Urlaubsplaner-Vorlage Lösungfür mehrere Produkte
Zaps, Tabellen, Schnittstellen
Vorlage für Abwesenheits-Plan
Vorlage für Abwesenheits-Plan
Mach dir die Rückkehr an den Arbeitsplatz mit einer automatisierten Aufgabenliste in Slack leichter.
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Überblick
Du bist gerade aus dem Urlaub zurückgekehrt, warst krank oder hast dir anderweitig eine Auszeit von der Arbeit genommen. Du meldest dich wieder an und siehst einen grellen roten Punkt in deiner Slack-Anwendung? Wahrscheinlich kein schöner Anblick. Wenn das Durchforsten eines Haufens von Direktnachrichten, Erwähnungen und Benachrichtigungen an deinem ersten Arbeitstag nach der Rückkehr wie ein Albtraum klingt, hilft dir die Zapier OOO-Planvorlage.
Warum du mit Zapier einen Abwesenheitsplan erstellen solltest
Nach einer Auszeit wieder zur Arbeit zu kommen, kann sich anfühlen, als würde man ohne Schwimmweste ins kalte Wasser springen. Diese Vorlage sorgt dafür, dass wichtige Aufgaben nicht durch die Maschen fallen, indem sie ein strukturiertes System bietet, um Anfragen zu erfassen und zu organisieren, die während deiner Abwesenheit auftauchen. Nach deiner Rückkehr kannst du sofort loslegen und dich zuerst um die wichtigsten Aufgaben kümmern.
Zapier Produkte, die die Vorlage nutzt
- Zaps – automatisierte Workflows, die Anwendungen verbinden, um Prozesse zu automatisieren
- Tabellen – Datenbanken, mit denen du deine Daten verfolgen und automatisieren kannst
- Schnittstellen – ein automatisierter Formular-, Seiten- und Anwendungs-Generator zum Sammeln von Daten
- Canvas – ein Diagramm-Tool, mit dem du deine Workflows besser sehen kannst
So funktioniert dieser OOO-Plan
Diese Vorlage nutzt die Power von mehreren Zapier-Produkten, um ein komplettes System für die Verwaltung von Aufgaben zu erstellen, während du unterwegs bist.
Hier ist eine Aufschlüsselung, wie es funktioniert:
- Bevor Sie gehen: Verwenden Sie die benutzerdefinierte Schnittstelle, um Ihren OOO-Status festzulegen. Das triggert einen Zap, der dein Team benachrichtigt und das Aufgabenverfolgungssystem aktiviert.
- Während du weg bist: Ein Zap checkt Slack auf bestimmte Reaktionen auf Nachrichten. Diese Emoji-Reaktionen zeigen Aufgaben oder Anfragen an, die du erledigen musst, wenn du zurück bist.
- Aufgabensammlung: Ein weiterer Zap verbindet diese Reacjis mit Tabellen und erstellt so eine Datenbank mit Aufgaben und Anfragen, die während deiner Abwesenheit eingereicht wurden.
- Nach deiner Rückkehr: Geh zur Benutzeroberfläche, um die gesammelten Aufgaben in der Datenbank anzusehen. Sie sehen eine übersichtliche, übersichtliche Liste mit allem, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert.
- Aufgabenverwaltung: Während du die Aufgaben erledigst, kannst du ihren Status direkt in der Oberfläche aktualisieren. Dadurch werden die ursprünglichen Anfragenden über Slack benachrichtigt, sodass alle auf dem Laufenden bleiben.
- Visualisierung: Sie erhalten eine visuelle Darstellung des gesamten Workflows in Canvas, sodass Sie sehen können, wie die einzelnen Komponenten zusammenwirken, und den Prozess bei Bedarf optimieren können.
Das Coole an diesem System ist, dass es für deine Kollegen ganz einfach ist – sie können Requests mit den bekannten Reacjis-Reaktionen einreichen, ohne dass sie dafür extra geschult werden müssen oder komplizierte Prozesse durchlaufen müssen.
So legst du los mit deinem OOO-Plan:
- Richte die Vorlage in deinem Zapier-Konto ein.
- Verbinden Sie Ihren Slack-Workspace.
- Überprüfe die Zaps und passe sie an deine Bedürfnisse an.
- Teste das System, indem du ein paar Testanfragen schickst.
- Wenn Sie bereit sind, OOO zu starten, aktivieren Sie einfach das System über die Schnittstelle.
Mit dieser Vorlage musst du dich nie wieder vor dem Arbeitsrückstand nach dem Urlaub fürchten. Stattdessen kommst du zu einer übersichtlichen Aufgabenliste zurück und kannst deine Arbeit mit neuer Energie und Konzentration angehen.
Wer sollte diese Vorlage verwenden?
Die Vorlage für den OOO-Plan ist ein echt vielseitiges Tool, das vielen Leuten helfen kann:
- Manager und Teamleiter, die auch unterwegs immer den Überblick über Team-Anfragen und Projekte behalten müssen
- Remote-Mitarbeiter, die eine klare Kommunikation und Aufgabenverwaltung mit ihren Kollegen im Büro aufrechterhalten möchten
- Profis im Kundenkontakt, die sicherstellen müssen, dass Kundenanfragen sofort nach deren Rückkehr erfasst und bearbeitet werden.
- Kleine Unternehmen, die mehrere Aufgaben haben und es sich nicht leisten können, wichtige Aufgaben oder Kommunikationen zu verpassen, wenn sie mal nicht da sind.
- Jeder Mitarbeiter, der den Stress der Rückkehr an den Arbeitsplatz nach einer Auszeit reduzieren möchte
Sie sollten in der Lage sein, von Ihrem Strandurlaub zurückzukehren, ohne das Gefühl zu haben, sofort einen weiteren Strandurlaub zu brauchen. Mit dieser Vorlage kannst du Stress vermeiden und nach deiner Abwesenheit schnell wieder in die Arbeit einsteigen.
Die wichtigsten Vorteile des OOO-Plans
- Automatische Erfassung von Aufgaben: Verpasse nie wieder eine wichtige Anfrage
- Bessere Organisation: Komm zurück zu einer übersichtlichen Liste mit Aufgaben, die nach Prioritäten sortiert und bereit zur Aktion sind.
- Bessere Kommunikation: Halte dein Team auf dem Laufenden und gib ihnen eine einfache Möglichkeit, Anfragen zu stellen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich dies mit meinem Team teilen?
Ja. Die enthaltene Benutzeroberfläche wird mit einem öffentlichen, passwortgeschützten oder verwalteten Benutzerlink geliefert, den Sie mit Ihrem Team teilen können, um darauf zugreifen zu können.
Wie lege ich meinen OOO-Status fest?
Klick in der bereitgestellten Oberfläche auf die Schaltfläche „OOO starten“, um den Beginn deines Urlaubs zu markieren. Damit wird der automatisierte Erfassungsprozess gestartet.
Kann ich Formulare auf meiner Website einbetten?
Ja, alle Formulare kannst du ganz einfach auf deiner Website einbinden. Oder sie können als eigenständige Seite mit einer eigenen URL dienen.
Kann ich Benachrichtigungen für verschiedene Aufgaben anpassen?
Ja, du kannst benutzerdefinierte Slack-Benachrichtigungen für verschiedene Aufgabentypen einrichten.
