Die beste E-Mail-Parsing-Software in 2025

Dein Posteingang hat mehr als nur E-Mails – er ist voll mit Daten. Dies gilt insbesondere, wenn Sie ein Unternehmen führen. Vielleicht kommen deine Leads per E-Mail rein, vielleicht landen bestimmte Rechnungen dort oder vielleicht werden dort alle Ergebnisse deiner Onboarding-Umfragen gespeichert.

Aber Sie können mit diesen Daten nicht viel anfangen, wenn sie tief in Ihrem Posteingang zwischen Newslettern, Versandbenachrichtigungen und Spam vergraben bleiben. Belege sind zum Beispiel in Ihrer Buchhaltungssoftware nützlicher und Kontakte sind nützlicher in Ihrem CRM. Sie könnten zwar alle diese Informationen manuell kopieren, insbesondere wenn es nur eine Handvoll relevanter E-Mails gibt, aber es ist immer noch ein lästiges Stück Arbeit – und lässt sich definitiv nicht auf Dutzende oder sogar Hunderte von E-Mails pro Tag skalieren.

Hier kommen E-Mail-Parsing-Tools ins Spiel. Diese Tools erledigen die Arbeit für Sie, indem sie Informationen aus Ihrem Posteingang abrufen und sie so organisieren, dass andere Anwendungen sie nutzen können. E-Mail-Parsing-Anwendungen unterscheiden sich von leistungsstarken E-Mail-Clients wie Superhuman und Shortwave , die das Auffinden und Sortieren von Daten in Ihrem Posteingang erleichtern – stattdessen sind sie darauf ausgelegt, Daten aus Ihrem Posteingang an einen besser verwertbaren Ort zu bringen. Selbst die besten E-Mail-Anwendungen lassen die meisten Daten irgendwo in Ihrer E-Mail vergraben liegen.

Jahrelang waren E-Mail-Parser etwas umständlich zu bedienen. Sie mussten manuell Regeln erstellen, indem Sie Dinge wie reguläre Ausdrücke, Wenn-das-dann-das-Logikschleifen und andere Arten von Code und Pseudocode verwendeten. Wenn Sie die Dinge fein abstimmen konnten, erstaunlich – bis sich das Format der E-Mails, die Sie bearbeiteten, änderte und Sie alles noch einmal aktualisieren mussten. Aber in den letzten Jahren hat es einen großen technologischen Wandel gegeben: Jetzt können Sie E-Mails mithilfe von KI analysieren.

Und das ist eine wirklich große Veränderung. Große Sprachmodelle sind so flexibel, dass sie, wenn du ihnen sagst, sie sollen das Datum aus einer E-Mail herausholen und es auf eine bestimmte Weise formatieren, dies auch tun – egal, wie das Datum in der E-Mail steht. Es gibt noch ein paar Kleinigkeiten zu tun, damit alles richtig läuft, aber E-Mail-Parsing-Tools sind jetzt keine komplizierten Rube-Goldberg-Maschinen mehr, die mit seltsamen Regeln zusammenhalten. 

Egal, ob du einfach nur neugierig auf E-Mail-Parsing-Tools bist oder auf ein viel einfacheres Tool umsteigen möchtest, hier sind die besten E-Mail-Parsing-Anwendungen, die es gerade gibt. 

Die beste Software zum Parsen von E-Mails

• Zapier zum Abrufen von E-Mail-Daten in Ihre anderen Anwendungen

• Airparser für einen KI-gestützten E-Mail-Parser

• Parsio für einen vielseitigen E-Mail-Parser

• Parseur für fortgeschrittene Benutzer und zum Parsen von E-Mail-Anhängen

Was macht die beste E-Mail-Parser-Software aus?

Es gibt nur etwa ein Dutzend echter E-Mail-Parser, also habe ich jeden getestet, den ich in die Finger bekommen konnte, und den besten ausgewählt. Ich teste und überprüfe Automatisierungssoftware seit weit über einem Jahrzehnt und habe daher viel Erfahrung mit der Evaluierung von Anwendungen wie dieser. Die besten E-Mail-Parsing-Anwendungen erfüllen die folgenden Kriterien (und einige gehen darüber hinaus):

• Sie extrahieren bestimmte Informationen aus Ihrer E-Mail und ihren Anhängen. Die besten Anwendungen verwenden KI-Modelle, um relevante Informationen zu erkennen, obwohl Sie die Dinge mit benutzerdefinierten Regeln und Vorlagen optimieren können. Genauigkeit ist hier wichtig, da Sie Ihren E-Mail-Parser benötigen, um jedes Mal zuverlässig die gewünschten Daten abzurufen.

