Zapier vs. n8n: Which is best for your organization? [2025]

Enterprise KI-Initiativen geraten ins Stocken. Was als vielversprechendes Pilotprojekt beginnt, bricht oft unter der Last der Implementierungskomplexität und der Integrationsanforderungen zusammen. Die Herausforderung für Unternehmen besteht darin, Automatisierungsplattformen zu finden, die Ergebnisse liefern, ohne einen großen betrieblichen Aufwand zu erfordern.

n8n bietet eine selbst gehostete Automatisierungsplattform, die für technische Teams entwickelt wurde, während Zapier die KI-Orchestrierung für Unternehmen in der gesamten Organisation bereitstellt. Beide können die Unternehmensautomatisierung vorantreiben, dienen jedoch unterschiedlichen organisatorischen Anforderungen und Prioritäten.

Als Mitarbeiter von Zapier habe ich viel Zeit damit verbracht, beide Plattformen aus Unternehmenssicht zu bewerten und reale Implementierungen und die Gesamtbetriebskosten zu analysieren. Hier erfahren Sie, wie Zapier und n8n im Vergleich für große Unternehmen abschneiden.

Inhalt:

• Zapier versus n8n auf einen Blick

• Zapier konzentriert sich auf Cloud-Innovationen; n8n bietet selbstgehostete Steuerung

• Die Kosten von Zapier sind transparent; n8n hat versteckte Kosten

• Mit Zapier kann jeder entwickeln, für n8 brauchen Sie professionelle Entwickler

• Zapier ist für die KI-Orchestrierung konzipiert

• Das Integrationsökosystem von Zapier ist vorgefertigt; auf n8n müssen Sie es selbst entwickeln

• Die Unternehmenssicherheit von Zapier wird verwaltet; bei n8n müssen Sie sich selbst um die Sicherheit kümmern

• Zapier versus n8n: Welche Plattform ist die richtige für Ihr Unternehmen?

Zapier versus n8n auf einen Blick

Zapier ist eine cloudbasierte KI-Orchestrierungsplattform, die für Unternehmensteams entwickelt wurde, die die Automatisierung schnell und sicher im gesamten Unternehmen skalieren möchten. n8n ist ein selbst gehostetes Automatisierungstool, das sich an technische Teams richtet, die Wert auf die vollständige Kontrolle der Infrastruktur legen.

Hier ist eine kurze Zusammenfassung, aber lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

Zapier konzentriert sich auf Cloud-Innovationen; n8n bietet selbstgehostete Steuerung

Der grundlegende Unterschied zwischen Zapier und n8n liegt nicht nur in den Features: Es geht darum, wie Ihr Unternehmen mit der Automatisierungsinfrastruktur umgeht.

Zapier arbeitet als vollständig verwaltete KI-Orchestrierungsplattform für geschäftliche Agilität. Die Philosophie ist einfach: Ihre technischen Teams sollten sich auf den Aufbau Ihres Kerngeschäfts konzentrieren, nicht auf die Wartung der Automatisierungsinfrastruktur.

Anstatt dass Ihr IT-Team einen Rückstand produziert, können sie für Governance sorgen und gleichzeitig die Entwicklung der Automatisierung in Ihrem gesamten Unternehmen demokratisieren. Mit Sicherheit auf Unternehmensniveau (z. B. SOC 2 Typ II-Zertifizierung, DSGVO-Konformität, CCPA-Konformität) müssen Sie sich keine Sorgen machen, diese Freiheit einzelnen Entwicklern zu gewähren. Und die No-Code-Schnittstelle ermöglicht jeder Abteilung die Erstellung KI-gestützter Workflows.

Für große Internehmen bedeutet dies sofortigen Zugriff auf Automatisierung auf Unternehmensniveau ohne den operativen Aufwand.

n8n verfolgt dagegen einen entwicklerzentrierten Ansatz, der Unternehmen die vollständige Kontrolle über ihre Automatisierung-Infrastruktur gibt. Das klingt in der Theorie verlockend, ist in der Realität jedoch mit erheblicher operativer Komplexität verbunden.

Das selbstgehostete Modell erfordert: 

• Infrastrukturmanagement: Serverbereitstellung, Skalierung, Monitoring und Wartung

• Implementierung der Sicherheit: Benutzerdefinierte Compliance-Konfiguration und Schwachstellenmanagement

• Technisches Fachwissen: JavaScript-/Python-Kenntnisse für die Erstellung von Workflows und die Wartung der Plattform

Das ist der Punkt, an dem bei vielen Unternehmensbewertungen Probleme auftreten. Wenn Führungskräfte in der IT sagen: „Wir brauchen Self-Hosting“, äußern sie oft Bedenken hinsichtlich Kontrolle, Sicherheit oder Compliance. Die meisten Unternehmen, die „selbst gehostete“ Lösungen anfordern, nutzen jedoch bereits Cloud-Dienste wie Salesforce, Microsoft 365 und Slack. Wenn diese Plattformen Ihre Sicherheitsanforderungen erfüllen, inwiefern ist die Automatisierung dann anders?

