Wenn dein Unternehmen Microsoft Outlook verwendet, kannst du die folgenden Schritte ausführen: Microsoft Outlook , um sowohl deine E-Mails als auch deinen Kalender zu verwalten, verbringst du wahrscheinlich einen Großteil deiner Zeit im Microsoft-Ökosystem. Das ist eine Selbstverständlichkeit. Aber was ist mit dem Rest Ihres Tech-Stacks?
Egal, welche Anwendungen du benutzt, du brauchst eine zuverlässige Möglichkeit, sie mit Outlook zu verbinden, damit du wichtige Aufgaben automatisieren kannst, um Zeit zu sparen und dich auf wichtigere Sachen konzentrieren zu können. Mit nur ein paar Zaps – so nennen wir unsere automatisierten Workflows – kannst du deinen Posteingang leeren und deine Zeitplanung einhalten. So geht's.
Neu bei Zapier? Es ist eine Software zur Workflow-Automatisierung, die es Ihnen ermöglicht, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Kombinieren Sie Benutzeroberflächen, Datentabellen und Logik mit Tausenden von Anwendungen, um alles zu erstellen und zu automatisieren, was Sie sich vorstellen können. Kostenlos registrieren.
Inhalt:
Für die ersten Schritte mit einer Zap-Vorlage – so nennen wir unsere vorgefertigten Workflows – klicken Sie einfach auf die Schaltfläche. Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten. Sie können hier mehr über die Einrichtung von Zaps erfahren.
Ihre Microsoft Outlook-E-Mail automatisieren
Bleib auf dem Laufenden mit deinen Microsoft Outlook-E-Mails kann echt unmöglich sein. Wir haben es verstanden. Es steht viel auf dem Spiel. Redundante Aufgaben in deinem Posteingang zu minimieren und die Kommunikation zu beschleunigen, ist super wichtig, um dein Unternehmen zu vergrößern.
Ein paar dieser nervigen Aufgaben zu automatisieren kann dir helfen, deinen Posteingang zu organisieren, damit dein Team immer auf dem Laufenden bleibt, deine Projekte weiterlaufen und deine neuen Leads schnell (und persönlich) eine Antwort bekommen – alles von einem Ort aus. Hier sind ein paar Ideen, wie du das machen kannst.
Erstelle To-Do-Listen aus E-Mail-Anfragen
Machst du dir oft Gedanken darüber, welche Aufgaben in deinem Posteingang untergehen könnten? Ich auch. Zum Glück kannst du Microsoft Outlook in eine übersichtliche Aufgabenliste verwandeln, indem du einen Zap erstellst, der E-Mails an deinen bevorzugten Aufgabenmanager sendet.
Mit einer übersichtlichen Aufgabenliste musst du dir nie wieder Gedanken darüber machen, dass du Rechnungen, Aufgaben, Kundenanfragen oder andere Dinge in deinem Posteingang übersiehst. Stattdessen kannst du die Verwaltungsarbeit der Automatisierung überlassen und dich darauf konzentrieren, Dinge zu erledigen.
Erstell Aufgaben in Microsoft To-Do aus neuen E-Mails in Microsoft Outlook
Trello-Karten aus neuen E-Mails in Microsoft Outlook erstellen
Füge mit neuen Microsoft Outlook-E-Mails Zeilen zu Google Tabellen hinzu
Erstell Aufgaben in Todoist aus neuen E-Mails in Microsoft Outlook
E-Mails automatisch an potenzielle Kunden schicken
Egal, wie müde oder beschäftigt du bist, neue Leads so schnell wie möglich weiterzuverfolgen, ist ein Muss. Je früher Sie eine Beziehung zu ihnen aufbauen können, desto eher können Sie einen Verkauf tätigen. Aber den Überblick über alle E-Mails zu behalten, die du verschicken musst, ist echt zeitaufwendig.
Spar Zeit, indem du ein paar Workflows einrichtest, die automatisch personalisierte E-Mails an neue Leads schicken. So kannst du schnell nachfassen und sparst dir eine Menge E-Mails.
