Die beste Rechnungssoftware in 2026

Arbeit getan, Zeit fürs Geld. Aber das ist nicht so einfach wie das Senden einer Erinnerung per E-Mail: Sie müssen eine professionelle Rechnung mit klaren Zahlungsbedingungen, genauen Einzelposten und all Ihren Geschäfts- und Kundendaten senden.

Das können Sie mit einer Google Docs-Vorlage tun, ganz sicher. Wenn man aber jedes Mal alles kopiert, vergisst man leicht ein wichtiges Element wie einen Zahlungslink. Selbst wenn alles richtig läuft, beginnt erst der eigentliche Kopfzerbrechen: Wer hat bezahlt? Wer nicht? Was ist überfällig? Und so sieht es aus, wenn man sich durch verstreute Dateien wühlt und versucht, die Puzzleteile zusammenzusetzen, während der Steuertermin immer näher rückt. Für all das gibt es eine Lösung: eine Anwendung zur Rechnungsstellung.

Ich habe über 100 Anwendungen zur Rechnungsstellung nachgedacht und eingehende Tests durchgeführt, damit Sie in aller Ruhe bezahlt werden.

Die beste Rechnungssoftware

• PayPal für vertrauenswürdige Rechnungsstellung

• Quadrat für den Verkauf in Social Media

• Billdu zum Generieren einer eigenen Verkaufsseite

• InvoiceQuick für schöne Rechnungen

• Rechnungsstellung2go für den Versand von Rechnungen über mobile Messaging-Apps

• InvoiceBerry für Zahlungsabwicklung (auch Kryptowährungen)

• Zoho Invoice als kostenlose Option

• Bookipi zum Versenden von Rechnungen aus Gmail

Was macht die beste Rechnungsstellungssoftware aus?

Anwendungen für die Rechnungsstellung machen Ihre Zahlungs-Workflows einfacher und konsistenter. Generieren Sie die Rechnungsstellung nach Bedarf, verfolgen Sie Zahlungen, senden Sie Mahnungen an verspätete Zahler und erhalten Sie in Echtzeit einen Überblick über Ihren Cashflow. Keine Tabellenkalkulationen. Kein Rätselraten. Keine Verfolgung des Zahlungsstatus in drei oder vier Anwendungen.

Das habe ich bei der besten Rechnungsstellungssoftware gesucht.

• Geschwindigkeit und Benutzerfreundlichkeit. Ihre Anwendung zur Rechnungsstellung muss schneller sein als das Ausfüllen einer Dokumentvorlage und in fünf Minuten oder weniger leicht zu verstehen sein. Wenn es nur für die Rechnungsstellung ist, sollte es besser einfach zu verwenden sein.

• Konzentrier dich auf die Rechnungsstellung. Alle Anwendungen auf dieser Liste haben ihre Rechnungsstellungs-Features ganz vorne, auch wenn sie ein breiteres Spektrum an Möglichkeiten bieten. Ich will nicht, dass du dich durch komplizierte Menüs klickst, um den Button „Rechnung erstellen” zu finden.

• Möglichkeit, Zahlungen online zu erhalten. Ich habe Anwendungen ausgewählt, die über Online-Zahlungsplattform-Integrationen verfügen, sodass deine Kunden dich online bezahlen können. Wenn du diese Funktion nicht brauchst, kannst du einfach einen Rechnungsgenerator anstelle einer speziellen Rechnungsstellung Anwendung verwenden.

• Design. Saubere, schöne Rechnungsstellung macht einen besseren Eindruck bei Ihren Kunden und hilft Ihnen, sich abzuheben. Nicht unbedingt notwendig, aber ein großes Plus.

• Einzigartige Features. Ich habe mich auf die Rechnungsstellung konzentriert und nach Extras gesucht, die diesen Kernanwendungsfall erweitern, ohne ihn zu komplex zu machen. Beispiele sind Sales Features, praktische Integrationen mit anderen Plattformen oder einzigartige Möglichkeiten zur Rechnungsstellung.

