Es scheint, als ob alles über Gmail läuft, oder? Wie sortiert irgendjemand seinen Posteingang, wenn er voller interner und externer Nachrichten, Benachrichtigungen über neue Leads und E-Mails von dem Newsletter ist, für den Sie sich angemeldet haben, weil Sie einen Gutschein für 20% Rabatt wollten?
Unordnung sammelt sich schnell an. Der beste Weg, dem einen Schritt voraus zu sein und sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen E-Mails verpassen, besteht darin, Ihren Posteingang zu organisieren. Sie müssen sich dafür auch nicht viel Zeit nehmen. Mit Zaps — das nennen wir unsere automatisierten Workflows — sowie KI-gestützten Systemen ist es einfach, die Kontrolle über Ihren Posteingang zu behalten. Um zu erfahren, wie Sie Gmail automatisieren können, lesen Sie weiter.
Zapier ist die am besten vernetzte KI-Orchestrierungsplattform — sie lässt sich in Tausende von Anwendungen von Partnern wie Google, Salesforce und Microsoft integrieren. Verwenden Sie Formulare, Datentabellen und Logik, um sichere, automatisierte, KI-gestützte Systeme für Ihre geschäftskritischen Workflows im gesamten Technologie-Stack Ihres Unternehmens zu erstellen. Mehr erfahren.
Inhaltsverzeichnis
Für die ersten Schritte mit einer Zap-Vorlage – so nennen wir unsere vorgefertigten Workflows – klicken Sie einfach auf die Schaltfläche. Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten. Sie können hier mehr über die Einrichtung von Zaps erfahren.
Erstell eine To-do-Liste aus deinem Gmail-Posteingang
Wenn du kein fotografisches Gedächtnis hast, ist es echt unmöglich, den Überblick über alle E-Mails zu behalten, die du bearbeiten musst, vor allem, wenn sie mit einem Stern versehen oder ungelesen in deinem Posteingang liegen bleiben. Und wenn du so bist wie ich, brauchst du eine übersichtliche und effiziente To-do-Liste, um nachts ruhig schlafen zu können.
Du kannst einen Zap einrichten, um dein Gmail-Konto mit Google Tabellen zu verbinden, damit du Listen aus bestimmten E-Mails erstellen, markierte E-Mails automatisch zu deinem Aufgabenmanager hinzufügen kannst und vieles mehr.
Speichere neue Google E-Mails, die bestimmte Kriterien erfüllen, in einer Google Spreadsheet.
Markierte E-Mails als Aufgaben in Todoist speichern [nur für Business-Gmail-Konten]
Erstellen von Trello-Karten aus neuen Gmail-Threads
Entrümpeln Sie Ihren Posteingang
Leider ist Ihr Gmail-Speicherplatz nicht unbegrenzt, was bedeutet, dass Ihnen irgendwann der Speicherplatz ausgehen wird. In diesem Fall kannst du deine Google-Anwendungen erst wieder nutzen, wenn du einige Daten gelöscht hast.
Warte nicht, bis es zu spät ist, sondern lösch unnötige E-Mails gleich mit Automatisierung. Du kannst zum Beispiel Filter einrichten, um Werbe- und Spam-E-Mails zu erkennen und zu löschen. Oder vielleicht möchtest du Anhänge in Dropbox speichern und dann die Original-E-Mail löschen. Egal, welcher Workflow für dich am besten passt, diese Zaps helfen dir dabei, deinen E-Mail-Posteingang aufgeräumt zu halten und wertvollen Speicherplatz freizugeben.
Speichern Sie Gmail-Anhänge in Dropbox und löschen Sie dann die E-Mail
Hol dir KI, um deine E-Mail-Workflows aufzumotzen
Brauchst du Hilfe beim Schreiben von E-Mail-Texten, die wirklich Leads bringen? Oder vielleicht sortierst du jeden Tag hunderte von E-Mails und kennzeichnest sie dabei – und möchtest dir diesen Aufwand sparen.
Zum Glück können Sie KI verwenden, um Ihnen bei allem zu helfen, vom Verfassen von E-Mails bis hin zur Erstellung einer täglichen Zusammenfassung Ihrer E-Mails in Slack. Sobald Sie eine neue E-Mail erhalten, analysieren ChatGPT oder OpenAI den Content und führen dann die Anweisungen aus, die Sie ihm geben. Schließlich sendet es die Ausgabe an den gewünschten Ort. (Sie können sogar die ChatGPT-Schritte gegen AI by Zapier austauschen, um die Einrichtung noch flexibler zu gestalten.)
Hier einige Beispiele:
Erstellen Sie eine E-Mail-Kopie mit OpenAI aus neuen Gmail-E-Mails und speichern Sie sie als Entwürfe in Gmail
Hol dir eine KI-generierte tägliche Zusammenfassung deiner E-Mails in Slack.
