notion, ce qui facilite la planification de votre journée sans copier et coller les informations d’événements de votre calendrier Google.
Vous pouvez créer un Zap (ce que nous appelons nos flux de travail automatisés) qui crée un élément de base de données pour les événements Google Agenda nouveaux ou mis à jour, afin de vous assurer que votre base de données Notion est toujours à jour.
Ajouter de nouveaux événements Google Agenda aux bases de données dans Notion
Créer des éléments de base de données dans Notion pour les événements nouveaux ou mis à jour dans Google Agenda
Mettre à jour les éléments Notion avec des événements Google Agenda nouveaux ou mis à jour
Ajoutez aux bases de données de Notion les nouveaux événements correspondant aux recherches effectuées dans Google Calendar.
Si vous avez des événements répétitifs comme un stand-up hebdomadaire ou des 1:1avec votre manager, il peut être préférable d’utiliser un trigger de démarrage d’événement à la place. Ainsi, un nouvel objet Notion sera créé au moment (ou dans un laps de temps précis avant) le début de chaque événement.
Générer des éléments de base de données dans Notion lorsque de nouveaux événements commencent dans Google Calendar
Créer des événements Google Agenda à partir de Notion
Nous avons expliqué comment ajouter des événements Google Agenda à Notion, mais qu'en est-il de l'inverse ? Avec Zapier, ajouter de nouveaux éléments de base de données Notion à votre calendrier Google est un jeu d'enfant.
Avec ces Zaps, vous pouvez bloquer du temps sur votre calendrier pour tout rendez-vous ou tâche que vous ajoutez à votre base de données Notion.
Générer des événements détaillés dans Google Agenda à partir de nouveaux éléments de base de données Notion
Ajout rapide d’événements à Google Agenda lorsque de nouveaux éléments sont ajoutés aux bases de données Notion
Utiliser l’AI avec Google Agenda et Notion
J'aime beaucoup préparer les réunions à l'avance. Je déteste me rendre à un événement, virtuel ou autre, et ne pas avoir la moindre idée de ce qui va être discuté ou avoir l'impression de ne pas pouvoir donner à quelqu'un les réponses dont il a besoin en temps réel.
C’est pourquoi j’aime ajouter des ordres du jour détaillés dans Google Agenda, avec un aperçu des sujets et des questions qui doivent être abordés.
Ne perdez pas de temps à copier et coller ces informations d’une appli à une autre. Au lieu de cela, demandez à l’AI de faire le gros du travail pour vous. Par exemple, si vous notez des sujets généraux dans Notion, vous pouvez ajouter une étape AI qui rédigera un ordre du jour de réunion détaillé basé sur ces spécificités. Après cela, Zapier mettra à jour votre événement Google Calendar.
Vous pouvez même demander à votre outil d’IA (comme OpenAI ou Chat GPT) de rédiger différents ordres du jour et descriptions en fonction de certains mots clés. Si, par exemple, vous avez une 1:1 avec votre manager, vous pouvez demander à votre outil d’IA de créer un agenda spécifique à celui-ci. Ou, s'il s'agit d'une réunion d'équipe à propos d'un projet, cela peut créer un ordre du jour plus détaillé avec les sujets de ton projet.
De cette façon, n’importe qui peut cliquer sur un événement Google Agenda et avoir une idée précise du sujet de chaque réunion.
Créez des agendas de réunion dans Google Calendar avec OpenAI de Notion
Créez des événements de calendrier détaillés avec les détails de Chat GPT
Qu'en est-il de la fin d'une réunion ? Habituellement, nous nous retrouvons avec une multitude d’actions à mener. Mais au lieu d’essayer de vous rappeler de noter ces tâches dans Notion après la réunion, vous pouvez demander à l’IA de faire le travail pour vous.
Imaginez ceci : après chaque événement Google Calendar, un outil d'IA comme OpenAI ou ChatGPT analyse les détails et la description de l’événement, puis rédige une série de tâches détaillées en fonction du contenu de l’événement. Zapier les ajoutera ensuite automatiquement à l’espace de travail de votre Notion (ou mettra à jour une tâche existante liée à votre réunion), prêtes à être gérées par vous et votre équipe.
Ajoutez des tâches détaillées à Notion with OpenAI à partir d'événements de Google Calendar
En savoir plus : Comment utiliser l’AI avec l’automatisation à l’aide de Zapier
Connecter Google Agenda à Notion
Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreuses façons d’intégrer Google Agenda et Notion à l’aide de Zapier. Dans le cadre de ce tutoriel, nous allons nous concentrer sur l’un des flux de travail que nous avons mentionnés ci-dessus : l’ajout d’événements Google Agenda à une base de données Notion. Mais vous pouvez utiliser ces mêmes étapes pour connecter Google Agenda et Notion de nombreuses façons différentes.
Avant de commencer
Avant de créer un Zap qui intègre Google Agenda à Notion, vous devrez créer un compte Zapier si vous n’en avez pas déjà un. Ne vous inquiétez pas, la création d’un compte est facile et gratuite. Vous aurez également besoin d’un compte Google et d’un compte Notion.
Une fois connectée, tu peux créer de nouveaux Zaps en cliquant sur le bouton Créer ou en accédant à zap.new.
