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Inspiration für Automatisierung

4 Min. Lesezeit

Beliebte Möglichkeiten, Microsoft Outlook zu automatisieren

Optimier deine E-Mails und deinen Kalender im Handumdrehen

von Ellie Huizenga · 9Oktober 2024

Wenn dein Unternehmen Microsoft Outlook verwendet, kannst du die folgenden Schritte ausführen: Microsoft Outlook , um sowohl deine E-Mails als auch deinen Kalender zu verwalten, verbringst du wahrscheinlich einen Großteil deiner Zeit im Microsoft-Ökosystem. Das ist eine Selbstverständlichkeit. Aber was ist mit dem Rest Ihres Tech-Stacks? 

Egal, welche Anwendungen du benutzt, du brauchst eine zuverlässige Möglichkeit, sie mit Outlook zu verbinden, damit du wichtige Aufgaben automatisieren kannst, um Zeit zu sparen und dich auf wichtigere Sachen konzentrieren zu können. Mit nur ein paar Zaps – so nennen wir unsere automatisierten Workflows – kannst du deinen Posteingang leeren und deine Zeitplanung einhalten. So geht's. 

Neu bei Zapier? Es ist eine Software zur Workflow-Automatisierung, die es Ihnen ermöglicht, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Kombinieren Sie Benutzeroberflächen, Datentabellen und Logik mit Tausenden von Anwendungen, um alles zu erstellen und zu automatisieren, was Sie sich vorstellen können. Kostenlos registrieren.

Inhalt:

  • Ihre Microsoft Outlook-E-Mail automatisieren

  • Deinen Microsoft Outlook-Kalender automatisch verwalten

Für die ersten Schritte mit einer Zap-Vorlage – so nennen wir unsere vorgefertigten Workflows – klicken Sie einfach auf die Schaltfläche. Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten. Sie können hier mehr über die Einrichtung von Zaps erfahren.

Ihre Microsoft Outlook-E-Mail automatisieren

Bleib auf dem Laufenden mit deinen Microsoft Outlook-E-Mails kann echt unmöglich sein. Wir haben es verstanden. Es steht viel auf dem Spiel. Redundante Aufgaben in deinem Posteingang zu minimieren und die Kommunikation zu beschleunigen, ist super wichtig, um dein Unternehmen zu vergrößern.

Ein paar dieser nervigen Aufgaben zu automatisieren kann dir helfen, deinen Posteingang zu organisieren, damit dein Team immer auf dem Laufenden bleibt, deine Projekte weiterlaufen und deine neuen Leads schnell (und persönlich) eine Antwort bekommen – alles von einem Ort aus. Hier sind ein paar Ideen, wie du das machen kannst. 

Erstelle To-Do-Listen aus E-Mail-Anfragen

Machst du dir oft Gedanken darüber, welche Aufgaben in deinem Posteingang untergehen könnten? Ich auch. Zum Glück kannst du Microsoft Outlook in eine übersichtliche Aufgabenliste verwandeln, indem du einen Zap erstellst, der E-Mails an deinen bevorzugten Aufgabenmanager sendet. 

Mit einer übersichtlichen Aufgabenliste musst du dir nie wieder Gedanken darüber machen, dass du Rechnungen, Aufgaben, Kundenanfragen oder andere Dinge in deinem Posteingang übersiehst. Stattdessen kannst du die Verwaltungsarbeit der Automatisierung überlassen und dich darauf konzentrieren, Dinge zu erledigen.

Erstell Aufgaben in Microsoft To-Do aus neuen E-Mails in Microsoft Outlook

Erstell Aufgaben in Microsoft To-Do aus neuen E-Mails in Microsoft Outlook
  • Microsoft Outlook Logo
  • Microsoft To Do Logo
Microsoft Outlook + Microsoft To Do

Trello-Karten aus neuen E-Mails in Microsoft Outlook erstellen

Trello-Karten aus neuen E-Mails in Microsoft Outlook erstellen
  • Microsoft Outlook Logo
  • Trello Logo
Microsoft Outlook + Trello

Füge mit neuen Microsoft Outlook-E-Mails Zeilen zu Google Tabellen hinzu

Füge mit neuen Microsoft Outlook-E-Mails Zeilen zu Google Tabellen hinzu
  • Microsoft Outlook Logo
  • Google Sheets Logo
Microsoft Outlook + Google Sheets

Erstell Aufgaben in Todoist aus neuen E-Mails in Microsoft Outlook

Erstell Aufgaben in Todoist aus neuen E-Mails in Microsoft Outlook
  • Microsoft Outlook Logo
  • Todoist Logo
Microsoft Outlook + Todoist

E-Mails automatisch an potenzielle Kunden schicken

Egal, wie müde oder beschäftigt du bist, neue Leads so schnell wie möglich weiterzuverfolgen, ist ein Muss. Je früher Sie eine Beziehung zu ihnen aufbauen können, desto eher können Sie einen Verkauf tätigen. Aber den Überblick über alle E-Mails zu behalten, die du verschicken musst, ist echt zeitaufwendig.

