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Automatische Anrufvorbereitung
Automatische Anrufvorbereitung
Helfen Sie Teams, sich schneller und intelligenter vorzubereiten.
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Überblick
Erstellt von Katie Huson, Senior Revenue Operations Specialist bei Zapier. __
Mach die Vorbereitung von Meetings mit KI-basierten Briefings in Slack automatisch.
Vertriebsmitarbeiter bemühen sich oft, vor wichtigen Anrufen Informationen zu sammeln, was Zeit verschwendet und möglicherweise wichtige Details übersieht. Dieser manuelle Vorbereitungsprozess kann inkonsistent und ineffizient sein.
Die Vorlage für die automatische Anrufvorbereitung löst das, indem sie den ganzen Ablauf für die Vorbereitung deiner Meetings automatisch macht. Es holt Daten aus deinem Zeitplanung-Tool, CRM und Anreicherungsdienst und erstellt dann mithilfe von KI einen umfassenden Bericht, der am Tag vor jedem Meeting an Slack geschickt wird. Dein Vertriebsteam kann sich voll auf den Aufbau von Beziehungen und den Abschluss von Deals konzentrieren, statt sich mit langweiliger Recherche rumzuschlagen.
Warum sollte man ein automatisiertes Anrufvorbereitungssystem entwickeln?
- Spar Zeit, indem du manuelles Suchen auf verschiedenen Plattformen vermeidest.
- Stellen Sie sicher, dass Sie sich konsequent und gründlich auf jede Kundeninteraktion vorbereiten
- Befähigen Sie Ihr Team, selbstbewusst und gut informiert an Meetings teilzunehmen
Was sind die wichtigsten Funktionen der Vorlage für die automatische Anrufvorbereitung?
- Integration von Daten aus mehreren Quellen – Bring Kontaktinfos, Kundenhistorie und erweiterte Unternehmensdaten aus deinen Lieblings-Tools in einer einzigen Übersicht zusammen.
- KI-gestützte Erstellung von Zusammenfassungen – Sammle Infos und mach daraus automatisch eine kurze, übersichtliche Besprechungszusammenfassung mit den wichtigsten Details.
- Rechtzeitige Bereitstellung in Slack – Erhalte das vollständige Briefing einen Tag vor geplanten Meetings in Slack, wodurch Kontextwechsel überflüssig werden. Erhalten Sie das vollständige Briefing in Slack einen Tag vor geplanten Meetings, wodurch Kontextwechsel vermieden werden müssen
- Völlig anpassbar – Du kannst ganz einfach zwischen Kalender-Tool, CRM, Anreicherungs-Tool, KI-Anbieter und Benachrichtigungs-Anwendung wechseln.
Wer sollte diese Vorlage verwenden?
Ein Anrufvorbereitungssystem eignet sich perfekt für:
- Steigern Sie die Effizienz Ihres Teams→ indem Sie eine konsistente, gründliche Vorbereitung auf jede Kundeninteraktion sicherstellen.
- Vertriebsmitarbeiter → Spar dir Zeit bei der Recherche vor dem Anruf und geh trotzdem bestens vorbereitet mit allen wichtigen Infos über den Kunden und das Unternehmen ins Meeting.
- Customer Success Teams → Bereite Check-ins mit allen Infos über die Kontohistorie, Nutzungsmuster und mögliche Erweiterungsmöglichkeiten vor.
- Account executives → Konzentrier dich voll auf die wichtigen Sachen, indem du das Sammeln von Infos über potenzielle Kunden vor wichtigen Verkaufsgesprächen automatisierst.
Wie funktioniert diese Vorlage?
Diese Vorlage erstellt ein automatisiertes System zur Vorbereitung von Besprechungen, das umfassende Kundenbriefings direkt an dein Vertriebsteam liefert. So geht's:
- Wenn in deiner Kalender-Anwendung (standardmäßig ChiliPiper) ein neues Meeting geplant wird, wird die Automatisierung gestartet.