Neben zwei, die ich jeden Monat als Freelancer verwende, habe ich mich für jede dieser Anwendungen zur Rechnungsstellung (und Dutzende anderer) angemeldet und jeweils zwischen einer und zwei Stunden damit verbracht, sie zu testen. Ich bin durch die Kernabläufe gegangen: Rechnungsstellung, Dashboards durchsuchen und beurteilen, ob die zusätzlichen Features wirklich nützlich sind.

Bevor wir loslegen: Wenn du schon eine Buchhaltungs-Anwendung nutzt, hat diese vielleicht Rechnungsstellungsfunktionen integriert. In den meisten Fällen ist das ziemlich klar, aber bei ein paar bekannten Lösungen ist die Rechnungsstellung standardmäßig deaktiviert, was bedeutet, dass du das Feature in den Einstellungen suchen und aktivieren musst. Schau doch mal schnell in deiner Buchhaltungs-Anwendung nach, ob das bei dir auch so ist.

Die beste Rechnungsstellungssoftware auf einen Blick

Feature-Finder für Anwendungen zur Rechnungsstellung

Da für die Rechnungsstellung oft ein bestimmtes Feature erforderlich ist, habe ich diese Tabelle zusammengestellt, damit Sie schnell zu den Anwendungen springen können, die tatsächlich das bieten, was Sie benötigen.

Die beste Rechnungsstellungssoftware für Markenbekanntheit

PayPal (Web, iOS, Android)

PayPal-Vorteile:

• Hohe Sicherheit

• Viele Funktionen für Händler

PayPal Nachteile:

• Dein Konto kann plötzlich eingeschränkt oder gesperrt werden, wenn PayPal verdächtige Aktivitäten bemerkt.

Für Freiberufler oder Kleinunternehmer, die sich noch einen Namen machen müssen, kann es ein schwieriger Kampf sein, Kunden dazu zu bringen, schnell zu zahlen. PayPal löst dieses Problem, indem es Ihnen seine Markenbekanntheit zur Verfügung stellt. Es wurde in 1999 eingeführt und ist zum Synonym für sichere Online-Zahlungen geworden — und wenn Ihre Rechnungsstellung mit dem vertrauten Logo ankommt, vertrauen Kunden eher und zahlen ohne zu zögern.

Die Rechnungsstellung ist eine der vielen Möglichkeiten, die es bietet. Um dorthin zu gelangen, melden Sie sich bei Ihrem Konto an und klicken Sie auf den Link Eine Rechnung erstellen auf der rechten Seite. Der Bildschirm zur Rechnungsstellung ist einfach und hilft Ihnen, sich auf das zu konzentrieren, was Sie tun müssen. Es fühlt sich an wie eine Banking-Anwendung — seriöse Atmosphäre und so — was es ziemlich intuitiv macht, wenn Sie den Großteil Ihrer Bankgeschäfte online erledigen.

PayPal wickelt auch alle Online-Zahlungen selbst ab. Wenn Sie eine Rechnungsstellung erstellen und sie an einen Kunden senden, der ein PayPal-Konto hat, erhält dieser eine Benachrichtigung in seiner Anwendung, was es einfacher macht, Sie mit ein paar Antippen zu bezahlen. Sollte dies nicht der Fall sein, können Ihre Kunden dennoch bezahlen, indem sie ihre Kreditkartendaten eingeben. Wenn Sie persönlich Geschäfte tätigen, können Sie einen QR-Code-Link generieren und ihn Ihrem Kunden zeigen oder die PayPal-POS-Anwendung dazu bringen, sie mit Ihrem Smartphone (oder über andere verfügbare POS-Geräte) zu akzeptieren.

Ein Hinweis: Die Gebühren für die Zahlungsabwicklung sind etwas kompliziert zu ermitteln, da sie je nach Zahlungsmethode, Art und Währung variieren. Grundsätzlich können Sie davon ausgehen, dass es pro Transaktion einen festen Betrag (üblicherweise Cent) und einen Prozentsatz des Gesamtbetrags gibt. Informieren Sie sich über alle Gebühren, bevor Sie loslegen.

