So holst du automatisch Daten für Berichte, Diagramme und Dashboards

Diagramme, Berichte und Dashboards helfen Ihnen, Trends zu identifizieren, die Sie nutzen können, um Ihre Leistung zu verstehen, zu verbessern und zu entwickeln. Automatisierung macht diese Tools weniger arbeitsintensiv, indem sie automatisch Daten aus all deinen wichtigen Anwendungen hinzufügt.

Durch die Automatisierung deines Reporting-Prozesses sparst du Zeit beim sinnlosen Hin- und Herkopieren von Daten zwischen Programmen und verringerst die Wahrscheinlichkeit von menschlichen Fehlern (wir sind der Meinung, dass sich wiederholendes Kopieren und Einfügen besser einem Computer überlassen werden sollte). Da du weniger Zeit mit der Verwaltung von Daten verbringst, kannst du dein Urteilsvermögen nutzen, um die gewonnenen Einblicke zu interpretieren und umzusetzen.

Mit diesen automatisierten Workflows, die wir mit Zapier erstellt haben – wir nennen sie Zaps –, kannst du jeden Aspekt deiner Arbeit verfolgen, messen und verbessern, indem du deine Daten automatisch mit den Anwendungen verbindest, die du zum Verstehen dieser Daten verwendest.

Wenn du etwas verbessern willst, solltest du am besten anfangen, die Leistung zu messen. Mit diesem Set von Zaps können Sie ganz einfach alles verfolgen, messen und verbessern, was Sie möchten.

Um mit einem dieser Zaps loszulegen, klick einfach auf den Button und du wirst durch die Einrichtung geführt. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, was Zaps sind und wie sie funktionieren, kannst du unsere Hilfe-Dokumentation zu den Grundlagen der Erstellung eines Zaps lesen.

Inhalt:

1. Berichte

2. Charts

3. Armaturenbretter

Berichte

Berichte sind super, um Infos bei der Arbeit zu analysieren und weiterzugeben, aber das manuelle Sammeln von Daten, das Zusammenstellen und das Teilen der Berichte mit allen, die sie brauchen, kann echt nervig und langweilig sein. Mit Automatisierung kannst du den ganzen Prozess optimieren, sodass du regelmäßig Berichte hast, ohne viel dafür tun zu müssen.

Erstellen Sie regelmäßige Teamberichte

Berichte können zeigen, was Ihr Team erreicht, und dabei helfen, Bereiche zu identifizieren, die möglicherweise mehr Aufmerksamkeit erfordern. Mit einer Anwendung wie Weekdone kannst du den Status deines Teams effektiv kommunizieren, und du kannst diese Zaps verwenden, um die Anwendung automatisch mit den Aktivitäten deines Teams zu aktualisieren.

Erstell Arbeitszusammenfassungen aus To-Do-Listen oder Projektverfolgungs-Anwendungen.

Ihr Team kann ein Programm wie "I Done This " verwenden, um die Arbeit zu verfolgen und Ihr Team über den Fortschritt der Gruppe auf dem Laufenden zu halten. Verbinde deinen Kalender oder deine Projektmanagement-Tools mit einer Tracking-Anwendung, und Zaps aktualisiert deinen Fortschrittsbericht automatisch, sobald Aufgaben erledigt sind.

Zähle die Interaktionen mit Leads, potenziellen Kunden und Kunden.

Halte deine Verkaufsdaten immer auf dem neuesten Stand, indem du deine Reporting-Software sofort mit neuen Leads, potenziellen Kunden, Kunden oder Käufen aktualisierst. Da Zaps neue Infos automatisch an deine Reporting-Software schickt, sind deine Zahlen immer auf dem neuesten Stand.

Sammeln von Informationen für Finanzberichte

Verbinde deine Firmenkarten, Konten und Belege automatisch mit deiner Finanz-Reporting-Anwendung, wie zum Beispiel Expensify, um den Überblick zu behalten. Wenn deine Finanzdaten an einer Stelle zusammenlaufen, kannst du ganz einfach berichten, was in deiner Abteilung finanziell so los ist.

Und geben Sie diese Berichte automatisch frei:

Benachrichtigen Sie Ihr Team, wenn Berichte zur Überprüfung bereit sind

Sobald Ihre Berichte erstellt sind, können Sie sich mit Zaps die Arbeit und die mentale Belastung ersparen, sie zu sammeln und zu teilen. Sobald ein Bericht fertig ist, kann ein Zap ihn an die Kommunikationsplattform schicken, die dein Team nutzt, damit alle immer auf dem Laufenden sind.

