Comment créer et remplir automatiquement un modèle Google Docs

Les modèles Google Docs sont une fonctionnalité pratique ; Ils vous évitent de réinventer la roue chaque fois que vous devez créer un nouveau document avec un format similaire. 

Mais même lorsque vous utilisez un modèle Google Docs, vous prenez toujours le temps de remplir les blancs, surtout si vous le faites régulièrement. Vous devez trouver les informations sources d’une appli (comme Google Sheets), les copier dans le modèle, puis vérifier deux et trois fois qu’elles sont correctes.

Que vous créiez régulièrement des lettres d’offre d’emploi pour de nouveaux employés potentiels ou que vous créiez et soumettiez des factures de manière continue, vous devriez penser à utiliser l’automatisation pour remplir automatiquement ces modèles pour vous. 

Heureusement, Zapier vous permet de créer des flux de travail automatisés, ce que nous appelons des Zaps, qui peuvent remplir automatiquement un modèle Google Docs avec des données Google Sheets . 

Imaginez : les détails d’un nouvel employé (comme le nom, le salaire et la date d’entrée en fonction) sont ajoutés à une feuille Google. Ensuite, une toute nouvelle offre d’emploi est automatiquement créée à partir d’un modèle dans Google Docs pour vous. Vous n’aurez plus jamais à vous soucier de créer manuellement des modèles et de copier-coller dans des champs spécifiques : chaque Google Doc sera rempli automatiquement pour vous. 

Avant de commencer

Avant de commencer, vous devez vous assurer que votre modèle de document existe dans Google Docs. Cela signifie que vous devez d’abord créer un modèle Google Doc. 

Vous pouvez utiliser un modèle prédéfini fourni par Google Docs ou créer le vôtre. Si vous avez besoin d’aide pour commencer à utiliser les modèles, voici un tutoriel rapide.

IMPORTANT : pour créer un modèle remplissable dans Google Docs, tout texte que vous souhaitez remplacer par des informations provenant d'une autre appli doit être formaté comme ceci :

Fais attention à avoir des crochets doubles des deux côtés et à ce qu'il n'y ait pas d'espace entre les mots. Voici à quoi ressemble notre modèle de lettre d’offre avec cette mise en forme à l’esprit.

Vous devrez également créer une feuille de calcul Google Sheets avec les données avec lesquelles vous souhaitez remplacer les espaces réservés ci-dessus. N'oublie pas de créer des en-têtes de colonne qui reflètent la mise en forme et les libellés des champs de ton offre d'emploi, mais tu dois supprimer les doubles crochets. 

N’oubliez pas d’ajouter également quelques exemples de données. Plus tard, cela vous aidera à mapper les données de la feuille de calcul dans votre modèle. Voici notre exemple : 

Comment utiliser Zapier pour créer un document à partir d'un modèle

Zapier vous permet de créer des flux de travail automatisés appelés Zaps, qui envoient vos informations d’une appli à une autre. Vous pouvez créer votre propre Zap à partir de zéro sans aucune connaissance en codage, mais nous proposons également des modèles rapides pour vous aider à démarrer. 

Si vous souhaitez commencer avec un modèle, cliquez dessus ci-dessous, et vous serez redirigé vers l’éditeur Zapier. Vous devrez créer un compte Zapier si vous n’en avez pas déjà un. Ensuite, suivez les instructions ci-dessous pour configurer votre Zap.

Note: Vous pouvez également utiliser ce flux de travail si vous souhaitez remplir automatiquement un modèle Google Docs chaque fois qu’une nouvelle ligne est ajoutée ou mise à jour dans Google Sheets. 

Configurer votre déclencheur Google Sheets

Commençons par le trigger, c’est-à-dire l’événement qui déclenche votre Zap. Si vous utilisez le modèle Zap, celui-ci sera sélectionné pour vous. Sinon, recherchez et sélectionnez Google Sheets comme appli déclencheur et Nouvelle ligne de feuille de calcul comme événement déclencheur. Ensuite, connectez-vous avec votre compte Google Sheets, si vous ne l’avez pas déjà fait, puis cliquez sur Continuer.

