6 Beliebte Workflows zur Automatisierung von Google Forms

Google Formular ist ein schnelles und flexibles Tool, um Infos von Kunden, Freunden oder der Familie zu allem Möglichen zu sammeln. Es kann dir dabei helfen, Feedback zu sammeln, Bestellungen entgegenzunehmen oder sogar ein komplettes System zur Erfassung von Leads aufzubauen. Außerdem kannst du die Antworten automatisch in einer Google Spreadsheet mit Google Sheets speichern – und du weißt ja, wie sehr ich Spreadsheets liebe– damit du sie später ganz einfach ansehen kannst.

Sobald du eine Anfrage über dein Formular bekommen hast, musst du ein bisschen Handarbeit machen, egal ob du sie in eine To-do-Liste kopierst oder deinem Team eine Nachricht schickst.

Mit Zapier kannst du das alles automatisch erledigen, sodass du nur noch das Formular erstellen und aktivieren musst. Schafft mehr Zeit für wichtigere Aufgaben in deinem Team – wie zum Beispiel Leads pflegen, Anfragen bearbeiten und dein Geschäft ausbauen.

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• Senden Sie personalisierte E-Mails oder SMS-Benachrichtigungen

• Senden Sie Nachrichten an Ihr Team

• To-do-Listen und Projektmanagement automatisieren

• Abonnenten zu deiner E-Mail-Liste hinzufügen

• Kalenderereignisse aus einem Formular erstellen

• Webhooks mit Google Forms nutzen

• Mit Google Formularen ein komplettes automatisiertes System aufbauen

Senden Sie personalisierte E-Mails oder SMS-Benachrichtigungen

Auch wenn es einfach ist, Formularantworten am Schreibtisch zu überprüfen, gibt es tagsüber viele Zeiten, in denen das nicht möglich ist. Mit den untenstehenden Zap-Workflows können Sie individuelle Benachrichtigungen für jede neue Einsendung in Ihren E-Mail-Posteingang erhalten oder sogar direkt an Ihr Handy senden, sodass Sie überall auf dem Laufenden bleiben. Sie können diese Zap-Workflows auch nutzen, um automatisierte E-Mail- oder SMS-Bestätigungen an den Formulareinreicher zu senden.

Senden Sie Nachrichten an Ihr Team

Wenn ich hier bei Zapier an einem neuen Projekt arbeite, richte ich oft ein Google-Formular ein, um Feature-Anfragen oder Feedback aufzunehmen. Das ist super, solange ich im Büro bin, aber wie sieht es aus, nachdem ich mich für den Tag ausgeloggt habe oder ein paar Tage nicht im Büro bin? Mit den unten aufgeführten Zap-Workflows können Sie sicherstellen, dass Ihr Team bei jeder neuen Einreichung eine Nachricht in Ihr Formular erhält, sodass nichts übersehen wird.

To-do-Listen und Projektmanagement automatisieren

Während Sie Ihre Formularabgaben als To-Do-Liste in Google Sheets nutzen könnten, könnte Ihr Team sich auf Anwendungen wie Trello, Notion oder Asana verlassen, um sicherzustellen, dass alle auf Kurs bleiben. Diese Zap-Workflows helfen dabei, neue Einreichungen aus einem Formular in Aufgaben für Sie und Ihre Teamkollegen umzuwandeln.

Du kannst zwar festlegen, dass Antworten auf Google-Formulare automatisch in einer Google-Tabelle speichern , wenn du dein Formular einrichtest, möchtest du diese Antworten vielleicht in mehreren Tabellen verfolgen oder die Infos mit verschiedenen Teams teilen. Du kannst die Formularantwort sogar über ChatGPT senden, um zuerst zusammengefasste oder neu formatierte Ergebnisse zu erhalten. Mit diesen Workflows kannst du Google Formulare mit Google Tabellen verbinden, damit deine Informationen automatisch übertragen werden:

Abonnenten zu deiner E-Mail-Liste hinzufügen

Formular-Ersteller machen es einfach, Abonnenten zu sammeln, egal wo du sie findest – ob auf deiner Website, in Social Media oder sogar über einen QR-Code bei einer persönlichen Veranstaltung. Aber um das Beste aus diesen neuen Leads rauszuholen, musst du noch was damit machen. 

