従業員のオフボーディング

自動通知、ドキュメント生成、フィードバック収集により、従業員の退職を簡単に行えます。

ワークフローのプレビュー:

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概要

従業員の退職は決して簡単ではなく、多くの場合、複数の部署、厳しいスケジュール、複雑な成果物が関係します。そして、賭け金は高いです。セキュリティリスク、コンプライアンスリスク、関係リスクがあります。

良いニュースは?自動化が役立ちます。この従業員オフボーディングテンプレートは、複雑でエラーが発生しやすいプロセスを、合理化された繰り返し可能なワークフローに変えます。フォームを 1 回送信するだけで、関係者への通知、必要なドキュメントの生成、HR システムの更新、貴重なフィードバックの収集まで、一連のアクションがトリガーされます。よりスムーズで効率的かつ一貫したオフボーディング体験が得られ、チームの作業時間を節約し、見落としがないようにすることができます。

自動化された従業員オフボーディングシステムを構築する理由

自動通知と継続的な引き継ぎにより、チーム間の調整にかかるチームの作業時間を節約します。
実行すべき事項の標準チェックリストと、それを確実に実行するプロセスによって、見落としがないようにする
フィードバックをプログラム的に収集、分析することでフィードバックの品質を向上させ、より優れたインサイトを得て保持率を向上させることができます。

従業員オフボーディングテンプレートにはどのような主な機能が含まれていますか?

一箇所からトリガー — 一つの簡単なフォーム提出で全てのオフボーディングワークフローを開始し、複数の手動ステップを省略します。
自動ステークホルダー通知 — 従業員の退職処理が完了すると、システムは即座に人事、IT、給与、その他関連チームにカスタマイズされたSlackメッセージを送信します。
インテリジェントな文書生成 — 強制解雇の場合、このテンプレートはAIを活用して従業員データに基づいて自動的に退職契約書を作成し、時間の節約と法的なやり取りの削減を実現します。
HRISインテグレーション — 解雇情報を収集した後、システムは自動的にHRソフトウェアを更新し、重複データ入力を排除し、人的ミスを減らします。
プライバシー保護 — 各ステークホルダーに必要な情報だけを提供し、その役割に基づいてそれ以上は提供しない。
退職フィードバック分析 — 従業員が退職調査を提出すると、ZapはAIを使って回答を分析し、人事チームに推奨されるアクションステップを提供します。

このテンプレートを使用するべき人

自動化された従業員オフボーディングシステムは、次の場合に最適です。

人事および人事オペレーションチーム→繰り返しのタスクを自動化することでオフボーディングあたりの時間を節約し、戦略的な取り組みや従業員サポートにより集中できるようにします。
IT部署→退職する従業員の即時アラートを受け取り、アクセス取り消しや機器返却を管理し、セキュリティを強化します。
給与・財務チーム→最終支払い義務の自動通知を受け取り、迅速かつ正確な処理を保証します。
人材ビジネスパートナー→AI解析された退職フィードバックで離職傾向をより深いインサイトを得て、定着問題に積極的に対処できます。
法務およびコンプライアンス担当者→確立されたテンプレートや方針に従った一貫した別居契約書を作成してリスクを軽減します。
タレントアクイジションチーム→シンプルなSlackリアクションを通じてバックフィルの意思決定を効率的に追跡し、追加の事務作業なしで空きポジションの可視性を維持します。

このテンプレートはどのように機能しますか?

このテンプレートを使用すると、包括的な従業員オフボーディングシステムを構築できます。その方法は次のとおりです。

マネージャーまたは人事への提出 — マネージャーまたは人事チームのメンバーは、従業員の名前、解雇の種類、最終日、その他の重要な情報を含む解雇の詳細をGoogleフォームで提出します。
ステークホルダーへの自動通知 — ワークフローは、関連するすべてのチーム(人事、IT、給与計算など)に、具体的なアクションステップを添えたカスタマイズされたSlackメッセージを即座に送信します。
HRISシステムの更新— このシステムは、BambooHRのようなHRISに終了の詳細を自動的に更新し、手動入力を排除し、エラーを減らします。
退職契約書の作成 — 強制解雇の場合、ワークフローは在職期間、勤務地、マネージャーの地位に基づいて退職金を計算し、AIを使ってテンプレートから退職契約書を作成します。
従業員退職サポート — 自主退職の場合、システムは従業員にSlackのDMに送信し、その中に離職ガイドと退職調査へのリンクを添付します。
退職調査のエンリッチメントと分析 — 従業員が退職調査を提出すると、システムはHRISデータでフィードバックを充実させ、AIを用いて要約された要約と人事チームへの推奨アクションステップを生成します。
退職面談のルーティング — 従業員が退職面談をリクエストした場合、システムは自動的に割り当てられたPeople Business Partnerに通知します。
バックフィルトラッキング— このテンプレートはZapier Tablesにトラッキングシートを作成し、タレントアクイジがシンプルなSlack絵文字リアクションでバックフィルニーズを管理できるようにします。
退職金の支払い管理 — 従業員が退職金を受け取っている場合、ワークフローは支払いの詳細を追跡し、それに応じてHRISを更新します。
別れメッセージの管理 — 退職する従業員が別れのメッセージを提出した場合、それは審査と承認のために送られ、その後会社の別れのSlackチャンネルに投稿されます。

注:このテンプレートで使用されているGoogleフォームとGoogleドキュメントのコピーはこちらでご覧いただけます。

よくある質問

このテンプレートを設定するには技術的なスキルが必要ですか?

技術的なスキルは必要ありません。このテンプレートは、Zapierのユーザーフレンドリーなインターフェースを使用して既存のツールを接続します。どのフォーム ID がどのマーケティングアセットに対応しているかを把握し、CRM および通知システムにアクセスできる必要があります。

このテンプレートは既存の HR ソフトウェアで使用できますか?

はい、このテンプレートは、BambooHR などの一般的な HRIS システムと統合するように設計されています。別のシステムを使用している場合は、Zapierの幅広いインテグレーションを使用して、テンプレートをそのシステムに合わせて調整できる可能性があります。

このテンプレートはデータのプライバシーとセキュリティをどのように処理しますか?

テンプレートはデータのプライバシーを考慮して構築されています。提供された情報のみを処理し、既存のシステムと統合します。ただし、ワークフローを常に確認して調整し、会社の特定のデータ処理ポリシーに準拠していることを確認する必要があります。

このテンプレートによって生成される通知やドキュメントをカスタマイズできますか?

そうですよ。テンプレートは出発点を提供しますが、通知、アンケート、ドキュメントテンプレートのコンテンツは、会社の特定のニーズや雰囲気に合わせて簡単に変更できます。