Es ist mühsam, Kalenderereignisse in großen Mengen zu erstellen, aber für Dinge wie die Planung von Veranstaltungen oder die Verfolgung der Abwesenheitszeiten Ihres Teams ist es eine Aufgabe, die erledigt werden muss.
Du kannst Zeit sparen, indem du Zapier nutzt, um Google Kalender-Termine automatisch aus einer Google Tabelle zu erstellen. Das ist besonders praktisch, wenn du mehrere Termine auf einmal zu Google Kalender hinzufügen musst oder wenn deine Teamkollegen Termine zu deinem Kalender oder einem gemeinsamen Kalender hinzufügen.
Mit einem einzigen Zap – so nennen wir die automatisierten Workflows von Zapier – kannst du automatisch Google Kalender-Termine erstellen, sobald eine neue Zeile zu einer Google Tabelle hinzugefügt wird.
Wir zeigen dir, wie du automatisch Google Kalender-Termine aus Google Tabellen mit einem Zap – so nennen wir einen automatisierten Workflow – automatisch Google Kalender-Termine erstellen. Klick einfach auf den Button unten und mach die Schritte zum Einrichten mit.
Erstelle Google Kalender-Einträge aus neuen Zeilen in Google Tabellen
So richten Sie es ein:
Erstelle deine Google Spreadsheet (und vergiss nicht, dich bei Zapier anzumelden, falls du das noch nicht gemacht hast).
Verbinde dein Google Konto und passe deinen Trigger an.
Verbinde dein Google Konto und passe deinen Kalendertermin an.
Probier deinen Zap aus und leg los.
Zapier ist ein No-Code-Automatisierungstool, mit dem Sie Ihre Anwendungen in automatisierte Workflows einbinden können, sodass jede Person und jedes Unternehmen schnell wachsen können. Erfahren Sie mehr über die Funktionsweise.
Bevor Sie beginnen
Wenn du noch keine Google Spreadsheet erstellt hast, mach das in Google Tabellen und vergiss nicht, die Spalten zu beschriften. Das ist wichtig, wenn du deinen Zap einrichtest. Stellen Sie sicher, dass separate Spalten für das Startdatum und die Startzeit sowie das Enddatum und die Endzeit vorhanden sind. Fülle deine Spreadsheet mit ein paar Zeilen Daten, wenn sie leer ist – du brauchst diese Daten in Zapier, um deinen Zap zu testen.
Wenn Sie keine echten Informationen zur Verfügung haben, können Sie eine Beispieleinreichung mit Informationen eingeben, die Sie leicht erkennen können. Zum Beispiel, statt irgendwelche Zeichen zu tippen, nimm lieber erfundene Zeichen, damit du deinen Test nicht mit einer echten Einsendung verwechselst. In unserem Beispiel sammeln wir Urlaubsanfragen, um einen gemeinsamen Kalender mit den Abwesenheiten unserer Teammitglieder zu erstellen.
Google Tabellen verbinden
Klick oben auf den Button, um loszulegen. Du kommst dann direkt zum Zap-Editor. Hier kannst du deine automatisierten Workflows erstellen und anpassen.
Du brauchst ein Zapier-Konto, um die Zapier-Workflows in diesem Artikel zu nutzen. Wenn du noch kein Konto hast, kannst du kostenlos loslegen.
Zuerst legst du deinen Trigger-Schritt fest – also das Ereignis, das deinen Zap startet. Suchen Sie nach und wählen Sie Google Spreadsheet als Google Anwendung und „Neue Tabellenzeile“ als Trigger Ereignis. Wenn du die Zap-Vorlage verwendest, werden diese für dich ausgewählt. Als Nächstes meldest du dich mit deinem Google Konto an, falls du das noch nicht gemacht hast, und klickst dann auf Weiter.
Für jede Anwendung, die du verbindest, fragt Zapier nach ein paar allgemeinen Berechtigungen, damit du deine Zaps flexibel nutzen kannst. Zapier macht mit deinen App-Konten nur das, was ein bestimmter Zap braucht, um das zu erledigen, was du eingerichtet hast.
Trigger anpassen
Als Nächstes musst du Zapier sagen, welche Tabelle und welches Arbeitsblatt du für deinen Zap verwenden willst.
Klicke unter dem Feld Spreadsheet auf das Dropdown-Menü, um deine Google Sheets-Datei auszuwählen. Klick dann auf das Dropdown-Menü unter dem Feld „Arbeitsblatt“ , um ein bestimmtes Arbeitsblatt auszuwählen. Wenn Sie nicht mehrere Arbeitsblätter in einer einzigen Datei haben, handelt es sich in der Regel um Blatt1.
Klick auf „Weiter“.
Trigger testen
Jetzt ist es Zeit, unseren Trigger zu testen. Zapier sucht in deinem Google Sheet nach einer vorhandenen Zeile, die als Beispieldaten verwendet werden kann. Diese Infos werden später gebraucht, um den Rest unseres Zaps fertig zu machen. Klick auf den Knopf „Trigger testen “.
