Para los planificadores de proyectos compulsivamente organizados y orientados a lo visual como yo, es casi imposible hacer todo sin listas y tablas que sean simples, organizadas y (idealmente) codificadas por colores. Un tablero Kanban es un método ágil para realizar el seguimiento del progreso de varios proyectos, de modo que usted (y sus compañeros de equipo) no dejen pasar ninguna tarea.
Para la mayoría de las personas, cualquiera de las muchas aplicaciones Kanban dedicadas debería ser suficiente para crear y compartir tableros con integraciones convenientes y funcionalidad de arrastrar y soltar. Pero para los fanáticos de las hojas de cálculo que prácticamente viven en Google Workspace, existe otra opción: crear un tablero Kanban en Google Sheets.
Si bien no es tan conveniente ni funcional como el software Kanban, ya que no puedes arrastrar y soltar tareas tan fácilmente, aún es posible. A continuación te mostramos cómo crear tu propio tablero Kanban de Google Sheets, además de seis plantillas prediseñadas que se pueden personalizar para adaptarse a los flujos de trabajo de tu proyecto.
Tabla de contenido:
6 Plantillas de tablero Kanban de Hojas de cálculo de Google
Automatiza tus tableros Kanban de Hojas de cálculo de Google
Cómo crear un tablero Kanban en Hojas de cálculo de Google
Reiteraré que las herramientas dedicadas al tablero Kanban son mucho más fáciles de usar y sólidas que los tableros Kanban de Google Sheets. Soy un gran fanático de arrastrar y soltar, que también es un principio clave de los tableros Kanban, y Sheets solo puede hacer eso en cierta medida .
Dicho esto, es posible que algunas personas no quieran agregar la aplicación número 47 a su flujo de trabajo o queden atrapadas dentro del ecosistema de Google Workspace como Barb en el Upside Down (RIP). Ya sea que necesites crear tu propio tablero kanban en Sheets o simplemente quieras hacerlo, hay algunas formas diferentes de hacerlo. He desarrollado mi propio método, que creo que es el que más se acerca a un tablero Kanban real. Aquí está la esencia.
Crea tu tablero usando encabezados de columnas, bordes y códigos de colores.
Cree una plantilla de tarjeta de tareas con detalles insertados como una nota.
Copia la plantilla de la tarjeta cada vez que tengas una nueva tarea.
Arrastrar y soltar la nueva tarjeta en su columna correspondiente.
Paso 1: Establecer los encabezados de columna
Lo primero que harás para crear tu tablero Kanban es etiquetar tus columnas con estados escribiendo en las primeras celdas de la fila 1.
Para este ejemplo, crearé un tablero con la estructura Kanban más básica ( Atraso, En proceso, Revisión y Listo ), pero puedes agregar tantos estados como quieras y etiquetarlos como quieras. Los fanáticos de la fantasía, por ejemplo, pueden optar por esta metodología ágil con temática de ESDLA: Hobbit (Atraso), Comunidad (Haciendo), Torres (Revisión) y Rey (Hecho).
Como mínimo, la mayoría de los tableros kanban tendrán encabezados para alguna versión de Backlog/pendiente, En progreso/En proceso, aprobación/Revisión y Completado/Hecho. Pero no hay reglas estrictas. Estos pueden variar ampliamente en orden, número o redacción para adaptarse a los flujos de trabajo específicos de una organización.
Paso 2: Dar formato a los encabezados
En caso de que sus listas sean tan largas que necesite desplazarse hacia abajo, también es una buena idea congelar esta fila, para que siempre permanezca en la parte superior. Simplemente vaya a Ver > Congelar y luego seleccione 1 fila.
En este punto, también me gusta expandir las columnas para que las celdas tengan más espacio para respirar. Para mantener la coherencia, resalte las cuatro columnas (mantenga presionada la tecla Shift, haga clic en la columna A y luego haga clic en la última columna) y arrastre el borde para ampliarlas por igual.
También me gusta poner en negrita y centrar el texto del encabezado para diferenciar las celdas de estado del resto de las celdas.
Paso 3: Formatear el tablero
A continuación, establecerás el tamaño colocando bordes alrededor del área que quieres que funcione visualmente como tu tablero. Para hacer esto, seleccione el área que se convertirá en su tablero, haga clic en el ícono Bordes (el pequeño con forma de cuadrícula al lado de la lata de pintura) en la barra de herramientas y luego seleccione la primera opción.