Sobald Sie diese Rechnung fertiggestellt haben, können Sie sie zu einer Google Sheet hinzufügen oder Ihre Kundenliste mit Ihrem Google E-Mail-Marketing-Tool synchronisieren. Und wenn Sie PayPal mit Zapier verbinden, können Sie ausgefeiltere, mehrstufige Workflows in Ihrem gesamten Tech-Stack erstellen. Wenn ein Kunde beispielsweise eine PayPal-Zahlung einreicht, kann diese automatisch in Ihrer Buchhaltungssoftware verbucht werden und dann mithilfe von KI ein personalisiertes Dankesschreiben oder eine Rechnungszusammenfassung erstellt werden. Erfahren Sie mehr darüber , wie Sie PayPal automatisieren können.

PayPal-Preis: provisionsbasiert; Die Gebühren beginnen bei0US-Dollar.49 + 1.5% bis 3.49% pro Transaktion.

Die beste Rechnungsstellungssoftware für den Verkauf über Social Media

Square (Web, iOS, Android)

Quadratische Vorteile:

• Unterstützt digitale Geldbörsen wie Apple Pay und Google Pay

• Bestände in Echtzeit verfolgen

Square Nachteile:

• Insgesamt nicht sehr anpassbar

Wünschten Sie sich, Sie könnten mehr Zeit damit verbringen, auf Social Media zu verkaufen, anstatt mit dem Admin zu jonglieren? Square lässt sich direkt mit Facebook und Instagram integrieren, wodurch Ihr Produktkatalog synchronisiert wird und Sie Kunden von einem Ort aus Nachrichten senden können. Der Einrichtungsprozess ist etwas langwierig und erfordert Liebe zum Detail, aber die Zeit, die Sie damit in Zukunft sparen werden, zahlt sich aus. Nehmen Sie sich Zeit, sich damit vertraut zu machen, und gehen Sie die Aufgabe an, wenn Sie sich bereit fühlen.

Die Benutzeroberfläche ist elegant, funktional, schnell und benutzerfreundlich. Die Rechnungsstellung bietet viele Optionen, die Sie konfigurieren können, wie z. B. die Häufigkeit der Rechnungen, wann Sie sie an Ihren Kunden senden und welche Zahlungsmethoden Sie akzeptieren. Alle Features sind auf der Seite — keine versteckten Menüs — Sie werden also nichts vergessen.

Um das Design deiner Rechnungen anzupassen, klick auf Einstellungen und dann auf Anpassung. Dort kannst du aus drei Layouts wählen, dein Logo hinzufügen, die Rechnungsfarben festlegen und bestimmte Felder ein- oder ausblenden. Es ist nicht so viel wie bei anderen auf dieser Liste, aber ziemlich großzügig, wenn man bedenkt, dass es sich eigentlich um eine Zahlungsplattform handelt.

Online-Zahlungen werden von Square verarbeitet. Es akzeptiert Online-Kreditkartenzahlungen, ACH-Banküberweisungen und Geschenkkarten. Aber es gibt auch jede Menge Extras, wie „Jetzt kaufen, später bezahlen“, Vertragserstellung, Angebote für mehrere Pakete, milestone-based payment scheduling, Trinkgeldoptionen, persönlicher Verkauf und jede Menge Integrationen mit Restaurant- und eCommerce-Software.

Durch die Verbindung von Square mit Zapier können Sie Rechnungsstellung-Workflows in Ihrem gesamten Tech-Stack orchestrieren. Aktualisieren Sie beispielsweise automatisch Ihren Bestand, wenn ein Kunde einen Kauf tätigt, und nutzen Sie KI, um die Nachfrage zu prognostizieren, damit Sie den Bedürfnissen Ihrer Kunden immer einen Schritt voraus sind. Hier sind weitere beliebte Möglichkeiten, Square zu automatisieren.