Erstellen Sie Trello-Karten mit OpenAI-Antworten auf neu markierte E-Mails in Gmail
Pro-Tipp: Möchten Sie, dass ein KI-Assistent Ihre Gmail-Workflows sicher und präzise ausführt? Schauen Sie sich unsere gebrauchsfertigen Vorlagen für Zapier Agents für Gmail an.
E-Mail-Anhänge automatisch speichern
Verlierst du ständig den Überblick über deine E-Mail-Anhänge? Das ist ein Problem, das anscheinend jeder mit einem Gmail-Konto hat. Mit automatischen Workflows kannst du Gmail-Anhänge ganz einfach in Dropbox, Google Drive oder einer anderen Cloud-Sharing-Anwendung speichern, die du benutzt.
Du kannst sogar E-Mail-Anhänge in bestimmten Ordnern speichern, damit du nicht nur deinen Posteingang, sondern auch deine Dateiverwaltung ordentlich organisieren kannst.
Neue Anhänge aus beschrifteten E-Mails in Gmail in Google Drive speichern
Senden Sie Benachrichtigungen aus Ihrem Posteingang
Die Zusammenarbeit mit einem Team bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich, wobei die Kommunikation oft ganz oben auf der Liste steht. Aber mit ein paar voreingestellten Workflows kannst du deinen Gmail-Posteingang ganz einfach in eine effektive Maschine zum Teilen von Infos verwandeln.
Du kannst zum Beispiel eine E-Mail schicken, wenn ein Google Sheet aktualisiert wird, damit alle im Team über ein Projekt auf dem Laufenden bleiben. Du kannst auch E-Mails von deinem Gmail-Konto an deine bevorzugte Team-Chat-Anwendung senden und so die Kommunikation optimieren. Oder einer meiner persönlichen Favoriten: Du kannst automatische E-Mail-Updates an dein Team schicken und so deine täglichen Routineaufgaben minimieren, ohne dass die Kommunikation leidet.
Senden Sie WhatsApp-Benachrichtigungen, wenn neue Gmail-E-Mails erscheinen, die der Suche entsprechen
Neue Gmail-E-Mails als Slack-Kanalnachrichten senden
E-Mails aus Gmail für bevorstehende Google Kalender-Termine senden
Neue Leads schneller weiterverfolgen
Du arbeitest hart daran, neue Leads zu gewinnen. Von Kampagnen auf mehreren Plattformen bis hin zur Durchführung von Webinaren – du weißt, dass es auch super wichtig ist, so schnell wie möglich nachzufassen. Wenn du zu lange mit der Antwort wartest – oder*oh nein* die E-Mail komplettverpasst –, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass du einen Kunden verlierst.
Folge neuen Leads automatisch auf, indem du ihnen eine E-Mail schickst, sobald sie Interesse zeigen. Mit Zapier kannst du personalisierte automatische Gmail-Antworten einrichten, um sofort mit potenziellen Kunden in Kontakt zu treten, die echtes Interesse zeigen.
E-Mails über Gmail für neue Google Formular-Einreichungen senden
Schick E-Mails in Gmail für neue Leads in Facebook-Lead-Anzeigen
Erhalte E-Mail-Benachrichtigungen oder sende Follow-ups an neue Typeform-Teilnehmer.
Das Gleiche gilt für neue Kunden, die sich für ein Webinar anmelden oder deinen Newsletter abonnieren. Eine einfache Willkommensnachricht kann Wunder für Ihr Unternehmen bewirken. Mit diesen Zaps kannst du automatisch E-Mails in Gmail verschicken, wenn du zum Beispiel einen neuen Abonnenten in Mailchimp bekommst oder jemand sich für dein Webinar anmeldet. Und wenn Sie eine Anwendung verwenden, die noch nicht in Zapier integriert ist, solange sie eine API hat, können Sie trotzdem Webhooks verwenden, um diese E-Mails zu versenden.
Begrüße neue Mailchimp-Abonnenten mit einer persönlichen E-Mail
Senden von E-Mails über Gmail für neue Registranten in GoTo Webinar
Senden Sie E-Mails über Gmail für neue geplante Calendly-Ereignisse
Senden Sie Gmail E-Mail von erwischten Raw Webhook
Bringen Sie Ihren Gmail-Posteingang auf die nächste Stufe
Mit Zapier kannst du Gmail mit deinen anderen Tech-Tools verbinden und deine E-Mails ganz entspannt verwalten.
Das ist erst der Anfang von allem, was Sie mit Gmail und Zapier tun können. Zapier unterstützt Tausende von Anwendungen, sodass Sie fast jede Aufgabe bei der Arbeit automatisieren können. Fangen Sie jetzt an, Ihren Zap zu erstellen und sehen Sie, was Sie erstellen können.
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Dieser Artikel wurde ursprünglich im März 2021 von Ellie Huizenga veröffentlicht. Die letzte Aktualisierung erfolgte durch Steph Spector im November 2025.
