すべてがGmailを通っているように感じますよね?社内外のコミュニケーションや新しい見込み客通知、 20%オフのクーポンが欲しかったニュースレターのEメールでいっぱいの受信箱をどうやって処理できるのでしょうか?
散らかりはすぐに溜まります。重要なEメールを見逃さないように先手を打つ最善の方法は、受信トレイを整理することです。これを行うために大量の時間を作らなくても大丈夫です。Zaps(自動化ワークフローと呼ぶもの)やAI駆動型システムがあれば、受信箱の管理が簡単にできます。Gmailの自動化方法を学びたい方は、続きをご覧ください。
Zapierは最も接続されたAIオーケストレーションプラットフォームであり、Google、Salesforce、Microsoftなどのパートナーの数千のアプリと統合されています。フォーム、データテーブル、ロジックを活用して、組織の技術スタック全体で重要なワークフローに関わる安全で自動化されたAI搭載システムを構築しましょう。詳しくはこちらをご覧ください。
目次
ボタンをクリックするだけで、Zapテンプレート（Zapierが提供する既製のワークフロー）の使用を始められます。セットアップは数分で完了します。Zapの設定方法について詳しくはこちらをご覧ください。
Gmailの受信トレイからToDoリストを生成する
写真のような記憶力がない限り、特にスターを付けたまま、あるいは未読のまま受信トレイに放置されたままになっているEメールについては、対応が必要なすべてのEメールを追跡することは事実上不可能です。そして、あなたも私と同じなら、夜ぐっすり眠るためには、整理された効率的な ToDo リストが必須です。
Zapを設定すると、GmailアカウントをGoogleスプレッドシートに接続して、特定のEメールからリストを作成したり、ラベル付きのEメールを任意のタスクマネージャーに自動的に追加したりすることができます。
スターを付けた新しいEメールをTodoistにタスクとして追加する[ビジネス用Gmailアカウントのみ]
受信トレイを整理整頓する
残念ながら、Gmail のストレージは無制限ではないため、最終的には容量が不足します。そうなると、不要なものを整理するまで Google アプリを使用できなくなります。
強制終了を待つのではなく、自動化を使用して、不要なEメールを随時削除します。たとえば、プロモーションメールやスパムメールを監視して削除するためのフィルターを設定できます。または、添付ファイルを Dropbox に保存してから、元のEメールを削除したい場合もあります。どのようなワークフローが自分に最適であっても、これらの Zap はEメールの受信トレイを整理し、貴重なストレージ スペースを解放するのに役立ちます。
AIを活用してEメールワークフローを充実させましょう
実際にリードを変換する電子メールのコピーを書くときに援助が必要ですか?あるいは、毎日何百ものEメールを精査し、その都度ラベルを付けていて、その手間を省きたいと思っているかもしれません。
幸いなことに、AIを使えばEメールの作成からSlackでの日替わりのEメール要約の作成まで、あらゆる作業が可能です。新しいEメールを受け取ると、ChatGPTやOpenAIがそのコンテンツを分析し、あなたが指示した通りに実行します。最後に、出力を必要な場所に送ってくれます。(ChatGPTのステップを AI by Zapier のステップに置き換えれば、さらに柔軟なセットアップが可能です。)
いくつか例を挙げます。
OpenAI を使用して、Gmail の新着EメールからEメールのコピーを作成し、Gmail に下書きとして保存します。
Proのコツ: Gmailのワークフローを安全かつ正確に実行するためのAIアシスタントが欲しいですか?Gmail用のすぐに使えるZapier Agentsテンプレートをチェックしてください。
Eメールの添付ファイルを自動的に保存する
Eメールの添付ファイルがいつも分からなくなってしまうことはありませんか?これは、Gmail アカウントを持つすべての人が直面している問題のようです。自動ワークフローを設定すると、Gmail の添付ファイルを Dropbox、Google ドライブ、または使用しているクラウド共有アプリに簡単に保存できます。
Eメールの添付ファイルを特定のフォルダーに保存することもできるので、受信トレイだけでなくファイル管理も整理された状態に保つことができます。
受信トレイから通知を送信する
チームと協力して作業することにはかなりの課題が伴うが、コミュニケーションはそのリストの一番上にあることが多い。しかし、いくつかの事前設定されたワークフローを使用すると、Gmail の受信トレイを効果的な情報共有マシンに簡単に変えることができます。
たとえば、Google スプレッドシートが更新されたときにGoogle Eメールを送信して、チーム メンバーがプロジェクトの最新情報を把握できるようにすることができます。Gmail アカウントから選択したチーム チャット アプリにメールを送信して、コミュニケーションを効率化することもできます。あるいは、私のお気に入りの機能の 1 つは、自動スケジュールされたEメール更新をチームに送信して、コミュニケーションを犠牲にすることなく、毎日の反復タスクを最小限に抑えることができることです。
新規見込み客へのフォローアップを迅速化
あなたは新たな見込み客を獲得するために一生懸命働いています。複数のプラットフォームにわたるキャンペーンの実行からウェビナーの開催まで、できるだけ早くフォローアップすることが非常に重要であることはご存じのとおりです。返答までに時間がかかりすぎたり、メールをまったく見逃してしまったりすると、顧客を失う可能性が高くなります。
新しい見込み客が興味を示したらすぐにEメールを送信して、自動的にフォローアップします。Zapier を使用すると、パーソナライズされた Gmail 自動応答を設定して、意欲の高い見込み客と即座にエンゲージメントできるようになります。
ウェビナーにサインアップしたり、ニュースレターを購読したりする新規顧客にも同様のことが当てはまります。シンプルなウェルカムメッセージは、あなたのビジネスに驚異的な効果をもたらします。これらの Zap を使用すると、たとえば Mailchimp で新しい登録者があったり、ウェビナーにサインアップされたりするたびに、Gmail でEメールを自動的に送信できます。 また、Zapierとまだ連携していないアプリを使っていても、APIがあればウェブフックを使ってこれらのEメールを送信できます。
Gmail の受信トレイを次のレベルに引き上げる
Zapier を使用すると、Gmail を他の技術スタックと統合し、不安なくEメールを管理できます。
これは GmailとZapierでできることの始まりに過ぎません。Zapierは数千のアプリをサポートしているため、職場のほぼあらゆるタスクを自動化できます。今すぐZapの構築を始めて、何ができるか見てみましょう。
関連資料：
この記事はもともと 2021 年3月にエリー・ハイゼンガによって発表されました。直近では 2025年11月にステフ・スペクターによって更新されました。