Spar Zeit, indem du ein paar Workflows einrichtest, die automatisch personalisierte E-Mails an neue Leads schicken. So kannst du schnell nachfassen und sparst dir eine Menge E-Mails.

Microsoft Outlook-E-Mails für neue Typeform-Einträge senden

Microsoft Outlook-E-Mails für neue Typeform-Einträge senden
  • Typeform Logo
  • Microsoft Outlook Logo
Typeform + Microsoft Outlook

E-Mails in Microsoft Outlook mit neuen Leads in Facebook Lead Ads senden

E-Mails in Microsoft Outlook mit neuen Leads in Facebook Lead Ads senden
  • Facebook Lead Ads Logo
  • Microsoft Outlook Logo
Facebook Lead Ads + Microsoft Outlook

Send Microsoft Outlook emails from a webhook

Send Microsoft Outlook emails from a webhook
  • Webhooks by Zapier Logo
  • Microsoft Outlook Logo
Webhooks by Zapier + Microsoft Outlook

Senden Sie Microsoft Outlook-E-Mails für neue Webflow-Formularübermittlungen

Senden Sie Microsoft Outlook-E-Mails für neue Webflow-Formularübermittlungen
  • Webflow Logo
  • Microsoft Outlook Logo
Webflow + Microsoft Outlook

Du hast nicht die Möglichkeit oder die Ressourcen, um eigene Nachrichten in großem Umfang zu schreiben? Verwende stattdessen KI. Egal, ob du einem Lead per E-Mail antwortest, nachdem er sich gemeldet hat, oder sich eine bestimmte Gelegenheit in deinem CRM ändert – diese Zaps füllen die Lücken für dich. 

Erstell mit ChatGPT aus neuen E-Mails in Microsoft Outlook E-Mail-Texte und speicher sie als Entwürfe.

Erstell mit ChatGPT aus neuen E-Mails in Microsoft Outlook E-Mail-Texte und speicher sie als Entwürfe.
  • Microsoft Outlook Logo
  • ChatGPT (OpenAI) Logo
  • Microsoft Outlook Logo
Microsoft Outlook + ChatGPT (OpenAI)

Draft Microsoft Outlook emails from Salesforce and OpenAI

Draft Microsoft Outlook emails from Salesforce and OpenAI
  • Salesforce Logo
  • OpenAI (GPT-4, DALL-E, Whisper) Logo
  • Microsoft Outlook Logo
Salesforce + OpenAI (GPT-4, DALL-E, Whisper) + Microsoft Outlook

Senden von Teambenachrichtigungen für Geschäftsaktivitäten 

Wir alle kennen den Satz "Zeit ist Geld". Wenn Ihr Team informiert und auf dem gleichen Stand ist, können alle ihre Arbeit schneller erledigen, was im Laufe der Zeit zu großen Einsparungen führt. 

Wenn mehrere Mitarbeiter E-Mails im selben Posteingang checken oder Benachrichtigungen erhalten, kann das zu einem logistischen Albtraum werden. Mit automatischen Workflows sparst du Zeit und Energie und hältst dein Team über Unternehmensinfos, Kundenaktivitäten, Verkaufsberichte und vieles mehr auf dem Laufenden.  

Schick eine E-Mail über Microsoft Outlook, wenn in ClickFunnels eine neue Kontaktaktivität stattfindet.

Schick eine E-Mail über Microsoft Outlook, wenn in ClickFunnels eine neue Kontaktaktivität stattfindet.
  • ClickFunnels Classic Logo
  • Microsoft Outlook Logo
ClickFunnels Classic + Microsoft Outlook

Slack-Nachrichten aus neuen Microsoft Outlook-E-Mails senden

Slack-Nachrichten aus neuen Microsoft Outlook-E-Mails senden
  • Microsoft Outlook Logo
  • Slack Logo
Microsoft Outlook + Slack

Send Microsoft Outlook emails every month

Send Microsoft Outlook emails every month
  • Schedule by Zapier Logo
  • Microsoft Outlook Logo
Schedule by Zapier + Microsoft Outlook

