Als Freiberufler hatte ich meinen Anteil an Kundenbeziehungen, bei denen die Arbeit weit außerhalb des Rahmens lag: Das Projekt zog sich zu lange hin, oder ich bekam nicht die Ressourcen, die ich brauchte, um effizient zu arbeiten. Meine Kunden meinten es gut, aber wir hatten vorher keinen soliden Plan aufgestellt.
Aus diesem Grund habe ich begonnen, mit neuen Kunden ein Statement of Work (SOW) zu verwenden: Es ermöglicht uns, im Voraus einen Prozess zu etablieren und sicherzustellen, dass wir auf derselben Seite sind, bevor wir loslegen. Hier teile ich die kostenlose SOW-Vorlage, die ich erstellt habe. Erstellen Sie eine Kopie und optimieren Sie sie anhand der folgenden Anweisungen.
Inhalt:
Was ist eine Leistungsbeschreibung (SOW)?
Eine Leistungsbeschreibung (SOW) ist ein Dokument, das alle vereinbarten Bestandteile eines Projekts festhält, einschließlich spezifischer Aufgaben, Ergebnisse und Meilensteine. Eine Leistungsbeschreibung wird häufig verwendet, um Erwartungen zu ermitteln und Missverständnisse zwischen den Parteien zu vermeiden.
Was beinhaltet eine Leistungsbeschreibung?
Folgendes ist in einer Leistungsbeschreibung enthalten:
Die Projektübersicht
Zweck und Ziele des Projekts
Eine Aufschlüsselung der Aufgaben und Ergebnisse
Der Projektzeitplan, einschließlich Meilensteine
Eine Liste der erforderlichen Ressourcen
Der Ort, an dem die Arbeit stattfinden wird
Das Budget des Kunden, die Preise für die einzelnen Leistungen und ein Zahlungsplan
Definitionen von besonderen Geschäftsbedingungen
Leistungsbeschreibung versus andere Dokumente
Eine Leistungsbeschreibung deckt nur die Einzelheiten eines Projekts ab – sie ersetzt nicht andere wichtige Dokumente wie eine Auftragnehmervereinbarung, die auf Details wie NDAs und Liefereigentum eingeht. Hier sehen Sie, wie eine Leistungsbeschreibung im Vergleich zu anderen gängigen Dokumenten abschneidet.
Arbeitsumfang: Der Arbeitsumfang ist ein Teil der Leistungsbeschreibung, der genau sagt, was die Grenzen, Ziele und Aufgaben eines Projekts sind.
Service Level Agreement (SLA): Ein SLA legt die Leistungsstandards, Qualitätserwartungen und Serviceverpflichtungen zwischen einem Anbieter und einem Kunden fest. Eine Leistungsbeschreibung hingegen konzentriert sich auf den Projektumfang, die Verantwortlichkeiten und die Ergebnisse.
Vertrag: Ein Vertrag ist eine rechtsverbindliche Vereinbarung, die die allgemeinen Bedingungen und Verpflichtungen zwischen den Parteien festlegt, während eine Leistungsbeschreibung die spezifischen Aufgaben, Ergebnisse und Zeitpläne innerhalb dieser Vereinbarung detailliert beschreibt. Eine Leistungsbeschreibung kann rechtlich bindend sein, aber Sie sollten mit einem Anwalt zusammenarbeiten, wenn dies Ihr E-Mail-Ziel ist.
Hinweis: Ich bin kein Anwalt, und ich habe dieses Dokument hauptsächlich als Projektmanagement- und Kommunikationswerkzeug erstellt.
Wann sollten Sie eine SOW verwenden?
Sie sollten jedes Mal eine Leistungsbeschreibung verwenden, wenn Sie ein neues Projekt mit einem Kunden starten. Es mag übertrieben erscheinen, bietet aber einige wichtige Vorteile:
Ein klarer definierter Geltungsbereich. Wenn Sie eine Leistungsbeschreibung erstellen, bevor Sie ein Projekt starten, definieren Sie wichtige Details wie Zeitpläne und Verantwortlichkeiten im Voraus.
Einfachere Projektkommunikation. Sie und Ihr Kunde haben das gleiche Dokument, auf das Sie sich beziehen können, wenn Sie über Projektspezifikationen sprechen.
