Como propietario de una pequeña empresa, es probable que tenga mucho más que su cuenta corriente personal. Si no administra adecuadamente las finanzas de su empresa, hay más en juego que un cargo por sobregiro: ahora tiene que rendir cuentas de toda una organización.
Los presupuestos de las pequeñas empresas son necesarios para equilibrar los ingresos, estimar cuánto gastará y proyectar pronósticos financieros, de modo que pueda evitar números rojos y mantener su negocio a flote.
Pero crear una plantilla de presupuesto para una pequeña empresa no es una tarea fácil. Como no tengo una empresa que dirigir, hice el trabajo pesado por usted: consulte estas plantillas gratuitas y descargables para el presupuesto de su pequeña empresa.
Tabla de contenido:
10 plantillas de presupuesto para tu pequeña empresa
Consulte nuestras plantillas de presupuesto para pequeñas empresas, diseñadas para ayudarlo a planificar sus finanzas, administrar sus gastos y simular que está a una hoja de cálculo de hacerse rico.
1. Plantilla de presupuesto estático
Ideal para: Múltiples departamentos o flujos de ingresos; industrias con operaciones complejas
Un presupuesto estático combina todos los presupuestos específicos de funciones que utiliza una empresa en uno solo. Normalmente, un presupuesto estático incluye los siguientes elementos (además de cualquier otro presupuesto que pueda utilizar su empresa):
Proyecciones de flujo de caja: estimaciones de cuánto dinero entrará y saldrá de su negocio. También te ayudan a decidir cuándo, cómo y en qué deberías gastar dinero.
Gasto total esperado: Todos los gastos estimados, incluidos los costos laborales y administrativos.
Al integrar todos sus presupuestos y proyecciones, el presupuesto estático proporciona una imagen completa de los gastos estimados y la estrategia financiera de su empresa para el próximo año fiscal.
2. Plantilla de presupuesto de gastos generales
Ideal para: empresas de servicios
Es fácil olvidarse de los gastos que no están directamente relacionados con la producción, como los gastos de envío o los servicios públicos. Pero estos costos existen (y pueden acumularse rápidamente), por lo que necesita un presupuesto general. Una plantilla detallada de presupuesto de gastos generales incluirá:
Gastos de administración
Impuestos
Alquilar
Servicios públicos
Seguro
Compara el monto presupuestado con las cifras reales (advertencia: puede ser una sorpresa desagradable) y puede ayudar a mejorar la precisión para la planificación financiera futura.
Predecir los gastos generales también le ayudará a planear cómo utilizar otros fondos de manera más práctica: si sabe cuánto gastará en gastos generales, podrá tomar mejores decisiones comerciales. Por ejemplo, sabría si puede permitirse invertir dinero en otras iniciativas, como añadir un servicio de entrega o actualizar el equipo.
3. Plantilla de presupuesto para varios proyectos
Ideal para: industrias basadas en proyectos
Si está gestionando varios proyectos, como el desarrollo de una página web o la planificación de eventos, cada uno con su propio presupuesto y gastos, necesita un presupuesto para múltiples proyectos que le ayude a mantener el rumbo. Este tipo de presupuesto le ayudará a realizar un seguimiento de los siguientes elementos por proyecto:
COGS (costo de bienes vendidos) producto por producto
Costos laborales
Costos de equipos y recursos
Gastos indirectos del proyecto, como viajes
Un presupuesto para múltiples proyectos establece estimaciones de todo lo necesario para llevar los proyectos a buen puerto. También le permite realizar un seguimiento de los costos para asegurarse de no gastar más de lo que tiene en cuenta en el presupuesto.
4. Plantilla de presupuesto de startup
Ideal para: pequeñas empresas nuevas y startups
Startups necesitan asegurar el éxito financiero desde el principio, para poder reinvertir las ganancias en el negocio y potencialmente atraer más inversores.