Send emails in Microsoft Outlook for new customers in Stripe

Send emails in Microsoft Outlook for new customers in Stripe
  • Stripe Logo
  • Microsoft Outlook Logo
Stripe + Microsoft Outlook

Microsoft Outlook-E-Mails mit neu aktualisierten Zeilen in Google Tabellen senden

Microsoft Outlook-E-Mails mit neu aktualisierten Zeilen in Google Tabellen senden
  • Google Sheets Logo
  • Microsoft Outlook Logo
Google Sheets + Microsoft Outlook

Deinen Microsoft Outlook-Kalender automatisch verwalten

Ein vollständig organisierter Kalender ist der Schlüssel, um Dinge zu erledigen. Von der Verwaltung von Meetings über das Einrichten von Erinnerungen bis hin zur Nachbereitung wichtiger Ereignisse – mit Automatisierung wird dein Kalender zu einer super organisierten und effizienten Maschine.

Hier sind ein paar Ideen, wie du deinen Zeitplan für dich und dein Team besser organisieren kannst:

Cross-Posting zwischen Kalendern

Abhängig von Ihrer Rolle müssen Sie möglicherweise mehrere Kalender verwalten. Vielleicht haben Sie für jedes Team, das Sie verwalten, unterschiedliche Kalender, oder Sie verwalten einen Kundenkalender zusätzlich zu Ihrem eigenen. 

Diese Zaps übertragen neue Events in den Kalender deiner Wahl, sodass du dich nicht um mehrere Terminpläne kümmern oder in den falschen Kalender eintragen musst.

Microsoft Outlook-Termine zum Google Kalender hinzufügen

Microsoft Outlook-Termine zum Google Kalender hinzufügen
  • Microsoft Outlook Logo
  • Google Calendar Logo
Microsoft Outlook + Google Calendar

Update Microsoft Outlook calendar events whenever new or updated events occur in Google Calendar

Update Microsoft Outlook calendar events whenever new or updated events occur in Google Calendar
  • Google Calendar Logo
  • Microsoft Outlook Logo
Google Calendar + Microsoft Outlook

Add new Zoom meetings to Microsoft Outlook

Add new Zoom meetings to Microsoft Outlook
  • Zoom Logo
  • Microsoft Outlook Logo
Zoom + Microsoft Outlook

Und wenn Termine abgesagt oder aktualisiert werden, werden sie von diesen Zaps automatisch in allen Kalendern aktualisiert oder entfernt, sodass alles synchronisiert bleibt, ohne dass Sie jeden einzelnen manuell anpassen müssen.

Delete Google Calendar events when Microsoft Outlook events are cancelled

Delete Google Calendar events when Microsoft Outlook events are cancelled
  • Microsoft Outlook Logo
  • Google Calendar Logo
Microsoft Outlook + Google Calendar

Update Google Calendar events when Microsoft Outlook events are canceled

Update Google Calendar events when Microsoft Outlook events are canceled
  • Microsoft Outlook Logo
  • Google Calendar Logo
Microsoft Outlook + Google Calendar

Mehr Infos zum die Verbindung zwischen Google Kalender und Microsoft Outlook.

Finden Sie es hilfreich, zu verfolgen, wo Sie Ihre Zeit verbringen? Mit Tools zur Zeiterfassung kannst du deine Arbeit besser organisieren. Und mit diesen Zaps erstellt Zapier für jeden neuen Zeiteintrag einen neuen Microsoft Outlook-Termin, damit du (oder sogar dein Chef) den Fortschritt verfolgen und Aufgaben priorisieren kannst. 

Create Clockify time entries from new calendar event starts in Microsoft Outlook

Create Clockify time entries from new calendar event starts in Microsoft Outlook
  • Microsoft Outlook Logo
  • Clockify Logo
Microsoft Outlook + Clockify

Start new Microsoft Outlook events when new time entries are started in Toggl Track

Start new Microsoft Outlook events when new time entries are started in Toggl Track
  • Toggl Track Logo
  • Microsoft Outlook Logo
Toggl Track + Microsoft Outlook

Vorbereitung auf zukünftige Meetings und Veranstaltungen

Wenn Sie wie ich sind, ist es die Art und Weise, wie Sie mit Stress umgehen, wenn Sie übermäßig vorbereitet sind. Aber die wöchentlichen Zeitplanung sind voll und es kann echt schwierig sein, sich auf jedes einzelne Meeting vorzubereiten.