Wenn deine Testinformationen stimmen, klick auf „Mit ausgewähltem Datensatz fortfahren“. Wenn irgendwas komisch aussieht, oder wenn Zapier keine Zeile in deiner Tabelle findet, geh einfach zurück zum vorherigen Schritt und überprüfe nochmal, ob alles stimmt.
Google Kalender verbinden und anpassen
Als Nächstes passen wir den Aktionsschritt an. Eine Aktion ist etwas, was ein Zap macht, nachdem er losgelegt wurde.
Wir verwenden Google Kalender für unsere Aktions-Anwendung und „Detaillierten Kalendertermin erstellen” als unser Aktionsereignis, das für dich ausgewählt wird, wenn du die Zap-Vorlage verwendest. Verbinde dann dein Google Kalender-Konto, falls du das noch nicht gemacht hast, und klicke auf Weiter.
Passe dein Kalenderereignis an
Als Nächstes passen wir an, wie unser Google Kalender-Ereignis angezeigt werden soll.
Klick auf das Dropdown-Menü unter „Kalender“, um den Kalender auszuwählen, in dem Zapier einen Termin erstellen soll. Zum Beispiel, wenn Sie einen Teamkalender haben, der von Ihrem persönlichen Kalender getrennt ist.
Das Feld „Zusammenfassung“ ist der Haupttext des Kalenders, der in jedem Google Kalender-Termin angezeigt wird. Klick auf „Text eingeben“ oder „Daten einfügen “. Wenn du Zeileninfos aus deiner Google-Tabelle verwenden willst, wähl einfach ein Google-Tabellenfeld aus dem Dropdown-Menü aus. Du kannst auch Text eingeben, der jedes Mal angezeigt wird, wenn dein Zap ausgeführt wird.
In diesem Beispiel verwenden wir sowohl den Namen aus unserer Google-Tabelle als auch einen Text, um anzuzeigen, dass es sich bei diesem Kalenderereignis um den Urlaub eines Mitarbeiters handelt.
Dieser Vorgang wird als Feldzuordnung bezeichnet. Wenn du einen Datenpunkt – wie zum Beispiel einen Kontaktnamen – zuordnest, siehst du im Editor einen Platzhalter. Diese Platzhalterdaten werden nur von unserem Zap verwendet, wenn wir ihn testen. Sobald der Zap läuft, werden reale Daten aus Google Sheets (oder einer anderen Anwendung deiner Wahl) verwendet, wenn dein Zap ausgeführt wird.
Mehr über Feldzuordnung erfährst du in unserer Zapier-Schnellstartanleitung.
Als Nächstes füllst du das Feld „Beschreibung“ mit einem beliebigen Text oder Google Tabellen-Feldern aus. In diesem Beispiel verwenden wir nur etwas Text.
Wähle unter „Startdatum“ „ & e Zeit“ die Felder aus, die du aus deiner Google-Tabelle verwenden möchtest, aus dem Dropdown-Menü aus. Sie können mehr als eine Option auswählen. Machen Sie dasselbe für das Feld Enddatum und -uhrzeit .
Hinweis: Dieser Schritt ist wichtig für die Formatierung – besonders, wenn du Kalenderereignisse erstellen musst, die kürzer als ein ganzer Tag sind oder zu ganz bestimmten Zeiten beginnen oder enden. Wir fanden es am einfachsten, die Daten und Zeiten in einer Zelle in unserer Google-Tabelle aufzulisten – z. B. 10/09/2024 9:00– anstatt die Daten und Zeiten in separaten Zellen aufzulisten.
Passe die restlichen Optionen nach deinen Wünschen an – zum Beispiel, wenn du benutzerdefinierte Erinnerungen möchtest oder eine bestimmte Farbe für Ereignisse verwenden möchtest, die dieser Zap in deinem Kalender erstellt. Du kannst auch angeben, ob das Ereignis als ganztägiges Ereignis angezeigt werden soll, indem du im Dropdown-Menü „Ganztägig“ die Option „Ja“ auswählst.
Wenn du fertig bist, klick auf „Weiter“.
Probier deinen Zap aus und leg los!
Jetzt ist es Zeit, unseren Zap zu testen, um sicherzugehen, dass er funktioniert. Wenn du auf „Schritt testen“ klickst, erstellt Zapier anhand der Infos aus unserer Google-Tabelle einen Google Kalender-Termin.
Du kannst diesen Test überspringen, wenn du möchtest, indem du unten rechts auf die Schaltfläche „Test überspringen“ klickst. Du solltest deinen Zap aber mal testen, um sicherzugehen, dass dein Kalendertermin richtig erstellt wurde.
Wenn der Test erfolgreich war, solltest du so eine Meldung sehen.
Öffne Google Kalender und such deinen Kalendertermin, um sicherzugehen, dass alles stimmt. Wenn es sich um eine ganztägige Veranstaltung handelt, sieht sie wie folgt aus:
Und wenn es sich nicht um eine ganztägige Veranstaltung handelt, sieht sie wie folgt aus:
Sobald alles richtig eingerichtet ist, kannst du deinen Zap verwenden.
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Dieser Artikel wurde ursprünglich im September 2017veröffentlicht, mit vorherigen Aktualisierungen von Hannah Herman. Er wurde zuletzt im Oktober 2024 von Khamosh Pathak aktualisiert.