Étape 1 : Connectez votre application de déclenchement
Un Zap se compose toujours de deux parties :
Le déclencheur (appelé « trigger » chez Zapier) : un événement qui lance un Zap.
L'action : un événement qu'un Zap effectue après avoir été déclenché. Un seul Zap peut effectuer plusieurs actions.
Selon le flux de travail que vous configurez, votre application de déclenchement peut être Google Agenda ou Notion.
Recherchez et sélectionnez votre appli trigger. Dans notre exemple, nous allons sélectionner Google Agenda pour notre application trigger.
Sélectionnez ensuite votre événement trigger. Si votre application trigger est Google Agenda, votre Zap peut se déclencher lorsque vous créez un calendrier ou un événement, qu’un événement commence ou se termine, etc.
Nous allons sélectionner Nouvel événement pour notre exemple. Ensuite, connectez votre compte d’appli trigger à Zapier en cliquant sur la liste déroulante et en sélectionnant +Connecter un nouveau compte. Vous devrez autoriser Zapier à accéder à votre compte Google Agenda. Une fois votre compte connecté, sélectionnez-le dans la liste déroulante et cliquer sur Continuer.
Ensuite, configurez votre étape trigger en remplissant les champs de l’étape trigger. En fonction de votre appli trigger et de votre événement, vous aurez différents champs à personnaliser. Dans notre exemple, le seul champ que nous devons sélectionner est le calendrier Google avec lequel nous allons nous intégrer.
Lorsque vous avez terminé de personnaliser votre étape de déclenchement, cliquez sur Continue (Continuer).
Ensuite, cliquez sur test trigger. Zapier créera un événement test pour s'assurer que le trigger fonctionne correctement. Une fois le test exécuté avec succès, cliquez sur Continuer avec l'enregistrement sélectionné.
Étape 2 : Connectez votre application d'action
Dans l’étape suivante, vous allez configurer l’action, c’est-à-dire l’événement que votre Zap effectuera une fois qu’il sera déclenché. Commencez par rechercher et sélectionner votre appli action. Nous utiliserons Notion dans notre exemple.
Ensuite, choisissez votre événement d’action. Si votre appli action est Notion, votre Zap peut créer ou mettre à jour un élément de base de données, créer une nouvelle page ou rechercher une page ou un élément de base de données. Nous sélectionnerons Créer un élément de base de données pour notre exemple.
Ensuite, connectez votre compte d’appli action à Zapier en cliquant sur +Connecter un nouveau compte dans la liste déroulante Compte. Vous devrez donner à Zapier l’autorisation d’accéder à votre compte Notion. Une fois que vous avez connecté votre compte, sélectionnez-le dans la liste déroulante et cliquer sur Continuer.
Ensuite, paramétrez votre action en remplissant les champs de l’étape d’action. En fonction de votre appli action et de votre événement, vous aurez différents champs à personnaliser. Dans notre exemple, les champs qui s’affichent dans votre Zap seront basés sur les champs que vous avez créés dans votre base de données Notion.
Vous pouvez également personnaliser votre étape d'action avec les données de votre étape trigger. Par exemple, pour ajouter des données à partir de votre étape Google Agenda, comme le résumé de l’événement, cliquez sur l’icône plus dans un champ et sélectionnez les données que vous souhaitez utiliser dans la liste déroulante.
Afin de personnaliser les champs de date de votre élément Notion, vous devez choisir une option sous Inclure l’heure avec les champs de date ? Choisis Vrai si tu veux que le champ de date de l'élément Notion inclue une heure, ou Faux si ce n'est pas le cas.
Une fois votre sélection effectuée, tous les champs de date de votre base de données Notion devraient apparaître dans l'éditeur. Personnalisez-les en mappant les informations de l’étape Google Agenda dans les champs appropriés.
Une fois que vous avez personnalisé votre étape d'action comme vous le souhaitez, cliquez sur Continue (Continuer).
Il est maintenant temps de tester votre action. Lorsque vous cliquez sur étape de test, Zapier enverra des données de test à votre application d'action. Dans notre exemple, Zapier créera un nouvel élément de base de données dans Notion en fonction de la manière dont nous avons configuré l'étape d'action. Nous vous recommandons toujours de tester votre Zap pour vérifier si votre étape semble correcte. Mais si vous préférez ignorer le test, cliquez simplement sur Ignorer le test dans le coin inférieur droit.
Si votre test semble correct, vous êtes prêt à utiliser votre Zap. Cliquez sur Publier Zap pour l'activer.
Suivez tous vos événements avec Google Agenda et Notion
Si vous utilisez Notion et Google Agenda individuellement, l’intégration des deux est tout simplement logique. Que vous souhaitiez synchroniser votre calendrier avec votre espace de travail Notion et rester au courant de vos événements ou bloquer du temps sur votre calendrier pour des tâches dans Notion, vous pouvez tout faire automatiquement avec Zapier.
Vous ne connaissez pas Zapier ? Il s'agit d'un logiciel d'automatisation des flux de travail qui vous laisse vous concentrer sur l'essentiel. En combinant interfaces utilisateur, tables de données et logique avec des milliers d'applications, vous pouvez alors créer et automatiser tout ce que vous imaginez. Inscrivez-vous gratuitement.
Lectures connexes :
Cet article a été initialement publié en novembre 2022 et a été mis à jour pour la dernière fois en septembre 2024.