Microsoft Outlook-E-Mails für neue Typeform-Einträge senden
E-Mails in Microsoft Outlook mit neuen Leads in Facebook Lead Ads senden
Senden von Microsoft Outlook-E-Mails über einen Webhook
Senden Sie Microsoft Outlook-E-Mails für neue Webflow-Formularübermittlungen
Du hast nicht die Möglichkeit oder die Ressourcen, um eigene Nachrichten in großem Umfang zu schreiben? Verwende stattdessen KI. Egal, ob du einem Lead per E-Mail antwortest, nachdem er sich gemeldet hat, oder sich eine bestimmte Gelegenheit in deinem CRM ändert – diese Zaps füllen die Lücken für dich.
Erstell mit ChatGPT aus neuen E-Mails in Microsoft Outlook E-Mail-Texte und speicher sie als Entwürfe.
Entwerfen Sie Microsoft Outlook-E-Mails aus Salesforce und OpenAI
Senden von Teambenachrichtigungen für Geschäftsaktivitäten
Wir alle kennen den Satz "Zeit ist Geld". Wenn Ihr Team informiert und auf dem gleichen Stand ist, können alle ihre Arbeit schneller erledigen, was im Laufe der Zeit zu großen Einsparungen führt.
Wenn mehrere Mitarbeiter E-Mails im selben Posteingang checken oder Benachrichtigungen erhalten, kann das zu einem logistischen Albtraum werden. Mit automatischen Workflows sparst du Zeit und Energie und hältst dein Team über Unternehmensinfos, Kundenaktivitäten, Verkaufsberichte und vieles mehr auf dem Laufenden.
Schick eine E-Mail über Microsoft Outlook, wenn in ClickFunnels eine neue Kontaktaktivität stattfindet.
Slack-Nachrichten aus neuen Microsoft Outlook-E-Mails senden
Senden von E-Mails in Microsoft Outlook für Neukunden in Stripe
Microsoft Outlook-E-Mails mit neu aktualisierten Zeilen in Google Tabellen senden
Deinen Microsoft Outlook-Kalender automatisch verwalten
Ein vollständig organisierter Kalender ist der Schlüssel, um Dinge zu erledigen. Von der Verwaltung von Meetings über das Einrichten von Erinnerungen bis hin zur Nachbereitung wichtiger Ereignisse – mit Automatisierung wird dein Kalender zu einer super organisierten und effizienten Maschine.
Hier sind ein paar Ideen, wie du deinen Zeitplan für dich und dein Team besser organisieren kannst:
Cross-Posting zwischen Kalendern
Abhängig von Ihrer Rolle müssen Sie möglicherweise mehrere Kalender verwalten. Vielleicht haben Sie für jedes Team, das Sie verwalten, unterschiedliche Kalender, oder Sie verwalten einen Kundenkalender zusätzlich zu Ihrem eigenen.
Diese Zaps übertragen neue Events in den Kalender deiner Wahl, sodass du dich nicht um mehrere Terminpläne kümmern oder in den falschen Kalender eintragen musst.
Microsoft Outlook-Termine zum Google Kalender hinzufügen
Aktualisieren Sie Microsoft Outlook-Kalenderereignisse, wenn neue oder aktualisierte Termine in Google Kalender auftreten
Hinzufügen neuer Zoom-Meetings zu Microsoft Outlook
Und wenn Termine abgesagt oder aktualisiert werden, werden sie von diesen Zaps automatisch in allen Kalendern aktualisiert oder entfernt, sodass alles synchronisiert bleibt, ohne dass Sie jeden einzelnen manuell anpassen müssen.
Google Kalender-Termine löschen, wenn Microsoft Outlook-Termine abgesagt werden
Google Kalender-Termine aktualisieren, wenn Microsoft Outlook-Termine abgesagt werden
Mehr Infos zum die Verbindung zwischen Google Kalender und Microsoft Outlook.