• Sie sind einfach einzurichten und zu verwenden. E-Mail-Scraping-Dienste waren früher ziemlich knifflig einzurichten. Sie mussten manuell eine Reihe von Regeln erstellen, die die gewünschten Daten aus einer E-Mail extrahierten. Jetzt kann die KI jedoch einen großen Teil der schweren Arbeit für Sie erledigen. Selbst im Vergleich zu noch vor einigen Jahren sind die verfügbaren E-Mail-Parsing-Tools wirklich einfach zu bedienen. Es ist eine große Veränderung, und sie hat die Liste wirklich durcheinandergewirbelt.

• Sie legen diese Daten dort ab, wo Sie sie haben möchten. Bei E-Mail-Parsing-Anwendungen geht es darum, Daten aus Ihrem Posteingang an einen nützlicheren Ort zu übertragen. Sie möchten, dass Ihre Belege direkt an Ihre Buchhaltungssoftware gesendet werden oder die Kontaktdaten Ihrer neuen Kunden automatisch zu Ihrem CRM und Ihrer Mailingliste hinzugefügt werden. 

• Sie sind schön zu benutzen. Spezialisierte Tools wie E-Mail-Parser sind oft für einen technischen Endbenutzer konzipiert – das heißt, viele Anwendungen sparen an Sachen wie Onboarding und einer guten Benutzeroberfläche. Obwohl nicht unbedingt notwendig, machen hilfreiche Tipps, Tutorials und eine ansprechende Benutzeroberfläche die besten E-Mail-Parser etwas angenehmer in der Anwendung. Das sind sicher keine Anwendungen für jeden, aber eigentlich sollten sie für jeden da sein.

In einigen Fällen habe ich Anwendungen gefunden, die ähnliche Features und Qualität zu unterschiedlichen Preisen anbieten. In diesen Fällen habe ich mich für die günstigere oder benutzerfreundlichere Option entschieden.

Warum E-Mails analysieren? E-Mail-Parser versus E-Mail-Regeln

Die meisten E-Mail-Dienste wie Gmail und Outlook haben so ein automatisches Regelsystem, mit dem du E-Mails filtern und sortieren. Der Unterschied zwischen speziellen E-Mail-Parsern und diesen Regeln liegt in einem wesentlichen Unterschied: Gmail und Outlook sortieren deine E-Mails nach ihrem Content, während ein E-Mail-Parser den Content direkt sortieren kann.

Zum Beispiel kannst du mit Gmail automatisch alle E-Mails markieren, die Rechnungen enthalten, damit du sie am Ende des Jahres an deinen Buchhalter schicken kannst. Mit einem E-Mail-Parser kannst du das Versanddatum, die Rechnungsnummer und das Zahlungsdatum extrahieren und mit einer Anwendung wie Zapier in eine Spreadsheet übertragen, die dann automatisch jeden zweiten Dienstag im Monat an deinen Buchhalter geschickt wird.

Viele Leute kommen wahrscheinlich gut mit der integrierten Automatisierung ihres E-Mail-Dienstes klar, aber wenn du ein Unternehmen führst, die Daten in deinen E-Mails verarbeiten musst, einfach eine riesige Menge an E-Mails hast, die bearbeitet werden müssen, oder wirklich diese Dinge automatisieren möchtest, dann ist ein E-Mail-Parser definitiv das Richtige für dich. 

Die besten E-Mail-Parser auf einen Blick

Bester E-Mail-Parser, um E-Mail-Daten in Ihre anderen Anwendungen zu übertragen

Zapier (Web)

Zapier Vorteile:

• Option zur Verwendung von strukturiertem Parsing oder einem KI-Agenten

• Einfach einzurichten und in beiden Fällen zu verwenden 

Email Parser by Zapier Nachteile:

• Kein dedizierter E-Mail-Parser

Dies ist ein Zapier-Produkt in einem Zapier Blogpost, daher verstehe ich, wenn Sie meiner Fähigkeit, neutral zu sein, skeptisch gegenüberstehen. Aber wenn Ihr Ziel ist, Daten aus Ihrem Posteingang in alle anderen Anwendungen zu bekommen, die Sie bei der Arbeit verwenden, bietet Zapier ein paar Optionen, die es Ihnen leicht machen.

