5 Dinge, die Sie heute automatisieren sollten

Sie verwenden Dutzende von Tools, um Ihre Arbeit zu erledigen – und Sie müssen Informationen zwischen ihnen verschieben, um den Betrieb effektiv zu halten. Es besteht die Möglichkeit, dass Sie diese Daten zumindest manchmal manuell verschieben. Da Ihre Workflows jedoch komplexer werden (und das werden sie), müssen Sie diese geschäftskritischen Prozesse automatisieren, damit Sie tatsächliche Ergebnisse erzielen können – und zwar im großen Maßstab. 

Mit Zapier können Sie einzelne Aufgaben mit automatisierten Workflows automatisieren – wir nennen sie Zaps. Sie können sogar Zaps-Systeme aufbauen, die alle Ihre Tools miteinander verbinden. Ganz gleich, ob Sie gerade erst anfangen oder bereit sind, vollständige Systeme über Anwendungen, Daten und Teams hinweg zu orchestrieren, hier sind fünf Workflows, die Ihre Arbeit transformieren werden.

Fünf Dinge, die Sie automatisieren sollten: 

• Benachrichtigen Sie Ihr Team über neue Leads oder Kunden

• Versenden Sie Nachrichten an Ihre Leads oder Kunden

• Automatisches Erstellen und Verfolgen von Kalenderereignissen

• Konsolidieren Sie Informationen in einer Spreadsheet oder Datenbank

• Optimieren Sie Ihre Social Media

Senden Sie Ihrem Team Nachrichten über Leads oder Kunden

Wenn ein Lead hereinkommt und niemand darauf reagiert, ist er dann tatsächlich hereingekommen? Wir können diese Frage nicht beantworten – das überlassen wir den Philosophen –, aber was wir tun können, ist, Ihnen dabei zu helfen, sicherzustellen, dass dies nie passiert. 

Man könnte sagen, es ist eines der Dinge, die wir am besten können. Menschen verwenden Zapier häufig, um Teamkollegen über Leads zu informieren.

Es ist ein einfacher Zap – wie wir unsere automatisierten Workflows nennen – der eingerichtet werden muss. Alles, was Sie tun müssen, ist, die Quelle, aus der Sie Leads erhalten, mit dem Kommunikationstool zu verbinden, das Ihr Vertriebs- oder Marketingteam am häufigsten verwendet. Auf diese Weise wird Ihr Team jedes Mal benachrichtigt, wenn ein neuer Lead eingeht, und zwar an dem Ort, an dem es ihn am wahrscheinlichsten sieht, damit es sofort Aktion ergreifen kann.

Sie könnten beispielsweise eine E-Mail an Ihr Team senden, wenn ein Lead eingeht. Hier sind ein paar schnelle Zaps, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Sie können auch Benachrichtigungen in Ihrer Team-Chat-Anwendung einrichten, entweder in einem öffentlichen Kanal oder als private Nachricht.

SMS ist auch eine Option.

Sie können sogar einen Filterschritt hinzufügen, um Ihr Team nur dann zu benachrichtigen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, z. B. wenn der Lead aus einer bestimmten Kampagne stammt, eine Unternehmens-E-Mail-Adresse hat oder wichtige Details wie Berufsbezeichnung oder Budget enthält. Es ist eine clevere Möglichkeit, sich auf qualitativ hochwertige Leads zu konzentrieren und eine Überlastung mit Benachrichtigungen zu vermeiden.

Profi-Tipp: Probieren Sie Zapier Agents aus und lassen Sie Zapier's KI-Orchestrierungsplattform diese Art von Routineaufgaben autonom im Hintergrund erledigen, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Versenden Sie Nachrichten an Ihre Leads oder Kunden

Es ist eine Sache, sich schnell über neue Leads zu informieren, aber was wäre, wenn Sie Leads nachverfolgen könnten, ohne etwas tun zu müssen? Es klingt wie ein Traum, aber das können Sie auch mit Zapier einrichten. 

Sie können sofort mit neuen Leads per SMS oder E-Mail in Kontakt treten, indem Sie Zapier automatisch eine Nachricht an Ihre neuen Leads senden lassen.

Sie können diese Leads auch für Ihren E-Mail-Newsletter anmelden, sodass Sie sie nicht manuell hinzufügen müssen. Stellen Sie einfach sicher, dass sie sich zuerst für den Plan entschieden haben, um sicherzustellen, dass Sie die DSGVO einhalten.

Sie können sogar einen KI-Schritt mit ChatGPT oder AI by Zapier hinzufügen, um personalisiertere E-Mails zu generieren. Heben Sie sich von der Masse ab, ohne zusätzlichen Aufwand zu betreiben – melden Sie sich einfach ab und klicken Sie auf Senden.

Automatisches Erstellen und Verfolgen von Kalenderereignissen

Ohne unsere Arbeitskalender wären wir verloren. Dennoch ist es unvermeidlich, dass Sie ein wichtiges Meeting verpassen, nur weil die Details in einer separaten Anwendung waren. 