Finden Sie es hilfreich, zu verfolgen, wo Sie Ihre Zeit verbringen? Mit Tools zur Zeiterfassung kannst du deine Arbeit besser organisieren. Und mit diesen Zaps erstellt Zapier für jeden neuen Zeiteintrag einen neuen Microsoft Outlook-Termin, damit du (oder sogar dein Chef) den Fortschritt verfolgen und Aufgaben priorisieren kannst.
Erstellen von Clockify-Zeiteinträgen aus neuen Kalenderereignissen in Microsoft Outlook
Starten Sie neue Microsoft Outlook-Ereignisse, wenn neue Zeiteinträge in Toggl Track gestartet werden
Vorbereitung auf zukünftige Meetings und Veranstaltungen
Wenn Sie wie ich sind, ist es die Art und Weise, wie Sie mit Stress umgehen, wenn Sie übermäßig vorbereitet sind. Aber die wöchentlichen Zeitplanung sind voll und es kann echt schwierig sein, sich auf jedes einzelne Meeting vorzubereiten.
Zum Glück kannst du Zaps einrichten, die automatisch Agenda-Dokumente oder To-Do-Listen in jeder Anwendung für neue Kalenderereignisse erstellen, sodass du und dein Team auch unterwegs mitmachen könnt.
So denkst du daran, neben deinen anderen täglichen To-Do auch Zeit für die Meetingvorbereitung einzuplanen, anstatt von deinem Kalender überrascht zu werden.
Neue Microsoft Outlook-Kalenderereignisse zu Notion-Datenbanken hinzufügen
Erstellen einer Besprechungsagenda in OneNote für neue Microsoft Outlook-Ereignisse
Erstellen einer Besprechungsagenda in Google Docs für neue Microsoft Outlook-Termine
Neue Microsoft Outlook-Termine als Aufgaben in Todoist hinzufügen
Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen
Für den Unternehmenserfolg ist es von entscheidender Bedeutung, dass Ihr Team genauso informiert und vorbereitet ist wie Sie. Aber das ist leichter gesagt als getan. Von der Abstimmung über Projektaktualisierungen bis hin zum Versenden von Besprechungserinnerungen kann es leicht passieren, dass Dinge in der Masse verloren gehen.
Um dir etwas Arbeit abzunehmen, kannst du automatisch Nachrichten in deiner bevorzugten Chat-Anwendung versenden, wenn Termine anstehen, sich ändern oder abgesagt werden, damit sich alle rechtzeitig vorbereiten können. Was Projektaktualisierungen angeht, erstellt Zapier jedes Mal, wenn eine neue Aufgabe zu deinem System hinzugefügt wird, ein Ereignis in deinem Kalender. Auf jeden Fall bleiben Sie automatisch auf dem gleichen Stand.
Hol dir in Microsoft Teams Benachrichtigungen zu bevorstehenden Terminen aus deinem Microsoft Outlook-Kalender.
Erhalten Sie eine Slackbot-Nachricht zu bevorstehenden Terminen in Ihrem Microsoft Outlook-Kalender.
Senden von Slack-Nachrichten, wenn Outlook-Ereignisse abgesagt werden
Erstellen von Ereignissen in Microsoft Outlook aus neuen Trello-Karten
Mach die Arbeit mit Microsoft Outlook einfacher
Mit Zapier kannst du Outlook ganz einfach verwalten und deine Arbeitsweise mit Automatisierung optimieren. Du sparst dir stundenlanges Organisieren von E-Mails und Meetings und hast wieder mehr Zeit, dich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren.
Das ist erst der Anfang von allem, was du mit Outlook und Zapier. Zapier unterstützt Tausende von Anwendungen, sodass du fast jede Aufgabe bei der Arbeit automatisieren kannst. Leg gleich los mit deinem Zap und schau, was du alles machen kannst!
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Dieser Artikel wurde ursprünglich im April 2021veröffentlicht und von Ellie Huizenga verfasst. Er wurde zuletzt im Oktober 2024 von Elena Alston aktualisiert.
