Google Forms es una herramienta rápida y flexible para recopilar información de clientes, amigos o familiares sobre cualquier tema que necesites. Puede ayudarle a recopilar comentarios, tomar pedidos o incluso desarrollar un sistema completo de captura de clientes futuribles. Además, puede guardar automáticamente las respuestas en una hoja de cálculo con Google Sheets (y ya sabes cuánto me encantan las hojas de cálculo ) para verlas fácilmente más tarde.
Pero una vez que has recibido un envío de tu formulario, hacer algo con él requiere algo de trabajo manual, ya sea copiarlo a una lista de tareas pendientes o enviar un mensaje a tu equipo.
Con Zapier, puedes tener todo esto controlado automáticamente, por lo que todo lo que tienes que hacer es crear el formulario y activarlo. Free up el tiempo de su equipo para tareas más importantes, como nutrir clientes futuribles, realizar el seguimiento de solicitudes y desarrollar su negocio.
Necesitará una cuenta Zapier para utilizar los flujos de trabajo de esta pieza. Si aún no tienes una cuenta, comenzar es gratis.
Saltar hacia adelante
Enviar notificaciones por correo electrónico o SMS personalizadas
Automatizar listas de tareas pendientes y gestión de proyectos
Cree un sistema automatizado completo con Formularios de Google
Para comenzar con una plantilla Zap (lo que llamamos nuestros flujos de trabajo predefinidos), simplemente haz clic en el botón. Solo te llevará unos minutos configurarlo. Puedes leer más sobre cómo configurar Zaps aquí.
Enviar notificaciones por correo electrónico o SMS personalizadas
Aunque revisar las respuestas de los formularios es bastante sencillo mientras estás sentado en un escritorio, hay muchos momentos durante el día en los que eso no es posible. Con los flujos de trabajo de Zap que se muestran a continuación, puedes recibir notificaciones personalizadas para cada nueva entrega en tu bandeja de entrada de correo electrónico, o incluso directamente en tu teléfono, para mantenerte al día estés donde estés. También puedes utilizar estos flujos de trabajo de Zap para enviar confirmaciones automáticas por correo electrónico o SMS al remitente del formulario.
Enviar correo electrónico a través de Gmail para nuevos envíos de Formularios de Google
Enviar correos electrónicos para nuevas respuestas de Formularios de Google en una hoja de cálculo
Enviar mensajes SMS de Twilio para nuevas respuestas de Formularios de Google
Envía mensajes a tu equipo
Cuando trabajo en un nuevo proyecto aquí en Zapier, a menudo configuro un formulario de Google como una forma sencilla de recibir solicitudes de funciones o comentarios. Eso está genial mientras estoy en la oficina, pero ¿qué pasa después de cerrar sesión por el día o de estar fuera unos días? Con los flujos de trabajo de Zap que aparecen a continuación, puedes asegurarte de que tu equipo reciba un mensaje sobre cada nueva presentación en tu formulario, para que no se pierda nada.
Compartir respuestas de Formularios de Google en un canal de Slack
Envía mensajes directos en Slack con respuestas de Formularios de Google nuevas o actualizadas
Enviar mensajes de Slack cuando se modifican nuevas filas de respuesta de Formularios de Google en una hoja de cálculo
Envía mensajes de Discord con las nuevas respuestas de Formularios de Google
Enviar mensajes de notificaciones de WhatsApp cuando se produzcan respuestas nuevas o actualizadas en Formularios de Google
Pro tip: si quieres evitar saturar el canal de tu equipo con cada envío de formulario, puedes agregar un paso de resumen a tu Zap. Simplemente seleccione su frecuencia de entrega (como diaria o semanal) y Zap enviará un resumen único de cada formulario enviado que haya recibido en ese período de tiempo.
Automatizar listas de tareas pendientes y gestión de proyectos
Aunque podrías usar tus envíos de formularios como una lista de tareas dentro de Google Sheets, tu equipo podría depender de aplicaciones como Trello, Notion o Asana para asegurarse de que todos se mantengan en el camino. Estos flujos de trabajo de Zap ayudan a tomar nuevas entregas de un formulario y convertirlas en tareas para ti y tus compañeros.
Crear tarjetas de Trello a partir de nuevas respuestas de Formularios de Google
Enviar nuevas respuestas de Formularios de Google a las bases de datos de Notion
Crear tareas de Asana a partir de nuevas respuestas de Formularios de Google
Crear tareas de ClickUp para nuevas respuestas de Formularios de Google
Crear problemas de Jira Software Cloud a partir de nuevas respuestas de hojas de cálculo en Formularios de Google
También puede asegurarse de que las tareas se asignen dinámicamente a la persona correcta mediante Paths o una acción de tabla de búsqueda.
