Für zwanghaft organisierte, visuell orientierte Projektplaner wie mich ist es fast unmöglich, alles ohne Listen und Tabellen zu erledigen, die einfach, organisiert und (idealerweise) farbcodiert sind. Ein Kanban-Board ist eine agile Methode , mit der du (und deine Teamkollegen) den Fortschritt mehrerer Projekte verfolgen kannst, damit keine Aufgaben übersehen werden.
Für die meisten Leute sollten die vielen speziellen Kanban-Anwendungen ausreichen, um Boards mit praktischen Integrationen und Drag-and-Drop-Funktionen zu erstellen und zu teilen. Aber für alle, die total auf Google Spreadsheets stehen und fast in Google Workspace leben, gibt es noch eine andere Möglichkeit: Erstelle einfach ein Google Kanban-Board in Google Tabellen.
Es ist zwar nicht annähernd so praktisch und funktional wie eine Kanban-Software, da man Aufgaben nicht so einfach per Drag-and-Drop verschieben kann, aber es geht trotzdem. Hier erfährst du, wie du dein eigenes Google Sheets Kanban-Board erstellst, und bekommst sechs vorgefertigte Templates, die du an die Workflows deines Projekts anpassen kannst.
Inhalt:
So machst du ein Kanban-Board in Google Tabellen
Ich sag's nochmal: Spezielle Kanban-Board-Tools sind viel benutzerfreundlicher und stabiler als die Kanban-Boards in Google Sheets. Ich bin ein großer Fan von Drag-and-Drop, was auch ein ziemlich wichtiger Grundsatz von Kanban-Boards ist, und Sheets kann das nur bedingt.
Allerdings möchten manche Leute vielleicht nicht die Google Anwendung „Anruf- 47 “ in ihren Workflow einbauen oder sind wie Barb in der „Upside Down“-Welt von Stranger Things im Google Workspace-Ökosystem gefangen. Barb in der „Upside Down“-Welt (RIP). Ob du dein eigenes Kanban-Board in Sheets erstellen musst oder einfach nur möchtest, es gibt ein paar verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun. Ich hab meine eigene Methode entwickelt, die meiner Meinung nach einem echten Kanban-Board am nächsten kommt. Hier ist das Wesentliche.
Erstellen Sie Ihr Board mit Spaltenüberschriften, Rahmen und Farbcodierung.
Erstell eine Aufgabenvorlage mit Infos als Notiz.
Kopiere die Kartenvorlage jedes Mal, wenn du eine neue Aufgabe hast.
Zieh die neue Karte einfach per Drag-and-Drop in die richtige Spalte.
Schritt 1: Spaltenüberschriften festlegen
Das erste, was du machst, um dein Kanban-Board zu erstellen, ist, deine Spalten mit Status zu beschriften, indem du in die ersten Zellen der Zeile „ 1“ (Status) schreibst.
Für dieses Beispiel erstelle ich ein Board mit der grundlegendsten Kanban-Struktur –Backlog, In Bearbeitung, Überprüfung und Erledigt–, aberdu kannst so viele Status hinzufügen, wie du willst, und sie nach Belieben benennen. Fantasy-Fans könnten sich zum Beispiel für diese agil-Methode im LOTR-Stil entscheiden: Hobbit (Backlog), Gemeinschaft (Doing), Türme (Review) und König (Done).
Die meisten Kanban-Boards haben mindestens Überschriften für Versionen von Backlog/To-Do, In Bearbeitung/In Arbeit, Genehmigung/Überprüfung und Abgeschlossen/Erledigt. Aber es gibt keine festen Regeln. Diese können in ihrer Reihenfolge, Anzahl oder Formulierung stark variieren, um den spezifischen Workflow einer Organisation gerecht zu werden.
Schritt 2: Überschriften formatieren
Falls Ihre Listen lang genug werden, dass Sie nach unten scrollen müssen, ist es auch eine gute Idee, diese Zeile einzufrieren, damit sie immer oben bleibt. Gehen Sie einfach zu > Einfrieren anzeigen und wählen 1 Sie Zeile aus.
An dieser Stelle möchte ich auch die Spalten erweitern, damit die Zellen mehr Spielraum haben. Damit alles gleich bleibt, markierst du einfach alle vier Spalten (halt die Umschalttaste gedrückt, Klick auf Spalte A und dann auf die letzte Spalte) und ziehst dann den Rand, um sie gleichmäßig zu verbreitern.
Ich mag es auch, den Überschriftentext fett und zentriert auszurichten, um die Statuszellen vom Rest der Zellen abzuheben.
Schritt 3: Platine formatieren
Als Nächstes legst du die Größe fest, indem du Ränder um den Bereich setzt, der visuell als Brett fungieren soll. Dazu wählst du den Bereich aus, der dein Board werden soll, klickst auf das Symbol „Rahmen“ (das kleine Gitter neben der Farbdose) in der Symbolleiste und wählst dann die erste Option aus.