Bessere Grenzsetzung. In Fällen, in denen ein Kunde versucht, die Arbeit außerhalb des von Ihnen vereinbarten Bereichs zu verschieben, haben Sie ein Leistungsbeschreibungsdokument, auf das Sie als Grenze verweisen können.
Vorlage für eine Leistungsbeschreibung
Hier ist eine Vorlage für eine Leistungsbeschreibung, die du kopieren und für dein nächstes Projekt verwenden kannst. Es ist ein Google Doc, aber du kannst es auch in anderen Formaten wie .doc oder .pdf runterladen.
Diese Vorlage für eine Leistungsbeschreibung enthält grundlegende Formulierungen, auf denen du deine SOW-Bedingungen aufbauen kannst – du kannst sie gerne ergänzen oder anpassen, damit sie für dich Sinn ergeben. Und denken Sie daran, wenn Sie eine rechtlich verbindliche Sprache in Ihrer Leistungsbeschreibung benötigen, arbeiten Sie mit einem Anwalt zusammen, um die Details richtig zu machen.
So füllst du deine SOW-Vorlage aus
Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Ausfüllen der SOW-Vorlage.
1. Beschriften Sie Ihre SOW
Nachdem du eine Kopie der SOW-Vorlage erstellt hast, benenne sie als Leistungsbeschreibung und gib deinen Firmennamen und den Namen des Kunden an. Ich füge gerne eine SOW-Nummer hinzu, um die Nachverfolgung zu erleichtern. Ich stütze mich dabei nach dem Datum, aber Sie können sie auch einfach in der Reihenfolge nummerieren, in der Sie sie erstellen. Erstellen Sie ein Nummerierungssystem, mit dem Sie Ihre Leistungsbeschreibungen so organisieren können, wie es für Sie funktioniert.
2. Schreiben Sie eine Einleitung
Die Einleitung gibt einen schnellen Überblick über die Personen, Ziele und Arbeiten, die an dem Projekt beteiligt sind. Hier musst du nicht super tief gehen. Erstellen Sie einfach eine Zusammenfassung auf hoher Ebene, um zu referenzieren, worum es in dem Dokument geht.
3. Definieren Sie den Zweck und die Ziele
Der Zweck und die Ziele legen fest, warum Sie dieses Projekt durchführen und was Sie und der Kunde erreichen wollen. Welches Problem versuchen Sie zu lösen, und welchen Return on Investment erwarten Sie? Einige Unternehmen erwähnen hier Key Performance Indicators (KPIs), sodass Sie sie hinzufügen können, wenn sie Ihnen helfen, auf Kurs zu bleiben.
4. Schreib die Aufgaben des Projekts auf
Das sind die Aufgaben, die du erledigen musst, um dieses Projekt abzuschließen. Scheuen Sie sich nicht, in diesem Abschnitt zu spezifisch zu werden, da er die Arbeit definiert, die Sie für das Projekt leisten werden. Mach es wie in dem SOW-Beispiel unten und schreib auf, was du nicht machen wirst, um zu vermeiden, dass Scope Creep.
5. Auflisten der zu liefernden Leistungen des Projekts
Die Ergebnisse sind die Produkte oder Dienstleistungen, die du lieferst und zu denen deine Aufgaben beitragen: die digitalen oder physischen Dinge, die du deinem Kunden gibst. Wenn du zum Beispiel Grafiken entwerfen musst, sind die Grafiken selbst das Ergebnis.
Lieferbestandteile lassen sich in zwei Kategorien einteilen.
Prozess-Ergebnisse bringen ein Projekt voran, aber sie machen es noch nicht fertig (z. B. ein Blogpost-Entwurf).
Produktlieferungen sind die Endergebnisse, die den Projektanforderungen entsprechen (z. B. ein fertiger Blogpost).
Nehmen Sie beide Arten von Lieferbestandteilen in diesen Abschnitt auf, um Ihr Projekt in jeder Phase auf Kurs zu halten.