Wenn Sie mit mehreren Kalendern jonglieren, können Sie alle Kalender auf dem neuesten Stand halten – auch wenn sie sich nicht in derselben Anwendung befinden. 

Wenn Kundenbesprechungen Teil eines bestimmten Projekts sind, können Sie diese in Ihrem Projektmanagementsystem oder Ihrer Datenbank nachverfolgen. 

Und wenn Sie alle Ihre Kalender aktualisiert haben, sollten Sie natürlich nicht zu spät kommen. Sie können Benachrichtigungen für bevorstehende Besprechungen in Ihrer Team-Chat-Anwendung einrichten.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil von Meetings? Transkripte – und was Sie damit machen. Mit Zapier können Sie automatisch Einblicke aus Tools wie tl;dv oder Fathom mithilfe von ChatGPT extrahieren und diese Erkenntnisse dann in nützliche Follow-ups oder Dokumentationen umwandeln. Ganz gleich, ob Sie die wichtigsten Erkenntnisse in einer E-Mail zusammenfassen oder Aufgaben zu Notion hinzufügen, diese Zaps helfen Ihnen, rohe Transkripte in die nächsten Schritte umzuwandeln – ohne dies manuell zu tun.

Konsolidieren Sie Informationen in einer Spreadsheet oder Datenbank

Spreadsheets sind ein großartiger Ort, um alle Arten von Informationen zu speichern, aber das manuelle Hinzufügen von Informationen zu ihnen ist zeitaufwändig. Aus diesem Grund ist Google Sheets eine der beliebtesten Anwendungen auf Zapier.

Es ist einfach, automatische Workflows einzurichten, die Informationen an eine Spreadsheet senden, sodass Sie keine Zeit damit verbringen müssen, sie selbst zu kopieren und einzufügen. Sie können beispielsweise die Informationen aus Formularen, die Ihre Kunden ausgefüllt haben, an eine Spreadsheet senden.

Sie können auch den Überblick über Leads behalten. 

Oder den Verkauf, wenn das für Ihr Unternehmen wichtig ist.

Hier gibt es wirklich keine Grenzen. Wenn irgendwo Informationen eingehen, können Sie Zapier verwenden, um sie an ein Google Sheet oder an eine Datenbank-Anwendung wie Airtable zu senden.

Sie können sogar Daten zwischen Google Sheets und Airtable verschieben, wenn Sie möchten.

Hören Sie auf, Informationen in Spreadsheets oder Datenbanken zu kopieren und einzufügen. Lassen Sie die Computer das für Sie tun. Sie langweilen sich nicht und neigen auch dazu, weniger Fehler zu machen.

Optimieren Sie Ihre Social Media

Es gibt zu viele Social-Media-Netzwerke, und Sie möchten in allen posten. Sie könnten von Netzwerk zu Netzwerk kopieren und einfügen, aber wer hat schon die Zeit? Richten Sie stattdessen einen Zap ein, der dies für Sie erledigt.

Du könntest zum Beispiel jedes YouTube-Video in deinem YouTube-Kanal auf Facebook posten:

Sie können auch automatisch jeden Instagram-Post oder neuen WordPress-Artikel auf Facebook posten oder zwischen Instagram und Pinterest oder Loomly cross-posten.

Oder, wenn Sie zu den Menschen gehören, die vergessen, auf LinkedIn zu posten, können Sie automatisch Content dorthin senden.

Müssen Sie Beiträge und Content im Voraus planen – ohne jeden Tag manuell zu posten? Mit Zapier können Sie Ihre Social-Media-Warteschlange automatisieren, indem Sie neue Inhalte direkt aus Ihrem RSS-Feed, YouTube-Kanal oder sogar Google Sheets zu Buffer hinzufügen. Auf diese Weise bleiben Sie aktiv und relevant – ohne Druck auf Ihr Social-Media-Team auszuüben. 

Beginnen Sie mit der Orchestrierung Ihres Weges zu intelligenteren Systemen

Dies sind nur einige Beispiele dafür, was Sie automatisieren können – aber sie sind die Bausteine für etwas Größeres. Mit den richtigen Workflows können Sie mit der Entwicklung intelligenterer Systeme beginnen, die mit Ihnen skalieren.

Ganz gleich, ob Sie einfache Aufgaben automatisieren oder ganze Prozesse mit KI erstellen, die KI-Orchestrierungsplattform von Zapier bietet Ihnen die Tools, mit denen Sie die Arbeitsweise Ihres Teams optimieren können – damit Sie sich auf das konzentrieren können, was tatsächlich die Nadel bewegt.

Sind Sie bereit zu sehen, was Automatisierung heute für Sie tun kann? Probieren Sie diese Workflows aus und beginnen Sie, die Grundlage für etwas Größeres von morgen zu schaffen.

Dieser Artikel wurde ursprünglich im Februar 2020veröffentlicht, mit früheren Beiträgen von Justin Pot und Krystina Martinez. Er wurde zuletzt im Juni 2025 von Elena Alston aktualisiert.