Square-Preis: Gratis-Tarif verfügbar für grundlegende Plattform-Features, mit 2.6% + $0.15 für jede Antippen/Dip/Swipe-Transaktion und 3.3% + $0.30 online. Square Plus für $49/Monat reduziert Transaktionsgebühren, POS-Features und E-Mail-/Textmarketing.

Die beste Anwendung zur Rechnungsstellung zum Erstellen deiner eigenen Verkaufsseite

Billdu (Web, iOS, Android)

Billdu Vorteile:

• Voller Extras für deine Website und den Verkauf

• Verfolgt Angebote, Bestellungen, Lieferscheine und andere zugehörige Dokumente

Billdu Nachteile:

• Der Kundensupport ist nicht besonders reaktionsschnell.

Die Rechnungsstellung erfolgt nicht im luftleeren Raum: Sie ist Teil Ihres Verkaufsprozesses. Wenn Sie mehr von diesem Prozess an einem Ort erledigen möchten, können Sie mit Billdu Verkaufsseiten erstellen, eine einfache Website erstellen und die Terminbuchung zusammen mit Ihrer Rechnungsstellung verwalten.

Richten Sie zunächst Ihre Verkaufsseite mit Ihren Geschäftszeiten und Kontaktdaten, einem Profil und einem Header-Bild ein. Sie werden auch Online-Buchungen durchführen können, sodass Ihre Kunden Beratungsgespräche mit Ihnen vereinbaren können; einen Online-Shop einrichten, in dem Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen verkaufen können; lassen Sie Ihre Kunden Anfragen stellen; und sogar ein Live-Chat-Feature integrieren.

Sobald du alle Details eingegeben hast, kannst du sie auf einer sogenannten „ "-Instant-Website” von Billdu veröffentlichen." Du bekommst einen kurzen Link, den du überall teilen kannst und der alle Infos enthält, die deine Kunden brauchen, um mit dir Geschäfte zu machen. Hast du schon eine Website? Sie können die Seite stattdessen dort als Widget einbetten.

Wenn es an der Zeit ist, die Rechnungsstellung vorzunehmen, können Sie Ihr Design aus fünf verfügbaren Layouts auswählen, die alle auf Minimalismus setzen und ein sauberes und professionelles Ergebnis liefern. Wenn Sie mit der Anpassung des Looks fertig sind, gehen Sie zum Abschnitt Einstellungen und führen Sie einen Klick auf Zahlungsoptionen aus. Dort können Sie Ihre Bankdaten zur Rechnungsstellung hinzufügen und Stripe oder PayPal integrieren, um Zahlungen online zu erhalten.

Zwei weitere Features erhöhen die Agilität Ihres Verkaufsprozesses und unterstützen die Tools zur Rechnungsstellung hervorragend. Die erste ist die Umwandlung von Angebot in Rechnungsstellung. Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald ein Kunde Ihren Vorschlag akzeptiert, sodass Sie schnell eine Zahlung anfordern und mit der Arbeit beginnen können. Der andere ist der Posteingang, der alle Kundengespräche auf der Plattform speichert: Sie können alles lesen und beantworten und schnell nachschauen, wenn etwas über die Arbeit unklar ist.

Billdu Preis: Gratis-Tarif verfügbar; kostenpflichtige Tarife ab $7.99/Monat für unbegrenzte Rechnungen; Transaktionsgebühren hängen vom verwendeten Zahlungsdienstleister ab.

Die beste Anwendung zur Rechnungsstellung zum Erstellen schöner Rechnungen

InvoiceQuick (Web, iOS)

Vorteile von InvoiceQuick:

• Kundenverwaltung inklusive

• Du kannst Kundenportale erstellen.

Nachteile von InvoiceQuick:

• Eingeschränkte Integration mit anderen Anwendungen

Sie haben Stunden damit verbracht, Ihre Website zu perfektionieren. Ihre Vorschläge entsprechen der Marke. Ihre Kundenpräsentationen sind professionell gestaltet. Und dann senden Sie eine Rechnung, die aussieht, als käme sie von einer ganz anderen Firma. Für Unternehmen, bei denen Markenkonsistenz nicht verhandelbar ist, stellt InvoiceQuick sicher, dass Ihre Rechnungsstellung der professionellen Identität entspricht, die Sie überall sonst aufgebaut haben.