Pero, a diferencia de las pequeñas empresas establecidas, usted no dispone de datos financieros pasados en los que basar sus gastos. Por eso necesitas un presupuesto startup para concentrarte en los gastos de tu primer año de negocio, incluyendo elementos como:
Financiación de inversores y préstamos
Licencias y permisos
Diseño de logotipos y página web
Dominio de la página web
Software empresarial
Instalación de seguridad
Gastos generales
Gastos de capital
5. Plantilla de presupuesto laboral
Ideal para: empresas grandes con muchos empleados
A menos que sea un espectáculo unipersonal, necesitará un presupuesto de mano de obra. Y aunque seastú un espectáculo unipersonal, es bueno saber si puedes permitirte pagarte a ti mismo. Un presupuesto laboral desglosa todos los costos relacionados con los empleados como:
Salarios
Bonificaciones
Impuestos sobre la nómina
Trabajo por contrato
Divida los costos de los empleados en categorías directas, indirectas, fijas y variables para aclarar cómo su empresa asigna sus recursos. También puedes considerar diferentes escenarios más fácilmente cuando comprendes la descomposición de los costos laborales.
Por ejemplo, puede simular el impacto de agregar o reducir personal en departamentos específicos o evaluar los efectos de diferentes estructuras de compensación en diferentes equipos.
Un pronóstico preciso de los costos laborales le garantiza que puede satisfacer de manera sostenible sus necesidades de personal y puede ayudarlo a tomar decisiones de contratación informadas. En el futuro, también puede ayudarle a determinar si puede permitirse ofrecer aumentos, bonificaciones o beneficios adicionales a su personal.
6. Plantilla de presupuesto de flujo de caja
Ideal para: empresas con ingresos y gastos fluctuantes, empresas estacionales y comercio minorista.
Tan importante como es ser consciente de cuánto dinero estás gastando, también debes realizar un seguimiento de cuánto dinero estás ganando. Un presupuesto de flujo de caja ayuda a estimar cómo fluye el dinero dentro y fuera de su negocio. Incluye:
Saldo inicial (establecido al comienzo del mes, trimestre o año)
Entrada de efectivo proyectada de todos los flujos de ingresos
Gastos de efectivo estimados
Saldo final (calculado al final del mes, trimestre o año)
Este tipo de presupuesto le permite administrar de forma proactiva sus recursos, anticipar posibles escaseces de efectivo y diseñar estrategias para el crecimiento. Por ejemplo, si sabe que solo alcanzará el punto de equilibrio este año, puede esperar para expandirse o hacer una gran inversión.
7. Plantilla de presupuesto administrativo
Ideal para: Empresas enfocadas en optimizar operaciones
Un presupuesto administrativo incluye todos aquellos gastos generales que la empresa en su conjunto necesita para funcionar. Este tipo de presupuesto tiene en cuenta:
Gastos de depreciación
Seguro
Formación y desarrollo
Gastos de comunicación
Marketing
honorarios de contabilidad
Si bien técnicamente podría incluir los gastos administrativos en un presupuesto general y darlo por terminado, un presupuesto administrativo separado brinda una visión más clara de qué tan bien está funcionando su negocio.
Si no presta atención a los costos administrativos, puede gastar innecesariamente o perder el foco en áreas en las que sería más inteligente invertir su dinero. En otras palabras, podrías estar gastando demasiado en bolígrafos sofisticados cuando deberías estar ahorrando para actualizar tu caja registradora.
8. Plantilla de presupuesto para eventos
Ideal para: organizadores de eventos, equipos de marketing y empresas que organizan grandes reuniones.
Planificar un evento es un acto de equilibrio, y una plantilla de presupuesto detallado para eventos le ayudará a evitar sorpresas. Esta plantilla cubre todos los costos esenciales asociados con su evento, incluidos:
Alquiler de local
Entretenimiento
Alquiler de equipos
Gastos de catering
Marketing
Una plantilla de presupuesto para eventos le garantiza tener una comprensión clara de sus gastos en las diferentes categorías. Esto ayuda a evitar gastos excesivos e incluso puede resaltar oportunidades para recortar gastos innecesarios. ¿Realmente necesitas esa segunda escultura de hielo?