Du könntest deinen Tisch unendlich in die Google-Leere ausdehnen, indem du die Rahmen auf die ganzen Spalten anwendest, aber aus optischen Gründen legen wir ihn als definierten Tisch fest.
Da ich dann zwanghaft von unauffälligen Details besessen bin, füge ich gerne extra fette Ränder um die Überschriftenfelder, die Spalten und die Außenkanten der Tabelle hinzu. (Dazu markierst du die Zellen, klickst auf das Symbol „Rahmen“, dann auf das Symbol unter dem Bleistift und wählst die dickere durchgezogene Linie aus.)
Schließlich ist es an der Zeit, die Farben abzuwechseln, um die Zellen visuell zu unterscheiden. Markier einfach die ganze Tabelle, geh dann auf „Format“ und klick auf die Funktion „Abwechselnde Farben “. Ich mag es, es mit etwas Farbe aufzupeppen, aber Sie können es in Graustufen belassen, wenn Sie möchten.
An dieser Stelle verdopple ich auch gerne die Höhe der Zellen unter den Überschriften, um ihnen genügend Platz zu geben, damit der Text nicht abgeschnitten wird. Dann zentriere ich den Text horizontal und vertikal, damit alles sauber, absichtlich und konsistent aussieht.
Schritt 4: Erstell eine Vorlage für Aufgabenkarten
Jetzt, wo dein Board fertig ist, kannst du die Aufgabenkarten erstellen, die in die einzelnen Zellen kommen. Um das Drag-and-Drop-Prinzip der Kanban-Software nachzubilden, erstelle ich gerne eine Kartenvorlagenbank unterhalb der Tabelle.
Ich formatiere diese Bank genau wie die Zellen in der Tabelle, gebe der Vorlagenzelle einen allgemeinen Namen und lasse ein leeres Feld unter der Vorlagenzelle frei. Ich füge auch eine Notiz zur Vorlagenzelle hinzu (Rechtsklick auf die Zelle, dann Klick auf „Notiz einfügen“) und gebe zusätzliche Details ein, die für die Karte gelten, wie zum Beispiel:
Priorität
Fälligkeitsdatum
Beschreibung
Zeitschätzung
Abtretungsempfänger
Noten sind leider nicht sehr dynamisch. Aber auch wenn du keine in Notizen auf Daten in Notizen anwenden, aber du kannst möglicherweise Sheets-Add-ons verwenden, die das können. Damit kannst du zum Beispiel Personen markieren oder Farben ändern, wenn ein Termin abgelaufen ist. Du kannst auch versteckte Spalten neben deinem Board nutzen, um zusätzliche Details zu den Aufgaben zu speichern.
Wenn du eine neue Karte erstellen willst, kopierst du einfach die Vorlage, fügst sie in die Zelle darunter ein und füllst alles aus. Wenn du bereit bist, das zum Board hinzuzufügen, fahr mit dem Mauszeiger über den Rand der Zelle und füge es per Drag-and-Drop ein. (Dadurch wird auch die von dir hinterlassene Notiz mit zusätzlichen Details zur Karte angezeigt.) Gehen Sie auf die gleiche Weise vor, um die Karte zwischen den Spalten zu verschieben.
Denk einfach daran, deine Vorlage jedes Mal zu kopieren und einzufügen, wenn du eine neue Karte erstellst. Du kannst deine Vorlagenbank sogar erweitern, um neue Kartenvorlagen hinzuzufügen, wenn du andere Informationen in die Notiz schreiben willst.
6 Google Tabellen-Vorlagen für Kanban-Boards
Wenn dir die Erstellung eines eigenen Kanban-Boards immer noch zu kompliziert erscheint, dann liegt das daran, dass es das auch ist. Und deshalb habe ich sechs für Sie vorgefertigt.
Jede dieser kostenlosen Kanban-Board-Vorlagen für Google Tabellen passt zu verschiedenen Arbeitsabläufen mit unterschiedlichen Komplexitätsgraden. Wenn dein spezieller Workflow nicht dabei ist, nimm einfach den, der am ehesten passt, und passe ihn nach deinen Bedürfnissen an.
Such dir das Spreadsheet aus, das dir gefällt, und klick auf den Button, um eine Kopie zu erstellen, die du dann nach Belieben bearbeiten kannst.
Einfache Kanban-Board-Vorlage
Dieses allgemeine Kanban-Board ist super für Leute, die agil noch nicht so vertraut sind (also nicht für sportliche Leute, die einfach nur agil-Neulinge sind). Verwende das für einen standardmäßigen Workflow, bei dem Karten von einer Liste mit anstehenden Aufgaben bis zum Abschluss bearbeitet werden.
Hinweis: Ich hab unten eine zusätzliche Zeile für dringende Aufgaben eingefügt, die Vorrang vor allen anderen Zeilen haben, aber du kannst die jederzeit löschen.