Puedes hacer que tu tabla se extienda infinitamente en el vacío de Google aplicando los bordes a todas las columnas, pero para fines visuales, la configuraremos como una tabla definida.
Luego, como estoy compulsivamente obsesionado con los detalles imperceptibles, me gusta agregar bordes extra llamativos alrededor de los cuadros de encabezado, las columnas y los bordes exteriores de la tabla. (Para hacer esto, seleccione esas celdas, haga clic en el ícono Bordes, haga clic en el ícono debajo del lápiz y seleccione la línea sólida más gruesa.)
Finalmente, es el momento de alternar los colores para ayudar a distinguir visualmente las celdas. Resalte toda la tabla, luego vaya a Formato y haga clic en la función previsiblemente titulada Colores alternos . Me gusta darle un toque especial con algo de color, pero puedes dejarlo en escala de grises si lo prefieres.
En este punto, también me gusta duplicar aproximadamente la altura de las celdas debajo de los encabezados para darles suficiente espacio para que el texto no se corte. Luego centro el texto horizontal y verticalmente, solo para que las cosas se vean limpias, intencionales y consistentes.
Paso 4: Crear un banco de plantillas de tarjetas de tareas
Ahora que el tablero está configurado, es momento de crear las tarjetas de tareas que irán en las celdas individuales. Para emular la naturaleza de arrastrar y soltar del software Kanban, me gusta crear un banco de plantillas de tarjetas debajo de la tabla.
Formateo este banco exactamente como las celdas de la tabla, le doy a la celda de plantilla un nombre genérico y dejo un cuadro en blanco debajo de la celda de plantilla. También agrego una nota a la celda de la plantilla (hago clic derecho en la celda y luego hago clic en Insertar nota) y escribo detalles adicionales que se aplicarán a la tarjeta, como:
Prioridad
Fecha de vencimiento
Descripción
Estimación de tiempo
Cesionario
Las notas, lamentablemente, no son muy dinámicas. Pero si bien no es posible aplicar de forma nativa el formato condicional a los datos en las notas, es posible utilizar complementos de Hojas de cálculo que sí puedan hacerlo. Esto podría permitirle hacer cosas como etiquetar asignados o actualizar colores cuando haya pasado una fecha de vencimiento. Alternativamente, puede utilizar columnas ocultas junto a su tablero para almacenar detalles adicionales de la tarea.
Cuando llegue el momento de crear una nueva tarjeta, simplemente copie la plantilla, péguela en la celda de abajo y complete todo. Cuando esté listo para agregarlo al tablero, coloque el cursor sobre el borde de la celda y podrá arrastrarlo y soltarlo. (Esto también hará que aparezca una ventana emergente con la nota que dejaste, mostrando detalles adicionales sobre la tarjeta). Haga lo mismo para mover la tarjeta entre columnas.
Recuerda siempre copiar y pegar tu plantilla cada vez que hagas una nueva tarjeta. Incluso puede ampliar su banco de plantillas para agregar nuevas plantillas de tarjetas si tiene información diferente para poner en la nota.
6 Plantillas de tablero Kanban de Hojas de cálculo de Google
Si hacer tu propio tablero Kanban todavía te parece demasiado complicado, es porque lo es. Y es por eso que he preparado seis para ti.
Cada una de estas plantillas de tablero Kanban de Google Sheets gratuitas se adapta a diferentes tipos de flujos de trabajo con distintos grados de complejidad. Si su flujo de trabajo particular no está representado, simplemente elija el más cercano y cámbielo a su gusto.
Encuentra el que te guste y haz clic en el botón para hacer una copia de la hoja de cálculo que luego podrás editar como quieras.
Plantilla básica de tablero Kanban
Este tablero kanban general es un punto de partida perfecto para principiantes ágil (muy diferentes de losprincipiantes en Gile, que son personas muy atléticas pero sin experiencia). Utilice esto para un flujo de trabajo estándar que lleva tarjetas desde un banco de tareas futuras hasta su finalización.
Nota: He agregado una fila adicional en la parte inferior para tareas urgentes que tienen prioridad sobre cualquier otra fila, pero siempre puedes eliminarla.