6. Projektzeitplanung hinzufügen
Hier platzieren Sie die Zeitleiste des Projekts, die idealerweise in Phasen unterteilt und durch Meilensteine gekennzeichnet ist. Je nachdem, wie du und dein Kunde arbeitet, was euer Arbeitsstil ist und was ihr bevorzugt, kannst du auch die Zeit angeben, die für jede Aufgabe und jedes Ergebnis gebraucht wird. Wiederkehrende Projekte wie Rahmenverträge können wiederkehrende Termine in der Zeitplanung haben.
Überleg dir, ein Projektmanagement-Tool zu nutzen, um deine Aufgaben, Ergebnisse und Meilensteine für deinen SOW aufzuschlüsseln. Sie werden in der Lage sein, all diese Faktoren in einer übersichtlicheren Zeitleiste zu sehen, wenn Sie sie in Ihrer Software in einzelnen Elementen organisieren. Außerdem helfen dir die Zusammenarbeit-Features dabei, die Details mit deinen Kollegen zu klären.
7. Festlegen des Arbeitsortes
Schreiben Sie auf, wo sich die Ressourcen befinden, die Sie für die Ausführung der Arbeit benötigen, und wo Sie die Arbeit tatsächlich erledigen werden. Erwähnen Sie gegebenenfalls auch, an welchen Orten Sie nicht arbeiten werden . Du könntest zum Beispiel lieber alle digitalen Arbeiten remote erledigen und nicht beim Kunden vor Ort.
8. Skizzieren Sie das Budget, die Preise und den Zahlungsplan.
Skizzieren Sie hier alles, was mit Geld zu tun hat. Listen Sie das Budget des Kunden für dieses Projekt und dann Ihre Preise für jedes Ergebnis auf. Danach schreibst du die Zeitplanung auf, nach der du bezahlt wirst. Du kannst hier auch Zahlungsbedingungen wie „Netto- 30 “ (Zahlungs 30 Tage nach Rechnungsstellung) angeben, falls zutreffend.
Hinweis: Nachdem du die Leistungsbeschreibung fertiggestellt und unterschrieben hast, kannst du die Rechnungsvorlagen von Zapier oder deine Rechnungssoftware nutzen, um bezahlt zu werden.
9. Auflisten aller benötigten Ressourcen
Listen Sie hier alle Ressourcen auf, die Sie vom Kunden benötigen, um das Projekt abzuschließen, wie z. B. Ausrüstung oder Dokumentation. Dies ist kein traditioneller SOW-Bereich, aber ich finde, dass er Projekten hilft, die viel Hin und Her beinhalten, wie z. B. Schreibaufgaben. (Hut ab vor Peak Freelance , die diesen Abschnitt mit einer ähnlichen Idee in ihrem Beispiel für die Leistungsbeschreibung inspiriert haben.)
10. Definieren Sie besondere Bedingungen
Geben Sie hier zusätzliche Begriffe oder Anforderungen ein, die nicht in andere Kategorien passen. Beispiele sind Überprüfungs- und Testprozesse, Branchenstandards und erforderliche Sicherheitsmaßnahmen. Wenn irgendwelche sonstigen Bedingungen zu lang werden, solltest du einen neuen Abschnitt zur Vorlage hinzufügen.
11. Unterzeichnen Sie die Leistungsbeschreibung
Lassen Sie Ihre Leistungsbeschreibungen immer von einer Autoritätsperson beider Parteien unterschreiben. Du kannst persönlich unterschreiben oder meine Arbeitserklärung in deine Anwendung für elektronische Signaturen hochladen und dann jedem Unterzeichner in der Anwendung die entsprechenden Unterschriftsfelder zuweisen.
Beispiel für eine Leistungsbeschreibung
Jetzt, wo du alle Teile einer Leistungsbeschreibung kennst, zeig ich dir, wie das in Aktion aussehen könnte. Klick auf die Vorschau unten, um eine fertige Version der Vorlage zu sehen.