Es gibt 28 Vorlagen zur Auswahl, von professionell bis hin zu richtig kreativ. Such dir das gewünschte Produkt aus und schon kannst du es mit einem Klick nutzen. Wenn du es an deine Markenfarben anpassen möchtest, kannst du das Farbschema ändern, dein Logo hinzufügen und Rechnungsfelder ein- oder ausblenden.

Die Plattform ist intuitiv: Alle Features, die du brauchst, sind als Schaltflächen auf allen Bildschirmen verfügbar, ohne dass du dich in Einstellungsmenüs durchwühlen musst. Es gibt eine Onboarding-Checkliste und ein Tutorial, und das reicht aus, um dir bei allen notwendigen Schritten zu helfen. Du musst nicht lange in der Dokumentation rumstöbern, um alle Features der Anwendung zu nutzen.

Du kannst deine Kunden deine Rechnungen online bezahlen lassen, indem du InvoiceQuick mit Stripe oder PayPal verbindest. Bonus: Wenn deine Kunden auf den Link klicken, um die Rechnung anzusehen, bekommst du eine Benachrichtigung, dass sie sie angesehen haben. 

Zu den coolen Extras gehören das Einrichten von Zahlungserinnerungen, das Erstellen von Kostenvoranschlägen und der Zugriff auf ein einfaches Berichts-Dashboard mit einer Cashflow-Grafik, Statistiken zu deinen Rechnungen und einem Feed mit Kundenaktivitäten. Wenn du mehr wissen willst, kannst du auf den Reiter „Buchhaltung“ klicken und auch die grundlegenden Buchhaltungsfunktionen nutzen. Trotz dieser zusätzlichen Features bleibt InvoiceQuick auf die Rechnungsstellung fokussiert, sodass du dich voll und ganz auf das Wesentliche konzentrieren kannst.

InvoiceQuick-Preis: Kostenpflichtige Pläne beginnen bei $19/Monat; die Transaktionsgebühren hängen von dem Zahlungsabwickler ab, den Sie verwenden.

Beste Rechnungsstellung für den Versand von Rechnungen über mobile Messaging-Anwendungen

Rechnungsstellung2 (Web, iOS, Android)

Rechnungs2-Profis:

• Gute Tools für die Berichterstattung

• Professionelle Rechnungsvorlagen

Rechnung2Nachteile:

• Wie viele Rechnungen kannst du erstellen?

Wenn du dich bei Invoice2go anmeldest, wirst du sehen, dass die Oberfläche professionell und übersichtlich gestaltet ist und die Rechnungsstellung ganz einfach ist. Es gibt einen großen, praktischen „Erstellen“- Button, mit dem du alles von einer neuen Rechnung bis hin zu einem neuen Kunden anlegen kannst. Auf dem Dashboard gibt es eine Checkliste für den Onboarding, und du bekommst wichtige Infos zu Rechnungen, wie zum Beispiel den Gesamtumsatz im aktuellen Monat und die Beträge, die noch offen oder überfällig sind.

Ihre Hauptstärke wird freigeschaltet, wenn Sie die mobile Anwendung installieren. Wenn Sie bereit sind, eine Rechnung zu senden, können Sie sie über jede Anwendung senden, die Sie auf Ihrem Handy haben. Das ist großartig für Kunden, die einfacher per WhatsApp oder der guten alten SMS zu erreichen sind. Sobald sie Ihre Rechnung erhalten haben, müssen sie nur auf den Link klicken und sie werden alle Details sehen.

Das Aussehen deiner Rechnungen anzupassen ist ganz einfach und es gibt jede Menge Optionen. Sie können eines von acht Layouts auswählen, Ihr eigenes Logo hinzufügen und dessen Ausrichtung festlegen oder ein Header-Bild und Wasserzeichenelemente für zusätzliches Flair hinzufügen. Es ist recht flexibel für die begrenzte Anzahl von Steuerelementen; Wenn Sie einige Zeit hier verbringen, können Sie etwas Einzigartiges mit einem professionellen Look schaffen.

