Quitter le modèle de suivi Solutionmulti-produits
Zaps, tableaux, interfaces
Modèle de plan d’absence du bureau
Modèle de plan d’absence du bureau
Simplifiez votre retour au travail grâce à une liste de tâches automatisée basée sur Slack
Cliquez et faites glisser pour vous déplacer sur le canevas et pincez pour zoomer.
Vue d'ensemble
Tu viens de rentrer de vacances, tu es tombée malade ou tu t'absentes du travail pour une autre raison. Vous vous reconnectez pour voir un point rouge flagrant sur votre appli Slack ? Probablement pas un spectacle bienvenu. Si passer au crible une pile de DM, de mentions et de notifications le premier jour de votre retour ressemble à votre cauchemar, laissez le modèle de plan d’absence du bureau (OOO) de Zapier vous aider.
Pourquoi devriez-vous créer un plan OOO avec Zapier
Revenir au travail après un congé peut avoir l'impression de plonger dans les profondeurs sans gilet de sauvetage. Ce modèle garantit que les tâches importantes ne passent pas entre les mailles du filet en fournissant un système structuré pour capturer et organiser les demandes qui surgissent pendant votre absence. À votre retour, vous serez opérationnel et serez en mesure de vous attaquer en premier aux tâches les plus critiques.
Produits Zapier utilisés par le modèle
- Zaps — des flux de travail automatisés qui connectent les appli pour automatiser
- Tables : bases de données qui vous permettent de suivre et d’automatiser vos données
- Interfaces : un générateur automatisé de formulaires, de pages et d’applications pour la collecte de données
- Canvas : un outil de création de diagrammes qui vous aide à visualiser vos flux de travail
Comment fonctionne ce plan OOO
Ce modèle utilise la puissance de plusieurs produits Zapier pour créer un système complet de gestion des tâches pendant votre absence.
Voici un aperçu de son fonctionnement :
- Avant de partir : utilise l'interface personnalisée pour définir ton statut OOO. Cela trigger un Zap qui avertit votre équipe et active le système de suivi des tâches.
- Pendant votre absence : un Zap surveille Slack à la recherche de Reacji spécifiques sur les messages. Ces réactions emoji indiquent des tâches ou des demandes qui nécessiteront votre attention à votre retour.
- Collecte de tâches : Un autre Zap connecte ces Reacjis aux tables, créant ainsi une base de données des tâches et des demandes soumises pendant votre absence.
- À votre retour : Accédez à l’interface pour visualiser les tâches accumulées stockées dans la base de données. Tu verras une liste claire et organisée de tout ce qui nécessite ton attention.
- Gestion des tâches : au fur et à mesure que vous parcourez les tâches, vous pouvez mettre à jour leur statut directement dans l’interface. Cela trigger des notifications aux demandeurs d’origine via Slack, ce qui permet à tout le monde de rester au courant.
- Visualisation : obtenez une représentation visuelle de l’ensemble du flux de travail dans Canvas, ce qui vous permet de voir comment chaque composant fonctionne ensemble, afin d’optimiser le processus si nécessaire.
L’avantage de ce système est qu’il est simple pour vos collègues : ils peuvent soumettre des demandes en utilisant des réactions Reacjis familières, sans formation supplémentaire ni processus complexes.
Pour commencer avec votre plan OOO :
- Configurez le modèle dans votre compte Zapier.
- Connecte ton espace de travail Slack.
- Examinez et personnalisez les Zaps pour qu’ils répondent à vos besoins spécifiques.
- Testez le système en envoyant quelques demandes d’échantillons.
- Quand tu seras prête à passer à OOO, active simplement le système à l'aide de l'interface.
Avec ce modèle en place, vous n’aurez plus jamais à redouter le rattrapage post-vacances. Au lieu de cela, vous reviendrez à une liste de tâches bien organisée, prêt à vous attaquer à votre travail avec une énergie et une concentration renouvelées.
Qui devrait utiliser ce modèle
Le modèle de plan OOO est un outil polyvalent qui peut profiter à de nombreuses personnes :
- Les managers et les chefs d’équipe qui doivent rester au courant des demandes et des projets de l’équipe, même lorsqu’ils sont absents
- Les travailleurs à distance qui cherchent à maintenir une communication claire et une gestion des tâches avec leurs collègues au bureau
- Les professionnels en contact direct avec la clientèle qui doivent s’assurer que les demandes des clients sont saisies et traitées rapidement à leur retour
- Les propriétaires de petites entreprises qui portent plusieurs chapeaux et qui ne peuvent pas se permettre de manquer des tâches ou des communications importantes pendant leur absence
- Tout employé qui souhaite réduire le stress lié au retour au travail après un congé
Tu devrais pouvoir rentrer de ton escapade à la plage sans avoir l'impression d'avoir immédiatement besoin d'une autre escapade à la plage. Utilisez ce modèle pour réduire le stress et retourner rapidement au travail après votre temps de travail.
Principaux avantages du plan OOO
- Capture automatisée des tâches: ne manquez plus jamais une demande importante
- Amélioration de l’organisation: retour à une liste de tâches bien organisée, classées par ordre de priorité et prêtes à l’action
- Communication améliorée: tenez votre équipe informée et donnez-lui un moyen facile de soumettre des demandes.
Foire aux questions
Puis-je le partager avec mon équipe ?
Oui. L'interface incluse contient un lien utilisateur public, protégé par mot de passe ou géré que tu peux partager avec ton équipe pour y accéder.
Comment définir mon statut OOO ?
Dans l’interface fournie, cliquez sur le bouton Démarrer OOO pour marquer le début de votre période de congé. Cela lancera le processus de collecte automatique.
Puis-je intégrer des formulaires sur mon site web ?
Oui, tous les formulaires peuvent être facilement intégrés sur votre site Web. Ou ils peuvent servir de page autonome avec une URL unique.
Puis-je personnaliser les notifications pour différentes tâches ?
Oui, vous pouvez configurer des notifications Slack personnalisées pour différents types de tâches.
