Automatisierung von Google Workspace

Es gibt einen Grund, warum „ "“ Google" sowohl ein Substantiv als auch ein Verb ist: Der Software-Riese hat in fast jedem Bereich unseres Lebens einen Fuß in der Tür. Firmen auf der ganzen Welt nutzen Google für alles Mögliche, von der Speicherung von Infos über die Kommunikation bis hin zu Werbung und der Generierung von Leads.

Aber selbst wenn dein Unternehmen 90 Prozent seiner Arbeit im Google-Ökosystem erledigt, kommst du nicht drum herum, für die restlichen 10 Prozent deiner geschäftskritischen Aufgaben andere Anwendungen zu nutzen. Du kannst zum Beispiel Notion für das Projektmanagement oder HubSpot für die Verwaltung von Leads verwenden. Egal, wie dein Tech-Stack aussieht, du brauchst eine einfache und zuverlässige Möglichkeit, ihn mit deinen Google Anwendungen zu verbinden. Google Anwendungen.

Zum Glück kannst du die automatisierten Workflows von Zapier (die sogenannten Zaps) nutzen, um die beliebten Apps von Google mit Tausenden anderen Tools zu verbinden – auch mit anderen Google-Apps. Skalieren Sie die Produktivität, das Marketing und den Vertrieb Ihres Teams, indem Sie Ihre wichtigsten Aufgaben automatisieren.

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• Was ist Google Workspace?

• Warum solltest du deine Google-Anwendungen automatisieren?

• Google Tabellen automatisieren

• Gmail automatisieren

• Google Kalender automatisch machen

• Google Drive automatisieren

• Google Formulare automatisieren

• Google Docs automatisieren

• Google Kontakte automatisch verwalten

• Google Ads automatisieren

• Google Aufgaben automatisieren

• Google-Unternehmensprofil automatisieren

• Google Gemini automatisieren

Was ist Google Workspace?

Google Workspace (früher G Suite) ist eine Software-Suite mit den Cloud-Anwendungen von Google für Zusammenarbeit, Produktivität und Computing. Du hast bestimmt schon ein paar Google Tools benutzt, wie Gmail, Kalender und Docs – aber Google Workspace beinhaltet auch weniger bekannte Google Anwendungen wie AppSheet, Jamboard, Voice und Classroom.

Die meisten dieser Anwendungen sind kostenlos, wenn du ein kostenloses Gmail-Konto hast. Aber dein Unternehmen kann für eine Premium-Version bezahlen. Google Workspace , um die Business-Versionen aller Apps, eine eigene E-Mail-Adresse für dein Unternehmen und Zugriff auf Googles KI-Assistent Gemini. 

Warum solltest du deine Google-Anwendungen automatisieren?

Mit Google Workspace kannst du deine Google Tools zwar einfacher verbinden, aber die automatisierten Google Workflows, die du erstellen kannst, sind immer noch eingeschränkt. Vielleicht hast du dich für Google Workspace angemeldet, um die Technik in deinem Unternehmen zu vereinfachen und Anwendungen zu verbinden. Aber wenn du deine Google Anwendungen automatisierst, kannst du noch mehr Zeit sparen und die Effizienz weiter steigern.

Da Zapier mit Tausenden von Anwendungen verbunden ist, kannst du Automatisierung nutzen, um Informationen zwischen einer Vielzahl von Arbeits-Tools zu verschicken, von Projektmanagement-Anwendungen über Tools für die Teamarbeit bis hin zu CRMs. Und selbst wenn Zapier eine bestimmte Anwendung nicht unterstützt, kannst du Webhooks verwenden, um deine Google-Anwendungen mit deinem gesamten Tech-Stack zu verbinden. 

So sparst du deinem Team jede Menge Zeit, die sonst mit nerviger Dateneingabe und ineffizienten Workflows verbracht worden wäre – und kannst diese Zeit stattdessen für das Wachstum deines Unternehmens nutzen.

Google Tabellen automatisieren

Fragen Sie einen Unternehmer, und die Chancen stehen gut, dass er sagt, Google Sheets sei eine der Google Anwendungen, auf die er sich am meisten verlässt. Das Tool kann eine super Quelle für alle Daten deines Unternehmens sein, von Finanzinfos über Kundendaten bis hin zu Verkaufszahlen.