Wie die meisten Wettbewerber lässt sich Invoice2go in Stripe und PayPal integrieren, damit Ihre Kunden online bezahlen können. Sie können auch Projekte erstellen, um Ihre Rechnungen, Kostenvoranschläge und Projektnotizen an einem Ort aufzubewahren; Ihre Ausgaben hinzufügen; und Integrationen mit anderen Anwendungen erkunden.

Wenn eine Ihrer Anwendungen nicht in der Liste der nativen Integrationen aufgeführt ist, können Sie Invoice2go to Zapier , um auf eine Bibliothek mit Tausenden von verfügbaren Anwendungen zuzugreifen. Auf diese Weise können Sie automatisch Clients aus anderen Anwendungen wie QuickBooks oder Shopify hinzufügen. Und wenn eine Rechnung bezahlt wurde, können Sie Ihr Buchhaltungssystem automatisch aktualisieren und KI verwenden, um Cashflow-Prognosen zu erstellen.

Invoice2go price: Pläne starten bei $5.99/Monat; die Transaktionsgebühren hängen davon ab, welchen Zahlungsdienstleister Sie nutzen. 

Die beste Anwendung für Rechnungsstellung mit Optionen für Zahlungsabwickler (auch für Kryptowährungen)

InvoiceBerry (Web)

Vorteile von InvoiceBerry:

• Sehr unkompliziert und intuitiv

• Unterstützt alle wichtigen Dokumente zur Rechnungsstellung und hat gute Berichte.

Nachteile von InvoiceBerry:

• Eingeschränkte Anpassung von Rechnungen

Wenn du dich für Web-3 interessierst, mit Web-3 -Firmen zusammenarbeitest oder deinen Kunden diese Zahlungsmethode anbieten möchtest, ist InvoiceBerry die einzige Anwendung, die ich getestet habe, die sowohl eine solide Rechnungsstellungs-App ist als auch mit den Kryptowährungsplattformen Coinbase und CoinPayments integriert ist. Dafür brauchst du ein bisschen technisches Know-how, aber wenn du weißt, wie eine Blockchain funktioniert, sollte das Einfügen eines API-Schlüssels ein Kinderspiel sein. 

InvoiceBerry hat eine coole Benutzeroberfläche – schnell und total intuitiv. Während des Onboardings schickt dir der Entwickler Uwe Dreiss ein persönliches Willkommensvideo mit ein paar Tipps, was du mit seiner Anwendung machen kannst und wie du loslegen kannst. Du kannst das Layout deiner Rechnungen nicht ändern, aber du kannst dein Logo hinzufügen und die Farbe der Linien ändern, die du im Screenshot oben siehst. Das Basisdesign ist gut genug, dass es mich nicht sehr gestört hat.

Sie können Rechnungsstellung in BTC (Bitcoin) und USDT (Tether) erstellen, aber das ist alles, was die wichtigsten angeht. Ihre Kunden können Sie mit Kryptowährungen über Coinbase und CoinPayments bezahlen, aber es gibt auch andere Integrationen von Zahlungen: Stripe, PayPal, GoCardless und Square.

InvoiceBerry hat auch ein paar Extras, wie zum Beispiel verschiedene Berechtigungen, Angebote erstellen, Ausgaben protokollieren und einfache Berichte über dein Rechnungsvolumen im Laufe der Zeit erstellen.

Wenn Sie InvoiceBerry mit Zapie r integrieren, können Sie leistungsstarke, mehrstufige Workflows orchestrieren, die Ihre Rechnungsstellung mit dem Rest Ihres Unternehmens verbinden. Generieren und versenden Sie beispielsweise automatisch Rechnungen, wenn ein Projektmeilenstein als abgeschlossen markiert wird, verwenden Sie KI, um eine personalisierte Zahlungserinnerung zu erstellen, die auf die Historie jedes Kunden zugeschnitten ist, und aktualisieren Sie Ihre Buchhaltungssoftware in Echtzeit, sobald eine Rechnung bezahlt wurde.