Maintenant, sélectionnez la feuille de calcul et la feuille de calcul spécifique que vous souhaitez utiliser. Dans mon cas, je vais sélectionner la feuille de calcul que j’ai configurée précédemment pour stocker les nouveaux employés, ainsi que la feuille de calcul appropriée. Si vous n’avez qu’une seule feuille de calcul dans votre feuille de calcul, la « Feuille1» sera votre seule option. Cliquez ensuite sur Continuer.

Maintenant, il est temps de tester votre étape trigger et de générer des exemples de données qui seront utilisés pour configurer le reste du Zap. Assurez-vous d’avoir au moins une offre d’emploi répertoriée dans votre feuille de calcul, puis cliquer sur test trigger. 

Choisissez l’événement que vous souhaitez utiliser pour le test, puis cliquez sur Continuer avec l’enregistrement sélectionné.

Configurer votre action Google Docs

Il est maintenant temps de configurer l’action, c’est-à-dire l’événement que votre Zap effectuera une fois qu’il sera déclenché. Si vous utilisez le modèle Zap, ceux-ci seront déjà sélectionnés pour vous. Sinon, recherchez et sélectionnez Google Docs comme appli action et Créer un document à partir d’un modèle comme événement action. Ensuite, connectez votre compte Google Docs, si vous ne l’avez pas déjà fait. Cliquez ensuite sur Continuer.

Il est maintenant temps de personnaliser votre action. Tout d’abord, choisissez le modèle que vous avez configuré dans votre compte Google Docs. Sous Nouveau nom du document, vous pouvez extraire des données de votre étape Google Sheets ou saisir votre propre titre unique. Dans notre cas, je vais récupérer le nom du nouvel employé à partir de mon étape Google Sheets afin qu’il soit facilement identifiable dans Google Drive :  

Si tu as un dossier dans lequel tu stockes tes lettres d'offre d'emploi, tu peux le sélectionner dans Dossier pour un nouveau document. Sinon, tu peux le laisser à la racine. Vous pouvez également définir vos préférences de partage et décider quoi faire des champs de modèle inutilisés. 

Ensuite, mappez les données de votre feuille de calcul Google Sheets en cliquant sur le bouton + dans les champs Prénom de l’employé, Nomde l’entreprise, PosteTitre, etc., puis en sélectionnant les données appropriées dans la fenêtre modale. Cela garantira que chaque lettre d’offre d’emploi sera automatiquement remplie avec vos données Google Sheets. 

Une fois que vous avez terminé de mapper toutes vos données, cliquez sur Continuer. 

Ensuite, cliquer sur test étape pour tester votre Zap. Une fois le test exécuté, vous recevrez une confirmation que le document Google a été ajouté avec succès à votre compte Google Drive.  

Tu peux vérifier tes documents pour voir si tout est configuré comme tu le souhaites. Voici à quoi ressemble notre document d’offre d’emploi de test dans Google Drive : 

Remplissez automatiquement des modèles Google Doc avec les données Google Sheets

Voilà. Vous êtes maintenant prêt à utiliser votre Zap. Désormais, chaque fois que les détails d’une nouvelle offre d’emploi sont ajoutés à votre feuille Google, il créera automatiquement une lettre d’offre d’emploi à partir d’un modèle et remplira ces champs formatés pour vous. 

C’est une excellente nouvelle pour rationaliser votre processus d’offre d’emploi au sein de votre service des ressources humaines. 

Vous souhaitez plutôt créer un document Google à partir d’un modèle pour vos soumissions de formulaires ? Vous pouvez créer des flux de travail similaires qui remplissent automatiquement vos documents Google avec les données de vos champs de formulaire. Voici quelques flux de travail pour vous aider à démarrer : 

Cet article a été initialement publié en février 2019 avec les contributions précédentes de Deb Tennen et Elena Alston. Il a été mis à jour pour la dernière fois en avril 2025 par Khamosh Pathak.