Spaltenüberschriften: (4) Backlog, Doing, Review, Done
Detaillierte Vorlage für ein Kanban-Board
Diese Vorlage ist eine Erweiterung der Basisvorlage und hat zwei zusätzliche Spalten. Nach dem Stapel mit den zurückgestellten Karten kommt die Spalte „Stories“ für Karten, die einem wichtigen Benutzerziel gemäß dem Agile-Framework gewidmet sind. Dadurch wird auch eine Spalte To-Do vor „In Bearbeitung“ eingefügt, wodurch ein weiterer To-Do zwischen den zurückgestellten Karten und den Karten, die du gerade bearbeiten willst, hinzugefügt wird.
Spaltenüberschriften: (6) Rückstand, Stories, To-Do, In Bearbeitung, Überprüfen, Erledigt
Fortschrittsbasierte Kanban-Board-Vorlage
Für Workflows mit mehreren Genehmigungsphasen für jede Aufgabe probier die progress-basierte Kanban-Board-Vorlage aus. Kacheln durchlaufen aus dem Backlog vier Unterphasen der Spalte In Bearbeitung . Passen Sie die Überschriften der Unterstufen an Ihre Bedürfnisse an. Um die Anzahl der Unterstufen anzupassen, fügen Sie einfach weitere Spalten hinzu oder löschen Sie sie.
Spaltenüberschriften: (3) Rückstand, In Bearbeitung, Fertig
Zeitbasierte Kanban-Board-Vorlage
Für Workflows, die auf Zeitblöcken basieren, solltest du eine strukturiertere Kanban-Vorlage wie diese in Betracht ziehen. Karten werden aus dem Backlog in die Spalte für den entsprechenden Zeitplan verschoben: „Heute“ für Aufgaben, die gerade bearbeitet werden, oder „Diese Woche“, „Dieser Monat“ oder „Nächster Monat“ für weniger dringende Termine.
" Die Notizen in der Aufgabenvorlage haben auch einen „ "“ für den nächsten zuweisenden Mitarbeiter und „Next up“ für den nächsten Mitarbeiter, der die Aufgabe erledigen soll, sowie eine Legende für die Farbcodierung der verschiedenen Mitarbeiter, die Aufgaben zugewiesen bekommen haben. (Du kannst diese Zelle auch kopieren und in eine andere Vorlage einfügen.)
Spaltenüberschriften: (6) Backlog, Heute, Diese Woche, Dieser Monat, Nächster Monat, Fertig
Vorlage für ein Kanban-Board zur grundlegenden Produktentwicklung
Produktentwicklung ist kompliziert, aber diese einfache Vorlage vereinfacht die Workflows in fünf wichtigen Schritten. Produktideen kommen aus dem Backlog in die Analyse und dann in die Entwicklung – beidehaben Unterphasen für „In Bearbeitung“ und „Genehmigt“ – undwerden dann mit den Spalten „Testen“ und „Bereitstellen“ abgeschlossen.
Spaltenüberschriften: (5) Backlog, Analyse, Entwicklung, testen, Bereitstellung
agil Feature Rollout Kanban Vorlage
Dieses komplexe Kanban-Board nutzt Spalten, die speziell für agile Feature-Rollouts gedacht sind. Die Karten durchlaufen einen Prozess, der von einem allgemeinen Ideenpool über Feature- und Story-Konzepte, Story- und Feature-Entwicklung bis hin zur Bereitstellung und Auslieferung führt.
Spaltenüberschriften: (7) Ideenpool, Feature-Konzept, Story-Konzept, Story-Entwicklung, Feature-Entwicklung, Bereitstellung, Lieferung
Automatisiere deine Google Sheets Kanban-Boards
Jetzt, wo du weißt, wie man ein Google Sheets-Kanban-Board erstellt, bist du bereit für den nächsten Schritt: die Automatisierung von Google Sheets.
Zapier kann Google Sheets mit Tausenden anderen Anwendungen verbinden, um coole Sachen mit deinem Kanban-Board zu machen, wie zum Beispiel Slack-Nachrichten zu verschicken, wenn Zeilen aktualisiert werden, oder Kalenderereignisse aus neuen Zeilen zu erstellen. Mehr darüber erfahren wie du Google Tabellen automatisieren kannstoder leg mit einem dieser vorgefertigten Workflows los.
Speichere neue Google E-Mails, die bestimmte Kriterien erfüllen, in einer Google Spreadsheet.
Erstell Google Sheets-Zeilen für neue Google Ads-Leads
Füge neue Facebook-Lead-Ads-Leads zu Zeilen hinzu Google Sheets
Schick E-Mails über Gmail, wenn Zeilen in Google Tabellen aktualisiert werden
Und wenn du dich doch noch entscheidest, eine spezielle Kanban-Anwendung zu nutzen, kann Zapier auch die automatisieren. Mehr darüber, wie du dein Kanban-Board automatisieren kannst.
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Dieser Artikel wurde ursprünglich im Januar 2024veröffentlicht. Das letzte Update, mit Beiträgen von Allisa Boulette, war im Februar 2025.