InvoiceBerry Preis: Die Tarife beginnen bei $15/Monat für unbegrenzte Rechnungen und 35 Kunden; die Transaktionsgebühren hängen vom verwendeten Zahlungsdienstleister ab. 

Beste kostenlose Anwendung zur Rechnungsstellung

Zoho Invoice (Web, iOS, Android, Windows)

Vorteile von Zoho Invoice:

• Viele kostenlose Rechnungsstellungs-Features

• Sehr anpassbar

Nachteile von Zoho Invoice:

• Auf dem Desktop und Mobilgerät etwas langsam zu laden

Zoho Invoice ist ein leistungsstarkes und komplettes Tool für die Rechnungsstellung, das dazu noch super günstig ist: Es ist für immer kostenlos. Sie hat alles, was eine Anwendung für die Rechnungsstellung braucht, ohne in den Bereich von Buchhaltungsplattformen zu gehen.

Inspiriert von der Unternehmensatmosphäre anderer Zoho-Software, ist die Benutzeroberfläche von Invoice nicht überladen – und das ist auch gut so. Die Anwendung ist intuitiv und bietet auf jedem Bildschirm viele Informationen und Aktionen an, sodass du sofort weißt, was du machen kannst.

Beim Erstellen einer Rechnung hast du jede Menge Eingabefelder, um alles hinzuzufügen, egal ob du Produkte oder Dienstleistungen verkaufst. Du kannst deine Rechnung mit einer kleinen Auswahl an Vorlagen anpassen und das Layout auf einem eigenen Bildschirm optimieren. Wenn du mit Kunden in mehreren Ländern arbeitest, kannst du mehrere Währungen verwalten und neue Rechnungsvorlagen für jede Sprache hinzufügen.

Wenn du die Extras erkunden möchtest, klick einfach auf das Zahnrad-Symbol oben rechts, um die Einstellungen zu öffnen. Dort gehst du zu „Allgemeine Einstellungen“ und aktivierst die anderen verfügbaren Module. Zu den wichtigsten gehören Kostenvoranschläge, Ausgabenverfolgung und ein Zahlungslink-Generator für einmalige Zahlungen.

Zoho Invoice lässt sich super mit vielen Zahlungsabwicklungsplattformen wie PayPal, Stripe und Square integrieren – und das geht echt einfach. Sowohl in der Online-Rechnungsansicht als auch in deinen Rechnungs-PDFs erscheinen neue Symbole. Wenn deine Kunden auf einen der beiden Klicks klicken, werden sie zur Online-Zahlungsseite weitergeleitet, wo sie die Rechnung sicher bezahlen können.

Als ob all dies noch nicht genug wäre, Zoho Invoice lässt sich in Zapier integrieren, und ermöglicht es Ihnen, ausgeklügelte, KI-gestützte Workflows zu orchestrieren, die die Rechnungsstellung nahtlos in den Rest Ihrer Geschäftsabläufe einbinden. Wenn beispielsweise ein Vertrag mit hohem Wert abgeschlossen wird, können Sie automatisch eine Rechnung in Zoho Invoice erstellen, eine KI-generierte Zusammenfassung der Zahlungsbedingungen mit Ihrem Finanzteam teilen und eine maßgeschneiderte Benachrichtigung an die Kundenbetreuer senden, damit diese mit dem Kunden in Kontakt treten können.

Preis für Zoho Invoice: Kostenlos

Die beste Anwendung zum Versenden von Rechnungen aus Gmail

Bookipi (Web, iOS, Android, Gmail add-on)

Bookipi Vorteile:

• Meeting-Planer und Teammanagement inklusive

• KI-Website und KI-Vorschlagsgeneratoren verfügbar

Nachteile von Bookipi:

• Eingeschränkte Datenanzeige bei der Zusammenarbeit mit deinem Team

Wenn Sie die meiste Zeit des Tages in Gmail sind, warum sollten Sie dann aussteigen? Bookipi hilft dir dabei, Rechnungen direkt aus deinem Posteingang an alle deine Kunden zu schicken – du musst nichts extra öffnen. Lassen Sie uns den Prozess durchgehen.

