Auto-capture tool & process updates from Slack in a centralized changelog Soluciónmultiproducto
Tablas, Zaps, Canvas
Capturar y clasificar solicitudes de ingeniería de Slack en Jira
Cree solicitudes Jira estructuradas a partir de conversaciones de Slack con solo una reacción de emoji. Capture el contexto de la conversación, use ChatGPT para identificar y escribir requisitos y asegúrese de que nada pase desapercibido.
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Descripción general
Creado por: Lukas Toma, Director de Datos y Aprendizaje Automático en Zapier
Todos los días, llegan importantes solicitudes de trabajo de ingeniería a través de conversaciones de Slack. Sin un sistema estructurado, estas valiosas solicitudes quedan enterradas en canales concurridos, olvidadas en hilos o perdidas en el flujo constante de comunicación. Los ingenieros pierden incontables horas copiando manualmente información en tickets, con el riesgo de perder detalles y creando trabajo innecesario.
Utilice esta plantilla para transformar cualquier mensaje de Slack en un problema de Jira completamente documentado con solo una simple reacción de emoji, completa con un título, una descripción y criterios de aceptación generados por IA. Captura todo el contexto de la conversación, utiliza IA para identificar los requisitos del trabajo, los dirige a través de un proceso de clasificación y gestiona los seguimientos, todo sin que su equipo mueva un dedo. En lugar de dejar que se te escape trabajo importante, tendrás un sistema confiable que garantiza que cada solicitud se capture, se asigne y se rastree hasta su finalización.
¿Por qué construir un sistema automatizado de admisión de trabajo?
- Elimine la creación manual de tickets y ahorre a su equipo horas de trabajo administrativo cada semana.
- Asegúrese de que ninguna solicitud importante se pierda en los canales de Slack.
- Cree coherencia haciendo que la IA estandarice y documente los criterios de aceptación para garantizar una fácil priorización y seguimiento del trabajo.
¿Qué funciones clave vienen con la plantilla de formulario de admisión de trabajo interno?
- Triggers basados en Slack: Capture solicitudes de trabajo sin esfuerzo con una simple reacción de emoji en cualquier mensaje de Slack, lo que facilita que los miembros del equipo registren el trabajo en Jira sin abandonar sus conversaciones.
- Extracción de contexto con tecnología de IA: Cuando se marca un mensaje, la IA analiza todo el hilo de Slack para identificar los requisitos de trabajo y crea automáticamente un problema de Jira integral con un título, una descripción y criterios de aceptación generados automáticamente adecuados.
- Flujo de trabajo de clasificación organizado: Las nuevas solicitudes se agregan automáticamente a una tabla de clasificación central en Zapier Tables, donde los líderes del equipo pueden revisar, priorizar y asignar trabajo fácilmente según la capacidad y la prioridad.
- Comunicación con las partes interesadas: El sistema notifica automáticamente al solicitante original cuando se ha hecho el registro de su problema, proporcionándole los detalles del ticket de Jira y manteniéndolo actualizado cuando se completa el trabajo.
- Seguimiento de circuito cerrado: cuando se cierran los problemas en Jira, el sistema actualiza el hilo original de Slack, notificando a las partes interesadas y manteniendo un registro de todas las solicitudes procesadas para referencia futura.
¿Quién debería usar esta plantilla?
Un sistema de automatización de entrada de trabajo es perfecto para:
- Equipos de ingeniería: Creen un proceso estandarizado para realizar el seguimiento de las solicitudes de funciones y los informes de errores que llegan a través de Slack, garantizando que no se pierda nada y que todos los requisitos técnicos estén correctamente documentados.
- Equipos de datos: transforme las solicitudes de ayuda enviadas a través de Slack en tickets rastreables con contexto de conversación completo, lo que mejora los tiempos de respuesta y mantiene registros precisos de problemas y resoluciones.
- Gerentes de producto: capturan comentarios e ideas de las partes interesadas en toda la organización sin sobrecarga manual, lo que facilita la organización de los aportes para la planificación de la hoja de ruta.