Aber die Spreadsheets ordentlich zu halten und Infos zwischen den Blättern hin und her zu kopieren, kann echt viel Zeit fressen. Wenn du Google Tabellen mit deinen anderen Tools verbindest, kannst du die Speicherung von Infos optimieren, manuelle Fehler reduzieren und deinem ganzen Team Zeit sparen. Speicher neue Leads aus Facebook-Lead-Anzeigen, wichtige E-Mails und führe ein Protokoll über Verkaufsgespräche – alles automatisch.

Gmail automatisieren

Wenn dein Unternehmen wie die meisten ist, erledigst du einen Großteil deiner Arbeit per E-Mail. Wahrscheinlich verwenden Sie Gmail für die Teamkommunikation und um alle über Projekte auf dem Laufenden zu halten. Dein Team hat vielleicht sogar separate E-Mail-Konten, um Terminbuchungen zu koordinieren, Kundenkommunikation zu betreiben oder Kundensupportanfragen zu bearbeiten. 

Aber wenn du dich auf E-Mails verlässt, um Aufgaben und wichtige Gespräche im Auge zu behalten, kann es echt nervig sein, sich durch all die Junk-Mails und Marketing-E-Mails zu wühlen, um an die wichtigen Sachen zu kommen. Wichtige E-Mail-Details solltest du am besten an Projektmanagement- und Datenbank-Apps schicken und Anhänge in deinem Google Drive speichern. Die Automatisierung dieses Prozesses spart Ihrem Team Zeit und reduziert menschliche Fehler.

Und Sie können Gmail auch auf die andere Weise automatisieren. Durch die Einrichtung eines automatisierten Workflow kannst du jederzeit eine persönliche Folge-E-Mail senden, wenn ein Kunde oder Lead eine bestimmte Aktion ausführt, z. B. auf eine Facebook-Anzeige klickt oder ein Kontaktformular ausfüllt. Mit automatisierten E-Mails machst du einen professionellen Eindruck, ohne viel Arbeit.

Google Kalender automatisch machen

Ein organisierter Kalender kann Ihr Leben vereinfachen. Es zeigt dir genau, was als Nächstes zu tun ist, und sorgt dafür, dass du keinen wichtigen Termin verpasst. Aber diesen Kalender manuell zu organisieren, ist eine andere Geschichte.

Wenn du die ganze Zeit damit beschäftigt bist, Termine zu jonglieren und deine Zeitplanung umzuorganisieren, kann es sich so anfühlen, als würde dein Google Kalender mehr Ärger machen, als er wert ist. Zum Glück kann Automatisierung hier helfen. 

Du kannst automatisierte Workflows erstellen, um beispielsweise Ereignisse zwischen Kalender- und Projektmanagement-Anwendungen zu übertragen, dir selbst Benachrichtigungen über bevorstehende Ereignisse in Slack zu senden und vieles mehr. Auf diese Weise können Sie aufhören, Ihren Kalender zu organisieren, und sich stattdessen darauf konzentrieren, Dinge tatsächlich zu erledigen.

Google Drive automatisieren

Das Speichern wichtiger Dateien in der Cloud bietet viele Vorteile. Zum einen können Sie überall darauf zugreifen. Sie müssen sich auch keine Sorgen machen, dass Ihnen der Festplattenspeicher (oder der Speicherplatz im Aktenschrank) ausgeht. 

Aber Google Drive hat immer noch die gleichen Nachteile wie die herkömmliche Dateiverwaltung. Du musst dir zwar keine Sorgen machen, dass du einen physischen Ordner verlegst, aber es kann trotzdem schwierig sein, die benötigten Dokumente in einem unübersichtlichen Google Drive-Konto zu finden. Ohne ein sorgfältiges Organisationssystem können digitale Dateien leicht in zufällig freigegebenen Laufwerken und Unterordnern verloren gehen. 

Zum Glück kannst du die Dateiverwaltung mit Automatisierung optimieren. Du kannst zum Beispiel automatisierte Workflows einrichten, um ein einheitliches Ablage- und Beschriftungssystem für Dokumente zu erstellen. So werden neue Dateien, die du aus Anwendungen wie Gmail oder Zoom speicherst, immer richtig beschriftet und im richtigen Ordner abgelegt, egal wie groß dein Team wird.