Beginnen Sie mit Email Parser by Zapier, und Sie können so viele Postfächer einrichten, wie Sie möchten, jedes mit einer eigenen @robot.zapier.com-E-Mail-Adresse. Sie können E-Mails an diese Adresse weiterleiten, entweder manuell oder mithilfe des Filtersystems von Google Mail. Senden Sie ein paar Beispiel-E-Mails und markieren und benennen Sie dann die Informationen, die Sie aus zukünftigen E-Mails entfernen möchten. Hier finden Sie nicht viele erweiterte Features – Sie können beispielsweise den Content von E-Mail-Anhängen nicht scrapen. Dann richten Sie einen Zap ein, der Zapier-Begriff für einen automatisierten Workflow, der diese Informationen an jede andere Anwendung sendet, die Sie möchten – Sie können aus Tausenden von Anwendungen wählen oder sogar den Inhalt an eine KI wie ChatGPT senden.

Wenn Sie die Entscheidungen in die Hände der KI legen möchten, können Sie dies alles in natürlicher Sprache mit Zapier Agents tun. Ihr Agent kann Ihren Posteingang auf alle E-Mails überwachen, nach denen Sie suchen (basierend auf Absender, Label oder anderen Features), und dann die benötigten Informationen abrufen. Sobald es diese Informationen hat, kann es sie an 8,000+ andere Anwendungen senden, sodass Sie Daten aus Ihrem Posteingang an einen Ort bringen können, an dem sie verwertbar sind.

Ein paar Beispiele dafür, was Sie mit den gescrapten Content tun können: Senden Sie Informationen aus Ihrer E-Mail an eine Spreadsheet, fügen Sie neue Kontakt zu einer Mailchimp-Liste hinzu oder erstellen Sie ein Google Kalender-Ereignis basierend auf der angegebenen Uhrzeit und dem angegebenen Datum in der E-Mail. Zapier ist eine KI-Orchestrierungsplattform, mit der Sie komplexe Systeme erstellen können, die von selbst laufen. Erfahren Sie mehr in der Anleitung zu Email by Zapier und in der Anleitung zu Zapier Agents oder beginnen Sie mit einer dieser vorgefertigten Vorlagen.

Zapier-Preise: Gratis-Tarif verfügbar; kostenpflichtige Pläne ab $19.99/Monat

Bester dedizierter E-Mail-Parser

Airparser (Web)

Airparser-Vorteile:

• Unglaublich einfach zu verwenden

• Leistungsstarkes KI-gestütztes E-Mail-Parsing

• Mit Eingabeaufforderungen kannst du Daten extrahieren und strukturieren.

Airparser Nachteile:

• Teuer, vor allem bei den günstigeren Plänen

Airparser ist ein KI-gestützter E-Mail-Parser, der von Parsio, einer der anderen Anwendungen auf dieser Liste, entwickelt wurde. Es handelt sich um ein separates Produkt, da es fast ausschließlich von großen Sprachmodellen abhängt, um Informationen aus Ihren E-Mails, PDF-Dokumenten, Textdateien und mit OCR sogar Bilder zu extrahieren. Es ist super leistungsstark und wirklich einfach zu bedienen. (Wenn ich eine Vermutung wagen müsste, würde ich sagen, dass die benutzerdefinierten KI-Modelle auf Lama basieren.)

Mit Airparser hat jeder Posteingang – obwohl Sie Dateien auch manuell oder über die API hochladen können – sein eigenes Extraktionsschema. Dies ist die Strukturierung der Daten, die Sie aus einer E-Mail, einem Dokument oder einer anderen Datei abrufen möchten. Ich fand, dass das automatisch generierte Extraktionsschema großartige Arbeit geleistet hat, um alle verwertbaren Daten herauszuziehen, obwohl Sie auch Ihre eigenen Eingabeaufforderungen schreiben können, wenn Sie nicht jedes einzelne Detail benötigen. 

Das Beste daran ist, dass Airparser Dinge automatisch als JSON formatiert, sodass Sie die integrierte Python-Nachbearbeitung verwenden können, um sie zu bearbeiten, an ein Google Sheet zu senden oder an fast jede andere Anwendung mit Zapier zu senden. Das bedeutet, dass Sie beispielsweise alle Ihre Transaktionen direkt an Ihre Buchhaltungssoftware senden oder neue Kontakte zu Ihrem CRM hinzufügen können. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Airparser automatisieren können, oder beginnen Sie mit einer dieser vorgefertigten Vorlagen.

Der große Nachteil ist der Preis. Der Starter-Plan kostet39US-Dollar pro Monat und bringt Ihnen nur 100 Credits pro Monat – das bedeutet, dass jede verarbeitete E-Mail0US-Dollar kostet.39. Viel besser sieht es mit dem Wachstumsplan von59$ / Monat aus (500 Credits pro Monat / ~ $0.12 per E-Mail) und $179/Monat Businessplan (2,000 Credits pro Monat / ~ $0.09 per E-Mail). Wenn Sie also ein Benutzer mit hohem Volumen sind, könnte Airparser ein recht gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten – aber wenn Sie nur ein paar Dutzend E-Mails pro Monat analysieren, ist es eine teure Option. 