Echte komplett abgeschottete Umgebungen sind extrem selten – in der Regel handelt es sich um als geheim eingestufte Systeme der Regierung, kerntechnische Anlagen und Infrastrukturen für den Hochfrequenzhandel. Für alle anderen ist eine selbstgehostete Umgebung oft unnötig, sofern eine angemessene Sicherheitsinfrastruktur vorhanden ist.

Außerdem bleibt beim selbst gehosteten n8n nicht wirklich alles vor Ort. Die meisten Unternehmensintegrationen erfordern externe API-Aufrufe, die ohnehin die Grenzen von „selbst gehostet überschreiten. Am Ende sehen Sie sich mit komplexen Firewall-Konfigurationen und maßgeschneiderten Sicherheitsüberprüfungen für jede externe Verbindung konfrontiert.

Die Kosten von Zapier sind transparent; n8n hat versteckte Kosten

Bei Preisgesprächen rund um Automatisierungsplattformen stehen oft die Plankosten im Mittelpunkt, ohne das Gesamtbild zu berücksichtigen, was zu Verwirrung führen kann.

Zapier arbeitet mit einem vorhersehbaren Abonnementmodell, das alles für die Unternehmensautomatisierung umfasst:

• Entwicklertools, Sicherheit und Compliance auf Enterprise-Niveau (SOC 2 Typ II, DSGVO, CCPA)

• Vollständig verwaltete Infrastruktur mit automatischem Patchen und Skalieren

• Integrierte Serververwaltung, Monitoring und Wartung

• Umfassende Support- und Schulungsressourcen

Sie können einen Blick auf die Preisseite werfen, um eine Vorstellung davon zu bekommen, was es für kleinere Unternehmen kostet. Für große Unternehmen erhalten Sie ein individuelles Angebot mit klaren Vorabkosten – ganz zu schweigen von der schnellen Wertschöpfung aufgrund des fehlenden Betriebsaufwands.

Die selbst gehostete Software von n8n ist zwar technisch kostenlos, die Betriebskosten summieren sich jedoch schnell. Hier ist ein Beispiel, wie es aussehen könnte, n8n für ein Unternehmen zu betreiben:

Erforderliche Personalkosten:

• Ein Vollzeitingenieur für die Verwaltung von Skalierung, Upgrades, Bereitstellung, CI/CD usw.

Infrastrukturkosten:

• Serverhardware und Cloud-Ressourcen

• Monitoring- und Warnsysteme

• Backup und Notfallwiederherstellung

Andere versteckte Betriebskosten:

• Verwaltung von Sicherheitspatches über den gesamten Stack

• Wartung der benutzerdefinierten Integration im Zuge der Weiterentwicklung der APIs

• Leistungsoptimierung und Debugging

• Erstellung und Dokumentation von Compliance-Audits

Sie könnten mit bis zu 300.000 USD für eine ordnungsgemäß gewartete Unternehmensbereitstellung von n8n rechnen.

Und selbst wenn die Kosten gleich wären, sollten Sie die Kosten der Gelegenheit berücksichtigen. Ihre technischen Teams könnten Wettbewerbsvorteile entwickeln, anstatt die Automatisierungsinfrastruktur zu warten.

Mit Zapier kann jeder entwickeln, für n8 brauchen Sie professionelle Entwickler

Einer der wichtigsten Unterschiede zwischen Zapier und n8n ist, wer tatsächlich Automatisierungs-Workflows erstellen kann.

Zapier demokratisiert die Automatisierung in Unternehmensteams. Mit einem No-Code-Workflow-Builder kann jedes Team – von Marketing, Vertrieb und Support bis hin zu Personalwesen und Finanzen – seine eigenen Lösungen erstellen. Mit dem KI Copilot von Zapier können Benutzer Workflows mithilfe natürlicher Sprache erstellen. Dank der zentralen Governance kann die IT Leitlinien festlegen und gleichzeitig eine verteile Entwicklung ermöglichen.

Beispiel: Remote hat ein IT-Team von drei Personen, das 1.700 Mitarbeiter unterstützt, indem es den Abteilungsteams ermöglicht, ihre eigenen KI-gestützten Automatisierungen mit Zapier zu erstellen.

n8n erfordert unterdessen technisches Fachwissen für die Erstellung von Workflows. Für komplexe Workflows sind Kenntnisse in JavaScript bzw. Python erforderlich, die Skalierbarkeit in nicht-technischen Abteilungen ist begrenzt, und der Rückstand der IT-Abteilung wird noch größer.

