Planification des rendez-vous Google Agenda : comment créer une page de réservation

J'enseigne virtuellement pour une université locale et, comme tous les enseignants, j'ai de sérieux problèmes à ce que les étudiants ne se présentent pas aux réunions. 

Après mûre réflexion (je regarde littéralement mon reflet dans une salle Zoom vide en gémissant), " Pourquoi ? "), J’ai trouvé une solution prometteuse : un logiciel de planification des rendez-vous. Bien qu’il existe de nombreux planificateurs de réunions parmi lesquels choisir, je suis une créature d’habitude et je préfère tout faire dans Google. 

Si tu aimes aussi plonger un petit orteil dans l'inconnu tout en restant fermement ancrée dans ta zone de confort, suis-moi. Je vais expliquer comment créer une page de réservation à l’aide de la fonctionnalité de planification des rendez-vous Google Agenda.

Voici ce que nous allons aborder : 

• Quelle est la différence entre les créneaux de rendez-vous et la planification des rendez-vous Google ?

• Comment créer un calendrier de planification des rendez-vous dans Google Agenda

• Comment modifier un planning de rendez-vous dans Google Agenda

• Comment partager votre planning de rendez-vous Google Agenda 

• Comment utiliser la fonctionnalité de planification de Google Agenda dans Gmail 

Quelle est la différence entre les créneaux de rendez-vous et la planification des rendez-vous Google ?

Avant de commencer, il convient de préciser que, malgré les noms similaires, les créneaux de rendez-vous et la planification des rendez-vous Google Agenda sont des fonctionnalités différentes. 

Les créneaux de rendez-vous sont beaucoup plus limités : seules les personnes disposant d’un compte Google Workspace peuvent prendre des rendez-vous entre elles. Il est également remplacé par la planification des rendez-vous, et pour de bonnes raisons. Avec la planification des rendez-vous, vous pouvez : 

• Partage une page de réservation professionnelle. Toute personne disposant d’une adresse email peut prendre rendez-vous avec vous en utilisant la page de réservation de la planification des rendez-vous. De plus, vous pouvez facilement consulter vos rendez-vous réservés en même temps que votre planification habituelle dans Google Agenda. (Les créneaux de rendez-vous, en revanche, permettaient uniquement aux personnes disposant de comptes Google Workspace de prendre rendez-vous entre elles.) 

• Personnalisez la disponibilité de votre rendez-vous. Ainsi, tu peux faire des choses comme ajouter du temps tampon entre les réunions, fixer un nombre maximum de réservations par jour et limiter l'avance (ou la dernière minute) à laquelle une personne peut prendre rendez-vous. 

• Recevez des notifications par e-mail. Vous recevrez une confirmation de réservation et toute personne qui réserve recevra un e-mail de rappel automatique avant le rendez-vous. 

Remarque : La fonctionnalité de planification des rendez-vous est actuellement disponible sur les comptes Google professionnels et étudiants, mais pas sur les comptes Google Workspace Business Starter. 

Comment créer un calendrier de planification des rendez-vous dans Google Agenda

Créer un calendrier de planification des rendez-vous Google Agenda est aussi simple que de créer un événement de calendrier, mais avec plus d’options de personnalisation. Il possède de nombreuses fonctionnalités que les planificateurs de réunions comme Calendly ont, mais avec cette sensation familière de Google. 

1. Avec Google Agenda ouvert, cliquer sur Créer, puis cliquer sur planification des rendez-vous. 

   

2. Dans le panneau de planification des rendez-vous qui s’affiche, mettez à jour les sections suivantes : 

   • Ajouter un titre. Ce titre est visible par tous ceux qui ont un lien vers ta page de réservation. Par défaut, Google Agenda utilise également le titre comme nom de l’événement lorsqu’une personne réserve un créneau de rendez-vous. 

   • Durée du rendez-vous. Chaque créneau de rendez-vous doit durer au moins 5 minutes. Pour modifier la durée, cliquez sur la flèche vers le bas (▼) en regard de la durée par défaut. 