- Equipos de operaciones: establezca un flujo de trabajo consistente para gestionar solicitudes internas de diferentes departamentos, creando responsabilidad y visibilidad sin agregar carga administrativa.
- Equipos de proyectos multifuncionales: consolide las solicitudes de trabajo de múltiples partes interesadas en un solo sistema, brindando transparencia sobre la carga de trabajo y el progreso mientras mantiene la comunicación con los solicitantes.
¿Cómo funciona esta plantilla?
Esta plantilla le crea un sistema completo de admisión de trabajo que transforma las conversaciones de Slack en elementos de trabajo estructurados en Jira. Aquí te explicamos cómo:
- Un miembro del equipo reacciona a cualquier mensaje de Slack con un emoji designado (como :ticket:) para marcarlo para su procesamiento.
- La automatización captura el mensaje original y todas las respuestas en el hilo para obtener un contexto completo.
- La IA analiza la conversación y extrae la información clave, incluida la naturaleza de la solicitud y los requisitos.
- El sistema crea automáticamente un problema de Jira con un título apropiado, una descripción detallada y criterios de aceptación sugeridos en función de la conversación.
- Se publica una notificación en el hilo original de Slack con un enlace al problema de Jira recién creado, confirmando que se ha realizado el registro de la solicitud.
- La nueva solicitud también se agrega a una tabla de clasificación centralizada en Zapier Tables, donde espera ser revisada durante las reuniones de clasificación regulares.
- Los líderes del equipo pueden usar la tabla de clasificación para priorizar, asignar o programar el trabajo, con todo el contexto de conversación relevante y las referencias de Slack disponibles.
- Cuando se cierra el problema en Jira, la automatización actualiza el hilo original de Slack para notificar al solicitante que su trabajo se ha completado.
- Todas las solicitudes permanecen documentadas en la tabla de clasificación para futuras referencias, lo que crea un historial de búsqueda del trabajo completado y facilita el análisis del flujo de trabajo.
Este sistema cierra la brecha entre los canales de comunicación informales y las herramientas formales de seguimiento del trabajo. Al automatizar los procesos de captura, documentación y seguimiento, los equipos pueden centrarse en realizar el trabajo en lugar de gestionarlo.
Y no solo hará que su equipo sea más eficiente, sino que también será más fácil para las partes interesadas, porque podrán enviar solicitudes directamente desde las herramientas que usan todos los días. Y seamos honestos, ¿con qué frecuencia tus colegas acuden a Jira en lugar de Slack para pedir ayuda? Además, valorarán la comunicación transparente y el seguimiento confiable de sus solicitudes.
Preguntas frecuentes
¿Puedo personalizar qué emoji activa el proceso de admisión de trabajo?
Sí, puedes elegir cualquier emoji que tenga sentido para tu equipo. Algunos equipos usan 🍔 para solicitudes generales, 🐛 para errores o 🚀 para ideas de funciones. Incluso puedes configurar múltiples flujos de trabajo con diferentes emojis para distintos tipos de trabajo.
¿Funcionará esto con la estructura de mi proyecto Jira existente?
La plantilla se puede configurar para trabajar con proyectos Jira específicos, tipos de problemas y campos personalizados. Durante la configuración, podrás especificar exactamente cómo quieres que se creen los problemas y dónde deben asignarse.
¿Necesito ser un experto en Jira para utilizar esta plantilla?
De nada. La plantilla maneja todos los aspectos técnicos de la creación y actualización de problemas de Jira. Los miembros de tu equipo simplemente necesitan saber cómo agregar una reacción emoji en Slack, y el sistema se encarga del resto.
¿Cómo funciona el proceso de triaje?
Las nuevas solicitudes se agregan automáticamente a una base de datos de tablas Zapier que sirve como cola de clasificación. Los líderes del equipo pueden revisar esta cola periódicamente, actualizar prioridades, asignar trabajo a los miembros del equipo y mover elementos a través de las etapas del flujo de trabajo, todo sin tener que cambiar entre múltiples herramientas.