- Die Vorlage holt Kontakt- und Unternehmensinfos aus deinem CRM (standardmäßig HubSpot).
- Optional werden zusätzliche Unternehmensdaten aus deinem Anreicherungs-Tool (standardmäßig Clearbit) gesammelt, um dir tiefere Einblicke zu geben.
- Alle gesammelten Infos werden an einen KI-Dienst (standardmäßig ChatGPT) weitergeleitet, der eine kurze und übersichtliche Zusammenfassung für die Gesprächsvorbereitung erstellt.
- Der erstellte Brief wird als Notiz in deinem CRM gespeichert, sodass du die Einblicke aus dem Vorabgespräch immer griffbereit hast.
- Die Kurzbeschreibung wird auch in einer Zapier Table gespeichert, damit du sie schnell finden kannst.
- Einen Tag vor dem geplanten Meeting wird das vollständige Briefing über Slack an den Vertriebsmitarbeiter geliefert.
- Das daraus resultierende Briefing enthält in der Regel Abschnitte mit Teilnehmerinformationen, Unternehmenshintergrund, Meeting-Kontext und potenziellen Anwendungsfällen oder Gesprächsthemen. Dieses strukturierte Format gewährleistet eine konsistente Vorbereitung in Ihrem Vertriebsteam und hilft den Mitarbeitern, die wichtigsten Informationen vor ihren Anrufen schnell aufzunehmen.
Durch die Automatisierung des gesamten Workflows musst du nicht mehr manuell auf verschiedenen Plattformen recherchieren, verringerst das Risiko, wichtige Details zu übersehen, und sparst viel Zeit, die dein Vertriebsteam für wichtigere Sachen nutzen kann.
Die Vorlage lässt sich super anpassen, sodass du: • Standard-Anwendungen durch Alternativen ersetzen kannst, die besser zu deiner bestehenden Tech-Umgebung passen • Den Zeitpunkt der Briefing-Bereitstellung an die Vorlieben deines Teams anpassen kannst • Die KI-Eingabeaufforderung ändern kannst, um Briefings zu erstellen, die genau auf deine Vertriebsmethodik zugeschnitten sind • Weitere Datenquellen hinzufügen kannst, um Meetings noch besser vorzubereiten
Diese Lösung zur Vertriebsautomatisierung hilft deinem Team, ohne den üblichen Vorbereitungsaufwand gut vorbereitet aufzutreten. Die konsequente und gründliche Vorbereitung sorgt für produktivere Gespräche, stärkere Kundenbeziehungen und letztendlich bessere Verkaufsergebnisse.
Die Einrichtungsanweisungen findest du in der Vorlage. Scrollen Sie nach unten, um eine Vorschau zu erhalten.
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich technische Kenntnisse, um diese Vorlage einzurichten?
Die Vorlage ist so gestaltet, dass sie einfach zu benutzen ist, du brauchst also keine technischen Kenntnisse, um sie zu verwenden. Allerdings kann es hilfreich sein, sich mit Zapier auszukennen. Wir bieten dir Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Support, damit du alles einrichten und den Workflow an deine Bedürfnisse anpassen kannst.
Kann ich die Vorlage noch an meine speziellen Bedürfnisse anpassen?
Ja, du kannst den Zap ganz einfach anpassen oder Schritte hinzufügen, um ihn an deine individuellen Workflow-Anforderungen anzupassen. Die Vorlage ist eine gute Basis, kann aber ganz nach deinen Bedürfnissen angepasst werden.
Wie geht diese Vorlage mit Daten, Datenschutz und Sicherheit um?
Die Vorlage wurde mit Blick auf den Datenschutz erstellt. Es verarbeitet nur die von Ihnen bereitgestellten Informationen und integriert sich in Ihre bestehenden Systeme. Du solltest den Workflow aber immer überprüfen und anpassen, um sicherzustellen, dass er mit den spezifischen Richtlinien deines Unternehmens zum Umgang mit Daten übereinstimmt.