9. Plantilla de presupuesto departamental
Ideal para: grandes organizaciones con varios departamentos
¿Tiene más de un departamento? ¿O al menos más de dos personas haciéndose pasar por departamentos diferentes? Entonces necesitas una plantilla de presupuesto departamental para mantener todo bajo control cuando partes de tu empresa manejan presupuestos separados. Centraliza el gasto en cosas como:
Salarios
Gastos operativos
Formación y desarrollo
Marketing y publicidad
Costos de proyectos específicos del departamento
Esta plantilla permite a los jefes de departamento administrar sus recursos de manera efectiva y al mismo tiempo alinearse con los objetivos financieros generales de la empresa, lo que les brinda una mejor comprensión de la salud financiera de cada equipo. Entonces, cuando el equipo de marketing quiera derrochar en un Cameo de Carson Kressley, puedes decir con confianza: "Claro, pero revisemos primero los números".
10. Plantilla de gastos comerciales mensuales
Ideal para: pequeñas empresas que gestionan los costes operativos habituales
Dirigir una empresa implica hacer malabarismos con innumerables gastos, y estar al tanto de ellos es vital para lograr el éxito a largo plazo. Una plantilla de gastos comerciales mensuales le brinda una imagen clara de sus salidas regulares, como:
Servicios públicos
Material de oficina
Marketing
Gastos de viaje
El seguimiento de sus gastos mensuales le ayuda a mantener el control sobre el flujo de caja y le prepara para cualquier contratiempo financiero. Con esta plantilla, verá dónde puede reducir costos, como tal vez deshacerse de esa suscripción a Adobe si no se ha tocado Photoshop desde la administración de Obama.
Cómo utilizar nuestras plantillas de presupuesto para pymes
Estas plantillas de presupuesto profesionales están diseñadas para simplificar el proceso de presupuestación, haciéndolo accesible incluso si no eres un experto financiero. Su uso es sencillo:
Seleccione la plantilla adecuada: Elija la plantilla que mejor se adapte a las necesidades de su negocio.
Ingresar datos financieros: Ingrese sus cifras financieras proyectadas o reales.
Hazlo tuyo: personalízalo para que coincida con tu negocio. Añade o resta categorías en función de en qué gastas realmente tu dinero.
Actualice según sea necesario: actualice periódicamente las plantillas para reflejar cualquier cambio en sus actividades comerciales.
Cómo crear un presupuesto para tu pequeña empresa
Es un cliché pero es cierto: hay que gastar dinero para ganar dinero. Pero eso no es excusa para empezar a invertir dinero en su negocio a diestro y siniestro.
La elaboración de un presupuesto te obliga a priorizar tus objetivos, para que gastes dinero en las cosas que más importan. A continuación se explica cómo crear un presupuesto para una pequeña empresa en cuatro pasos:
Separar los gastos empresariales y personales. Por el amor de Suze Orman, no mezcle sus gastos personales y comerciales. Si aún no lo ha hecho, abra una cuenta bancaria comercial específica. Esto hace que sea más fácil realizar el seguimiento, la categorización y el análisis de sus finanzas.
Identifique su capital de trabajo para el período presupuestario. Sume sus activos actuales, como efectivo, cuentas por cobrar e inventario. Luego reste los pasivos corrientes, como las cuentas por pagar y la deuda a corto plazo. El monto restante es lo que le queda para cubrir sus gastos operativos durante el período presupuestario.
Determina tus costos fijos y variables. Haga una lista de los costos que permanecen iguales cada mes (costos fijos) y los que cambian (costos variables). Estos cambiarán según el propósito del presupuesto. Por ejemplo, un presupuesto laboral sólo considerará los costos relacionados con los empleados.
Calcula tus gastos totales. Sume todos los costos de su negocio, incluidos los costos fijos, los costos variables, la mano de obra y cualquier otro gasto aplicable. Este total es lo que su negocio necesita para funcionar. Cualquier dinero sobrante de su capital de trabajo se puede asignar a otras inversiones comerciales.