Tipps zum Erstellen einer Leistungsbeschreibung
Wenn du dich an einem Beispiel für eine Leistungsbeschreibung orientierst, kann man leicht in einen Vorlagenmodus verfallen. Behalte daher die folgenden Best Practices im Hinterkopf:
Kommunizieren Sie mit Ihrem Kunden, während Sie Ihre Leistungsbeschreibung erstellen. Teile deinem Kunden mit, welche Bedingungen du in die Leistungsbeschreibung nach Plan aufnehmen möchtest, bevor du sie zur Unterschrift vorlegst. Überleg dir, ob du nicht erst mal in einem Programm wie Google Docs zusammenarbeiten willst, bevor du die endgültige Version machst. Laden Sie Ihren Kunden ein, Vorschläge hinzuzufügen, und fügen Sie Kommentare hinzu, um Ihren Begriffen einen Kontext zu geben.
Verwenden Sie eine einheitliche Sprache. Verwenden Sie dieselbe Sprache, um sich auf die gleichen wichtigen Konzepte in Ihrer Leistungsbeschreibung zu beziehen. Nennen Sie Ihre Briefings zum Beispiel immer "Briefings" – wechseln Sie in einigen Abschnitten nicht zu "Übersicht".
Seien Sie spezifisch, wo es darauf ankommt. Wenn Sie bestimmte Erwartungen an Teile des Projekts haben, geben Sie diese in der Leistungsbeschreibung an. Achten Sie besonders auf die Sprache, die Sie in den Abschnitten verwenden, die Ihnen wichtig sind, z. B. bei der Beschreibung von Ergebnissen und der Definition, was Sie nicht tun werden.
Mit Automatisierung sparst du Zeit. Probier mal, deine SOW-Vorlage mit Zapier automatisch auszufüllen und dann das Google Doc anzupassen. Alternativ kannst du die SOW-Vorlage in dein Tool für elektronische Signaturen hochladen, damit du alles in einer Anwendung erledigen kannst.
SOW-Format: Spielt das Format eine Rolle?
Es ist leicht, sich in der Formatierung und den Abschnitten Ihrer Leistungsbeschreibung zu verlieren. Aber denk dran: Deine Leistungsbeschreibung ist in erster Linie ein Tool für dich und deinen Kunden, um Erwartungen und Grenzen zu klären. Machen Sie sich nicht zu viele Gedanken über das Format – halten Sie einfach alles konsistent. Und wenn es in dieser Vorlage einen Abschnitt gibt, der dir und deinem Kunden nicht weiterhilft, kannst du ihn einfach streichen.
Anstatt sich Gedanken darüber zu machen, wie professionell wie möglich Ihre Leistungsbeschreibung gestaltet wird, sollten Sie sich auf Fragen konzentrieren wie:
Baue ich eine gleichberechtigte Beziehung zu meinem Kunden auf?
Kommuniziert meine Leistungsbeschreibung klar Begriffe, auf die Sie später zurückgreifen sollten?
Berücksichtige ich alle Möglichkeiten, wie ich mein Unternehmen schützen und gleichzeitig die Bedürfnisse meiner Kunden respektieren kann?
Automatisieren Sie Ihre Leistungsbeschreibung
Wenn du immer wieder dieselbe Vorlage verwendest, ist das ein klarer Fall für Automatisierung. Du kannst Zapier nutzen,um Google Docs mit deinen anderen Apps zu verbinden, sodass du den Rest deiner nervigen Aufgaben rund um Dokumente automatisieren kannst. Wie ich schon erwähnt habe, kannst du deine SOW-Vorlage sogar automatisch mit Daten aus deinen anderen Apps füllen. Hier ist ein Workflow, der dir den Einstieg erleichtert.
Kopiere Daten aus neuen Zeilen in Google Tabellen in eine Google Docs-Vorlage.
Zapier ist ein No-Code-Automatisierungstool, mit dem Sie Ihre Anwendungen in automatisierte Workflows einbinden können, sodass jede Person und jedes Unternehmen schnell wachsen können. Erfahren Sie mehr über die Funktionsweise.
Halten Sie sich an Ihre SOW-Bedingungen
Deine Leistungsbeschreibung legt die Grenzen für deine Projekte fest, und es ist okay, wenn du Anfragen, die nicht im Rahmen des Projekts liegen, ablehnst oder um eine Neuverhandlung bittest. Diese Regel gilt aber auch in die andere Richtung: Ihre Leistungsbeschreibung ist ein Versprechen, das Sie Ihrem Kunden gegeben haben und das Sie einhalten müssen.
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