Encabezados de columna: (4) Atraso, En marcha, Revisión, Terminado
Plantilla detallada de tablero Kanban
Una extensión de la plantilla básica, esta plantilla más detallada incluye dos columnas adicionales. Después del banco de tarjetas atrasadas, la columna Historias es para tarjetas dedicadas a un objetivo de usuario esencial, según el marco ágil. Esto también agrega una columna pendiente antes de Haciendo, agregando un paso más matizado entre las tarjetas atrasadas y las tarjetas que se está preparando para abordar.
Encabezados de columna: (6) Atraso, Historias, Pendiente, En proceso, Revisión, Listo
Plantilla de tablero Kanban basado en el progreso
Para flujos de trabajo con múltiples fases de aprobación para cada tarea, pruebe la plantilla de tablero Kanban basada en progreso. Las tarjetas se mueven desde la lista de pendientes a través de cuatro subetapas de la columna En progreso . Ajuste los encabezados de las subetapas para adaptarlos a sus necesidades. Para ajustar el número de subetapas, simplemente agregue o elimine más columnas.
Encabezados de columna: (3) Atrasado, En progreso, Terminado
Plantilla de tablero Kanban basado en tiempo
Para flujos de trabajo basados en bloques de tiempo, considere una plantilla Kanban más estructurada como esta. Las tarjetas se mueven desde la lista de tareas pendientes a la columna de la línea de tiempo correspondiente: Hoy para tareas en curso, o Esta semana, Este mes, o El mes próximo para plazos menos urgentes.
Las notas en la plantilla de tarea también incluyen un "Siguiente paso" para el siguiente asignado, así como una clave para codificar por colores a los distintos asignados a las tareas. (También puedes copiar esa celda y pegarla en cualquier otra plantilla).
Encabezados de columna: (6) Atraso, Hoy, Esta semana, Este mes, Próximo mes, Listo
Plantilla básica de tablero Kanban de desarrollo de producto
El desarrollo de productos es complejo, pero esta plantilla básica simplifica los flujos de trabajo en cinco etapas esenciales. Los conceptos de producto pasan del Backlog a Análisis y luego a Desarrollo (ambos con subetapas para En progreso y Aprobado ) y finalizan con las columnas de Prueba e Implementación .
Encabezados de columna: (5) Backlog, Análisis, Desarrollo, Prueba, Implementación
Plantilla de tablero kanban para la implementación de funciones ágil
Este complejo tablero kanban utiliza columnas específicas para la implementación de funciones ágil. Las tarjetas progresan desde un backlog de ideas general a través de el concepto de función y el concepto de historia, luego el desarrollo de la historia y el desarrollo de la función, y finalmente finalizan con el despliegue y la entrega.
Encabezados de columna: (7) Cartera de ideas, Concepto de función, Concepto de historia, Desarrollo de historia, Desarrollo de función, despliegue, Entrega
Automatiza tus tableros Kanban de Hojas de cálculo de Google
Ahora que sabes cómo crear un tablero Kanban de Google Sheets, estás listo para el siguiente paso: la automatización de Google Sheets.
Zapier puede integrar Google Sheets con miles de otras aplicaciones para realizar cosas útiles con su tablero kanban, como enviar mensajes de Slack cada vez que se actualizan las filas o generar eventos de calendario a partir de nuevas filas. Obtén más información sobre cómo automatizar Hojas de cálculo de Google o comienza a utilizar uno de estos flujos de trabajo prediseñados.
Guardar nuevos correos electrónicos de Gmail que coincidan con ciertas características en una hoja de cálculo de Google
Crear filas de Hojas de cálculo de Google para nuevos clientes futuribles de Google Ads
Agregar nuevos clientes futuribles de Facebook Lead Ads a las filas en Google Sheets
Enviar correos electrónicos a través de Gmail cuando se actualicen las filas de Hojas de cálculo de Google
Y si finalmente cede y adopta una aplicación Kanban dedicada, Zapier también puede automatizarlas. Lea más sobre cómo automatizar su tablero Kanban.
Lecturas relacionadas:
Este artículo fue publicado originalmente en enero 2024. La actualización más reciente, con contribuciones de Allisa Boulette, fue en febrero 2025.