Google Formulare automatisieren

Google Formulare sind super, um Infos aus verschiedenen Quellen zu sammeln, zum Beispiel von Leads, Kunden und Teammitgliedern. Du kannst eins als Kontaktformular in deine Website einbauen oder eins nutzen, um Umfrageantworten für einen bevorstehenden Betriebsausflug zu sammeln. Und weil Google Forms Antworten automatisch in einer Google-Tabelle speichern kann, sind sie eine zuverlässige Möglichkeit, um Befragten-Daten nicht nur zu sammeln, sondern auch zu organisieren.

Und wenn du deine Google Formulare automatisierst, kannst du sicher sein, dass du diese Infos auch wirklich nachverfolgst. Mit den Zapier Workflows kannst du dir selbst Benachrichtigungen schicken, deinem Team Nachrichten schreiben oder neue Einträge in deiner Projektmanagement Anwendung für neue Formularübermittlungen erstellen. 

Google Docs automatisieren

Wenn du beruflich viel denkst – egal ob du Content erstellst, Strategien entwickelst oder dein Team mit deinem Fachwissen unterstützt – dann machst du das wahrscheinlich oft in Google Docs. Das ist eine starke, flexible Plattform, mit der du gemeinsam schreiben und von jedem Gerät aus auf Dokumente zugreifen kannst. Aber wenn du viele Dokumente erstellst, weißt du, wie langweilig das werden kann, vor allem wenn du Dokumente für immer wiederkehrende Fälle wie Meetings, Verträge oder Blogposts machst.

Spar dir und deinem Team Zeit, indem du automatisierte Workflows einrichtest, die Google Docs für dich erstellen. Du kannst sogar neue Dokumente aus einer Template erstellen, was die Workflow noch mehr optimiert und für Einheitlichkeit im Team sorgt.

Google Kontakte automatisch verwalten

Google Kontakte ist ein schlanker und intuitiver Ort, um Google Kontaktinformationen von Kunden und Mitarbeitern zu speichern. Es ist super einfach zu durchsuchen und speichert sogar eine Liste von Leuten, mit denen du in anderen Google-Produkten (wie Gmail) interagiert hast.

Aber wahrscheinlich nutzt du Google Kontakte nicht nur für deine Arbeit. Du benutzt bestimmt ein spezielles CRM-Tool, um Leads zu verwalten, und eine E-Mail-Marketing-Plattform, um deine E-Mail-Liste im Auge zu behalten. 

Und viele der ersten Interaktionen finden wahrscheinlich nicht über Google Mail statt. Was passiert, wenn ein Lead über Acuity ein Treffen mit dir vereinbart oder ein Kunde ein Kontaktformular auf deiner Website ausfüllt? Es wäre cool, wenn diese Kontakte auch in deinem Google-Kontaktverzeichnis auftauchen würden, damit du sie später leichter wiederfinden kannst.

Du kannst Google Kontakte automatisch mit allen anderen Apps verbinden, die du zum Speichern und Verwalten wichtiger Kontaktdaten nutzt. Auf diese Weise bleiben Ihre Aufzeichnungen ohne zusätzlichen Aufwand Ihrerseits auf dem neuesten Stand.

Google Ads automatisieren

Google Ads ist ein super Tool, um dein Unternehmen bei deiner Zielgruppe bekannt zu machen. Die Pay-per-Klick (PPC) ermöglicht es dir, das Google-Werbenetzwerk zu nutzen, um deine Dienstleistungen, Video-Content und kurze Anzeigen bei Google-Nutzern zu bewerben. 

Aber eine PPC-Werbestrategie umfasst viele bewegliche Teile. Die eingehenden Verkaufsdaten im Auge zu behalten (und fundierte Entscheidungen auf der Grundlage der Leistung jeder Anzeige zu treffen) kostet Zeit und Mühe. Anstatt stundenlang Daten manuell einzugeben und dabei wichtige Gelegenheiten zu verpassen, kannst du deinen Lead-Generierungsprozess mit Automatisierung vereinfachen. 

