Plantilla de plan de ausencia de la oficina
Plantilla de plan de ausencia de la oficina
Simplifique su regreso al trabajo con una lista de tareas automatizada basada en Slack
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Descripción general
Acabas de regresar de vacaciones, de estar enfermo o de haberte tomado tiempo libre del trabajo. ¿Vuelves a iniciar sesión y ves un punto rojo deslumbrante en tu aplicación de Slack? Probablemente no sea una buena vista. Si revisar una pila de mensajes directos, menciones y notificaciones en tu primer día de regreso te parece una pesadilla, deja que la plantilla de plan Fuera de la oficina (OOO) de Zapier te ayude.
Por qué deberías crear un plan OOO con Zapier
Regresar al trabajo después de un tiempo de descanso puede sentirse como sumergirse en lo profundo sin chaleco salvavidas. Esta plantilla garantiza que las tareas importantes no pasen desapercibidas al brindar un sistema estructurado para capturar y organizar las solicitudes que surgen mientras usted no está. A su regreso, podrá comenzar con todo a trabajar y abordar primero las tareas más críticas.
Productos Zapier que utiliza la plantilla
- Zaps : flujos de trabajo automatizados que conectan aplicaciones para automatizar
- Tablas : bases de datos que le permiten realizar un seguimiento y automatizar sus datos
- Interfaces : un generador automatizado de formularios, páginas y aplicaciones para recopilar datos
- Canvas : una herramienta de diagramación que le ayuda a visualizar sus flujos de trabajo
Cómo funciona este plan OOO
Esta plantilla utiliza el poder de múltiples productos Zapier para crear un sistema integral para administrar tareas mientras usted no está.
A continuación se explica en detalle cómo funciona:
- Antes de irte: utiliza la interfaz personalizada para configurar tu estado OOO. Esto triggerea un Zap que notifica a tu equipo y activa el sistema de seguimiento de tareas.
- Mientras estás fuera: un Zap monitorea Slack para detectar reacciones específicas en los mensajes. Estas reacciones emoji indican tareas o solicitudes que necesitarán tu atención cuando regreses.
- Recopilación de tareas: Otro Zap conecta estos Reacjis a Tablas, creando una base de datos de tareas y solicitudes enviadas durante su ausencia.
- A su regreso: Acceda a la interfaz para visualizar las tareas acumuladas almacenadas en la base de datos. Verás una lista clara y organizada de todo lo que necesita tu atención.
- Gestión de tareas: a medida que trabajas en las tareas, puedes actualizar su estado directamente en la interfaz. Esto trigger notificaciones a los solicitantes originales a través de Slack, manteniendo a todos informados.
- Visualización: obtenga una representación visual de todo el flujo de trabajo en Canvas, lo que le permitirá ver cómo funciona cada componente en conjunto, para que pueda optimizar el proceso según sea necesario.
La belleza de este sistema es que es sencillo para sus colegas: pueden enviar solicitudes utilizando las reacciones familiares de Reacjis, sin necesidad de capacitación adicional ni procesos complejos.
Para comenzar con su plan OOO:
- Configura la plantilla en tu cuenta Zapier.
- Conecte su espacio de trabajo de Slack.
- Revise y personalice los Zaps para adaptarlos a sus necesidades específicas.
- Pruebe el sistema enviando algunas solicitudes de muestra.
- Cuando esté listo para usar OOO, simplemente active el sistema usando la interfaz.
Con esta plantilla en funcionamiento, nunca más tendrás que temer la recuperación posterior a las vacaciones. En lugar de eso, volverás a una lista de tareas perfectamente organizada, listo para abordar tu trabajo con energía y concentración renovadas.
¿Quién debería usar esta plantilla?
La plantilla de plan OOO es una herramienta versátil que puede beneficiar a muchas personas:
- Gerentes y líderes de equipo que necesitan estar al tanto de las solicitudes y proyectos del equipo, incluso cuando están ausentes
- Trabajadores remotos que buscan mantener una comunicación clara y una gestión de tareas con sus colegas en la oficina.
- Profesionales en funciones de atención al cliente que necesitan asegurarse de que las solicitudes de los clientes se capturen y aborden rápidamente a su regreso.
- Propietarios de pequeñas empresas que desempeñan múltiples funciones y no pueden darse el lujo de perder tareas o comunicaciones importantes durante su ausencia
- Cualquier empleado que quiera reducir el estrés de volver al trabajo después de un tiempo libre.
Deberías poder regresar de tu escapada a la playa sin sentir que necesitas inmediatamente otra escapada a la playa. Utilice esta plantilla para reducir el estrés y volver rápidamente al trabajo después de su tiempo fuera de casa.
Beneficios clave del plan OOO
- Captura automatizada de tareas: no vuelvas a perderte una solicitud importante
- Organización mejorada: vuelva a tener una lista de tareas perfectamente organizada, priorizada y lista para la acción.
- Comunicación mejorada: mantenga a su equipo informado y bríndeles una forma sencilla de enviar solicitudes.
Preguntas frecuentes
¿Puedo compartir esto con mi equipo?
Sí. La interfaz incluida viene con un enlace de usuario público, protegido con contraseña o administrado, que puede compartir con su equipo para acceder.
¿Cómo configuro mi estado OOO?
En la interfaz provista, haga clic en el botón Iniciar OOO para marcar el comienzo de su período de licencia. Esto iniciará el proceso de recolección automatizado.
¿Puedo insertar formularios en mi página web?
Sí, todos los formularios se pueden integrar fácilmente en su página web. O pueden servir como una página independiente con una URL única.
¿Puedo personalizar las notificaciones para diferentes tareas?
Sí, puedes configurar notificaciones personalizadas de Slack para distintos tipos de tareas.