Airparser Preise: kostenlose Testversion mit 30 Credits; Starter-Paket mit 100 Credits pro Monat ab $29/Monat

Bester E-Mail-Parser für alles Mögliche

Parsio (Web)

Parsio-Vorteile:

• Super flexibel

• Erschwinglicher Preis

Parsio Nachteile:

• Du hast nicht so viel Kontrolle darüber, wie die KI Daten extrahiert, wie bei Airparser.

Parsio hat viel mit Airparser gemeinsam – was nicht verwunderlich ist, wenn man bedenkt, dass beide Tools vom selben Team entwickelt wurden. Es bietet GPT-basiertes Parsing, PDF-Parsing mit vortrainierten KI-Modellen und vorlagenbasiertes Parsing, und ist damit eines der flexibelsten Tools auf der Liste. 

Mit dem GPT-gestützten Parsen schreiben Sie einfach eine Eingabeaufforderung, die es anweist, aus fast jeder Art von Dokument etwas wie "Extrahieren Sie den Konferenzlink, die Namen der Teilnehmer und ihre E-Mail-Adressen sowie die Tagesordnung" oder "Ermitteln Sie die Zeit des Meetings und konvertieren Sie sie in EST" zu tun. Wenn Sie jemals etwas Ähnliches mit ChatGPT ausprobiert haben, wissen Sie, wie gut KI jetzt bei solchen Dingen sein kann.

Das vortrainierte PDF- und Bild-Parsing ist super interessant. Parsio verfügt über KI-Modelle, um Content für Rechnungen, Quittungen, Steuerformulare, Ausweisdokumente und andere Arten von Dokumenten zu extrahieren. Sie können OCR auch verwenden, um Daten aus gescannten und handschriftlichen Dokumenten zu extrahieren. Ich fand, dass es wirklich gute Arbeit geleistet hat, alle Informationen aus meinen Rechnungen herauszuziehen. 

Das vorlagenbasierte Parsen ist auch gut, wenn Sie ein Dokument haben, in dem sich nichts ändert. Sie markieren einen Textblock in Ihrem Beispieldokument und weisen ihn einem Datenfeld oder einer Tabelle zu. Wenn alles gleich bleibt, funktioniert es – aber wenn sich etwas am Format der E-Mail oder des Dokuments ändert, wird das E-Mail-Parsen unterbrochen. Es ist jedoch die billigste Option.

Parsio arbeitet mit einem Credit-System. Es kostet einen Credit pro Seite für die Verwendung des vorlagenbasierten Parsers (und einen zusätzlichen Credit zum Parsen einer E-Mail-Signatur), zwei Credits pro Seite für die Verwendung des GPT-basierten Parsers oder fünf Credits pro Seite zum Parsen eines Anhangs mit einem vortrainierten KI-Modell. Kostenpflichtige Pläne beginnen bei $49/Monat mit 1,000 Credits.

Parsio bietet Nachbearbeitung und lässt sich nativ mit Slack, Shopify und vielen anderen Anwendungen verbinden –einschließlich Zapier. Das heißt, du kannst zum Beispiel automatisch Google Sheets oder Airtable-Datensätze aus geparsten Dokumenten erstellen. Hier sind noch ein paar Beispiele.

Parsio-Preise: Kostenlose Testversion; ab49USD / Monat für den Starter-Plan mit 1,000 Credits / Monat.

Der beste E-Mail-Parser für Profis und zum Bearbeiten von angehängten Dokumenten

Parseur (Web)

Parseur-Vorteile:

• Ein voll ausgestatteter und flexibler E-Mail-Parser mit tollen Vorlagen und einer soliden KI.

• Guter Gratis-Tarif

Nachteile des Parseurs:

• Teuer, vor allem bei den günstigeren Plänen

Parseur ist ein weiterer flexibler E-Mail-Parser wie Parsio. Die KI-gestützte Postfacherstellung leistet hervorragende Arbeit, um Ihre Beispiel-E-Mails und -Dokumente in eine Vorlage umzuwandeln, obwohl Sie immer noch eine vordefinierte Kategorie wie Finanzbericht oder Rechnung verwenden können. Es funktioniert sowohl mit E-Mails als auch mit einer unerklärlich langen Liste von Dateiformaten. Wenn Sie aus irgendeinem Grund eine Kontaktnummer aus einer ODT-, RTF-, Apple Pages- oder sogar WordPerfect-Datei abrufen müssen, sind Sie hier genau richtig. Es verfügt auch über einige ziemlich leistungsstarke OCR-Features, wie z. B. dynamische OCR, mit der Felder gefunden werden können, die sich in einem Dokument oder einer E-Mail verschieben oder ihre Größe ändern.