Um eine neue Rechnung zu schicken, öffne einfach die Unterhaltung mit dem Kunden, dem die Rechnung gehen soll. Wenn die Bookipi-Seitenleiste auf der rechten Seite geöffnet ist, werden Sie feststellen, dass sie mit den Details zur aktuellen Konversation aktualisiert wird. Du kannst schnell Rechnungstags, Artikel und Preise hinzufügen. Wenn du auf „Senden“ klickst, wird eine vorformatierte E-Mail mit einem großen grünen „Jetzt bezahlen“-Button (über Stripe oder PayPal), einer höflichen Nachricht und der angehängten Rechnung verschickt. Leicht.

Damit das klappt, ist Bookipi eher wie eine Gmail-Erweiterung und keine richtige Chrome-Erweiterung. Es befindet sich in der rechten Seitenleiste der Gmail-Anwendung, nicht im Bereich „Erweiterungen” deines Browsers. Dadurch ist die Einrichtung nicht ganz so intuitiv wie sonst, aber du wirst keine Probleme haben, alles hinzubekommen.

Die Erweiterung ist super zum Versenden von Rechnungen, aber sonst nicht so toll. Um alle anderen Features von Bookipi zu nutzen, musst du die Web-Anwendung aufrufen. Du bekommst Zugriff auf alle Dokumente, die du geschickt hast, zusammen mit Berichten über dein Gesamteinkommen – und ein paar Features:

• Mit Proposals können Sie Ihren Kunden neue Produkte oder Dienstleistungen vorstellen. Gestalte das Cover auf Canva, lege den Zeitplan fest und füge die Bedingungen der Vereinbarung hinzu. Sie können auch Kartenzahlungen aktivieren, sodass Ihr Kunde sofort akzeptieren und bezahlen kann.

• eSign eignet sich hervorragend zum schnellen Unterzeichnen von Verträgen.

• Instant Website ist ein ziemlich cooler KI-gestützte Website-Generator. Füge einfach deinen Firmennamen und eine Beschreibung deiner Dienstleistungen hinzu: Schon hast du eine ansprechende Landingpage mit einem Hero-Bereich, Beschreibungsabschnitten und sogar einem FAQ-Bereich, alles mit Bildern.

Ich hoffe, dass diese Features irgendwann in die Gmail-Erweiterung integriert werden. Ein komplettes Toolkit für Freiberufler in der Gmail-Seitenleiste zu haben, klingt für mich wie der Traum von Produktivität.

Bookipi-Preis: Gratis-Tarif verfügbar; Starter-Tarif ab $9.99/Monat.

Was ist die beste Software für die Rechnungsstellung?

Bist du bereit, diese Textverarbeitungsvorlagen hinter dir zu lassen? Mit den Optionen, die du hier gesehen hast, kannst du dein Geschäft einen großen Schritt weiterleiten, indem du alles an einem Ort zusammenfasst, ein einheitliches Design verwendest und deinen Kunden einfache Zahlungsmöglichkeiten bietest.

Alle Anwendungen in dieser Liste haben entweder Gratis-Tarife oder kostenlose Testversionen, damit du ihre Features ausprobieren kannst. Wenn Sie nicht auf den ersten Blick auf einen hereingefallen sind, drehen Sie eine Runde mit den interessantesten und sehen Sie, wie sie sich an Ihre Bedürfnisse anpassen. Egal, wofür du dich entscheidest, stell sicher, dass du deine Rechnungsstellung automatisierst, damit du dich voll und ganz auf deine Arbeit konzentrieren und sie schneller weiterleiten kannst.

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Dieser Artikel wurde ursprünglich im Juli 2017 von Matthew Guay veröffentlicht und enthält auch Beiträge von Jessica Greene und Emily Esposito. Das letzte Update erfolgte im Dezember 2025.