So sieht es aus, wenn Sie nur das Onboarding auf n8n durchführen.

Vergleichen Sie das mit dem Onboarding von Zapier, bei dem Sie nach Ihrer beruflichen Rolle gefragt werden (weil jeder in jedem Team Zapier verwenden kann).

Das bedeutet, dass technische Teams bei dem selbst gehosteten n8n ihre Zeit zwischen Plattformwartung, Infrastruktur-Fehlerbehebung, Sicherheitspatches und kundenspezifischer Entwicklung aufteilen, anstatt schnelle Ergebnisse aus der Geschäftsautomatisierung und KI-Integration mit vorgefertigten Lösungen zu erzielen.

Zapier ist für die KI-Orchestrierung konzipiert

Die KI-Integration unterscheidet moderne Automatisierungsplattformen von veralteten Workflow-Tools, und Zapier ist führend in der KI-Orchestrierung. Mit AI by Zapier können Sie modernste KI in jede Anwendung integrieren, die Sie bei der Arbeit verwenden. Außerdem gibt es vorgefertigte Konnektoren für die Modelle von OpenAI, Claude, Gemini und andere neue Modelle. 

Und das ist erst der Anfang. Hier sind einige weitere Möglichkeiten, wie Sie KI mit Zapier zu einem zentralen Bestandteil Ihrer Unternehmensarbeit machen können:

• KI-Agenten können direkt in Workflows integriert werden, sodass sich Ihre Systeme intelligent anpassen können – und nicht nur Anweisungen befolgen. So erhalten Sie die Vorzüge beider Welten: strukturierte Automatisierung für vorhersehbare Ereignisse und intelligente KI-Entscheidungen für nicht vorhersehbare Situationen.

• Human-in-the-Loop-Kontrollen über Slack-Genehmigungen, die Ihr Team in kritische Entscheidungen einbeziehen. Überprüfen Sie KI-generierte Content, überprüfen Sie Entscheidungen und behalten Sie die Qualität bei, während Sie mit KI-Geschwindigkeit Schritt halten.

• KI-basierte Vorlagen, die Ihre Zeit bis zur Wertschöpfung verkürzen. Beginnen Sie mit bewährten Workflows, die darauf basieren, wie echte Unternehmen KI heute nutzen – für Lead-Qualifizierung, IT-Support, Vertrieb und mehr.

• Tabellen und Benutzeroberflächen für Unternehmen, die Ihnen die Bausteine bieten, um vollständige, KI-gestützte Systeme zu erstellen und zu verwalten, die jeder nutzen kann – keine Programmierung erforderlich.

Und es gibt bewährte Skalierbarkeit. Jeden Tag werden 800.000 KI-Aufgaben auf Zapier automatisiert.

Um die KI-Integration auf n8n zu erhalten, benötigen Sie eine benutzerdefinierte Entwicklung. Sie müssen jeden KI-Dienst manuell konfigurieren und die Fehlerbehandlung und Wiederholungslogik anpassen. Außerdem gibt es keine integrierten KI-Governance-Kontrollen und nur begrenzte KI-Nutzungs-Analytics im Unternehmen. Die einfache Verbindung von ChatGPT mit Salesforce für die automatische Lead-Bewertung würde die Einrichtung einer benutzerdefinierten API-Authentifizierung, eine manuelle Datenumwandlungslogik, die Implementierung einer Fehlerbehandlung und die Konfiguration des Nutzungsmonitorings erfordern. Mit Zapier könnten Sie das automatisch tun.

Fazit: Zapier bietet alle Ihre KI-Anforderungen für Unternehmen sofort, während n8n jeweils eine benutzerdefinierte Implementierung erfordert.

Das Integrationsökosystem von Zapier ist vorgefertigt; auf n8n müssen Sie es selbst entwickeln

Der Umfang der Integration entscheidet oft über den Erfolg der Automatisierungsplattform in Unternehmensumgebungen. Der Unterschied zwischen Zapier und n8n ist hier deutlich.