Zum Glück kannst du Zaps einrichten, die automatisch Agenda-Dokumente oder To-Do-Listen in jeder Anwendung für neue Kalenderereignisse erstellen, sodass du und dein Team auch unterwegs mitmachen könnt.  

So denkst du daran, neben deinen anderen täglichen To-Do auch Zeit für die Meetingvorbereitung einzuplanen, anstatt von deinem Kalender überrascht zu werden. 

Neue Microsoft Outlook-Kalenderereignisse zu Notion-Datenbanken hinzufügen

Neue Microsoft Outlook-Kalenderereignisse zu Notion-Datenbanken hinzufügen
  • Microsoft Outlook Logo
  • Notion Logo
Microsoft Outlook + Notion

Create a meeting agenda in OneNote for new Microsoft Outlook events

Create a meeting agenda in OneNote for new Microsoft Outlook events
  • Microsoft Outlook Logo
  • OneNote Logo
Microsoft Outlook + OneNote

Create a meeting agenda in Google Docs for new Microsoft Outlook events

Create a meeting agenda in Google Docs for new Microsoft Outlook events
  • Microsoft Outlook Logo
  • Google Docs Logo
Microsoft Outlook + Google Docs

Neue Microsoft Outlook-Termine als Aufgaben in Todoist hinzufügen

Neue Microsoft Outlook-Termine als Aufgaben in Todoist hinzufügen
  • Microsoft Outlook Logo
  • Todoist Logo
Microsoft Outlook + Todoist

Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen

Für den Unternehmenserfolg ist es von entscheidender Bedeutung, dass Ihr Team genauso informiert und vorbereitet ist wie Sie. Aber das ist leichter gesagt als getan. Von der Abstimmung über Projektaktualisierungen bis hin zum Versenden von Besprechungserinnerungen kann es leicht passieren, dass Dinge in der Masse verloren gehen. 

Um dir etwas Arbeit abzunehmen, kannst du automatisch Nachrichten in deiner bevorzugten Chat-Anwendung versenden, wenn Termine anstehen, sich ändern oder abgesagt werden, damit sich alle rechtzeitig vorbereiten können. Was Projektaktualisierungen angeht, erstellt Zapier jedes Mal, wenn eine neue Aufgabe zu deinem System hinzugefügt wird, ein Ereignis in deinem Kalender. Auf jeden Fall bleiben Sie automatisch auf dem gleichen Stand. 

Hol dir in Microsoft Teams Benachrichtigungen zu bevorstehenden Terminen aus deinem Microsoft Outlook-Kalender.

Hol dir in Microsoft Teams Benachrichtigungen zu bevorstehenden Terminen aus deinem Microsoft Outlook-Kalender.
  • Microsoft Outlook Logo
  • Microsoft Teams Logo
Microsoft Outlook + Microsoft Teams

Erhalten Sie eine Slackbot-Nachricht zu bevorstehenden Terminen in Ihrem Microsoft Outlook-Kalender.

Erhalten Sie eine Slackbot-Nachricht zu bevorstehenden Terminen in Ihrem Microsoft Outlook-Kalender.
  • Microsoft Outlook Logo
  • Slack Logo
Microsoft Outlook + Slack

Send Slack messages when Outlook events are canceled

Send Slack messages when Outlook events are canceled
  • Microsoft Outlook Logo
  • Slack Logo
Microsoft Outlook + Slack

Create events in Microsoft Outlook from new Trello cards

Create events in Microsoft Outlook from new Trello cards
  • Trello Logo
  • Microsoft Outlook Logo
Trello + Microsoft Outlook

Mach die Arbeit mit Microsoft Outlook einfacher

Mit Zapier kannst du Outlook ganz einfach verwalten und deine Arbeitsweise mit Automatisierung optimieren. Du sparst dir stundenlanges Organisieren von E-Mails und Meetings und hast wieder mehr Zeit, dich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. 

Das ist erst der Anfang von allem, was du mit Outlook und Zapier. Zapier unterstützt Tausende von Anwendungen, sodass du fast jede Aufgabe bei der Arbeit automatisieren kannst. Leg gleich los mit deinem Zap und schau, was du alles machen kannst!

Verwandte Lektüre:

  • Ideen für die Automatisierung von Kalendern

  • E-Mail-Automatisierung, um deinen Posteingang im Griff zu haben

  • Dein Leitfaden zur Automatisierung mit Microsoft

Dieser Artikel wurde ursprünglich im April 2021veröffentlicht und von Ellie Huizenga verfasst. Er wurde zuletzt im Oktober 2024 von Elena Alston aktualisiert.

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