Je mehr Leads man sammelt, desto weniger realistisch ist es, diese Informationen manuell in Mailchimp oder Kit zu kopieren. Die skalierbarere Option ist es, diesen Prozess zu automatisieren. Diese Zap-Workflows erstellen (und aktualisieren sogar) Abonnenten in Ihrer E-Mail-Marketing-Software für jede neue Google-Formular-Einreichung.

Kalenderereignisse aus einem Formular erstellen

Wenn du Meetings oder Events organisierst, kannst du ein Google-Formular nutzen, um das Interesse zu messen und Anmeldungen zu sammeln. Mach dein Eventmanagement zum Kinderspiel, indem du Google Formulare mit Google Kalender verbindest. Google Kalender. So kannst du ganz einfach neue Events erstellen, wenn Details über ein Formular eingehen, oder neue Teilnehmer zu einem bestehenden Event hinzufügen, damit du keine Einladung verpasst.

Webhooks mit Google Forms nutzen

Wenn du ein Google Formular eingerichtet hast und Infos an eine Anwendung senden willst, die hier nicht aufgeführt ist oder (noch) nicht mit Zapier integriert ist, kannst du oft Webhooks verwenden, um das zu machen! Mit diesem Zap kannst du eine benutzerdefinierte POST-Anfrage erstellen, die deine Formularübermittlung an jede API sendet, die sie akzeptiert. Schau dir diese Anleitung an, um mehr darüber zu erfahren, wie Webhooks mit Zapier funktionieren.

Automatisierung funktioniert besser mit Systemen

Man könnte zwar einfache zweistufige Zap-Workflows wie die oben genannten verwenden, aber das ist nur die Spitze des Eisbergs. Der beste Weg, die Abläufe mit Automatisierung zu optimieren, ist, mit dem großen Ganzen zu beginnen.

Hier ist zum Beispiel eine Visualisierung (mit Zapier Canvas), wie ein Vertriebsteam ein automatisiertes, einheitliches System zur Erfassung von Leads aufbauen könnte, das Google Formulare als Einstiegspunkt nutzt:

In diesem Beispiel wird die Google Forms-Antwort in einer Spreadsheet gespeichert (hier in Zapier-Tabellen). Gleichzeitig schickt ein Zap eine Bestätigungs-E-Mail von Gmail an den Lead. Dann werden die Infos aus dem Google-Formular benutzt, um eine neue Karte in einem Trello-Board zu erstellen. Zum Schluss schickt ein weiterer Zap eine Nachricht in einen Slack-Kanal, damit das Vertriebsteam ohne Verzögerung mit dem Follow-up-Prozess loslegen kann. 

Um Ihr eigenes maßgeschneidertes, automatisiertes System zu erstellen, beginnen Sie damit, den gesamten Workflow von Anfang bis Ende zu visualisieren. Welche Tools benutzen Sie, um Ihre Arbeit zu erledigen? Welche Arten von Informationen werden zwischen den Tools gesendet? Wo benötigen Sie Abstimmungen und Rückmeldungen von Stakeholdern? Sobald Sie Ihren gesamten Workflow von Anfang bis Ende durchgeplant haben, kann Canvas helfen, indem es Zap-Workflows empfiehlt, um den Prozess zu automatisieren und die Arbeit Ihres Teams zu optimieren. 

So sparst du Zeit (und Energie!), die du sonst für die manuelle Bearbeitung jedes einzelnen Formulars gebraucht hättest, und kannst dich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.

Dieser Artikel wurde ursprünglich im Oktober 2021veröffentlicht. Zuletzt wurde es im Januar 2025 von Nicole Replogle aktualisiert.