   • Disponibilité générale. Pour chaque jour de la semaine, fixe les heures auxquelles tu es ouverte aux réunions. Pour inclure plusieurs disponibilités dans une journée, cliquez sur l’icône Ajouter une autre période à cette journée , qui ressemble à un signe plus (+). Et si vous souhaitez copier les créneaux de rendez-vous d’un jour sur tous vos autres jours disponibles, cliquez sur l’icône Copier dans tous , qui ressemble à un rectangle. Remarque : les créneaux de rendez-vous copiés ne remplaceront pas les jours marqués comme non disponibles.

   • La disponibilité des calendriers a été vérifiée. Google Agenda bloquera automatiquement les heures de pointe de votre calendrier sélectionné sur votre page de réservation. Par défaut, il ne consultera que ton calendrier principal. Si vous souhaitez que Google Agenda prenne en compte d'autres calendriers connectés, indiquez-les ici. 

     

     Au fur et à mesure que vous progressez dans le panneau, vous trouverez des fonctionnalités avancées que vous pouvez personnaliser, comme une fenêtre de planification, une disponibilité ajustée pour des dates spécifiques et des temps tampons entre les réservations.

3. Cliquez sur Suivant. 

4. Il est temps de configurer ta page de réservation. Dans le panneau de planification des rendez-vous, vous pouvez personnaliser ce que les gens voient lorsqu’ils consultent votre page de réservation, ainsi que les confirmations de réservation et les rappels. Contrairement aux événements Google Calendar, vous ne pouvez pas définir la vidéoconférence par défaut sur Zoom (à mon grand dam). 

   

5. Cliquez sur Enregistrer. 

Comment modifier un planning de rendez-vous dans Google Agenda

Voici le moyen le plus simple de modifier les détails de votre planification des rendez-vous dans Google Agenda.

1. Cliquez sur n’importe quel bloc de planification des rendez-vous dans votre grille de calendrier.

2. Dans la fenêtre de planification des rendez-vous qui s’affiche, cliquez sur l’icône Modifier la planification des rendez-vous , qui ressemble à un crayon. 

3. Modifiez les détails de votre planification des rendez-vous.

4. Cliquez sur Suivant.

5. Modifie les détails de ta page de réservation, si nécessaire.

6. Cliquez sur Enregistrer.

Besoin de supprimer complètement votre planification des rendez-vous ?

1. Cliquez sur le bloc de planification des rendez-vous que vous souhaitez supprimer de votre grille de calendrier. 

2. Dans la fenêtre de prise de rendez-vous qui s’affiche, cliquer sur l’icône Supprimer la planification des rendez-vous , qui ressemble à une poubelle. 

3. Indiquez si vous souhaitez supprimer uniquement la disponibilité de cette semaine ou l’intégralité du calendrier de rendez-vous, puis cliquez sur OK. 

Comment partager votre planning de rendez-vous Google Agenda 

Maintenant que tu as créé ta page de réservation, il est temps de la partager. Google Agenda vous permet de le faire de plusieurs manières : partagez un lien vers votre page de réservation ou intégrez-le sur votre site Web. 

Comment partager un lien vers votre page de réservation Google Agenda 

Si tu préfères partager ta page de réservation manuellement, voici comment accéder au lien de partage.  

1. Dans votre grille Google Agenda, cliquez sur n’importe quel bloc de planification des rendez-vous. 

2. Dans la fenêtre de planification des rendez-vous qui s’affiche, cliquez sur Partager.

   

3. Dans l’onglet Lien de la fenêtre Partager votre page de réservation qui s’affiche, cliquez sur Copier le lien. 

   

4. Cliquez sur OK. 

5. Collez le lien à l’endroit où vous souhaitez partager votre planification des rendez-vous. 

Comment ajouter votre page de réservation Google Agenda à votre site Web

Si les mots « embed » et « HTML » ne vous font pas peur, il est également possible d’ajouter votre page de réservation à votre site web professionnel. Google Agenda vous permet de le faire de deux manières : ajoutez un bouton qui ouvre une fenêtre contextuelle avec votre page de réservation ou intégrez la page de réservation directement à votre site. 