Charts

Ein Diagramm ist ein cooles und leicht zu verstehendes visuelles Tool, das Infos rüberbringt. Es gibt ein paar coole Anwendungen zum Erstellen von Diagrammen. Mit Zaps kannst du die Infos, die du zeigen willst, automatisch einfügen, das Bild dann runterladen und weitergeben.

Daten automatisch in Diagramm-Anwendungen eingeben

Wenn du Infos an dein Team, dein Unternehmen oder sogar Kunden weitergeben musst, kannst du mit einer Anwendung zum Erstellen von Diagrammen deine Daten in schönen, übersichtlichen Grafiken darstellen. Mit Automatisierung kannst du die Infos, die du brauchst, in deine Diagramm-Anwendung sammeln und das fertige Diagramm dann teilen, wo immer du es brauchst.

Armaturenbretter

Eine Dashboard-App ist ein echt nützliches Tool zum Verwalten von Infos. Es kann Daten aus verschiedenen Quellen nutzen, um Diagramme, Grafiken oder Zusammenfassungen zu erstellen, die dir einen klaren Überblick über Aktivitäten und Leistungen geben – egal ob für einzelne Mitarbeiter oder das ganze Unternehmen. Die Infos, die angezeigt werden, müssen aber irgendwoher kommen, und mit Automatisierung ist das ganz einfach und schnell erledigt.

Spreadsheet Daten in ein Dashboard-Tool übertragen

Spreadsheets sind oft super, um Daten zu sammeln und zu speichern, aber nicht immer die einfachste Möglichkeit, diese Infos zu verstehen. Wenn du lieber eine Anwendung zum Anzeigen der gesammelten Daten verwenden möchtest, kannst du einen Workflow einrichten, der die Informationen aus deiner Spreadsheet in die Anwendung deiner Wahl übernimmt.

Anwendung Daten an ein Dashboard-Tool senden

Dashboard-Anwendungen sind nicht nur für harte Zahlen nützlich – sie helfen dir auch dabei, alle Infos, die du brauchst, im Blick zu behalten und übersichtlich darzustellen. Du kannst zum Beispiel Zaps einrichten, die alle Infos, die du brauchst – Erwähnungen in Social Media, neue Leads oder Umfrageergebnisse – in der Dashboard-Anwendung deiner Wahl sammeln.

Veröffentlichen von Unternehmensaktivitäten in einer Dashboard-Zeitleiste

In den Bereichen Vertrieb, Marketing und Betrieb arbeiten möglicherweise mehrere Personen gleichzeitig an verschiedenen Projekten, und es kann schwierig sein, einen Überblick über das Geschehen aus der Vogelperspektive zu erhalten. Du kannst Automatisierungen einrichten, die Unternehmensaktivitäten aus verschiedenen Quellen sammeln und auf einer Dashboard-Zeitleiste anzeigen, sodass du alles auf einen Blick siehst.

Kundenaktionen verfolgen

Um zu sehen, wie Kunden mit deinem Unternehmen interagieren, kannst du Automatisierungen einrichten, die dein Dashboard aktualisieren, wenn du Bestellungen verschickst, ein Meeting abhältst oder bei einem Deal die nächste Phase startest. Deine Bestellabwicklungs- oder CRM-Software kann diese Infos mit diesen Zaps sofort an dein Dashboard schicken.

Verfolgen Sie Tickets und Kundeninteraktionen

Um zu sehen, wann, wie und ob Kunden geholfen wurde, kannst du deine Kundensupport-Software wie Zendesk, Help Scout, Freshdesk oder CallRail mit deinem Dashboard verbinden und alles mit Automatisierung ablaufen lassen.

Mach deine Reporting-Tools zu deinen Helfern

Das sind nur ein paar Beispiele, wie du mit Automatisierung mehr aus den Tools rausholen kannst, die du für die Erstellung und Freigabe von Berichten, Diagrammen und effektiven Dashboards bei der Arbeit verwendest. Die gleichen Techniken lassen sich auf viele Arten kombinieren, um deine Datenverwaltung effizienter zu machen und Tools zu entwickeln, mit denen du die aus den Daten gewonnenen Erkenntnisse besser verstehen und kommunizieren kannst.

Jetzt, wo du ein paar der möglichen Automatisierungen kennst und weißt, wie du sie mit Zapier umsetzen kannst, kannst du damit anfangen, eigene Workflows zu erstellen und deine Tools so einzurichten, dass sie genau so funktionieren, wie du es willst, ohne dass du einen Finger rühren musst.