Realizar revisiones periódicas. Un presupuesto no es un "trato" que se puede establecer y olvidar: las revisiones periódicas ayudan a mantenerse encaminado hacia sus objetivos financieros y adaptarse a los cambios. Intente revisar su presupuesto mensual, trimestral y anualmente.
Mensualmente: Compare sus gastos con las cifras presupuestadas para detectar cualquier desviación. Busque información sobre el flujo de caja, las tendencias de ventas y la gestión de gastos.
Trimestral: profundice en el rendimiento de los últimos tres meses. Analizar tendencias para ajustar las proyecciones futuras para el próximo trimestre e identificar áreas de mejora.
Anual: Reflexione sobre sus objetivos financieros a largo plazo para el año fiscal. Evalúe la eficacia de sus estrategias presupuestarias y establezca nuevos objetivos presupuestarios para el próximo año.
Métodos de presupuestación
Si alguna vez has elaborado un presupuesto y no te ha gustado, es posible que simplemente hayas estado utilizando un método de presupuesto ineficaz para tus preferencias. A continuación se presentan algunos métodos de presupuestación que puede probar:
Tradicional: Este presupuesto se establece por un período de tiempo determinado y utiliza los números del año pasado como referencia. Una vez que establezca su presupuesto, no podrá modificarlo a menos que obtenga aprobación para un ajuste.
Continuación: este enfoque dinámico abarca un período de tiempo continuo en lugar de un período de tiempo fijo. A medida que pasa cada mes o trimestre, se agrega un nuevo período de presupuesto y se descarta el período más antiguo. Esto permite a las empresas ajustar las proyecciones en función del rendimiento en tiempo real y las condiciones del mercado.
Flexible: este presupuesto cambia junto con su pronóstico de ventas. A medida que la actividad de ventas en tiempo real se desvía de los montos presupuestados, se vuelve a calcular el presupuesto para reflejar los nuevos datos.
¿Qué debe incluir un presupuesto empresarial?
Ahora que ya conoces los pasos básicos, hablemos de lo que realmente incluye el presupuesto de una empresa. Esto es lo que no debes olvidar jamás:
Ingresos proyectados: Calcule los ingresos que espera generar. Esto puede basarse en datos históricos o en investigaciones de mercado. Y no, no puedes simplemente manifestar seis cifras.
Costos fijos: son gastos recurrentes que no cambian mucho con el tiempo, como el alquiler, los salarios y los seguros.
Costos variables: estos gastos varían según las actividades de su negocio, como las materias primas, los honorarios del contratista y cuánto necesita sobornar al repartidor durante la temporada alta.
Proyecciones de flujo de efectivo: utilice esto para anticipar el momento de los ingresos y gastos para asegurarse de tener suficiente efectivo disponible.
Márgenes de ganancia: Calcula la diferencia entre tus ingresos y gastos para comprender la rentabilidad.
Consejos para el presupuesto de pequeñas empresas
Antes de salir a imprimir sus plantillas de presupuesto, repasemos algunos consejos rápidos que le ayudarán a minimizar el desastre financiero.
Actualiza periódicamente tu presupuesto: No digo que tengas que obsesionarte con él, pero debes mantenerlo actualizado actualizándolo con cifras reales. Esto ayuda a identificar tendencias y realizar los ajustes necesarios.
Supervise el rendimiento en relación con el presupuesto: compare periódicamente su rendimiento real con las cifras presupuestadas. Esta práctica ayuda a detectar discrepancias de forma temprana y tomar acción correctiva.
Sea realista: sea honesto consigo mismo y con sus números. Si te cuesta mantener las luces encendidas, probablemente no necesites ese Herman Miller.
Plan para imprevistos: reserve fondos para gastos inesperados, como cuando el refrigerador de la oficina se apaga misteriosamente y todos entran en pánico por su yogur.
Utilice un software de presupuesto: si tiene que manejar más de un presupuesto básico, una hoja de cálculo puede parecer anticuada. El software de contabilidad simplifica el proceso de presupuestación y hace que el seguimiento y los ajustes sean mucho más fáciles.
