Comment ajouter de nouveaux e-mails Outlook à Notion

Outlook peut être l’endroit où vous recevez des mises à jour importantes sur le travail, telles que de nouvelles commandes, des détails d’expédition, des affectations ou même des demandes d’assistance. Mais le vrai travail collaboratif se passe dans un système de base de données comme Notion. Dans Notion, vous pouvez facilement suivre les demandes et les attribuer aux membres de l’équipe sans perdre de détails dans les profondeurs de votre boîte de réception.

Au lieu de créer manuellement des tâches dans Notion lorsque vous recevez des e-mails importants, essayez de connecter Microsoft Outlook et Notion à l’aide de Zapier. Grâce à un Zap, les flux de travail automatisés de Zapier, chaque nouvel e-mail peut devenir automatiquement un nouvel élément dans votre base de données Notion. Voici comment procéder.

Avant de commencer 

Tout d’abord, assurez-vous que votre base de données Notion comporte les bons champs pour suivre les informations dont vous avez besoin à partir de votre e-mail. 

Dans notre exemple, nous voulons créer une base de données qui affiche le nom de l’expéditeur, l’objet et le contenu de l’e-mail. Ajoute les colonnes qui répondent à tes besoins.

Comment créer des éléments de base de données Notion à partir de nouveaux e-mails Microsoft Outlook

Zapier vous permet de créer des flux de travail automatisés appelés Zaps, qui envoient vos informations d’une appli à une autre. Vous pouvez créer votre propre Zap à partir de zéro sans aucune connaissance en codage, mais nous proposons également des modèles rapides pour vous aider à démarrer. 

Si vous souhaitez commencer avec un modèle, cliquez sur le modèle Zap pour accéder à l’éditeur Zap. Vous devrez créer un compte Zapier si vous n’en avez pas déjà un. Ensuite, suivez les instructions ci-dessous pour configurer votre Zap.

Configurer votre trigger microsoft outlook

Tout d’abord, configurez votre étape trigger, c’est-à-dire l’événement qui démarre votre Zap. Recherchez et sélectionnez microsoft outlook pour votre application déclencheur et nouveau e-mail pour votre événement déclencheur. Si vous utilisez le modèle Zap, ceux-ci seront sélectionnés pour vous. Ensuite, connectez-vous avec votre compte Microsoft Outlook, si vous ne l’avez pas déjà fait, puis cliquez sur Continuer.

Ensuite, vous pouvez choisir de spécifier une adresse e-mail de boîte de réception partagée, si vous en partagez une avec votre équipe. Laissez ce champ vide s’il n’y a pas de boîte de réception partagée pour ce compte. Cliquez ensuite sur Continuer.  

Ensuite, cliquer sur Test trigger pour extraire les données de test de microsoft outlook. Si vous n’avez pas encore reçu d’e-mails sur ce compte, nous vous recommandons d’en envoyer un à vous-même. Cliquez sur une réponse par e-mail pour développer et afficher le contenu de l’e-mail. Sélectionnez ensuite l’adresse e-mail avec laquelle vous souhaitez effectuer le test, puis cliquez sur Continuer avec l’enregistrement sélectionné.  

Configurer votre action Notion

Ensuite, nous allons personnaliser l’étape d’action. Une action est un événement qu’un Zap effectue après son déclenchement. Nous utiliserons Notion pour notre appli action et Créer un élément de base de données comme événement action, qui sera sélectionné pour vous si vous utilisez le modèle Zap. Ensuite, connectez votre compte Notion, si vous ne l’avez pas déjà fait, et cliquez sur Continuer.

Ensuite, sélectionnez la base de données Notion où vous souhaitez ajouter vos tâches e-mail. Une fois sélectionnée, Zapier mettra automatiquement à jour l’étape avec tous les en-têtes de colonnes de la base de données Notion. 

Maintenant, vous voudrez mapper les données extraites de votre étape trigger d’e-mail aux colonnes appropriées de votre base de données Notion. 

Pour notre exemple, nous avons trois en-têtes de colonne, et nous allons les mapper avec les données pertinentes provenant de Microsoft Outlook. 

Pour ajouter des données à partir de votre étape trigger, cliquer sur l'icône + dans n'importe quel champ ou utilisez la commande clavier barre oblique (/) pour ouvrir la fenêtre contextuelle de données. 

Dans notre exemple, nous allons mapper le champ Nom de l’expéditeur avec le nom de l’adresse e-mail de l’expéditeur, le champ Contenu de l’e-mail avec l’aperçu du corps et le champ Objet avec l’objet. Si tu as d'autres champs, n'hésite pas à les cartographier en conséquence. 

Si vous utilisez le modèle Zap, le champ Contenu sera déjà rempli avec du texte statique et des données mappées à partir de votre étape d’e-mail. Mais n’hésitez pas à modifier le contenu en fonction de vos besoins.

Enfin, vous pouvez personnaliser le format de contenu si vous le souhaitez. Par défaut, Markdown sera sélectionné, ce que Notion prend très bien en charge. Markdown est un format simple, basé sur la syntaxe, qui garantira que le formatage de votre e-mail fonctionne dans Notion. Si tu rencontres des problèmes de mise en forme étranges, tu peux passer au format texte brut ici.

Une fois que vous avez terminé de personnaliser votre action, cliquez sur Continuer.

Ensuite, cliquer sur test étape pour tester votre Zap. Zapier enverra les données de test à la base de données Notion que vous avez choisie auparavant. Vérifiez votre base de données Notion pour vous assurer que votre article a l’air correct.

Voici à quoi ressemble notre élément de base de données :

Si tout semble bon, vous êtes prêt à utiliser votre Zap. Désormais, chaque fois que vous recevez un nouvel e-mail dans votre boîte de réception, tous les détails apparaîtront dans votre base de données, prêts à être partagés avec tous les membres de votre équipe Notion. 

Cet article a été initialement publié en septembre 2023. Il a été mis à jour pour la dernière fois par Khamosh Pathak en octobre 2024.