Si bien puede elegir guardar automáticamente las respuestas de Formularios de Google en una Hoja de cálculo de Google cuando configura su formulario, es posible que desee realizar un seguimiento de esas respuestas en varias hojas o compartir esa información con diferentes equipos. Incluso puede enviar la respuesta del formulario a través de ChatGPT para obtener primero resultados resumidos o reformateados. Utilice estos flujos de trabajo para conectar Formularios de Google a Hojas de cálculo de Google para que la transferencia de información sea automática:
Agregar filas de Hojas de cálculo de Google para nuevas respuestas de Formularios de Google
Actualizar filas de Hojas de cálculo de Google a partir de nuevas respuestas de Formularios de Google
Envíe indicaciones a ChatGPT para las respuestas de Formularios de Google y agregue la respuesta de ChatGPT a una Hoja de cálculo de Google
Añade suscriptores a tu lista de correo electrónico
Los generadores de formularios facilitan la recopilación de suscriptores dondequiera que los encuentres, ya sea en tu página web, redes sociales o incluso un código QR en un evento en persona. Pero para aprovechar al máximo esos nuevos clientes futuribles, todavía es necesario hacer algo con ellos.
Cuantos más clientes potenciales recojas, menos realista es planear copiar manualmente esa información en Mailchimp o Kit. La opción más escalable es automatizar ese proceso. Estos flujos de trabajo de Zap crean (e incluso actualizan) suscriptores en tu software de marketing por correo electrónico por cada nueva presentación de Google Forms.
Crear o actualizar suscriptores de Mailchimp a partir de nuevos envíos de Formularios de Google
Crear suscriptores de ActiveCampaign a partir de nuevas respuestas de Formularios de Google
Suscriptores de Tag Kit con nuevas respuestas de Formularios de Google
Crear eventos de calendario desde un formulario
Si está gestionando reuniones o eventos, puede utilizar un formulario de Google para medir el interés y recopilar inscripciones. Facilite la gestión de sus eventos conectando Formularios de Google con Google Calendar. De esa manera, puede crear fácilmente nuevos eventos cuando lleguen los detalles en una respuesta de formulario o agregar nuevos asistentes a un evento existente para nunca perder una invitación.
Crear eventos de Google Calendar a partir de nuevos envíos de Formularios de Google
Agregar asistentes a eventos de Google Calendar para nuevas respuestas en hojas de cálculo de Formularios de Google
Lea nuestros tutoriales completos sobre cómo crear un evento de calendario desde un formulario de Google y cómo agregar asistentes a eventos de Google Calendar desde formularios de Google.
Utilizar webhooks con Formularios de Google
Si tienes un formulario de Google configurado y quieres enviar información a una aplicación que no aparece aquí o que no se integra con Zapier (¡todavía!), a menudo puedes usar webhooks para lograrlo. Con este Zap, puedes crear una solicitud POST personalizada que puede enviar tu formulario a cualquier API que lo acepte. Consulta esta guía para obtener más información sobre cómo funcionan los webhooks con Zapier.
PUBLICAR nuevas respuestas de Formularios de Google en una URL de webhook
Crear solicitudes personalizadas de webhook a partir de nuevas respuestas de formularios de Google
La automatización es mejor con sistemas
Aunque podrías usar flujos de trabajo sencillos de Zap en dos pasos como los anteriores, eso es solo la punta del iceberg. La mejor manera de agilizar las operaciones con automatización es empezar por el panorama general.
Por ejemplo, aquí hay una visualización (usando Zapier Canvas) de cómo un equipo de ventas podría construir un sistema de captura de clientes potenciales automatizado y consistente que use Formularios de Google como punto de entrada:
En este ejemplo, la respuesta de Formularios de Google se almacena en una hoja de cálculo (en este caso, Zapier Tables). Al mismo tiempo, un Zap envía un correo electrónico de confirmación desde Gmail al cliente futurible. Luego, la información del formulario de Google se utiliza para crear una nueva tarjeta en un tablero de Trello. Finalmente, otro Zap publica un mensaje en un canal de Slack para que el equipo de ventas pueda iniciar el proceso de seguimiento sin perder el ritmo.
Para crear tu propio sistema automatizado y personalizado, empieza visualizando todo el flujo de trabajo de principio a fin. ¿Qué herramientas usas para hacer tu trabajo? ¿Qué tipo de información se envía entre herramientas? ¿Dónde necesitas aprobaciones y aportaciones de los interesados? Una vez que tengas todo tu flujo de trabajo planificado de principio a fin, Canvas puede ayudarte recomendando flujos de trabajo Zap para automatizar el proceso y agilizar el trabajo de tu equipo.
De esa manera, puede recuperar el tiempo (¡y la energía!) que de otro modo podría haber gastado actuando manualmente en cada envío de formulario y concentrarse solo en las tareas más importantes.
Lecturas relacionadas:
Este artículo fue publicado originalmente en octubre 2021. Fue actualizado por última vez en enero 2025 por Nicole Replogle.