Du kannst zum Beispiel automatisch Leads aus anderen Quellen zu einer Google Ads-Kundenliste hinzufügen, Backups deiner Google Ads-Leads in einer Datenbank erstellen oder deine Kundenansprache mit benutzerdefinierten E-Mails automatisieren. Je mehr Zeit du beim Kopieren und Einfügen zwischen verschiedenen Plattformen sparst, desto mehr Zeit hast du, um diese Leads wirklich zu pflegen.

Google Aufgaben automatisieren

Google Tasks macht es einfach, Aufgaben für dich und dein Team direkt aus anderen Google-Apps hinzuzufügen – aber seien wir ehrlich: Es ist nicht die funktionalste To-Do-Listen-Anwendung für sich allein. Was, wenn dein Team Google Tasks zum Verwalten von To-Do Aufgaben nutzt, du aber lieber einen anderen Aufgabenmanager verwenden möchtest? Die Antwort ist einfach: Nutze Automatisierung, um deine To-Do-Liste in allen Anwendungen immer auf dem neuesten Stand zu halten. 

Oder vielleicht liebst du Google Tasks wegen seiner Einfachheit und der einfachen Integration mit Google Kalender. In diesem Fall könnte es hilfreich sein, automatisierte Workflows einzurichten, um Aufgaben einfach aus anderen Anwendungen (wie Slack) hinzuzufügen. So kannst du deinen Arbeitstag noch besser organisieren und hast mehr Zeit, um die Sachen auf deiner To-do-Liste abzuarbeiten.

Google-Unternehmensprofil automatisieren

Google Business Profil (früher Google My Business) ist wie ein moderner Branchenbuch-Eintrag: Er wird angezeigt, wenn jemand deinen Firmennamen googelt oder nach Unternehmen in deiner Umgebung sucht. Dein Google Business-Eintrag gibt potenziellen Kunden wichtige Infos wie deine Öffnungszeiten, Kontaktdaten und Online-Bewertungen. Wenn du dein Google Business Profil richtig optimierst, kann es ein starker Google Asset sein, der dir mehr Kunden und einen höheren Umsatz bringt.

Aber wenn dein Unternehmen wächst, kann das Monitoring deiner Google Business Profil-Bewertungen zu einer Vollzeitbeschäftigung werden. Es kann hilfreich sein, automatisierte Workflows einzurichten, um dein Team über neue Bewertungen auf dem Laufenden zu halten, automatische Antworten zu senden, Medien über verschiedene soziale Plattformen hinweg zu veröffentlichen und vieles mehr. So bleibt dein Google-Unternehmensprofil positiv und professionell, und du hast mehr Zeit für dein Geschäft. 

Google Gemini automatisieren

Ein großer Vorteil eines kostenpflichtigen Google Workspace-Kontos ist der Zugriff auf das KI-Modell von Google, Gemini. Die neueste Version kann Text analysieren und zusammenfassen, Bilder generieren und bearbeiten und vieles mehr. Und weil es direkt mit Google Anwendungen wie Docs, Sheets, Meet und Gmail zusammenarbeitet, kannst du Google KI Studio einfach in deiner Arbeit nutzen, ohne einen neuen Tab öffnen zu müssen.

Und mit der Integration von Zapier in Google AI Studio kannst du die Daten aus Google Sheets automatisch in Zapier übertragen Google AI Studio integrieren kannstkannst du noch mehr deiner Routineaufgaben an deinen KI-Assistenten abgeben. Mach Sachen wie Projektbeschreibungen aus E-Mail-Gesprächen, schreib Besprechungszusammenfassungen aus Audio-Aufnahmen und baue dir sogar deinen eigenen Slack-Assistenten.

Mach deine Geschäftsprozesse mit Google Workspace automatisch und effizienter.

Mit Google Workspace kann man mit Automatisierung echt viel machen. Von der Aktualisierung deiner Unterlagen über die Optimierung der Kommunikation im Team bis hin zur Optimierung deiner Kundenaktivitäten – mit Automatisierung kannst du jeden dieser Prozesse effizienter und effektiver gestalten.

Dieser Artikel wurde ursprünglich im April 2020veröffentlicht und von Justin Pot verfasst. Er wurde zuletzt von Nicole Replogle im Juli 2024aktualisiert.