Busque asesoramiento profesional: si no está seguro sobre algún aspecto del presupuesto, no dude en consultar a un asesor financiero o un contador. Los tutoriales de YouTube sólo te llevarán hasta cierto punto.
Automatiza tu pequeña empresa
Saber cuándo y dónde invertir dinero en su negocio es sólo una de las muchas tareas que tiene por delante como propietario de una pequeña empresa. Descubra cómo la automatización para pequeñas empresas puede ayudarle a quitarse de encima algunas de esas tareas recurrentes, para que pueda centrarse en hacer crecer su negocio.
Si sigue usando una hoja de cálculo, puede automatizar la entrada de datos con las integraciones de Hojas de cálculo de Zapier, enviando información hacia y desde Hojas de cálculo. Obtenga más información sobre cómo automatizar Hojas de cálculo de Google o pruebe una de estas plantillas prediseñadas.
Guardar nuevos correos electrónicos de Gmail que coincidan con ciertas características en una hoja de cálculo de Google
Crear filas de Hojas de cálculo de Google para nuevos clientes futuribles de Google Ads
Agregar nuevos clientes futuribles de Facebook Lead Ads a las filas en Google Sheets
Enviar correos electrónicos a través de Gmail cuando se actualicen las filas de Hojas de cálculo de Google
Zapier es la plataforma de orquestación de IA más conectada: se integra con miles de aplicaciones de socios como Google, Salesforce y Microsoft. Utilice interfaces, tablas de datos y lógica para crear sistemas seguros, automatizados y con tecnología de IA para sus flujos de trabajo críticos para el negocio en toda la pila tecnológica de su organización. Más información.
Preguntas frecuentes sobre presupuestos para pequeñas empresas
¿Aún no sabes por dónde empezar con el presupuesto de tu pequeña empresa? Consulta las respuestas a estas preguntas comunes antes de abrir una nueva hoja de cálculo de Google.
¿Cómo se escribe un presupuesto para una pequeña empresa?
Redactar un presupuesto para una pequeña empresa implica estimar sus ingresos, enumerar todos sus gastos y restar sus gastos de sus ingresos. Comience por mirar los registros financieros anteriores, si están disponibles, para hacer proyecciones informadas. Luego, utiliza una plantilla de presupuesto para organizar toda la información y facilitar los cálculos.
Utilice su presupuesto como una herramienta para la toma de decisiones, no sólo como un ejercicio de mantenimiento de registros.
¿Con qué frecuencia debo revisar mi presupuesto?
Es recomendable revisar tu presupuesto al menos mensualmente. Las revisiones periódicas le permiten comparar el rendimiento real con sus proyecciones, lo que le ayuda a identificar problemas de forma temprana. Las revisiones mensuales le ayudarán a mantenerse proactivo en lugar de reactivo en la gestión de sus finanzas. Las revisiones trimestrales y anuales también son importantes para la planificación y el establecimiento de objetivos a largo plazo.
¿Cuáles son las categorías comunes a incluir en el presupuesto de una pequeña empresa?
Las categorías comunes a incluir en un presupuesto de una pequeña empresa son:
Flujos de ingresos
Costo de los bienes vendidos
Gastos de operación (alquiler, servicios públicos, salarios, etc.)
Gastos discrecionales (formación, viajes)
Costos de marketing y publicidad
Pagos de deudas
Impuestos
Incluir estas categorías garantiza una visión integral de sus obligaciones financieras y ayuda a realizar una planificación eficaz.
¿Cuál es el mejor software gratuito de presupuestación empresarial?
El mejor software gratuito de presupuestación empresarial dependerá de las necesidades de su empresa, pero Wave es generalmente una opción gratuita popular. O puede utilizar una hoja de cálculo: desplácese hacia arriba para ver algunas plantillas de presupuesto para pequeñas empresas gratuitas.
Lecturas relacionadas:
Este artículo fue publicado originalmente en septiembre 2023. La actualización más reciente, con contribuciones de Allisa Boulette, fue en octubre 2024.
