従業員のオフボーディング

テンプレート

従業員のオフボーディング

自動通知、ドキュメント生成、フィードバック収集により、従業員の退職を簡単に行えます。

ワークフローのプレビュー:

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概要

従業員の退職は決して簡単ではなく、多くの場合、複数の部署、厳しいスケジュール、複雑な成果物が関係します。そして、賭け金は高いです。セキュリティリスク、コンプライアンスリスク、関係リスクがあります。

良いニュースは?自動化が役立ちます。この従業員オフボーディングテンプレートは、複雑でエラーが発生しやすいプロセスを、合理化された繰り返し可能なワークフローに変えます。フォームを 1 回送信するだけで、関係者への通知、必要なドキュメントの生成、HR システムの更新、貴重なフィードバックの収集まで、一連のアクションがトリガーされます。よりスムーズで効率的かつ一貫したオフボーディング体験が得られ、チームの作業時間を節約し、見落としがないようにすることができます。

自動化された従業員オフボーディングシステムを構築する理由

自動通知と継続的な引き継ぎにより、チーム間の調整にかかるチームの作業時間を節約します。
実行すべき事項の標準チェックリストと、それを確実に実行するプロセスによって、見落としがないようにする
フィードバックをプログラム的に収集、分析することでフィードバックの品質を向上させ、より優れたインサイトを得て保持率を向上させることができます。

従業員オフボーディングテンプレートにはどのような主な機能が含まれていますか?

1 か所からトリガー- 1 回の簡単なフォーム送信でオフボーディングワークフロー全体を開始できるため、複数の手動ステップを実行する必要がなくなります。
関係者への自動通知- 従業員の退職が処理されると、システムはカスタマイズされた Slack メッセージを人事、IT、給与、その他の関連チームに即座に送信します。
インテリジェントなドキュメント生成- 非自発的解雇の場合、テンプレートは AI を使用して従業員データに基づいて離職契約書を自動的に作成し、時間を節約して法的なやり取りを減らします。
HRISインテグレーション- 退職情報を収集すると、システムは HR ソフトウェアを自動的に更新し、重複したデータ入力を排除して人的エラーを削減します。
プライバシー保護- 各関係者の役割に基づいて、必要な情報のみを提供します。
退職フィードバック分析- 従業員が退職アンケートを提出すると、Zap は AI を使用して回答を分析し、人事チームに推奨されるアクションステップを提供します。

このテンプレートを使用するべき人

自動化された従業員オフボーディングシステムは、次の場合に最適です。

HR および人事運用チーム→ 反復的なタスクを自動化することで、オフボーディングごとに時間を節約し、戦略的イニシアチブと従業員サポートにさらに集中できるようになります。
IT 部署→ 従業員の退職に関するアラートを即時に受信し、アクセスの取り消しや機器の返却を管理して、セキュリティを強化します。
給与計算チームと財務チーム →必要な最終支払いに関する自動通知を受け取り、タイムリーで正確な処理を保証します。
人事ビジネスパートナー→ AI 分析による退職フィードバックにより、退職傾向に関するより深いインサイトを獲得し、定着率の問題に積極的に対処します。
法務およびコンプライアンス担当者→ 確立されたテンプレートとポリシーに従って一貫して作成された離職契約によりリスクを軽減します。
人材獲得チームは → シンプルな Slack リアクションを通じてバックフィルの決定を効率的に追跡し、追加の管理作業なしで募集中のポジションの可視性を維持します。

このテンプレートはどのように機能しますか?

このテンプレートを使用すると、包括的な従業員オフボーディングシステムを構築できます。その方法は次のとおりです。

マネージャーまたは HR による提出- マネージャーまたは HR チームのメンバーが、従業員の名前、退職の種類、最終退職日、その他の重要な情報を含む退職の詳細を Google フォームを通じて提出します。
関係者への自動通知- ワークフローは、具体的なアクションステップを含むカスタマイズされた Slack メッセージをすべての関連チーム (HR、IT、給与など) に即座に送信します。
HRISシステムのアップデート — システムは、HRIS(BambooHRなど)に終了の詳細を自動的に更新し、手動入力を排除し、エラーを減らします。
離職合意書の生成— 非自発的解雇の場合、ワークフローは在職期間、場所、管理者のステータスに基づいて退職金を計算し、AI を使用してテンプレートから離職合意書を作成します。
従業員の退職サポート- 自主退職の場合、システムは従業員に、オフボーディングガイドと退職アンケートへのリンクを含む Slack DM を送信します。
退職アンケートのエンリッチメントと分析— 従業員が退職アンケートを提出すると、システムはHRISデータを使用してフィードバックをエンリッチメントし、AIを使用して要約されたTLDRと人事チーム向けのアクションステップを生成します。
退職面談ルーティング- 従業員が退職面談をリクエストすると、システムは割り当てられた人事ビジネスパートナーに自動的に通知します。
バックフィルの追跡— テンプレートは Zapier Tables に追跡シートを作成し、人材獲得部門がシンプルな Slack 絵文字反応を通じてバックフィルのニーズを管理できるようにします。
退職金支払いの追跡- 従業員が退職金を受け取る場合、ワークフローは支払いの詳細を追跡し、それに応じて HRIS を更新します。
送別メッセージ管理— 退職する従業員が送別メッセージを送信すると、そのメッセージは会社の送別 Slack チャンネルに投稿される前に確認と承認のためにルーティングされます。

注: このテンプレートで使用されている Google フォームと Google ドキュメントのコピーは、こちらから入手できます。

よくある質問

このテンプレートを設定するには技術的なスキルが必要ですか?

技術的なスキルは必要ありません。このテンプレートは、Zapierのユーザーフレンドリーなインターフェースを使用して既存のツールを接続します。どのフォーム ID がどのマーケティングアセットに対応しているかを把握し、CRM および通知システムにアクセスできる必要があります。

このテンプレートは既存の HR ソフトウェアで使用できますか?

はい、このテンプレートは、BambooHR などの一般的な HRIS システムと統合するように設計されています。別のシステムを使用している場合は、Zapierの幅広いインテグレーションを使用して、テンプレートをそのシステムに合わせて調整できる可能性があります。

このテンプレートはデータのプライバシーとセキュリティをどのように処理しますか?

テンプレートはデータのプライバシーを考慮して構築されています。提供された情報のみを処理し、既存のシステムと統合します。ただし、ワークフローを常に確認して調整し、会社の特定のデータ処理ポリシーに準拠していることを確認する必要があります。

このテンプレートによって生成される通知やドキュメントをカスタマイズできますか?

そうですよ。テンプレートは出発点を提供しますが、通知、アンケート、ドキュメントテンプレートのコンテンツは、会社の特定のニーズや雰囲気に合わせて簡単に変更できます。