Zapier bietet über 8.000+ vorgefertigte, von Unternehmen gewartete Integrationen, die Folgendes umfassen:

• Kerngeschäftssysteme (z. B. Salesforce, SAP, ServiceNow)

• Produktivitäts-Plattformen (Microsoft 365, Google Workspace, Slack)

• Marketing- und Vertriebstools (z. B. HubSpot, Marketo, Pardot)

• Finanzen und Betrieb (z. B. NetSuite, Workday, Concur)

• Neue KI- und Datenplattformen (z. B. OpenAI, Snowflake, Databricks)

Und wenn eine Anwendung API-Updates veröffentlicht, verarbeitet Zapier die Integrationsänderungen automatisch. Ihre Workflows laufen ohne Unterbrechung weiter.

n8n bietet hingegen ungefähr 400 von der Community verwaltete Knoten, die grundlegende Integrationen abdecken, aber eine kundenspezifische Entwicklung für Unternehmensszenarien erfordern. Sie müssen die manuelle API-Authentifizierung und Sicherheitskonfiguration sowie die laufende Wartung übernehmen, wenn sich die APIs von Drittanbietern weiterentwickeln – das ist eine Menge technischer Schulden.

Selbst mit selbst gehostetem n8n erfordern die meisten Unternehmens-Anwendungsfälle externe API-Verbindungen. Organisationen stellen oft fest, dass sie Features wie komplexe Firewall-Regeln für jede Integration, zusätzliche Sicherheitsüberprüfungen und andere manuelle Arbeiten benötigen, die von Zapier automatisch erledigt werden. Dadurch wird ein Großteil des „Kontroll“-Vorteils zunichte gemacht, der die Teams ursprünglich zum Self-Hosting verleitete.

Die Unternehmenssicherheit von Zapier wird verwaltet; bei n8n müssen Sie sich selbst um die Sicherheit kümmern

Sicherheitsaspekte sind häufig der Grund für die Bevorzugung von Self-Hosting, die Realität ist jedoch differenzierter.

Zapier bietet Sicherheit auf Unternehmensebene als verwalteten Service:

• SOC 2 Typ II-Zertifizierung: Unabhängig geprüfte Sicherheitskontrollen

• DSGVO-Konformität: Integrierte Daten- und Datenschutzkontrollen

• Unternehmens-SSO: SAML 2.0 und SCIM-Bereitstellungsunterstützung

• Umfassende Audit-Trails: Detaillierte Protokollierung und Zugriffs-Monitoring

• Datenverschlüsselung: Während der Übertragung und Speicherung mit Unternehmensschlüsselverwaltung

• Compliance-Dokumentation: Zapier stellt vorgefertigte Compliance-Materialien zur Verfügung, die die meisten Audit-Anforderungen von Unternehmen ohne individuelle Implementierung erfüllen

Mit n8n geht die Sicherheit in die alleinige Verantwortung Ihrer Organisation über. Die sehr spärlichen Administratorkontrollen vermitteln Ihnen einen Eindruck davon, wie wenig Kontrolle Sie darüber haben, was die Benutzer in Ihrer Instanz tun.

Zapier versus n8n: Welche Plattform ist die richtige für Ihr Unternehmen?

Die Wahl zwischen Zapier und n8n erfordert eine ehrliche Einschätzung der Prioritäten und Fähigkeiten Ihres Unternehmens. Hier sind die Fragen, die ich Ihnen empfehlen würde:

• Wollen wir technische Ressourcen für die Verwaltung einer Automatisierungsplattform bereitstellen?

• Wie hoch sind die Opportunitätskosten für technische Teams, die Plattformen verwalten?

• Können wir die Automatisierung mit dem von uns gewählten Ansatz unternehmensweit skalieren?

Wählen Sie Zapier in den folgenden Fällen:

• Sie möchten die KI-Automatisierung schnell in Ihrem gesamten Unternehmen skalieren

• Ihre Teams müssen Workflows ohne technische Fachkenntnisse erstellen

• Sie bevorzugen vorhersehbare Kosten gegenüber versteckter Betriebskomplexität

• Sie möchten Unternehmenssicherheit und Compliance ohne Implementierung im Alleingang

Wählen Sie n8n, wenn folgende Aspekte zutreffen:

• Sie haben unbegrenzte technische Ressourcen für die Automatisierungsinfrastruktur

• Ihr Unternehmen betrachtet die Verwaltung von Automatisierungsplattformen als Kernkompetenz

• Sie haben Anforderungen an eine komplett lückenlose Sicherheit

• Sie ziehen es vor, alles selbst zu entwickeln, anstatt vorgefertigte Integrationen zu nutzen

Bei der Diskussion über Self-Hosting geht es oft um Kontrolle versus Bequemlichkeit. In Wirklichkeit geht es jedoch um die Zuweisung von Ressourcen. Möchten Sie Ihre besten technischen Talente für die Wartung der Automatisierung Infrastruktur oder den Aufbau der Zukunft Ihres Unternehmens einsetzen? Mit Zapier können Sie sofort einen Geschäftswert erzielen – das ist kaum zu übertreffen.