Was die KI angeht, liegt Parseur irgendwo zwischen Airparser und Parsio. Du kannst ein bisschen mehr Einfluss darauf nehmen, was extrahiert wird, aber du hast nicht dieselbe Kontrolle und Anpassung wie mit Airparser.

Und es gibt noch viel mehr, was man mögen kann. Es gibt Unterstützung für die Nachbearbeitung, zum Beispiel mit Python-Skripte (zu einem höheren Preis) und viele Integrationen – einschließlich Zapier, sodass du die gesammelten Daten aus deiner E-Mail an Tausende von Anwendungen schicken kannst. Erfahre mehr darüber , wie du Parseur automatisieren kannst, oder probier einfach diese vorgefertigten Workflows aus.

Der Nachteil: Das Kreditsystem von Parseur kann teuer sein. Es kostet einen Kredit, eine E-Mail oder eine Seite eines Anhangs zu analysieren. Mit dem Gratis-Tarif erhalten Sie 20 Credits/Monat, aber danach ist der günstigste Plan 100 Credits/Monat für 49 US-Dollar. $0.49 pro E-Mail oder Seite eines Anhangs kann sich lohnen, wenn Sie sowohl auf ein Vorlagensystem als auch auf eine KI zugreifen möchten, und der Preis pro Credit sinkt schnell mit höheren monatlichen Gebühren, also probieren Sie Parseur aus, bevor Sie sich für einen Dienst entscheiden.

Parseur-Preise: Free für 20 Dokumente pro Monat; ab $49/Monat für einen plan mit 100 Credits/Monat.

Andere Software zum Parsen von E-Mails

KI hat das E-Mail-Parsen in den letzten Jahren dramatisch verändert, was für die Benutzer großartig ist, aber es bedeutet, dass sich einige Anwendungen, die ich früher geliebt habe, jetzt etwas veraltet anfühlen. Mit Anwendungen wie Zapier, Airparser, Parsio und Parseur, die es super einfach machen, Daten aus E-Mails zu extrahieren, gibt es für die meisten Menschen keinen Grund mehr, ein Tool zu verwenden, das die Dinge etwas umständlicher macht. 

Wenn du dich mit der Technik auskennst oder etwas anderes suchst, gibt es noch ein paar andere E-Mail-Parsing-Anwendungen, die du dir mal anschauen kannst:

• Mailparser (das Sie mit Zapier automatisieren können) hatte eines meiner Lieblings-Template-Setups, aber seine KI-Features sind nicht so solide wie die Optionen auf dieser Liste. 

• Parserr hat einige nette KI-Features, aber die Benutzeroberfläche ist etwas verwirrend und erfordert einen Demo-Aufruf zum Ausprobieren.

• Nanonets verfügt über einige der leistungsstärksten KI-Parsing-Features, aber alles daran ist irgendwie verwirrend. Das Preismodell ist sehr undurchsichtig, es ist nicht wirklich auf E-Mails ausgerichtet, und ich hatte Schwierigkeiten, es einzurichten. 

• E-Mail Parser ist der einzige Dienst, den ich mir mit einer Desktop-Windows-Anwendung angesehen habe. Wenn es das ist, was Sie wollen, schauen Sie es sich an, aber es fühlt sich sehr veraltet an.

• SigParser kann deine E-Mails durchsuchen und alle Kontaktdaten aus den Signaturen rausholen. Es war ein bisschen zu begrenzt, um es dieses Jahr auf die Liste zu schaffen, aber der Service ist solide.

Es ist echt cool, wie der aktuelle KI-Boom komplizierte Anwendungen in einfache No-Code Tools verwandelt. Es gibt zwar viel Hype um Chatbots und so, aber einige dieser weniger auffälligen Verbesserungen an den Tools, auf die Leute und Unternehmen jeden Tag setzen, werden wahrscheinlich genauso viel bewirken. Wenn du deine E-Mails immer noch mit veralteten Gmail-Regeln analysierst oder Dinge kopierst und in Spreadsheets einfügst, probier doch mal eine dieser Anwendungen aus. 

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Dieser Artikel wurde ursprünglich im Januar 2021 von Justin Pot veröffentlicht. Die letzte Aktualisierung erfolgte im August 2025.