1. Dans votre grille Google Agenda, cliquez sur n’importe quel bloc de planification des rendez-vous. 

2. Dans la fenêtre de planification des rendez-vous qui s’affiche, cliquez sur Partager. 

3. Dans la fenêtre Partager votre page de réservation qui s’affiche, cliquez sur Intégrer le site Web. 

4. Cliquez sur le curseur vers le bas (⋁) à côté de l’option d’intégration de votre choix, puis cliquez sur Copier le code. Si tu choisis Bouton avec fenêtre contextuelle, tu peux également modifier la couleur et le texte du bouton. 

   

5. Cliquez sur OK. 

6. Collez le code d’intégration et ajoutez-le au code HTML de votre site Web. 

Bonus : Comment utiliser la fonction de planification Google Agenda dans Gmail 

Google a récemment intégré la planification des rendez-vous Google Agenda à Gmail. Cela signifie que tu peux désormais partager tes disponibilités et demander aux destinataires de prendre rendez-vous avec toi directement depuis tes boîtes de réception respectives. 

Comment trouver une heure pour se rencontrer sur Gmail 

Si tu n'as pas accès au calendrier de ton destinataire, tu peux partager tes disponibilités et lui permettre de prendre rendez-vous avec toi. 

1. Dans Gmail, cliquez sur Rédiger. 

2. Rédigez votre e-mail comme vous le feriez normalement (ajoutez un destinataire, une ligne d’objet et un message).

3. Cliquez sur l’icône Configurer un rendez-vous , qui ressemble à un calendrier, puis sélectionnez Offrir les heures pendant lesquelles vous êtes libre. 

   

4. Votre Google Agenda s’ouvrira dans un panneau à côté de votre brouillon de message. Mettez à jour la durée de la réunion et vos disponibilités, puis cliquez sur Suivant.

   

5. Revois les détails de ta réunion et mets à jour le titre, le lieu et la description de l'événement si tu le souhaites. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Ajouter à l’e-mail.

   

6. Les heures de réunion que vous proposez apparaîtront dans le brouillon de votre e-mail. Vérifiez votre e-mail, puis cliquez sur Envoyer. 

   

Votre destinataire pourra choisir une heure directement à partir de sa boîte de réception, puis Google planifiera la réunion sur vos deux calendriers.

Comment faire la planification d'une réunion depuis Gmail 

Si vous avez accès à l’agenda Google de votre destinataire, vous pouvez passer directement à la création d’un événement à partir de Gmail. À partir d’un brouillon de message dans Gmail, cliquez sur l’icône Configurer une heure de réunion , puis sélectionnez Créer un événement. 

Une fois que vous avez créé et enregistré votre événement, Google envoie les détails de l’événement dans un e-mail distinct à votre destinataire, l’ajoute à vos calendriers et inclut les détails dans votre brouillon d’e-mail. 

Automatiser Google Agenda

Une fois que vous avez configuré une page de réservation Google Agenda, utilisez Zapier pour connecter Google Agenda à des milliers d’autres applications que vous utilisez. De cette façon, vous pouvez effectuer automatiquement des opérations telles que partager des notifications sur les nouvelles réservations de rendez-vous dans votre appli de discussion d’équipe et créer un ordre du jour de réunion dans Google Docs. 

Voici quelques flux de travail pour vous aider à démarrer. 

Salut, Google. Ajoute Zoom. 

Ne vous méprenez pas, le calendrier de planification des rendez-vous Google Agenda offre de nombreuses fonctionnalités utiles qui réduiront considérablement les tracas liés à l’organisation d’une réunion. Mais il y a quand même un inconvénient pour moi : l'impossibilité d'ajouter Zoom comme option de conférence par défaut, qui était initialement proposée avec les créneaux de rendez-vous. Mais qui sait ? Peut-être que Google le rajoutera en tant qu’option dans un avenir proche. 

Lectures connexes : 

• Des paramètres Google Agenda qui réduisent le stress dont vous ne saviez pas avoir besoin

• Comment créer des événements Google Agenda détaillés à l’aide de Zapier

• Comment envoyer un rappel dans Slack pour les événements Google Agenda

• Calendly vs. Planificateur de rendez-vous Google Agenda

Cet article a été initialement publié en août 2022. La dernière mise à jour date d'avril 2024.